公司異地公章管理制度

公司異地公章管理制度總則1.目的為加強(qiáng)公司異地公章的管理，確保公章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司在異地設(shè)立的分支機(jī)構(gòu)、辦事處等所有涉及使用公司公章的部門和人員。3.基本原則嚴(yán)格審批原則：公章使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保使用事由合法合規(guī)。安全保管原則：異地公章應(yīng)妥善保管，防止丟失、被盜用或?yàn)E用。規(guī)范使用原則：公章使用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的用途和程序進(jìn)行，確保使用記錄完整可查。公章的刻制與啟用1.刻制異地分支機(jī)構(gòu)如需刻制公章，應(yīng)提前向公司總部提交申請(qǐng)，詳細(xì)說明刻制公章的原因、用途、樣式等信息。申請(qǐng)經(jīng)公司總部審核批準(zhǔn)后，由總部統(tǒng)一安排刻制，確保公章的規(guī)格、材質(zhì)、樣式符合公司規(guī)定。2.啟用新刻制的異地公章在啟用前，應(yīng)在公司總部進(jìn)行備案登記，包括公章的編號(hào)、啟用日期、保管人等信息。備案登記完成后，由公司總部統(tǒng)一發(fā)布啟用通知，明確公章的使用范圍和管理要求。公章的保管1.保管人員異地公章應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉公章管理制度。保管人員名單應(yīng)報(bào)公司總部備案，如有變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知總部。2.保管場(chǎng)所公章應(yīng)存放在安全可靠的場(chǎng)所，配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。保管場(chǎng)所應(yīng)設(shè)置專門的保險(xiǎn)柜或文件柜，確保公章存放安全。3.保管要求保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公章保管規(guī)定，不得擅自將公章轉(zhuǎn)借他人或帶出保管場(chǎng)所。公章在未使用期間，應(yīng)始終處于保管人員的視線范圍內(nèi)，確保公章安全。如遇特殊情況需要暫時(shí)離開保管場(chǎng)所，應(yīng)將公章妥善封存，并告知相關(guān)人員。公章的使用1.使用范圍異地公章的使用應(yīng)嚴(yán)格限于公司規(guī)定的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，包括但不限于合同簽訂、文件蓋章、報(bào)表出具等。嚴(yán)禁將公章用于任何違法違規(guī)或損害公司利益的行為。2.使用流程申請(qǐng)：使用部門或人員應(yīng)填寫《異地公章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明使用事由、使用時(shí)間、使用份數(shù)等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。審核：申請(qǐng)表提交至公司總部相關(guān)部門進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括使用事由的合法性、必要性等。審核通過后，由審核部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。批準(zhǔn)：經(jīng)審核通過的申請(qǐng)表報(bào)公司總部領(lǐng)導(dǎo)審批，領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)具體情況決定是否批準(zhǔn)使用公章。批準(zhǔn)后，申請(qǐng)表返回至異地分支機(jī)構(gòu)保管人員。蓋章：保管人員根據(jù)批準(zhǔn)的申請(qǐng)表，在規(guī)定的文件或材料上加蓋公章，并確保蓋章位置準(zhǔn)確、清晰。登記：蓋章完成后，保管人員應(yīng)及時(shí)在《異地公章使用登記簿》上進(jìn)行登記，記錄使用時(shí)間、使用事由、使用人等信息。3.特殊情況處理如遇緊急情況需要立即使用公章，但無(wú)法按照正常流程進(jìn)行申請(qǐng)和審批時(shí)，使用部門或人員應(yīng)通過電話或其他緊急通訊方式向公司總部相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后可先使用公章，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦申請(qǐng)和審批手續(xù)。對(duì)于涉及重大合同簽訂、重要文件蓋章等事項(xiàng)，公司總部可根據(jù)實(shí)際情況安排專人前往異地監(jiān)督公章使用過程，確保公章使用安全、規(guī)范。公章的停用與銷毀1.停用異地分支機(jī)構(gòu)因機(jī)構(gòu)撤銷、業(yè)務(wù)變更等原因不再需要使用公章時(shí)，應(yīng)及時(shí)向公司總部提交公章停用申請(qǐng)。申請(qǐng)經(jīng)公司總部審核批準(zhǔn)后，總部應(yīng)及時(shí)通知異地分支機(jī)構(gòu)停止使用公章，并將公章收回總部。2.銷毀收回的異地公章由公司總部統(tǒng)一組織銷毀，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息。銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司總部應(yīng)定期對(duì)異地公章的管理情況進(jìn)行檢查，包括公章的保管、使用、登記等方面，確保制度執(zhí)行到位。異地分支機(jī)構(gòu)應(yīng)定期向公司總部匯報(bào)公章管理情況，接受總部的監(jiān)督和指導(dǎo)。2.外部審計(jì)公司可定期聘請(qǐng)外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)異地公章管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查公章管理制度的執(zhí)行情況和存在的問題，并提出改進(jìn)建議。3.違規(guī)處理對(duì)于違反本制度規(guī)定使用公章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。如因公章使用不當(dāng)給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。附則1.本制度自發(fā)布之日起生效實(shí)施，如有未盡事宜，由