辦公禮品采購管理制度

辦公禮品采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司辦公禮品采購管理，確保采購流程透明、高效，合理控制采購成本，保證禮品質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門因業(yè)務(wù)往來、節(jié)日慶祝、員工關(guān)懷等需要進行的辦公禮品采購活動。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.預(yù)算控制原則：嚴(yán)格按照預(yù)算進行采購，確保費用支出合理。3.質(zhì)量優(yōu)先原則：所采購禮品應(yīng)具備良好品質(zhì)，符合使用需求。4.公平公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，在供應(yīng)商選擇、價格談判等方面做到公平公正。二、采購申請與審批（一）采購申請1.各部門根據(jù)實際需求填寫《辦公禮品采購申請表》，詳細說明采購禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計采購時間等信息。2.對于因特殊業(yè)務(wù)往來需要定制禮品的情況，應(yīng)在申請表中注明定制要求、設(shè)計思路等。（二）審批流程1.部門負責(zé)人對采購申請進行初審，審核申請的必要性、合理性及預(yù)算情況，簽字確認(rèn)后提交至分管領(lǐng)導(dǎo)。2.分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)部門業(yè)務(wù)需求及預(yù)算安排進行審批，審批通過后交至財務(wù)部門審核預(yù)算。3.財務(wù)部門對采購預(yù)算進行審核，確保申請金額在部門預(yù)算范圍內(nèi)，審核通過后報總經(jīng)理審批。4.總經(jīng)理對采購申請進行最終審批，審批通過后方可進入采購環(huán)節(jié)。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商信息庫。2.對潛在供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、服務(wù)能力、交貨期等。3.根據(jù)評估結(jié)果，選擇若干家合格供應(yīng)商作為辦公禮品采購的合作對象，并定期對供應(yīng)商進行重新評估和調(diào)整。（二）供應(yīng)商合作1.與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、價格、交貨方式、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解產(chǎn)品供應(yīng)情況、價格波動等信息，確保采購工作順利進行。3.要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品質(zhì)量證明文件，如質(zhì)量檢測報告、合格證等，以保證所采購禮品質(zhì)量符合要求。（三）供應(yīng)商考核1.建立供應(yīng)商考核機制，定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、服務(wù)水平等進行考核評價。2.考核結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級，對于考核結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時與其溝通并要求整改，如整改后仍不符合要求，可終止合作。四、采購流程（一）詢價與比價1.采購人員根據(jù)審批通過的采購申請，向至少三家合格供應(yīng)商發(fā)送詢價單，詳細列出禮品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等信息，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)報價。2.對供應(yīng)商的報價進行整理和比較，分析價格差異及原因，選擇性價比最優(yōu)的供應(yīng)商。（二）合同簽訂1.確定供應(yīng)商后，采購人員與供應(yīng)商簽訂采購合同，合同應(yīng)明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。2.合同簽訂前，應(yīng)提交法律合規(guī)部門進行審核，確保合同條款合法合規(guī)，避免潛在法律風(fēng)險。（三）采購執(zhí)行1.采購人員按照合同約定，跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進度和交貨情況，確保按時、按質(zhì)、按量交貨。2.對于定制禮品，應(yīng)加強與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)，及時了解制作過程中的問題并解決，確保禮品符合設(shè)計要求。（四）驗收1.禮品到貨后，采購部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門進行驗收。驗收人員應(yīng)按照合同要求及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對禮品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進行仔細檢查。2.如發(fā)現(xiàn)禮品存在質(zhì)量問題或與合同約定不符，驗收人員應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其采取補貨、換貨、退貨等措施，并做好記錄。3.驗收合格后，驗收人員在《辦公禮品驗收單》上簽字確認(rèn)。（五）付款1.采購部門根據(jù)合同約定和驗收情況，填寫《付款申請單》，附上采購合同、驗收單、發(fā)票等相關(guān)憑證，提交至財務(wù)部門審核。2.財務(wù)部門審核無誤后，按照公司財務(wù)制度辦理付款手續(xù)。付款方式應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行，確保資金支付安全。五、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.財務(wù)部門根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和各部門業(yè)務(wù)需求，編制年度辦公禮品采購預(yù)算。預(yù)算應(yīng)明確采購項目、金額、時間安排等內(nèi)容。2.各部門應(yīng)結(jié)合本部門實際業(yè)務(wù)情況，對年度預(yù)算進行細化分解，制定季度和月度采購預(yù)算計劃，并報財務(wù)部門備案。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購活動必須嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行，不得超預(yù)算采購。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照預(yù)算審批流程進行申請和審批。2.財務(wù)部門定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中的問題并提出改進措施。（三）預(yù)算調(diào)整1.當(dāng)市場環(huán)境、業(yè)務(wù)需求等發(fā)生重大變化，導(dǎo)致原采購預(yù)算無法滿足實際需要時，相關(guān)部門可提出預(yù)算調(diào)整申請。2.預(yù)算調(diào)整申請應(yīng)詳細說明調(diào)整原因、調(diào)整金額、調(diào)整后的預(yù)算安排等內(nèi)容，按照預(yù)算審批流程進行審批。六、禮品管理與發(fā)放（一）禮品入庫1.驗收合格的禮品應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，倉庫管理人員按照禮品類別、規(guī)格、數(shù)量等進行分類存放，并做好入庫記錄。2.入庫記錄應(yīng)包括禮品名稱、入庫時間、供應(yīng)商名稱、數(shù)量、規(guī)格、驗收情況等信息，確保賬物相符。（二）禮品保管1.倉庫應(yīng)保持適宜的存儲環(huán)境，確保禮品不受潮、損壞、變質(zhì)等。對于有特殊保管要求的禮品，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行保管。2.定期對禮品進行盤點，核對庫存數(shù)量與入庫記錄是否一致，如發(fā)現(xiàn)差異應(yīng)及時查明原因并處理。（三）禮品發(fā)放1.根據(jù)實際需求，各部門填寫《辦公禮品領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負責(zé)人審批后到倉庫領(lǐng)取。2.倉庫管理人員按照審批后的領(lǐng)用申請表發(fā)放禮品，并做好發(fā)放記錄。發(fā)放記錄應(yīng)包括領(lǐng)用部門、領(lǐng)用時間、禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。3.對于因業(yè)務(wù)往來需要贈送禮品的情況，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定和流程進行審批和發(fā)放，確保禮品贈送合規(guī)、合理。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門定期對辦公禮品采購活動進行審計，檢查采購流程是否合規(guī)、預(yù)算執(zhí)行是否嚴(yán)格、合同簽訂與履行是否規(guī)范等。2.審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。（二）紀(jì)檢監(jiān)察1.公司紀(jì)檢監(jiān)察部門負責(zé)對辦公禮品采購活動進行監(jiān)督，檢查是否存在違規(guī)違紀(jì)行為，如收受供應(yīng)商賄賂、謀取私利等。2.對