保管物品管理制度VIP

保管物品管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司對保管物品的管理，規(guī)范保管物品的出入庫、存儲、盤點等流程，確保公司財產(chǎn)安全，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有保管物品的管理，包括但不限于辦公用品、設(shè)備工具、原材料、成品等。（三）基本原則1.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在保管物品管理中的職責(zé)，確保責(zé)任落實到人。2.規(guī)范操作原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行保管物品的各項操作，保證管理工作的規(guī)范化。3.安全第一原則：采取有效措施保障保管物品的安全，防止丟失、損壞、變質(zhì)等情況發(fā)生。4.效益優(yōu)先原則：在保證保管物品安全和完整的前提下，提高保管效率，降低管理成本。二、管理職責(zé)（一）行政部門1.負(fù)責(zé)制定和完善保管物品管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)一規(guī)劃保管物品的存儲區(qū)域，合理安排存儲空間。3.負(fù)責(zé)辦公用品、辦公設(shè)備等的采購、入庫、發(fā)放和日常管理。4.定期組織保管物品的盤點工作，編制盤點報告。（二）使用部門1.負(fù)責(zé)本部門保管物品的領(lǐng)用、使用和保管，指定專人負(fù)責(zé)物品管理。2.配合行政部門進(jìn)行物品盤點工作，提供相關(guān)信息。3.如有物品損壞、丟失等情況，及時向行政部門報告，并說明原因。（三）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)保管物品的賬目核算，確保賬物相符。2.對保管物品的采購、報廢等費用進(jìn)行審核和監(jiān)督。三、保管物品的分類及編號（一）分類1.辦公用品：包括文具、紙張、文件夾、辦公桌椅、電腦、打印機(jī)等。2.設(shè)備工具：如生產(chǎn)設(shè)備、維修工具、檢測儀器等。3.原材料：用于生產(chǎn)產(chǎn)品的各種材料。4.成品：公司生產(chǎn)完成并檢驗合格的產(chǎn)品。5.其他物品：如禮品、樣品、宣傳資料等。（二）編號為便于管理和識別，對保管物品進(jìn)行編號。編號規(guī)則如下：[具體編號規(guī)則，例如：部門代碼（兩位）+物品類別代碼（兩位）+順序號（四位），如行政部辦公用品的編號為01010001]四、采購與入庫（一）采購申請1.使用部門根據(jù)工作需要，填寫《保管物品采購申請表》，注明物品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交行政部門。2.行政部門根據(jù)庫存情況和實際需求，對采購申請進(jìn)行審核。對于庫存充足的物品，不予采購；對于確需采購的物品，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）采購實施1.經(jīng)審批后的采購申請，由行政部門負(fù)責(zé)組織采購。采購人員應(yīng)選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同，確保采購物品的質(zhì)量、價格和交貨期。2.采購人員應(yīng)及時跟蹤采購進(jìn)度，確保物品按時到貨。物品到貨前，應(yīng)提前通知倉庫管理人員做好驗收準(zhǔn)備。（三）驗收1.物品到貨后，倉庫管理人員應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括物品的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等。2.對于驗收合格的物品，倉庫管理人員應(yīng)在送貨單上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)。入庫時，應(yīng)按照物品類別和編號進(jìn)行存放，并做好標(biāo)識。3.對于驗收不合格的物品，倉庫管理人員應(yīng)及時通知采購人員與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退貨或換貨手續(xù)。五、存儲與保管（一）存儲區(qū)域規(guī)劃1.行政部門應(yīng)根據(jù)保管物品的類別和特點，合理規(guī)劃存儲區(qū)域，設(shè)置不同的倉庫或貨位，如辦公用品庫、設(shè)備工具庫、原材料庫、成品庫等。2.存儲區(qū)域應(yīng)保持整潔、通風(fēng)、干燥，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。（二）物品存放1.物品應(yīng)按照類別、編號、規(guī)格、型號等進(jìn)行分類存放，并做好標(biāo)識。標(biāo)識應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，便于識別和查找。2.同類物品應(yīng)集中存放，不同類物品之間應(yīng)保持一定的間距，避免相互混淆或擠壓。3.易燃易爆、有毒有害等危險物品應(yīng)單獨存放，并設(shè)置明顯的警示標(biāo)識，按照相關(guān)安全規(guī)定進(jìn)行管理。（三）保管措施1.倉庫管理人員應(yīng)定期對保管物品進(jìn)行檢查，查看物品是否完好、有無變質(zhì)、損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。2.對于易損、易變質(zhì)的物品，應(yīng)采取特殊的保管措施，如防潮、防曬、防蟲等。3.建立庫存臺賬，詳細(xì)記錄保管物品的出入庫情況，包括日期、編號、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、來源、去向等，做到賬物相符。4.倉庫應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。六、領(lǐng)用與發(fā)放（一）領(lǐng)用申請1.使用部門根據(jù)工作需要，填寫《保管物品領(lǐng)用申請表》，注明物品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交行政部門。2.行政部門根據(jù)庫存情況和領(lǐng)用申請，進(jìn)行審批。對于庫存充足的物品，予以批準(zhǔn)；對于庫存不足的物品，應(yīng)與使用部門協(xié)商解決。（二）發(fā)放1.經(jīng)審批后的領(lǐng)用申請，倉庫管理人員根據(jù)申請表進(jìn)行物品發(fā)放。發(fā)放時，應(yīng)核對物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等，確保準(zhǔn)確無誤。2.發(fā)放的物品應(yīng)交付給領(lǐng)用人員，并由領(lǐng)用人員在《保管物品領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)。3.對于貴重物品或限量發(fā)放的物品，應(yīng)實行領(lǐng)用審批制度，嚴(yán)格控制領(lǐng)用數(shù)量。七、借用與歸還（一）借用申請1.因工作需要借用保管物品的，借用部門應(yīng)填寫《保管物品借用申請表》，注明借用物品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、借用期限、用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交行政部門。2.行政部門根據(jù)庫存情況和借用申請，進(jìn)行審批。對于庫存充足且借用理由合理的，予以批準(zhǔn)；對于不符合借用條件的，應(yīng)拒絕借用。（二）借用1.經(jīng)審批后的借用申請，倉庫管理人員根據(jù)申請表進(jìn)行物品借用。借用時，應(yīng)向借用人員說明借用物品的保管要求和歸還期限，并要求借用人員在《保管物品借用登記表》上簽字確認(rèn)。2.借用人員應(yīng)妥善保管借用物品，不得擅自轉(zhuǎn)借、挪用、損壞或丟失。如因保管不善造成物品損壞或丟失的，借用人員應(yīng)照價賠償。（三）歸還1.借用期限屆滿，借用人員應(yīng)及時歸還借用物品。歸還時，倉庫管理人員應(yīng)對借用物品進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)物品損壞或丟失，應(yīng)要求借用人員說明原因，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。2.借用人員歸還物品后，倉庫管理人員應(yīng)在《保管物品借用登記表》上注明歸還日期，并簽字確認(rèn)。八、盤點與清查（一）盤點計劃1.行政部門應(yīng)定期組織保管物品的盤點工作，制定詳細(xì)的盤點計劃，明確盤點范圍、時間、人員、方法等。2.盤點計劃應(yīng)提前通知各部門，要求各部門做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。（二）盤點實施1.盤點人員應(yīng)按照盤點計劃，對保管物品進(jìn)行逐一清點。盤點時，應(yīng)認(rèn)真核對物品的編號、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等，確保賬物相符。2.對于盤點中發(fā)現(xiàn)的賬物不符情況，應(yīng)詳細(xì)記錄，并查明原因。屬于記賬錯誤的，應(yīng)及時調(diào)整賬目；屬于物品丟失、損壞等原因的，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行處理。（三）盤點報告1.盤點結(jié)束后，盤點人員應(yīng)編制《保管物品盤點報告》，詳細(xì)說明盤點情況，包括盤點范圍、時間、人員、方法、賬物相符情況、差異原因及處理建議等。2.《保管物品盤點報告》經(jīng)盤點人員簽字后，提交行政部門審核。行政部門審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）清查1.公司應(yīng)不定期對保管物品進(jìn)行清查，以確保保管物品的安全和完整。清查內(nèi)容包括物品的數(shù)量、質(zhì)量、存儲狀況等。2.清查發(fā)現(xiàn)問題的，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行整改，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。九、報廢與處理（一）報廢申請1.對于已損壞、無法使用或已超過使用期限的保管物品，使用部門應(yīng)填寫《保管物品報廢申請表》，注明物品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、購置日期、報廢原因等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交行政部門。2.行政部門會同財務(wù)部門等相關(guān)部門對報廢申請進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括物品的實際狀況、報廢理由、是否符合報廢條件等。（二）報廢審批1.經(jīng)審核通過的報廢申請，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實際情況進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后的報廢申請方可生效。2.對于價值較高的保管物品報廢，應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行，必要時需經(jīng)過相關(guān)部門或?qū)I(yè)機(jī)構(gòu)的評估。（三）報廢處理1.批準(zhǔn)報廢的保管物品，由行政部門負(fù)責(zé)組織處理。處理方式包括變賣、捐贈、報廢銷毀等。2.對于有利用價值的報廢物品，應(yīng)進(jìn)行變賣處理，變賣收入應(yīng)及時上繳公司財務(wù)部門。3.對于無利用價值的報廢物品，應(yīng)進(jìn)行報廢銷毀處理，并做好記錄。記錄內(nèi)容包括報廢物品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、處理方式、處理時間、處理人員等。十、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對保管物品管理情況進(jìn)行審計，檢查制度執(zhí)行情況、賬目核算情況、物品保管情況等。2.審計發(fā)現(xiàn)問題的，應(yīng)及時提出整改意見，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（二）日常檢查1.行政部門應(yīng)定期對保管物品管理情況進(jìn)行日常檢查，檢查內(nèi)容包括倉庫環(huán)境、物品存放、標(biāo)識情況、出入庫記錄等。2.檢查發(fā)現(xiàn)問題的，應(yīng)及時通知相關(guān)部門進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況