促銷禮品管理制度VIP

促銷禮品管理制度總則目的為規(guī)范公司促銷禮品的管理，確保促銷禮品的采購(gòu)、發(fā)放、使用等環(huán)節(jié)的規(guī)范、透明與高效，充分發(fā)揮促銷禮品在市場(chǎng)推廣活動(dòng)中的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司所有涉及促銷禮品的采購(gòu)、發(fā)放、使用及相關(guān)管理活動(dòng)?；驹瓌t1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)定，確保促銷禮品管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.預(yù)算控制原則：依據(jù)公司年度營(yíng)銷預(yù)算，合理安排促銷禮品費(fèi)用，確保費(fèi)用支出與公司經(jīng)營(yíng)效益相匹配。3.實(shí)用性原則：選擇具有實(shí)際使用價(jià)值、能吸引目標(biāo)客戶的促銷禮品，提高禮品的利用率和推廣效果。4.公平公正原則：在促銷禮品的采購(gòu)、發(fā)放等環(huán)節(jié)，遵循公平公正的原則，杜絕徇私舞弊。管理職責(zé)營(yíng)銷部門1.根據(jù)市場(chǎng)推廣計(jì)劃和業(yè)務(wù)需求，提出促銷禮品的需求申請(qǐng)，明確禮品的種類、數(shù)量、規(guī)格等要求。2.參與促銷禮品的選型、采購(gòu)談判等工作，協(xié)助制定禮品發(fā)放方案。3.負(fù)責(zé)促銷禮品的發(fā)放、使用跟蹤及效果反饋，及時(shí)向相關(guān)部門提供市場(chǎng)信息和客戶反饋。采購(gòu)部門1.根據(jù)營(yíng)銷部門的需求申請(qǐng)，負(fù)責(zé)促銷禮品的采購(gòu)工作，包括尋找供應(yīng)商、詢價(jià)、比價(jià)、簽訂采購(gòu)合同等。2.確保采購(gòu)的促銷禮品符合質(zhì)量要求，按時(shí)、按質(zhì)、按量交付公司。3.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，處理采購(gòu)過(guò)程中的相關(guān)問(wèn)題，如退換貨、質(zhì)量糾紛等。財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核促銷禮品的預(yù)算申請(qǐng)，確保預(yù)算合理、合規(guī)。2.對(duì)促銷禮品的采購(gòu)費(fèi)用進(jìn)行核算、報(bào)銷審核，嚴(yán)格控制費(fèi)用支出。3.定期對(duì)促銷禮品的費(fèi)用使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司決策提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。行政部門1.負(fù)責(zé)促銷禮品的驗(yàn)收、入庫(kù)、保管及發(fā)放工作，建立禮品管理臺(tái)賬。2.制定禮品發(fā)放流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保禮品發(fā)放的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。3.協(xié)助營(yíng)銷部門做好促銷禮品的現(xiàn)場(chǎng)發(fā)放組織工作，維護(hù)發(fā)放秩序。審計(jì)部門1.對(duì)促銷禮品的采購(gòu)、發(fā)放、使用等環(huán)節(jié)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查是否符合公司制度和相關(guān)規(guī)定。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。促銷禮品的預(yù)算管理預(yù)算編制1.營(yíng)銷部門應(yīng)于每年年底前，根據(jù)下一年度市場(chǎng)推廣計(jì)劃和業(yè)務(wù)目標(biāo)，結(jié)合過(guò)往促銷禮品使用情況，編制促銷禮品預(yù)算草案，明確禮品的種類、預(yù)計(jì)數(shù)量、單價(jià)及總預(yù)算金額等。2.預(yù)算草案經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門會(huì)同相關(guān)部門對(duì)預(yù)算草案進(jìn)行綜合評(píng)估，結(jié)合公司年度經(jīng)營(yíng)預(yù)算和資金狀況，提出調(diào)整意見，形成年度促銷禮品預(yù)算方案。3.年度促銷禮品預(yù)算方案經(jīng)公司管理層審批后執(zhí)行。預(yù)算調(diào)整1.在預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中，如因市場(chǎng)推廣計(jì)劃調(diào)整、業(yè)務(wù)拓展等原因，需要對(duì)促銷禮品預(yù)算進(jìn)行調(diào)整的，營(yíng)銷部門應(yīng)及時(shí)提出預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)，詳細(xì)說(shuō)明調(diào)整的原因、內(nèi)容及預(yù)計(jì)增加或減少的金額。2.預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部門復(fù)核后，提交至公司管理層審批。審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門對(duì)預(yù)算進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)促銷禮品預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)掌握預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度和費(fèi)用支出情況。2.對(duì)于預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的偏差，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與營(yíng)銷部門溝通，分析原因，采取有效措施進(jìn)行糾正，確保預(yù)算目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。促銷禮品的采購(gòu)管理供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門應(yīng)建立促銷禮品供應(yīng)商評(píng)估與選擇機(jī)制，通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)收集到的供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審查，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等，確保供應(yīng)商具備合法經(jīng)營(yíng)資格和良好的信譽(yù)。3.采購(gòu)部門組織相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評(píng)估，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商建立合作關(guān)系。4.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時(shí)進(jìn)行整改或淘汰。采購(gòu)流程1.營(yíng)銷部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求填寫《促銷禮品采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、交貨時(shí)間等要求，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交至采購(gòu)部門。2.采購(gòu)部門收到《促銷禮品采購(gòu)申請(qǐng)表》后，對(duì)需求進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后，按照公司采購(gòu)流程進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)等工作。3.采購(gòu)部門選擇合適的供應(yīng)商，與其進(jìn)行采購(gòu)談判，簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。4.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交付促銷禮品。如因供應(yīng)商原因?qū)е陆回浹舆t或產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，采取相應(yīng)措施解決問(wèn)題。5.促銷禮品到貨后，采購(gòu)部門通知行政部門進(jìn)行驗(yàn)收。行政部門按照采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)禮品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后辦理入庫(kù)手續(xù)；如驗(yàn)收不合格，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。促銷禮品的庫(kù)存管理入庫(kù)管理1.行政部門負(fù)責(zé)促銷禮品的驗(yàn)收工作，驗(yàn)收人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)禮品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否與采購(gòu)合同一致。2.驗(yàn)收合格的促銷禮品，行政部門應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫《促銷禮品入庫(kù)單》，詳細(xì)記錄禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫(kù)日期等信息，并由驗(yàn)收人員和倉(cāng)庫(kù)管理人員簽字確認(rèn)。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)《促銷禮品入庫(kù)單》，將禮品存放至指定倉(cāng)庫(kù)，并按照類別、規(guī)格等進(jìn)行分類存放，建立清晰的庫(kù)存臺(tái)賬，確保庫(kù)存信息準(zhǔn)確、完整。保管管理1.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，確保促銷禮品的存放環(huán)境符合要求，防止禮品受潮、損壞、變質(zhì)等。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存禮品進(jìn)行盤點(diǎn)，檢查禮品的數(shù)量、質(zhì)量等情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。3.建立庫(kù)存安全管理制度，加強(qiáng)倉(cāng)庫(kù)的安全防范措施，防止禮品被盜、丟失等情況發(fā)生。出庫(kù)管理1.營(yíng)銷部門根據(jù)促銷活動(dòng)安排，填寫《促銷禮品出庫(kù)申請(qǐng)表》，注明禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)放對(duì)象、活動(dòng)名稱等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交至行政部門。2.行政部門收到《促銷禮品出庫(kù)申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后，通知倉(cāng)庫(kù)管理人員辦理出庫(kù)手續(xù)。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)《促銷禮品出庫(kù)申請(qǐng)表》，核對(duì)禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，無(wú)誤后發(fā)放禮品，并填寫《促銷禮品出庫(kù)單》，由發(fā)放人員和領(lǐng)取人員簽字確認(rèn)。4.行政部門定期對(duì)促銷禮品的出庫(kù)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)掌握禮品的發(fā)放動(dòng)態(tài)，為后續(xù)管理提供數(shù)據(jù)支持。促銷禮品的發(fā)放管理發(fā)放原則1.促銷禮品應(yīng)按照公司制定的促銷活動(dòng)方案和發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行發(fā)放，確保公平、公正、公開。2.嚴(yán)格控制禮品的發(fā)放范圍，僅限于參與公司促銷活動(dòng)的目標(biāo)客戶、合作伙伴等特定對(duì)象。3.發(fā)放過(guò)程中應(yīng)做好記錄，確保禮品發(fā)放的準(zhǔn)確性和可追溯性。發(fā)放流程1.營(yíng)銷部門負(fù)責(zé)制定促銷禮品發(fā)放方案，明確發(fā)放對(duì)象、發(fā)放方式、發(fā)放時(shí)間、發(fā)放地點(diǎn)等具體內(nèi)容，并提前通知相關(guān)人員。2.在促銷活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)或指定地點(diǎn)，行政部門按照發(fā)放方案組織禮品發(fā)放工作。發(fā)放人員應(yīng)核對(duì)領(lǐng)取人員的身份信息，確保領(lǐng)取人員符合發(fā)放條件。3.領(lǐng)取人員在《促銷禮品發(fā)放登記表》上簽字確認(rèn)領(lǐng)取禮品，發(fā)放人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)簽字信息，確保發(fā)放記錄準(zhǔn)確無(wú)誤。4.對(duì)于因特殊原因無(wú)法現(xiàn)場(chǎng)領(lǐng)取禮品的，營(yíng)銷部門應(yīng)與領(lǐng)取人員溝通協(xié)調(diào)，確定后續(xù)領(lǐng)取方式，并做好記錄。發(fā)放監(jiān)督1.審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)促銷禮品的發(fā)放情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，核實(shí)發(fā)放對(duì)象、發(fā)放數(shù)量等是否符合規(guī)定。2.如發(fā)現(xiàn)違規(guī)發(fā)放禮品的情況，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任，并要求限期整改。促銷禮品的使用管理使用目的促銷禮品應(yīng)主要用于公司的市場(chǎng)推廣活動(dòng)，如產(chǎn)品促銷、客戶回饋、品牌宣傳等，以提高公司產(chǎn)品的市場(chǎng)占有率和品牌知名度。使用范圍1.產(chǎn)品促銷活動(dòng)：通過(guò)贈(zèng)送促銷禮品吸引客戶購(gòu)買公司產(chǎn)品，增加產(chǎn)品銷量。2.客戶回饋活動(dòng)：對(duì)長(zhǎng)期合作的客戶、重要客戶等進(jìn)行禮品回饋，增強(qiáng)客戶忠誠(chéng)度。3.品牌宣傳活動(dòng)：在各類展會(huì)、活動(dòng)等場(chǎng)合發(fā)放促銷禮品，提升公司品牌形象和知名度。使用監(jiān)督1.營(yíng)銷部門負(fù)責(zé)對(duì)促銷禮品的使用情況進(jìn)行跟蹤和反饋，及時(shí)了解禮品在市場(chǎng)推廣活動(dòng)中的效果。2.審計(jì)部門定期對(duì)促銷禮品的使用情況進(jìn)行審計(jì)檢查，核實(shí)禮品的使用是否符合規(guī)定的用途和范圍，是否達(dá)到預(yù)期的推廣效果。3.對(duì)于違反規(guī)定使用促銷禮品的行為，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)制止，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。促銷禮品的賬務(wù)處理采購(gòu)費(fèi)用核算1.財(cái)務(wù)部門按照采購(gòu)合同和實(shí)際支付的金額，對(duì)促銷禮品的采購(gòu)費(fèi)用進(jìn)行核算，確保費(fèi)用支出準(zhǔn)確無(wú)誤。2.采購(gòu)費(fèi)用應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行分類歸集，分別計(jì)入相應(yīng)的成本或費(fèi)用科目。庫(kù)存管理核算1.行政部門建立的庫(kù)存臺(tái)賬應(yīng)與財(cái)務(wù)部門的庫(kù)存核算賬目定期核對(duì)，確保賬實(shí)相符。2.財(cái)務(wù)部門按照會(huì)計(jì)核算要求，對(duì)促銷禮品的庫(kù)存進(jìn)行計(jì)價(jià)核算，并定期進(jìn)行盤點(diǎn)，對(duì)盤盈、盤虧等情況及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理。發(fā)放費(fèi)用