促銷物資管理制度VIP

促銷物資管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司促銷物資的管理，規(guī)范促銷物資的采購、使用、庫存、核銷等流程，確保促銷活動(dòng)的順利開展，提高促銷物資的使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有促銷活動(dòng)中涉及的各類物資，包括但不限于促銷贈(zèng)品、宣傳資料、展示道具、活動(dòng)禮品等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：促銷物資由公司統(tǒng)一采購、調(diào)配和管理，確保物資的規(guī)格、質(zhì)量和使用標(biāo)準(zhǔn)的一致性。2.合理規(guī)劃原則：根據(jù)促銷活動(dòng)的需求和預(yù)算，合理規(guī)劃促銷物資的采購數(shù)量和種類，避免浪費(fèi)和閑置。3.規(guī)范操作原則：明確促銷物資管理的各個(gè)環(huán)節(jié)和流程，嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行操作，確保物資管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。4.責(zé)任到人原則：明確各部門和人員在促銷物資管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，確保物資管理工作的有效落實(shí)。二、職責(zé)分工（一）市場部1.根據(jù)促銷活動(dòng)方案，制定促銷物資需求計(jì)劃，明確物資的種類、規(guī)格、數(shù)量和使用時(shí)間等要求。2.負(fù)責(zé)促銷物資的選型和采購申請，提供物資的技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和樣品等資料。3.參與促銷物資的驗(yàn)收工作，對物資的質(zhì)量和規(guī)格進(jìn)行核對，確保符合活動(dòng)要求。4.負(fù)責(zé)促銷物資在活動(dòng)現(xiàn)場的布置、發(fā)放和管理，確保物資的合理使用和安全。5.活動(dòng)結(jié)束后，負(fù)責(zé)對剩余促銷物資進(jìn)行清點(diǎn)、回收和保管，并及時(shí)辦理核銷手續(xù)。（二）采購部1.根據(jù)市場部提供的促銷物資需求計(jì)劃，負(fù)責(zé)組織物資的采購工作，選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同。2.跟蹤采購進(jìn)度，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)到公司。3.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，處理物資采購過程中的問題和糾紛。4.參與促銷物資的驗(yàn)收工作，協(xié)助市場部對物資的質(zhì)量和規(guī)格進(jìn)行核對。（三）倉儲(chǔ)部1.負(fù)責(zé)促銷物資的入庫、存儲(chǔ)和保管工作，建立物資臺(tái)賬，記錄物資的出入庫情況。2.按照物資的特性和保管要求，合理安排倉儲(chǔ)空間，確保物資的安全存儲(chǔ)。3.定期對物資進(jìn)行盤點(diǎn)，保證賬實(shí)相符，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)上報(bào)處理。4.根據(jù)市場部的發(fā)貨通知，及時(shí)、準(zhǔn)確地發(fā)放促銷物資。（四）財(cái)務(wù)部1.負(fù)責(zé)審核促銷物資的采購預(yù)算和費(fèi)用報(bào)銷，確保費(fèi)用支出的合理性和合規(guī)性。2.對促銷物資的采購成本進(jìn)行核算和分析，提供成本控制建議。3.參與促銷物資的盤點(diǎn)工作，監(jiān)督物資管理的財(cái)務(wù)流程。（五）審計(jì)部1.對促銷物資的采購、使用和管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查物資管理是否符合公司制度和相關(guān)法律法規(guī)的要求。2.對發(fā)現(xiàn)的問題提出審計(jì)意見和建議，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。三、采購管理（一）采購計(jì)劃1.市場部應(yīng)根據(jù)促銷活動(dòng)方案和實(shí)際需求，提前制定促銷物資需求計(jì)劃。需求計(jì)劃應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、使用時(shí)間、預(yù)計(jì)金額等詳細(xì)信息。2.需求計(jì)劃應(yīng)提交給采購部，采購部根據(jù)需求計(jì)劃和庫存情況，綜合考慮采購周期、市場供應(yīng)情況等因素，制定采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)包括采購物資的具體清單、采購時(shí)間、采購預(yù)算等內(nèi)容。3.采購計(jì)劃應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的采購計(jì)劃作為采購工作的依據(jù)。（二）供應(yīng)商選擇1.采購部應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)等方面進(jìn)行評估和審核。2.選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)優(yōu)先考慮與公司有長期合作關(guān)系、信譽(yù)良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、服務(wù)周到的供應(yīng)商。3.對于新的供應(yīng)商，采購部應(yīng)進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)等情況，并要求其提供相關(guān)資質(zhì)證明文件和樣品。經(jīng)評估合格后，方可納入合格供應(yīng)商名錄。（三）采購合同1.采購部與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)包括物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購合同應(yīng)經(jīng)公司法務(wù)部門審核后，方可簽訂。簽訂后的采購合同應(yīng)及時(shí)歸檔保存，作為采購工作的重要依據(jù)。（四）采購執(zhí)行1.采購部按照采購合同的要求，及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，跟蹤采購進(jìn)度，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)到公司。2.采購過程中如出現(xiàn)問題或糾紛，采購部應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取有效措施解決問題，確保采購工作的順利進(jìn)行。3.采購部應(yīng)定期對采購工作進(jìn)行總結(jié)和分析，評估采購效果，不斷改進(jìn)采購工作流程和方法，提高采購效率和質(zhì)量。四、驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.促銷物資到貨后，倉儲(chǔ)部應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量、外觀等進(jìn)行核對。2.對于促銷贈(zèng)品、宣傳資料等物資，應(yīng)重點(diǎn)檢查其內(nèi)容是否符合活動(dòng)要求，是否存在錯(cuò)別字、侵權(quán)等問題。3.對于展示道具、活動(dòng)禮品等物資，應(yīng)檢查其功能是否完好，是否能夠正常使用，外觀是否有損壞等情況。（二）驗(yàn)收流程1.物資到貨后，倉儲(chǔ)部應(yīng)通知采購部和市場部相關(guān)人員共同進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)填寫物資驗(yàn)收單，詳細(xì)記錄物資的驗(yàn)收情況。2.驗(yàn)收合格的物資，驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)。驗(yàn)收不合格的物資，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或處理。3.如因特殊原因無法及時(shí)驗(yàn)收的物資，應(yīng)先辦理入庫手續(xù)，但必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成驗(yàn)收工作。驗(yàn)收不合格的物資，應(yīng)及時(shí)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（三）驗(yàn)收記錄1.驗(yàn)收人員應(yīng)將物資驗(yàn)收單及時(shí)歸檔保存，作為物資管理的重要記錄。物資驗(yàn)收單應(yīng)包括物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商、采購合同號(hào)、驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收人員等信息。2.對于驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的問題和處理情況，應(yīng)在物資驗(yàn)收單上詳細(xì)記錄，并及時(shí)反饋給相關(guān)部門。五、庫存管理（一）入庫管理1.促銷物資到貨后，倉儲(chǔ)部應(yīng)按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的物資，應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，填寫物資入庫單。2.物資入庫單應(yīng)包括物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商、采購合同號(hào)、入庫時(shí)間、入庫人員等信息。入庫人員應(yīng)在物資入庫單上簽字確認(rèn)。3.倉儲(chǔ)部應(yīng)根據(jù)物資的類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，建立物資臺(tái)賬，記錄物資的出入庫情況。物資臺(tái)賬應(yīng)包括物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、入庫時(shí)間、出庫時(shí)間、庫存數(shù)量、存放位置等信息。（二）存儲(chǔ)管理1.倉儲(chǔ)部應(yīng)按照物資的特性和保管要求，合理安排倉儲(chǔ)空間，確保物資的安全存儲(chǔ)。對于易受潮、易變質(zhì)、易燃易爆等物資，應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施。2.倉儲(chǔ)部應(yīng)定期對物資進(jìn)行盤點(diǎn)，保證賬實(shí)相符。盤點(diǎn)工作應(yīng)每月進(jìn)行一次，由倉儲(chǔ)部負(fù)責(zé)人組織實(shí)施。盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)填寫物資盤點(diǎn)表，詳細(xì)記錄物資的盤點(diǎn)情況。3.如發(fā)現(xiàn)物資盤盈、盤虧或損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，填寫物資盤盈盤虧報(bào)告表，報(bào)相關(guān)部門審批后進(jìn)行處理。（三）出庫管理1.市場部根據(jù)促銷活動(dòng)的需要，填寫物資出庫申請單，注明物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、使用時(shí)間、用途等信息。物資出庫申請單應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.倉儲(chǔ)部根據(jù)審批通過的物資出庫申請單，及時(shí)、準(zhǔn)確地發(fā)放促銷物資。發(fā)放物資時(shí)，應(yīng)填寫物資出庫單，注明物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)取部門、領(lǐng)取人員、出庫時(shí)間等信息。領(lǐng)取人員應(yīng)在物資出庫單上簽字確認(rèn)。3.對于貴重物資或限量發(fā)放的物資，應(yīng)實(shí)行專人管理，嚴(yán)格控制發(fā)放數(shù)量和范圍。六、使用管理（一）使用計(jì)劃1.市場部應(yīng)根據(jù)促銷活動(dòng)方案，制定促銷物資使用計(jì)劃，明確物資的使用時(shí)間、地點(diǎn)、方式、數(shù)量等要求。2.使用計(jì)劃應(yīng)提交給相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的使用計(jì)劃作為物資使用的依據(jù)。（二）現(xiàn)場管理1.促銷活動(dòng)現(xiàn)場，市場部應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)促銷物資的管理和發(fā)放，確保物資的合理使用和安全。2.物資發(fā)放人員應(yīng)按照使用計(jì)劃和相關(guān)規(guī)定，準(zhǔn)確、及時(shí)地發(fā)放促銷物資，不得擅自改變物資的用途和發(fā)放范圍。3.活動(dòng)現(xiàn)場應(yīng)設(shè)置物資保管區(qū)域，對剩余物資進(jìn)行妥善保管，防止丟失和損壞。活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)對剩余物資進(jìn)行清點(diǎn)、回收和保管。（三）使用記錄1.市場部應(yīng)建立促銷物資使用記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物資的使用時(shí)間、地點(diǎn)、方式、數(shù)量、領(lǐng)取人員等信息。使用記錄臺(tái)賬應(yīng)作為物資核銷的重要依據(jù)。2.對于促銷贈(zèng)品、宣傳資料等物資，應(yīng)要求領(lǐng)取人員簽字確認(rèn)，確保物資發(fā)放的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。七、核銷管理（一）核銷申請1.促銷活動(dòng)結(jié)束后，市場部應(yīng)及時(shí)對促銷物資的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和匯總，填寫促銷物資核銷申請單，注明物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、使用時(shí)間、用途、實(shí)際使用數(shù)量、剩余數(shù)量等信息。2.核銷申請單應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的核銷申請單作為物資核銷的依據(jù)。（二）核銷流程1.財(cái)務(wù)部根據(jù)審批通過的核銷申請單，對促銷物資的采購成本進(jìn)行核算和分析，核實(shí)物資的實(shí)際使用情況和剩余數(shù)量。2.財(cái)務(wù)部在核實(shí)無誤后，辦理物資核銷手續(xù)，填寫物資核銷單，注明物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、采購金額、實(shí)際使用金額、核銷金額等信息。物資核銷單應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.倉儲(chǔ)部根據(jù)物資核銷單，對庫存物資進(jìn)行調(diào)整，確保賬實(shí)相符。（三）核銷記錄1.財(cái)務(wù)部應(yīng)將物資核銷單及時(shí)歸檔保存，作為物資管理的重要財(cái)務(wù)記錄。物資核銷單應(yīng)包括物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、采購金額、實(shí)際使用金額、核銷金額、核銷時(shí)間、核銷人員等信息。2.對于核銷過程中發(fā)現(xiàn)的問題和差異，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行調(diào)整和處理，并將處理情況記錄在案。八、盤點(diǎn)管理（一）盤點(diǎn)計(jì)劃1.倉儲(chǔ)部應(yīng)定期對促銷物資進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)包括盤點(diǎn)時(shí)間、范圍、人員安排、盤點(diǎn)方法等內(nèi)容。2.盤點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的盤點(diǎn)計(jì)劃作為盤點(diǎn)工作的依據(jù)。（二）盤點(diǎn)實(shí)施1.盤點(diǎn)人員應(yīng)按照盤點(diǎn)計(jì)劃，對促銷物資進(jìn)行逐一清點(diǎn)和核對，填寫物資盤點(diǎn)表。物資盤點(diǎn)表應(yīng)包括物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、存放位置、賬存數(shù)量、實(shí)存數(shù)量等信息。2.盤點(diǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)物資盤盈、盤虧或損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，填寫物資盤盈盤虧報(bào)告表，詳細(xì)記錄盤盈、盤虧或損壞的物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、原因等信息。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，盤點(diǎn)人員應(yīng)將物資盤點(diǎn)表和物資盤盈盤虧報(bào)告表提交給倉儲(chǔ)部負(fù)責(zé)人。倉儲(chǔ)部負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果，編制盤點(diǎn)報(bào)告，報(bào)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)。（三）盤點(diǎn)結(jié)果處理1.對于盤盈的物資，應(yīng)查明原因，如屬于采購數(shù)量有誤或其他原因?qū)е碌?，?yīng)及時(shí)調(diào)整物資臺(tái)賬和財(cái)務(wù)賬目。2.對于盤虧的物資，應(yīng)查明原因，如屬于正常損耗、丟失、損壞等情況，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。如屬于人為原因?qū)е碌?，?yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.對于損壞的物資，應(yīng)根據(jù)損壞程度和實(shí)際情況，進(jìn)行維修、報(bào)廢或折價(jià)處理。處理結(jié)果應(yīng)報(bào)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)審批。九、報(bào)廢管理（一）報(bào)廢申請1.對于無法使用或已損壞的促銷物資，倉儲(chǔ)部應(yīng)填寫物資報(bào)廢申請單，注明物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、購置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息。2.報(bào)廢申請單應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的報(bào)廢申請單作為物資報(bào)廢的依據(jù)。（二）報(bào)廢處理1.經(jīng)審批同意報(bào)廢的物資，倉儲(chǔ)部應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。對于有殘值的物資，應(yīng)進(jìn)行變賣或回收，變賣收入應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)。