辦公用品能耗管理制度

辦公用品能耗管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公用品能耗管理，降低辦公成本，提高資源利用效率，營(yíng)造綠色環(huán)保的辦公環(huán)境，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及各部門(mén)在辦公過(guò)程中對(duì)辦公用品能耗的使用與管理。（三）基本原則1.節(jié)約原則倡導(dǎo)全體員工樹(shù)立節(jié)約意識(shí)，在辦公活動(dòng)中合理使用辦公用品，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。2.規(guī)范原則明確辦公用品能耗的采購(gòu)、使用、保管等環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)和流程，確保管理工作規(guī)范有序。3.責(zé)任原則各部門(mén)負(fù)責(zé)人為本部門(mén)辦公用品能耗管理的第一責(zé)任人，員工對(duì)所在部門(mén)的辦公用品能耗管理負(fù)有直接責(zé)任。二、辦公用品采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.各部門(mén)應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需求，每月末制定次月辦公用品采購(gòu)計(jì)劃，詳細(xì)列出所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門(mén)匯總。（二）采購(gòu)流程1.行政部門(mén)根據(jù)各部門(mén)提交的采購(gòu)計(jì)劃，結(jié)合庫(kù)存情況，編制公司月度辦公用品采購(gòu)預(yù)算。2.采購(gòu)預(yù)算經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由行政部門(mén)負(fù)責(zé)組織實(shí)施采購(gòu)。3.采購(gòu)人員應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。在采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照審批后的采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行采購(gòu)，不得擅自超預(yù)算采購(gòu)。4.對(duì)于批量采購(gòu)的辦公用品，應(yīng)通過(guò)招標(biāo)、詢價(jià)等方式確定供應(yīng)商，確保采購(gòu)價(jià)格的合理性和透明度。（三）采購(gòu)驗(yàn)收1.辦公用品采購(gòu)到貨后，行政部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括辦公用品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否與采購(gòu)合同一致。2.驗(yàn)收合格的辦公用品應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)入庫(kù)單，并由倉(cāng)庫(kù)管理人員簽字確認(rèn)。驗(yàn)收不合格的辦公用品，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系退換貨事宜。三、辦公用品使用管理（一）辦公文具使用1.員工領(lǐng)用辦公文具時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)領(lǐng)用登記表，注明領(lǐng)用日期、文具名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并簽字確認(rèn)。2.辦公文具應(yīng)按需領(lǐng)用，避免浪費(fèi)。對(duì)于可重復(fù)使用的文具，如文件夾、訂書(shū)機(jī)等，應(yīng)妥善保管，以便下次使用。3.員工在使用辦公文具過(guò)程中，應(yīng)注意節(jié)約，如鉛筆應(yīng)盡量使用完后再丟棄，紙張應(yīng)雙面使用等。（二）辦公設(shè)備使用1.公司配備的辦公設(shè)備，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等，由各部門(mén)指定專人負(fù)責(zé)管理和維護(hù)。2.辦公設(shè)備使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。在使用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)告設(shè)備管理人員進(jìn)行維修。3.為節(jié)約能源，辦公設(shè)備在不使用時(shí)應(yīng)及時(shí)關(guān)閉電源。如長(zhǎng)時(shí)間不使用電腦，應(yīng)設(shè)置為休眠或關(guān)機(jī)狀態(tài)。4.鼓勵(lì)員工合理使用辦公設(shè)備，如共享打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等資源，減少設(shè)備的閑置和浪費(fèi)。（三）水電使用1.各部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)辦公區(qū)域水電使用的管理，教育員工養(yǎng)成隨手關(guān)燈、關(guān)水龍頭的好習(xí)慣。2.辦公區(qū)域的照明設(shè)備應(yīng)根據(jù)自然光線情況合理開(kāi)關(guān)，在白天光線充足時(shí)，應(yīng)關(guān)閉部分或全部照明燈具。3.衛(wèi)生間、茶水間等公共區(qū)域的水龍頭、熱水器等設(shè)備應(yīng)及時(shí)關(guān)閉，避免長(zhǎng)流水現(xiàn)象。4.如發(fā)現(xiàn)水電設(shè)施存在漏水、漏電等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門(mén)進(jìn)行維修，防止浪費(fèi)和安全事故的發(fā)生。四、辦公用品保管管理（一）倉(cāng)庫(kù)管理1.行政部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的辦公用品倉(cāng)庫(kù)，負(fù)責(zé)辦公用品的存儲(chǔ)和保管。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)辦公用品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬物相符。盤(pán)點(diǎn)結(jié)果應(yīng)及時(shí)上報(bào)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人。3.辦公用品應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和取用。對(duì)于易受潮、易損壞的辦公用品，應(yīng)采取相應(yīng)的防潮、防蟲(chóng)、防火等措施進(jìn)行保管。（二）庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)1.公司每季度組織一次辦公用品庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)工作，由行政部門(mén)牽頭，財(cái)務(wù)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)等相關(guān)人員參與。2.盤(pán)點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)庫(kù)存辦公用品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等信息，并填寫(xiě)盤(pán)點(diǎn)表。對(duì)于盤(pán)盈、盤(pán)虧的辦公用品，應(yīng)查明原因，及時(shí)進(jìn)行處理。3.根據(jù)庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)結(jié)果，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)調(diào)整辦公用品庫(kù)存賬目，確保庫(kù)存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。五、能耗統(tǒng)計(jì)與分析（一）統(tǒng)計(jì)報(bào)表1.行政部門(mén)應(yīng)每月對(duì)公司辦公用品能耗情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫(xiě)辦公用品能耗統(tǒng)計(jì)報(bào)表，報(bào)表內(nèi)容包括辦公用品的采購(gòu)數(shù)量、使用數(shù)量、庫(kù)存數(shù)量、水電消耗等信息。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，于次月5日前報(bào)送至財(cái)務(wù)部門(mén)和公司領(lǐng)導(dǎo)。（二）數(shù)據(jù)分析1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)行政部門(mén)報(bào)送的辦公用品能耗統(tǒng)計(jì)報(bào)表，對(duì)公司辦公用品能耗費(fèi)用進(jìn)行分析，找出能耗費(fèi)用較高的部門(mén)、項(xiàng)目或環(huán)節(jié)。2.行政部門(mén)應(yīng)結(jié)合財(cái)務(wù)部門(mén)的數(shù)據(jù)分析結(jié)果，對(duì)辦公用品能耗管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，制定改進(jìn)措施，不斷降低公司辦公用品能耗水平。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司成立辦公用品能耗管理監(jiān)督小組，由行政部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括財(cái)務(wù)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)等相關(guān)人員。2.監(jiān)督小組應(yīng)定期對(duì)公司各部門(mén)辦公用品能耗管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括辦公用品采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況、使用情況、保管情況、能耗統(tǒng)計(jì)情況等。3.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，責(zé)令相關(guān)部門(mén)限期整改。整改完成后，監(jiān)督小組應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。（二）考核機(jī)制1.將辦公用品能耗管理納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)各部門(mén)和員工的辦公用品能耗管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核指標(biāo)包括辦公用品采購(gòu)費(fèi)用控制率、辦公用品使用率、水電消耗降低率等。具體考核標(biāo)準(zhǔn)如下：辦公用品采購(gòu)費(fèi)用控制率：考核各部門(mén)辦公用品采購(gòu)費(fèi)用是否控制在預(yù)算范圍內(nèi)。計(jì)算公式為：（實(shí)際采購(gòu)費(fèi)用÷預(yù)算采購(gòu)費(fèi)用）×100%?？己四繕?biāo)值為100%，每超過(guò)目標(biāo)值1個(gè)百分點(diǎn)，扣減部門(mén)績(jī)效考核得分1分。辦公用品使用率：考核各部門(mén)辦公用品的使用效率。計(jì)算公式為：（實(shí)際使用數(shù)量÷采購(gòu)數(shù)量）×100%?？己四繕?biāo)值為90%，每低于目標(biāo)值1個(gè)百分點(diǎn)，扣減部門(mén)績(jī)效考核得分1分。水電消耗降低率：考核各部門(mén)水電消耗是否呈下降趨勢(shì)。計(jì)算公式為：（上期水電消耗本期水電消耗）÷上期水電消耗×100%。考核目標(biāo)值為5%，每低于目標(biāo)值1個(gè)百分點(diǎn)，加部門(mén)績(jī)效考核得分1分。3.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)辦公用品能耗管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和員工進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)工作不力、造成浪費(fèi)的部門(mén)和員工進(jìn)行批評(píng)教育，并責(zé)令其限期整改。整