團員檔案條例管理制度

團員檔案條例管理制度總則一、目的為加強團員檔案管理，規(guī)范團員檔案的收集、整理、保管和利用，確保團員檔案的真實性、完整性和安全性，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于本公司全體團員，包括正式團員和預備團員。三、管理原則1.真實性原則：團員檔案應真實反映團員的個人信息、入團時間、團內(nèi)獎懲等情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：團員檔案應包括入團申請書、入團志愿書、團員證、團內(nèi)獎懲材料等相關資料，不得缺漏。3.安全性原則：團員檔案應妥善保管，防止檔案的丟失、損壞或泄露。4.及時性原則：團員檔案的收集、整理和歸檔應及時進行，不得拖延。四、管理機構(gòu)及職責1.人事部門：負責團員檔案的統(tǒng)一管理，制定團員檔案管理制度，組織開展團員檔案的收集、整理、保管和利用等工作。2.團組織：負責協(xié)助人事部門開展團員檔案管理工作，及時將團員的相關資料提交給人事部門，并對團員檔案的真實性、完整性進行審核。3.各部門：負責本部門團員檔案的日常管理，及時將團員的相關資料提交給團組織，并配合人事部門開展團員檔案的收集、整理、保管和利用等工作。檔案的收集與整理一、入團申請書1.新入團團員應在入團后一個月內(nèi)提交入團申請書原件，入團申請書應手寫或打印，內(nèi)容應包括個人基本信息、入團動機、對團的認識等。2.入團申請書應由本人簽名，并由所在團支部書記或團組織負責人簽字確認。3.人事部門應將入團申請書原件歸檔，并建立入團申請書電子檔案。二、入團志愿書1.新入團團員應在入團后一個月內(nèi)提交入團志愿書原件，入團志愿書應由本人填寫，內(nèi)容應包括個人基本信息、入團動機、對團的認識、本人經(jīng)歷、家庭主要成員及社會關系等。2.入團志愿書應由本人簽名，并由所在團支部書記或團組織負責人簽字確認，同時加蓋團支部公章。3.人事部門應將入團志愿書原件歸檔，并建立入團志愿書電子檔案。三、團員證1.新入團團員應在入團后一個月內(nèi)領取團員證，團員證應由本人妥善保管，不得轉(zhuǎn)借或丟失。2.團員證應加蓋團支部公章，并由團支部書記或團組織負責人簽字確認。3.人事部門應將團員證原件歸檔，并建立團員證電子檔案。四、團內(nèi)獎懲材料1.團員在團內(nèi)獲得的獎勵材料，如優(yōu)秀團員、優(yōu)秀團干部等，應由所在團支部及時收集，并提交給人事部門歸檔。2.團員在團內(nèi)受到的處分材料，如警告、嚴重警告、撤銷團內(nèi)職務等，應由所在團支部及時收集，并提交給人事部門歸檔。3.人事部門應將團內(nèi)獎懲材料原件歸檔，并建立團內(nèi)獎懲材料電子檔案。五、其他材料1.團員的個人基本信息發(fā)生變化時，如姓名、性別、出生日期等，應由本人提出申請，并提交相關證明材料，經(jīng)所在團支部審核后，提交給人事部門歸檔。2.團員的團組織關系發(fā)生轉(zhuǎn)移時，應由所在團支部及時將團員檔案移交至新的團組織，并辦理相關手續(xù)。六、檔案的整理1.人事部門應按照入團時間先后順序，對團員檔案進行整理，并編制檔案目錄。2.檔案目錄應包括團員姓名、入團時間、檔案編號等信息，以便于檔案的查找和利用。3.檔案的整理應做到整齊、規(guī)范、有序，不得隨意堆放或丟失。檔案的保管與利用一、檔案的保管1.團員檔案應存放在專門的檔案柜中，并配備防盜、防火、防潮、防蟲等設施，確保檔案的安全。2.檔案柜應定期進行清理和消毒，防止檔案的霉變和損壞。3.檔案的保管應實行專人負責制度，檔案管理人員應具備一定的檔案管理知識和技能，熟悉檔案的管理流程和規(guī)定。4.檔案管理人員應嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自將檔案借出或提供給他人查閱，不得泄露檔案內(nèi)容。二、檔案的利用1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱團員檔案時，應填寫檔案查閱申請表，并經(jīng)所在部門負責人簽字確認后，方可到人事部門查閱檔案。2.檔案查閱申請表應包括查閱人姓名、查閱事由、查閱時間等信息，人事部門應嚴格按照檔案查閱申請表的內(nèi)容進行查閱，并做好查閱記錄。3.公司外部人員因工作需要查閱團員檔案時，應出具單位介紹信，并經(jīng)公司領導簽字同意后，方可到人事部門查閱檔案。4.檔案查閱人員應嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自復印或摘抄檔案內(nèi)容，不得將檔案帶出公司。5.人事部門應定期對團員檔案的利用情況進行統(tǒng)計和分析，為公司的人事管理工作提供參考依據(jù)。檔案的移交與銷毀一、檔案的移交1.團員因工作調(diào)動、離職等原因離開公司時，應將團員檔案移交至新的工作單位或團組織，并辦理相關手續(xù)。2.團員檔案的移交應填寫檔案移交清單，清單應包括檔案編號、檔案名稱、檔案頁數(shù)等信息，移交雙方應在清單上簽字確認。3.人事部門應及時將團員檔案的移交情況記錄在檔案管理臺賬中，以便于檔案的查詢和管理。二、檔案的銷毀1.團員檔案的銷毀應按照國家有關檔案管理的規(guī)定進行，不得隨意銷毀。2.團員檔案的銷毀應經(jīng)過公司領導批準，并由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同進行。3.檔案銷毀前，應將檔案目錄和銷毀清單報公司領導審批，審批通過后，方