保密筆記管理制度

保密筆記管理制度一、總則（一）目的為加強公司保密管理，規(guī)范保密筆記的使用與管理，確保公司機密信息的安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.保密性原則：嚴格保護公司機密信息，防止泄露。2.完整性原則：確保保密筆記記錄的信息完整、準確。3.可追溯性原則：對保密筆記的使用、流轉(zhuǎn)等過程可進行有效追溯。二、保密筆記的定義與分類（一）定義保密筆記是指員工在工作過程中記錄涉及公司機密信息的載體，包括紙質(zhì)筆記、電子筆記等。（二）分類1.核心機密筆記：記錄公司核心技術(shù)、戰(zhàn)略規(guī)劃、財務數(shù)據(jù)等高度機密信息的筆記。2.重要機密筆記：涉及公司重要業(yè)務流程、客戶信息等重要機密的筆記。3.一般機密筆記：包含公司一般性敏感信息的筆記。三、保密筆記的記錄要求（一）記錄規(guī)范1.明確標識：在保密筆記首頁顯著位置標明“保密筆記”字樣，并注明所屬類別（核心機密、重要機密、一般機密）。2.內(nèi)容準確：記錄的信息應真實、準確、完整，不得隨意編造或遺漏。3.清晰書寫：紙質(zhì)筆記應字跡清晰，電子筆記應排版整齊，便于識別和查閱。（二）記錄范圍1.涉及公司商業(yè)秘密的信息，如產(chǎn)品配方、工藝技術(shù)、營銷方案等。2.客戶敏感信息，包括客戶名單、聯(lián)系方式、交易記錄等。3.公司內(nèi)部管理機密，如人事任免、財務預算等。（三）記錄方式1.紙質(zhì)筆記：使用公司統(tǒng)一發(fā)放的保密筆記本進行記錄，不得使用其他紙張隨意記錄。2.電子筆記：應存儲在公司指定的加密存儲設備或系統(tǒng)中，并設置相應的訪問權(quán)限。四、保密筆記的保管（一）保管責任1.個人保管：員工對自己記錄的保密筆記負有直接保管責任，確保筆記的安全。2.部門監(jiān)督：各部門負責人對本部門員工的保密筆記保管情況進行監(jiān)督檢查。（二）保管場所1.紙質(zhì)筆記：應存放在安全的文件柜或抽屜中，防止丟失、被盜或未經(jīng)授權(quán)的查閱。2.電子筆記：存儲設備應妥善保管，設置強密碼，并定期進行數(shù)據(jù)備份。（三）保管期限1.核心機密筆記：保管期限為[X]年，自記錄之日起計算。2.重要機密筆記：保管期限為[X]年。3.一般機密筆記：保管期限為[X]年。保管期限屆滿后，經(jīng)公司保密管理部門審核批準，可進行銷毀處理。五、保密筆記的使用（一）使用權(quán)限1.核心機密筆記：僅限經(jīng)過授權(quán)的高級管理人員和相關(guān)核心業(yè)務人員使用。2.重要機密筆記：僅限涉及相關(guān)業(yè)務的部門負責人及工作人員使用。3.一般機密筆記：在工作需要的情況下，相關(guān)人員可按規(guī)定使用。（二）使用流程1.申請：如需使用保密筆記，應填寫《保密筆記使用申請表》，注明使用目的、使用期限等信息。2.審批：申請表經(jīng)所在部門負責人審核、保密管理部門批準后方可使用。3.歸還：使用完畢后，應及時將保密筆記歸還保管人，并在《保密筆記使用登記表》上簽字確認。（三）使用要求1.不得擅自復印、摘抄：未經(jīng)批準，不得擅自復印、摘抄保密筆記內(nèi)容。2.不得帶出公司：原則上保密筆記不得帶出公司，如有特殊情況需帶出，應經(jīng)保密管理部門批準，并采取必要的保密措施。3.使用后妥善保管：使用過程中應妥善保管保密筆記，防止丟失或損壞。六、保密筆記的借閱（一）借閱權(quán)限1.核心機密筆記：一般不予借閱，確因工作需要借閱的，須經(jīng)公司高層領(lǐng)導批準。2.重要機密筆記：經(jīng)部門負責人和保密管理部門同意后，可在公司內(nèi)部借閱。3.一般機密筆記：經(jīng)所在部門負責人批準后，可在本部門內(nèi)借閱。（二）借閱流程1.申請：填寫《保密筆記借閱申請表》，說明借閱原因、借閱期限等。2.審批：按權(quán)限審批。3.登記：借閱人需在《保密筆記借閱登記表》上簽字登記。4.歸還：借閱期滿后及時歸還，歸還時需檢查筆記是否完好。（三）借閱要求1.只能在規(guī)定場所閱讀：借閱人應在公司指定的保密場所閱讀保密筆記，不得在其他非保密場所隨意翻閱。2.不得轉(zhuǎn)借他人：未經(jīng)批準，借閱人不得將保密筆記轉(zhuǎn)借他人。七、保密筆記的傳遞（一）傳遞方式1.紙質(zhì)傳遞：通過專人送達或機要通信等方式進行傳遞，并做好簽收記錄。2.電子傳遞：采用加密郵件或公司內(nèi)部加密傳輸系統(tǒng)進行傳遞，確保信息安全。（二）傳遞流程1.發(fā)起：傳遞人填寫《保密筆記傳遞申請表》，注明傳遞內(nèi)容、接收人等信息。2.審批：按規(guī)定審批。3.傳遞：選擇合適的傳遞方式進行傳遞，并要求接收人簽收確認。（三）傳遞要求1.確保安全：傳遞過程中要采取必要的保密措施，防止信息泄露。2.記錄傳遞情況：對傳遞的時間、方式、接收人等信息進行詳細記錄。八、保密筆記的銷毀（一）銷毀條件保密筆記保管期限屆滿或因其他原因不再需要保存時，應進行銷毀處理。（二）銷毀流程1.申請：由筆記保管人或所在部門提出銷毀申請，填寫《保密筆記銷毀申請表》。2.審批：經(jīng)保密管理部門審核、公司領(lǐng)導批準。3.銷毀：可采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，確保信息無法恢復。4.記錄：對銷毀過程進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式等。（三）銷毀監(jiān)督保密管理部門應對銷毀過程進行監(jiān)督，確保銷毀工作符合規(guī)定要求。九、保密筆記的檢查與考核（一）定期檢查1.保密管理部門定期對各部門的保密筆記保管、使用等情況進行檢查。2.檢查內(nèi)容包括筆記的記錄規(guī)范、保管場所、使用流程等。（二）不定期抽查保密管理部門可根據(jù)工作需要進行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（三）考核1.將保密筆記管理情況納入員工績效考核體系。2.對違反本制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等。十、保密責任與義務（一）員工責任1.嚴格遵守本制度，妥善保管和使用保密筆記。2.發(fā)現(xiàn)保密筆記丟失、被盜或可能泄露時，應立即報告上級領(lǐng)導和保密管理部門。（二）部門責任1.各部門負責人負責本部門保密筆記管理工作的組織實施和監(jiān)督檢查。2.對本部門員工進行保密教育，提高員工的保密意識。（三）保密管理部門責任1.制定和