保密外事管理制度VIP

保密外事管理制度一、總則（一）目的為加強公司保密外事管理，確保公司在對外交往活動中的信息安全，維護公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及外事活動的部門和人員，包括但不限于因公出國（境）人員、接待境外來訪人員、參與國際合作項目等。（三）基本原則1.保密原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，確保公司外事活動中的各類信息不泄露。2.合規(guī)原則：外事活動必須符合國家法律法規(guī)和相關政策要求，依法依規(guī)開展。3.安全原則：保障外事活動人員的人身安全和公司財產(chǎn)安全，防范各類風險。二、保密外事管理職責分工（一）公司高層管理1.負責審批涉及保密外事的重大事項，決策外事活動中的保密工作方針和策略。2.監(jiān)督檢查保密外事管理制度的執(zhí)行情況，對違規(guī)行為進行處理。（二）外事部門1.制定和執(zhí)行外事活動保密工作方案，明確保密措施和流程。2.負責外事活動的組織協(xié)調(diào)，對參與外事活動的人員進行保密教育和培訓。3.審核外事活動中的各類文件、資料，確保其符合保密要求。（三）保密管理部門1.指導和監(jiān)督外事部門的保密工作，提供保密技術(shù)支持和咨詢服務。2.對涉及保密外事的文件、資料進行審查和備案，參與重大外事活動的保密檢查。3.負責處理外事活動中的泄密事件，依法追究相關人員的責任。（四）其他部門1.配合外事部門做好本部門參與外事活動的保密工作，提供必要的信息和支持。2.對外事活動中涉及本部門的信息進行保密管理，防止泄露。三、外事活動保密措施（一）出國（境）人員保密要求1.出國（境）人員在出國（境）前必須參加公司組織的保密教育和培訓，了解外事活動中的保密規(guī)定和要求。2.嚴格遵守國家有關出入境管理規(guī)定，不得攜帶違禁物品和涉及公司機密的文件、資料、電子設備等出境。如需攜帶，必須按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。3.在境外期間，要妥善保管個人物品和公司提供的文件、資料等，不得隨意丟棄或轉(zhuǎn)借他人。未經(jīng)公司批準，不得擅自與境外機構(gòu)、人員進行涉及公司機密的交流和合作。4.回國后，要及時將所攜帶的文件、資料等交回公司，并如實匯報在外事活動中的保密情況。（二）接待境外來訪人員保密要求1.接待部門在接待境外來訪人員前，要制定詳細的接待方案，明確保密措施和注意事項。2.安排專人負責與境外來訪人員的溝通和交流，嚴格控制接觸范圍，避免無關人員了解公司機密信息。3.對境外來訪人員提供的文件、資料等要進行嚴格審查，不得隨意接受和傳播。如需使用，必須按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。4.在接待過程中，要注意場所的選擇和安全保衛(wèi)工作，防止公司機密信息被竊取或泄露。（三）國際合作項目保密要求1.參與國際合作項目的部門和人員要簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責任和義務。2.在項目實施過程中，要嚴格控制項目資料的分發(fā)范圍，對涉及公司機密的技術(shù)、商業(yè)秘密等要采取加密存儲、專人保管等措施。3.與境外合作方進行交流和合作時，要注意選擇可靠的合作伙伴，對合作內(nèi)容進行嚴格保密，防止泄露公司機密。4.項目結(jié)束后，要及時清理和銷毀項目過程中產(chǎn)生的各類文件、資料等，確保公司機密信息不被留存。四、外事文件、資料保密管理（一）文件、資料的起草與審核1.外事文件、資料的起草要嚴格按照保密要求進行，明確密級和保密期限。2.起草完成后，要經(jīng)部門負責人審核，確保文件、資料內(nèi)容準確、完整，符合保密規(guī)定。涉及重要機密的文件、資料，還需經(jīng)保密管理部門審核。（二）文件、資料的印制與分發(fā)1.外事文件、資料的印制要在公司內(nèi)部指定的具有保密資質(zhì)的印刷場所進行，嚴格控制印制數(shù)量。2.印制過程中要做好登記和管理工作，防止文件、資料丟失或被盜。3.文件、資料分發(fā)時，要嚴格按照規(guī)定的范圍進行，履行簽收手續(xù)。嚴禁擅自擴大分發(fā)范圍或向無關人員發(fā)放。（三）文件、資料的使用與保管1.外事人員要妥善保管所使用的文件、資料，不得擅自復印、摘抄、轉(zhuǎn)借他人。如需復印、摘抄，必須按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。2.使用文件、資料時要在規(guī)定的場所進行，不得帶出辦公區(qū)域。使用完畢后要及時歸還，不得隨意丟棄。3.對涉及公司機密的文件、資料要進行分類存放，采取加密存儲等措施，防止信息泄露。（四）文件、資料的銷毀1.外事文件、資料不再使用或超過保密期限后，要及時進行銷毀。2.銷毀工作要在保密管理部門的監(jiān)督下進行，采用粉碎、焚燒等符合保密要求的方式進行處理。3.銷毀過程中要做好記錄，包括文件、資料的名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等，以備查考。五、外事活動中的通信與信息設備管理（一）通信保密1.外事人員在參與外事活動時，要注意通信安全，不得使用未經(jīng)公司批準的通信工具。2.在與境外機構(gòu)、人員通信時，要避免涉及公司機密信息。如需傳遞機密信息，必須采用加密通信方式，并按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。3.不得在公共場合談論涉及公司機密的通信內(nèi)容，防止信息泄露。（二）信息設備管理1.外事人員使用的電子設備要安裝必要的安全防護軟件，設置強密碼，并定期更新。2.嚴禁在連接互聯(lián)網(wǎng)的電子設備上存儲、處理涉及公司機密的文件、資料等。如需處理，必須使用公司內(nèi)部的專用網(wǎng)絡和設備。3.攜帶電子設備外出時，要妥善保管，防止丟失或被盜。如設備丟失或被盜，要及時報告公司，并采取措施防止信息泄露。六、外事活動中的保密監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.公司保密管理部門定期對外事活動中的保密工作進行檢查，檢查內(nèi)容包括保密制度的執(zhí)行情況、文件資料的管理、通信與信息設備的使用等。2.檢查方式可采用現(xiàn)場檢查、查閱資料、詢問相關人員等，對發(fā)現(xiàn)的問題要及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）專項檢查1.針對重大外事活動、重要國際合作項目等，公司保密管理部門可組織專項保密檢查，確保保密工作措施落實到位。2.專項檢查要制定詳細的檢查方案，明確檢查重點和方法，檢查結(jié)束后要形成檢查報告，對發(fā)現(xiàn)的問題進行分析和總結(jié)，提出改進措施和建議。（三）違規(guī)處理1.對于違反保密外事管理制度的部門和人員，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等處理。2.對因違反保密規(guī)定給公司造成損失的，要依法追究相關人員的賠償責任；構(gòu)成犯罪的，移交司法機關依法處理。七、保密外事培訓與教育（一）培訓計劃1.公司外事部門要制定年度保密外事培訓計劃，明確培訓內(nèi)容、培訓對象、培訓時間和培訓方式等。2.培訓計劃要根據(jù)公司外事活動的實際情況和保密工作的需要進行制定，確保培訓的針對性和實效性。（二）培訓內(nèi)容1.國家有關保密法律法規(guī)和政策文件，增強外事人員的保密法律意識。2.公司保密外事管理制度，使外事人員熟悉保密工作流程和要求。3.外事活動中的保密技巧和方法，提高外事人員的保密防范能力。4.典型泄密案例分析，通過案例教育外事人員吸取教訓，引以為戒。（三）培訓方式1.集中培訓：定期組織外事人員參加集中培訓，邀請保密專家或公司內(nèi)部專業(yè)人員進行授課。2.在線學習：利用公司內(nèi)部網(wǎng)絡平臺，提供保密外事培訓課程，供外事人員自主學習。3.專題講座：針對外事活動中的特定保密問題，舉辦專題講座，