商業(yè)銷售結算管理制度

商業(yè)銷售結算管理制度一、總則（一）目的為加強公司商業(yè)銷售結算管理，規(guī)范銷售結算流程，確保公司資金安全，提高資金使用效率，保障銷售業(yè)務的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有商業(yè)銷售業(yè)務的結算管理，包括但不限于產品銷售、服務提供等涉及款項收付的業(yè)務活動。（三）基本原則1.準確性原則銷售結算數據應準確無誤，確保銷售收入、應收賬款、預收賬款等財務信息的真實可靠，為公司財務決策提供準確依據。2.及時性原則銷售業(yè)務發(fā)生后，應及時辦理結算手續(xù)，確?？铐棸磿r足額收回，避免逾期賬款的產生，提高資金周轉速度。3.安全性原則加強銷售結算過程中的風險防控，保障公司資金安全，防止出現資金損失、挪用等情況。4.合規(guī)性原則銷售結算活動應嚴格遵守國家法律法規(guī)、財務制度以及公司相關規(guī)定，確保結算業(yè)務合法合規(guī)。二、銷售結算流程（一）銷售合同簽訂1.銷售部門與客戶進行商務洽談，達成合作意向后，擬定銷售合同。銷售合同應明確產品或服務的名稱、規(guī)格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、結算期限等條款。2.銷售合同經銷售部門負責人審核后，提交給法務部門進行法律審核。法務部門重點審查合同條款的合法性、完整性和風險防范措施，確保合同符合法律法規(guī)要求，避免潛在法律風險。3.銷售合同經法務部門審核通過后，報公司分管領導審批。分管領導根據公司業(yè)務政策、市場情況等因素，對合同進行全面評估，簽署審批意見。審批通過后的銷售合同方可正式簽訂。（二）發(fā)貨與交付1.銷售部門根據銷售合同安排生產或備貨，并及時通知倉庫發(fā)貨。倉庫按照銷售合同要求進行發(fā)貨操作，確保貨物的品種、規(guī)格、數量準確無誤，并做好發(fā)貨記錄。2.對于需要運輸的貨物，銷售部門應與物流供應商簽訂運輸合同，明確運輸責任、運輸費用等事項。物流供應商應按照合同約定及時、安全地將貨物送達客戶指定地點。3.貨物交付后，銷售部門應及時收集客戶簽收憑證，如送貨單回執(zhí)、驗收報告等。簽收憑證應注明貨物的名稱、規(guī)格、數量、簽收日期等信息，并由客戶簽字或蓋章確認。（三）發(fā)票開具1.財務部門在收到銷售部門提交的發(fā)貨信息和簽收憑證后，根據銷售合同約定的結算方式和金額，及時開具發(fā)票。發(fā)票內容應與銷售合同一致，包括貨物或服務的名稱、規(guī)格、數量、單價、金額、稅率、稅額等信息。2.發(fā)票開具應遵循稅務法規(guī)的規(guī)定，確保發(fā)票的真實性、合法性和有效性。財務部門應建立發(fā)票開具登記臺賬，記錄發(fā)票的開具日期、發(fā)票號碼、客戶名稱、金額、稅額等信息，以便于查詢和核對。3.發(fā)票開具后，財務部門應及時將發(fā)票送達客戶。對于需要郵寄發(fā)票的，應選擇可靠的快遞公司，并妥善保管快遞單號，以便跟蹤查詢發(fā)票送達情況。（四）結算收款1.財務部門根據銷售合同約定的結算期限和付款方式，及時與客戶溝通收款事宜。對于貨到付款的業(yè)務，在貨物交付后，應及時向客戶催款，確?？铐棸磿r收回。對于賒銷業(yè)務，應按照信用政策和賬期管理要求，定期向客戶發(fā)送應收賬款對賬單，提醒客戶按時付款。2.客戶付款時，應通過公司指定的銀行賬戶進行轉賬結算。財務部門收到客戶付款后，應及時核對收款金額、付款單位等信息，確保收款的準確性。3.財務部門在收到款項后，應及時進行賬務處理，核銷應收賬款。對于收款過程中出現的異常情況，如客戶拒付、少付等，應及時與銷售部門溝通，共同協商解決方案。（五）銷售退貨與折讓1.如客戶因質量問題、規(guī)格不符等原因提出退貨或折讓要求，銷售部門應及時與客戶溝通協商，并填寫《銷售退貨/折讓申請表》。申請表應注明退貨或折讓的原因、產品名稱、規(guī)格、數量、金額等信息，并經銷售部門負責人審核簽字。2.《銷售退貨/折讓申請表》提交給財務部門后，財務部門應根據銷售合同和相關規(guī)定，審核退貨或折讓的合理性和合規(guī)性。審核通過后，財務部門在系統(tǒng)中進行相應的賬務處理，沖減銷售收入和應收賬款。3.銷售部門負責組織退貨產品的回收和處理工作。對于可再銷售的退貨產品，應及時辦理入庫手續(xù)；對于無法再銷售的退貨產品，應按照公司規(guī)定進行報廢處理，并做好相關記錄。三、應收賬款管理（一）信用評估與授信1.銷售部門應在與客戶簽訂銷售合同前，對客戶進行信用評估。信用評估內容包括客戶的基本情況、經營狀況、財務狀況、信用記錄等方面。銷售部門可通過收集客戶的營業(yè)執(zhí)照、財務報表、銀行信用報告等資料，結合市場調研和行業(yè)經驗，對客戶的信用狀況進行綜合評估。2.根據客戶信用評估結果，銷售部門提出客戶授信額度申請，報公司信用管理部門審核。信用管理部門應結合公司信用政策和風險承受能力，對客戶授信額度進行審批。審批通過后的客戶授信額度應明確授信期限、信用額度等信息。3.銷售部門應嚴格按照客戶授信額度簽訂銷售合同，不得超額度銷售。對于超額度銷售的業(yè)務，需經公司分管領導特批，并采取相應的風險防控措施。（二）賬齡分析與監(jiān)控1.財務部門應定期對應收賬款進行賬齡分析，編制應收賬款賬齡分析表。賬齡分析表應按照應收賬款的賬齡區(qū)間進行分類統(tǒng)計，如1個月以內、13個月、36個月、6個月以上等，并分別列出各賬齡區(qū)間的應收賬款余額、占比等信息。2.通過賬齡分析，及時掌握應收賬款的回收情況，對逾期賬款進行重點監(jiān)控。對于逾期賬款，財務部門應及時通知銷售部門，由銷售部門負責與客戶溝通催款事宜。銷售部門應制定逾期賬款催收計劃，明確催收責任人、催收方式和時間節(jié)點，確保逾期賬款盡快收回。3.財務部門應定期向銷售部門和公司管理層匯報應收賬款賬齡分析情況和逾期賬款催收進展，為公司決策提供數據支持。對于賬齡較長、回收難度較大的應收賬款，應及時組織相關部門進行專題研究，制定切實可行的解決方案。（三）壞賬管理1.對于確實無法收回的應收賬款，財務部門應按照公司壞賬管理制度的規(guī)定，進行壞賬核銷。壞賬核銷前，應取得充分的證據證明該應收賬款已無法收回，如法院判決書、客戶破產清算報告、工商注銷證明等。2.壞賬核銷申請應經財務部門負責人審核、公司分管領導審批后，方可進行賬務處理。財務部門應建立壞賬核銷臺賬，記錄壞賬核銷的原因、金額、時間等信息，以備審計和檢查。3.已核銷的壞賬在以后期間又收回的，應及時進行賬務處理，沖減壞賬準備，并增加銀行存款。同時，應在壞賬核銷臺賬中進行相應記錄，反映壞賬收回情況。四、預收賬款管理（一）預收賬款收取1.銷售部門在與客戶簽訂銷售合同并約定預收賬款條款后，應及時通知財務部門收取預收賬款。財務部門根據銷售合同約定的預收賬款金額，向客戶開具收款收據，并辦理預收賬款入賬手續(xù)。2.預收賬款收取應通過公司指定的銀行賬戶進行，確保收款的真實性和安全性。財務部門應建立預收賬款收款臺賬，記錄預收賬款的收取日期、客戶名稱、金額、收款方式等信息，以便于查詢和核對。（二）預收賬款使用與核銷1.財務部門應按照銷售合同約定的發(fā)貨進度和結算方式，合理安排預收賬款的使用。在發(fā)貨時，應根據實際發(fā)貨金額從預收賬款中扣除相應款項，并及時進行賬務處理，核銷預收賬款。2.對于因銷售合同變更、終止等原因導致預收賬款需要退還客戶的，財務部門應及時與客戶溝通協商，辦理退款手續(xù)。退款時，應按照公司資金支付管理規(guī)定，經相關審批流程后，通過銀行轉賬方式將預收賬款退還客戶。同時，應在預收賬款收款臺賬中記錄退款日期、客戶名稱、金額等信息。五、銷售結算相關崗位與職責（一）銷售部門1.負責與客戶進行商務洽談，簽訂銷售合同，并確保合同條款明確、合法、合規(guī)。2.安排生產或備貨，組織發(fā)貨與交付工作，及時收集客戶簽收憑證，并傳遞給財務部門。3.負責應收賬款的催收工作，制定逾期賬款催收計劃，跟蹤催收進展，確?？铐棸磿r收回。4.處理客戶提出的銷售退貨、折讓等申請，與財務部門共同協商解決方案，并負責退貨產品的回收和處理工作。（二）財務部門1.審核銷售合同中的結算條款，確保結算方式和期限符合公司規(guī)定。2.根據銷售合同和發(fā)貨信息，及時開具發(fā)票，并確保發(fā)票內容準確、合法、有效。3.負責銷售結算款項的收取、入賬和賬務處理工作，定期對應收賬款進行賬齡分析和監(jiān)控，及時發(fā)現和解決結算過程中的問題。4.審核銷售退貨、折讓等申請，進行相應的賬務處理，并監(jiān)督銷售部門做好退貨產品的回收和處理工作。5.負責預收賬款的收取、入賬、使用與核銷工作，確保預收賬款的管理規(guī)范、安全。（三）信用管理部門1.制定公司信用政策，明確信用評估標準、授信額度審批流程等。2.對客戶進行信用評估，審核銷售部門提出的客戶授信額度申請，確定客戶授信額度。3.定期跟蹤客戶信用狀況變化，及時調整客戶授信額度，防范信用風險。（四）法務部門1.審核銷售合同的合法性和完整性，防范法律風險。2.參與處理銷售結算過程中的法律糾紛，提供法律咨詢和支持。六、銷售結算監(jiān)督與檢查（一）內部審計監(jiān)督1.公司內部審計部門定期對銷售結算業(yè)務進行審計監(jiān)督，檢查銷售結算流程的執(zhí)行情況、內部控制制度的有效性以及財務數據的真實性和準確性。2.審計部門應制定詳細的審計計劃，明確審計范圍、審計方法和審計重點。通過查閱銷售合同、發(fā)貨記錄、發(fā)票開具憑證、收款憑證、應收賬款賬齡分析表等資料，與相關人員進行訪談，實地觀察業(yè)務操作等方式，對銷售結算業(yè)務進行全面審計。3.審計部門在審計過程中發(fā)現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對于違反公司制度和法律法規(guī)的行為，應嚴肅追究相關人員的責任。（二）財務檢查1.財務部門定期對銷售結算業(yè)務進行自查，檢查財務核算的準確性、結算流程的合規(guī)性以及資金安全情況。2.財務自查應重點關注銷售合同執(zhí)行情況、發(fā)票開具與管理、應收賬款和預收賬款的核算與管理、資金收付的準確性和及時性等方面。通過核對賬目、盤點資金、檢查票據等方式，發(fā)現