保管發(fā)票管理制度VIP

保管發(fā)票管理制度一、總則（一）目的為加強公司發(fā)票的保管與使用管理，確保發(fā)票的安全、完整，規(guī)范發(fā)票開具與使用行為，避免因發(fā)票管理不善給公司帶來稅務風險和經(jīng)濟損失，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在涉及發(fā)票業(yè)務活動中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家稅收法律法規(guī)及發(fā)票管理相關規(guī)定，確保發(fā)票管理工作合法合規(guī)。2.準確性原則：發(fā)票的開具、取得、保管等環(huán)節(jié)信息準確無誤，保證財務數(shù)據(jù)的真實性和完整性。3.安全性原則：采取有效措施保障發(fā)票的存放安全，防止發(fā)票丟失、被盜、損毀等情況發(fā)生。4.及時性原則：及時開具、取得與業(yè)務相關的發(fā)票，及時進行發(fā)票的傳遞、入賬及保管工作，避免因發(fā)票延誤導致的稅務問題或其他不良影響。二、發(fā)票的種類及適用范圍（一）增值稅專用發(fā)票適用于公司作為增值稅一般納稅人，銷售貨物、提供應稅勞務或者發(fā)生應稅行為時，開具給購買方用于抵扣進項稅額的發(fā)票。（二）增值稅普通發(fā)票1.紙質(zhì)普通發(fā)票：用于公司向小規(guī)模納稅人銷售貨物、提供應稅勞務或者發(fā)生應稅行為，以及公司在其他不需要開具專用發(fā)票的業(yè)務場景下開具給客戶的發(fā)票。2.電子普通發(fā)票：與紙質(zhì)普通發(fā)票具有同等法律效力，具有便捷、環(huán)保等特點，適用于電商業(yè)務、電信服務、金融保險等行業(yè)，根據(jù)客戶需求可提供電子普通發(fā)票。（三）機動車銷售統(tǒng)一發(fā)票公司銷售機動車時開具的發(fā)票，是購買方辦理車輛注冊登記的重要憑證。（四）其他發(fā)票根據(jù)公司實際經(jīng)營業(yè)務，涉及到的如通用機打發(fā)票、定額發(fā)票等其他種類發(fā)票，按照相關規(guī)定妥善使用與管理。三、發(fā)票的開具（一）開具要求1.業(yè)務部門在簽訂銷售合同或提供服務協(xié)議時，應明確約定發(fā)票開具的類型、內(nèi)容、稅率、開票時間等相關事項。確保財務部門能夠準確及時地開具發(fā)票。對于需要開具增值稅專用發(fā)票的客戶，業(yè)務部門應提前收集并審核客戶的開票信息，包括公司名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等，確保信息準確無誤。2.財務部門負責發(fā)票的開具工作。開票人員應嚴格按照稅收法律法規(guī)及公司規(guī)定進行操作。在開具發(fā)票前，仔細核對業(yè)務內(nèi)容、金額、稅率等信息與實際業(yè)務相符，確保發(fā)票內(nèi)容真實、完整、準確。發(fā)票開具應按照規(guī)定的格式和順序，逐欄、全部聯(lián)次一次性如實開具，并加蓋公司發(fā)票專用章。不得虛開發(fā)票，不得開具與實際經(jīng)營業(yè)務不符的發(fā)票。3.對于增值稅專用發(fā)票的開具，應在規(guī)定的納稅申報期內(nèi)進行抄報稅操作。每月初，開票人員應及時抄報上月已開具發(fā)票的信息，確保稅務系統(tǒng)數(shù)據(jù)準確，避免因未及時抄報稅導致發(fā)票無法正常開具或產(chǎn)生稅務風險。（二）開具流程1.業(yè)務部門提交開票申請：業(yè)務人員根據(jù)實際業(yè)務完成情況，填寫《發(fā)票開具申請表》，詳細注明客戶名稱、納稅人識別號、業(yè)務內(nèi)容、金額、開票類型（專用發(fā)票或普通發(fā)票）等信息，并提交給部門負責人審核。2.部門負責人審核：部門負責人對開票申請進行審核，重點審核業(yè)務的真實性、開票信息的準確性以及是否符合公司相關政策規(guī)定。審核通過后，在申請表上簽字確認。3.財務部門審核：財務人員收到經(jīng)業(yè)務部門審核后的開票申請，對開票金額的準確性、相關業(yè)務的財務確認情況以及發(fā)票開具的合規(guī)性等進行審核。審核無誤后，安排開票人員開具發(fā)票。4.發(fā)票開具：開票人員依據(jù)審核通過的開票申請，在開票系統(tǒng)中準確錄入各項信息，打印發(fā)票，并加蓋發(fā)票專用章。對于增值稅專用發(fā)票，應在發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)加蓋發(fā)票專用章；對于增值稅普通發(fā)票，應在發(fā)票聯(lián)加蓋發(fā)票專用章。5.發(fā)票交付：開票人員將開具好的發(fā)票及時交付給業(yè)務人員，由業(yè)務人員負責轉(zhuǎn)交給客戶。對于增值稅專用發(fā)票，一般應通過郵寄或?qū)Ｈ怂瓦_的方式確?？蛻艏皶r收到，并要求客戶在送達回執(zhí)上簽字確認。對于電子發(fā)票，開票人員應及時將發(fā)票信息發(fā)送給客戶指定的郵箱或告知客戶獲取電子發(fā)票的方式。（三）作廢與紅沖1.當月開具的發(fā)票，如發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應稅服務中止等情形，且不符合發(fā)票作廢條件的，應當按照國家稅務總局的規(guī)定開具紅字增值稅專用發(fā)票。開具紅字發(fā)票前，業(yè)務部門應填寫《紅字發(fā)票開具申請表》，說明開具紅字發(fā)票的原因及對應的藍字發(fā)票信息。財務部門審核通過后，開票人員在開票系統(tǒng)中按照規(guī)定流程開具紅字發(fā)票。2.對于普通發(fā)票的作廢，應收回原發(fā)票全部聯(lián)次，并注明“作廢”字樣。在開票系統(tǒng)中進行作廢操作，確保發(fā)票電子信息與紙質(zhì)信息一致。作廢發(fā)票應妥善保管，以備稅務機關檢查。3.跨月發(fā)票不得直接作廢。如發(fā)生需要調(diào)整銷售業(yè)務的情況，應按照開具紅字發(fā)票的規(guī)定進行處理。四、發(fā)票的取得（一）取得要求1.公司在購買貨物、接受勞務或者服務等業(yè)務活動中，應當主動向銷售方索取發(fā)票。取得的發(fā)票應符合國家稅收法律法規(guī)及發(fā)票管理規(guī)定，發(fā)票內(nèi)容應真實、完整、準確，包括但不限于發(fā)票名稱、發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、服務或貨物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額、發(fā)票專用章等。2.對于增值稅專用發(fā)票，應確保取得的發(fā)票在規(guī)定的認證期限內(nèi)進行認證。自發(fā)票開具之日起360日內(nèi)，通過增值稅發(fā)票綜合服務平臺進行認證，以確認發(fā)票的真實性和可抵扣性。未經(jīng)認證或超過認證期限的增值稅專用發(fā)票，不得作為進項稅額抵扣憑證。（二）取得流程1.業(yè)務人員在辦理采購業(yè)務或接受服務時，應向銷售方索取發(fā)票。對于增值稅專用發(fā)票，業(yè)務人員應及時將取得的發(fā)票傳遞給財務部門，并填寫《發(fā)票交接單》，注明發(fā)票取得日期、發(fā)票號碼、發(fā)票金額、業(yè)務內(nèi)容等信息。2.財務人員收到業(yè)務人員交來的發(fā)票后，應認真核對發(fā)票的真實性、完整性和合規(guī)性。檢查發(fā)票的開具內(nèi)容是否與實際業(yè)務相符，發(fā)票格式是否符合要求，發(fā)票印章是否清晰、正確等。對于不符合要求的發(fā)票，應及時通知業(yè)務人員與銷售方聯(lián)系更換。3.財務人員在核對無誤后，將發(fā)票進行分類整理，并按照財務核算要求及時入賬。對于增值稅專用發(fā)票，在認證通過后，按照規(guī)定進行進項稅額抵扣的賬務處理。（三）特殊情況處理1.如果因客觀原因無法取得發(fā)票的，業(yè)務部門應及時向財務部門說明情況，并提供相關證明材料。經(jīng)財務部門審核同意后，可采取其他合法有效的憑證作為入賬依據(jù)，但應確保該憑證能夠證明業(yè)務的真實性和合理性。2.對于取得的發(fā)票存在問題，如發(fā)票遺失、發(fā)票內(nèi)容有誤等情況，業(yè)務部門應及時與銷售方協(xié)商解決。財務部門配合提供必要的支持和協(xié)助，確保公司的合法權益不受侵害。如發(fā)票遺失，應按照稅務機關的要求辦理掛失、補辦等手續(xù)。五、發(fā)票的保管（一）保管責任1.財務部門負責公司發(fā)票的統(tǒng)一保管工作。設置專門的發(fā)票保管崗位，配備專人負責發(fā)票的收發(fā)、存貯等管理工作。發(fā)票保管人員應具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，熟悉發(fā)票管理相關規(guī)定，確保發(fā)票保管工作的安全、準確。2.各部門在業(yè)務活動中取得或使用發(fā)票后，應及時將發(fā)票傳遞給財務部門進行統(tǒng)一保管。不得自行留存發(fā)票或擅自保管不屬于本部門的發(fā)票。（二）保管場所與設施1.公司應設置專門的發(fā)票保管倉庫或保險柜。發(fā)票保管倉庫應具備防火、防盜、防潮、防蟲等安全防護設施，確保發(fā)票存放環(huán)境安全可靠。保險柜應符合安全標準，設置必要的密碼和鑰匙管理制度，防止發(fā)票被盜或丟失。2.發(fā)票保管倉庫應保持整潔、干燥、通風良好。定期對倉庫進行清理和盤點，確保發(fā)票存放有序，便于查找和管理。發(fā)票應按照發(fā)票種類、號碼順序等進行分類存放，建立清晰的發(fā)票存放臺賬，詳細記錄發(fā)票的種類、號碼、數(shù)量、起止號碼、開票日期、領用日期、退回日期等信息。（三）保管期限1.公司應按照國家稅收法律法規(guī)及會計檔案管理的規(guī)定，妥善保管發(fā)票。發(fā)票的保管期限為自發(fā)票開具之日起5年。期滿后，按照相關規(guī)定進行銷毀處理。2.在保管期限內(nèi)，發(fā)票應作為重要的會計檔案資料進行妥善保存。不得擅自銷毀或丟失發(fā)票，以備稅務機關等相關部門檢查。對于涉及稅務爭議或其他特殊情況需要查閱發(fā)票的，應按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，確保發(fā)票的安全和完整。（四）盤點與清查1.財務部門應定期對發(fā)票進行盤點。每月末，發(fā)票保管人員應對庫存發(fā)票進行盤點，核對發(fā)票的實際數(shù)量與發(fā)票存放臺賬記錄是否一致。發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，應及時查明原因，并編制《發(fā)票盤點差異報告》，說明差異情況及處理意見。2.每年年末，公司應組織全面的發(fā)票清查工作。清查范圍包括當年及以前年度的發(fā)票保管情況。清查工作由財務部門牽頭，相關部門配合進行。對清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時進行整改，確保發(fā)票管理工作規(guī)范、有序。六、發(fā)票的使用監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.財務部門應建立健全發(fā)票使用的內(nèi)部監(jiān)督機制。定期對發(fā)票的開具、取得、保管等環(huán)節(jié)進行自查，檢查發(fā)票管理工作是否符合公司制度和國家稅收法律法規(guī)要求。發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并記錄自查情況。2.內(nèi)部審計部門應定期對公司發(fā)票管理情況進行審計監(jiān)督。審查發(fā)票管理制度的執(zhí)行情況，檢查發(fā)票業(yè)務操作的合規(guī)性、準確性和完整性，發(fā)現(xiàn)存在的問題和風險，并提出改進建議和意見，確保公司發(fā)票管理工作規(guī)范、有效。（二）外部檢查應對1.稅務機關等相關部門對公司發(fā)票管理情況進行檢查時，公司應積極配合。提供真實、完整的發(fā)票資料和相關業(yè)務文件，如實回答檢查人員的問題。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，財務部門應及時組織整改，按照規(guī)定進行處理，并將整改情況及時反饋給稅務機關等相關部門。2.如因發(fā)票管理問題導致公司受到稅務處罰或其他經(jīng)濟損失，公司應追究相關責任人的責任。根據(jù)公司內(nèi)部管理制度，對相關責任人進行批評教育、經(jīng)濟處罰或其他相應的處理措施，同時總結經(jīng)驗教訓，完善發(fā)票管理制度，避免類似問題再次發(fā)生。七、罰則（一）對違反發(fā)票管理制度行為的界定1.虛開發(fā)票行為：即開具與實際經(jīng)營業(yè)務情況不符的發(fā)票，包括為他人、為自己開具與實際經(jīng)營業(yè)務情況不符的發(fā)票，讓他人為自己開具與實際經(jīng)營業(yè)務情況不符的發(fā)票，介紹他人開具與實際經(jīng)營業(yè)務情況不符的發(fā)票等。2.未按規(guī)定開具發(fā)票行為：如未按照規(guī)定的時限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性開具發(fā)票，或者未加蓋發(fā)票專用章等。3.未按規(guī)定取得發(fā)票行為：包括取得不符合規(guī)定的發(fā)票，取得發(fā)票時要求開票方變更品名、金額、數(shù)量等內(nèi)容，應取得而未取得發(fā)票等。4.未按規(guī)定保管發(fā)票行為：如丟失發(fā)票、擅自損毀發(fā)票、未按照規(guī)定存放和保管發(fā)票等。5.其他違反發(fā)票管理規(guī)定的行為：如私自印制發(fā)票、轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、介紹他人轉(zhuǎn)讓發(fā)票等。（二）處罰措施1.對于違反發(fā)票管理制度的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。對于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予批評教育，責令限期整改；對于情節(jié)較重的違規(guī)行為，給予經(jīng)濟處罰，罰款金額根據(jù)違規(guī)行為造成的影響和損失程度確定；對于情節(jié)嚴重、構成違法犯罪的行為，將依法移送司法機關