企業(yè)訂單管理制度VIP

企業(yè)訂單管理制度一、總則1.目的為了規(guī)范公司訂單管理流程，提高訂單處理效率，確保訂單按時、按質(zhì)、按量完成，滿足客戶需求，提升公司市場競爭力和經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及訂單接收、評審、下達(dá)、執(zhí)行、跟蹤、變更及結(jié)案等相關(guān)環(huán)節(jié)的部門和人員。3.基本原則以客戶為中心原則：充分關(guān)注客戶需求，確保訂單處理過程能夠?yàn)榭蛻籼峁﹥?yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)，提高客戶滿意度。流程規(guī)范化原則：明確訂單管理各環(huán)節(jié)的工作流程、職責(zé)和標(biāo)準(zhǔn)，確保訂單處理過程的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。信息暢通原則：建立有效的信息溝通機(jī)制，確保訂單信息在公司內(nèi)部各部門之間及時、準(zhǔn)確地傳遞和共享，以便各部門能夠協(xié)同工作，共同完成訂單任務(wù)。風(fēng)險可控原則：對訂單處理過程中的風(fēng)險進(jìn)行識別、評估和控制，采取有效的措施降低風(fēng)險，確保訂單的順利執(zhí)行和公司利益的最大化。二、訂單接收1.客戶訂單渠道公司銷售人員通過與客戶直接溝通、參加行業(yè)展會、網(wǎng)絡(luò)營銷等方式獲取客戶訂單，并及時將訂單信息傳遞至公司訂單管理部門。公司客服人員在接聽客戶咨詢電話或處理客戶投訴過程中，如發(fā)現(xiàn)客戶有下單意向，應(yīng)及時引導(dǎo)客戶下單，并將訂單信息反饋給訂單管理部門。公司官網(wǎng)、電商平臺等線上渠道接收的客戶訂單，系統(tǒng)應(yīng)自動將訂單信息推送至訂單管理部門。2.訂單信息內(nèi)容客戶訂單應(yīng)包含以下基本信息：客戶基本信息：包括客戶名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、地址等。訂單詳情：包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點(diǎn)等。特殊要求：如產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、包裝要求、運(yùn)輸方式、售后服務(wù)等。3.訂單接收流程訂單管理部門收到客戶訂單信息后，應(yīng)及時進(jìn)行初步審核，檢查訂單信息是否完整、準(zhǔn)確。如發(fā)現(xiàn)訂單信息不完整或不準(zhǔn)確，應(yīng)及時與銷售人員或客戶溝通，要求補(bǔ)充或修正訂單信息。對于符合要求的訂單，訂單管理部門應(yīng)在系統(tǒng)中進(jìn)行登記，并分配給相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門進(jìn)行后續(xù)處理。同時，應(yīng)將訂單信息及時通知相關(guān)部門，如生產(chǎn)部門、采購部門、物流部門等，以便各部門提前做好準(zhǔn)備工作。三、訂單評審1.評審目的通過對訂單進(jìn)行全面評審，確保公司有能力滿足客戶訂單的要求，包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、服務(wù)等方面，避免因訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題而導(dǎo)致客戶投訴或公司損失。2.評審內(nèi)容產(chǎn)品技術(shù)要求評審：由技術(shù)部門對訂單產(chǎn)品的技術(shù)要求進(jìn)行評審，確認(rèn)公司是否具備相應(yīng)的技術(shù)能力和生產(chǎn)工藝，能否滿足客戶的技術(shù)要求。生產(chǎn)能力評審：由生產(chǎn)部門對訂單的生產(chǎn)數(shù)量、交貨期等進(jìn)行評審，評估公司現(xiàn)有生產(chǎn)設(shè)備、人員、產(chǎn)能等是否能夠滿足訂單生產(chǎn)需求。如發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)能力不足，應(yīng)及時提出解決方案，如加班生產(chǎn)、外協(xié)加工等。物料供應(yīng)評審：由采購部門對訂單所需物料的供應(yīng)情況進(jìn)行評審，確認(rèn)物料是否能夠按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。如發(fā)現(xiàn)物料供應(yīng)存在問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的措施確保物料供應(yīng)。成本效益評審：由財務(wù)部門對訂單的成本和效益進(jìn)行評審，評估訂單的盈利能力。如發(fā)現(xiàn)訂單成本過高或效益不佳，應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通，共同探討解決方案，如優(yōu)化產(chǎn)品設(shè)計、降低生產(chǎn)成本等。質(zhì)量保證評審：由質(zhì)量部門對訂單產(chǎn)品的質(zhì)量保證措施進(jìn)行評審，確保公司能夠按照客戶要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)提供合格的產(chǎn)品。3.評審流程訂單管理部門在收到訂單信息后，應(yīng)及時組織相關(guān)部門進(jìn)行訂單評審。評審會議由訂單管理部門負(fù)責(zé)人主持，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及評審人員參加。各相關(guān)部門按照評審內(nèi)容對訂單進(jìn)行詳細(xì)評審，并填寫《訂單評審表》。評審表應(yīng)包括訂單基本信息、評審內(nèi)容、評審意見及建議等。評審人員對訂單進(jìn)行充分討論和分析，根據(jù)評審結(jié)果形成評審結(jié)論。評審結(jié)論分為“通過”、“有條件通過”和“不通過”三種?！巴ㄟ^”：表示公司有能力完全滿足客戶訂單的要求，訂單可以正常下達(dá)執(zhí)行?！坝袟l件通過”：表示公司在某些方面存在一定的問題，但通過采取相應(yīng)的措施可以滿足客戶訂單的要求。訂單管理部門應(yīng)根據(jù)評審意見，組織相關(guān)部門制定整改措施，并跟蹤整改情況，確保訂單能夠順利執(zhí)行?！安煌ㄟ^”：表示公司無法滿足客戶訂單的要求，訂單不能下達(dá)執(zhí)行。訂單管理部門應(yīng)及時與客戶溝通，說明原因，協(xié)商解決方案。訂單評審結(jié)束后，訂單管理部門應(yīng)將《訂單評審表》及評審結(jié)論及時反饋給客戶。如訂單評審結(jié)論為“有條件通過”或“不通過”，應(yīng)向客戶詳細(xì)說明原因及整改措施或解決方案，爭取客戶的理解和支持。四、訂單下達(dá)1.下達(dá)流程經(jīng)過評審?fù)ㄟ^的訂單，訂單管理部門應(yīng)及時在系統(tǒng)中下達(dá)正式訂單，并將訂單信息發(fā)送給相關(guān)部門，包括生產(chǎn)部門、采購部門、物流部門等。生產(chǎn)部門根據(jù)訂單要求，制定生產(chǎn)計劃，并安排生產(chǎn)任務(wù)。生產(chǎn)計劃應(yīng)明確產(chǎn)品型號、數(shù)量、生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量要求等內(nèi)容。采購部門根據(jù)生產(chǎn)計劃和物料清單，制定采購計劃，并向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容。物流部門根據(jù)訂單交貨期和運(yùn)輸方式，安排運(yùn)輸計劃，確保產(chǎn)品能夠按時、安全送達(dá)客戶手中。2.訂單變更在訂單執(zhí)行過程中，如客戶提出訂單變更要求，訂單管理部門應(yīng)及時與客戶溝通，了解變更內(nèi)容和原因，并組織相關(guān)部門進(jìn)行變更評審。變更評審流程與訂單評審流程相同。評審?fù)ㄟ^后，訂單管理部門應(yīng)及時在系統(tǒng)中修改訂單信息，并將變更后的訂單信息發(fā)送給相關(guān)部門。各相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)變更后的訂單信息，及時調(diào)整生產(chǎn)計劃、采購計劃和運(yùn)輸計劃等，確保訂單能夠按照變更后的要求順利執(zhí)行。五、訂單執(zhí)行1.生產(chǎn)執(zhí)行生產(chǎn)部門按照生產(chǎn)計劃組織生產(chǎn)，嚴(yán)格按照產(chǎn)品工藝文件和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，確保產(chǎn)品質(zhì)量合格。在生產(chǎn)過程中，生產(chǎn)部門應(yīng)加強(qiáng)對生產(chǎn)進(jìn)度的監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和解決生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題，確保訂單能夠按時完成。生產(chǎn)部門應(yīng)做好生產(chǎn)記錄，包括產(chǎn)品型號、數(shù)量、生產(chǎn)時間、質(zhì)量檢驗(yàn)情況等，以便追溯產(chǎn)品生產(chǎn)過程。2.采購執(zhí)行采購部門按照采購計劃及時與供應(yīng)商聯(lián)系，跟蹤物料采購進(jìn)度，確保物料按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。在采購過程中，采購部門應(yīng)嚴(yán)格控制采購成本，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，確保采購的物料符合質(zhì)量要求。采購部門應(yīng)做好采購記錄，包括供應(yīng)商名稱、物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期等，以便對采購過程進(jìn)行追溯和管理。3.質(zhì)量控制質(zhì)量部門應(yīng)按照質(zhì)量管理體系要求，對訂單產(chǎn)品進(jìn)行全過程質(zhì)量控制。在原材料檢驗(yàn)、生產(chǎn)過程檢驗(yàn)、成品檢驗(yàn)等環(huán)節(jié)，嚴(yán)格執(zhí)行檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合客戶要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。質(zhì)量部門應(yīng)及時對檢驗(yàn)結(jié)果進(jìn)行記錄和分析，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時通知相關(guān)部門采取糾正措施，防止問題再次發(fā)生。質(zhì)量部門應(yīng)定期對質(zhì)量管理體系進(jìn)行內(nèi)部審核和管理評審，不斷完善質(zhì)量管理體系，提高質(zhì)量管理水平。4.物流配送物流部門應(yīng)按照運(yùn)輸計劃及時安排產(chǎn)品運(yùn)輸，確保產(chǎn)品能夠按時、安全送達(dá)客戶手中。在運(yùn)輸過程中，應(yīng)做好產(chǎn)品的防護(hù)措施，防止產(chǎn)品損壞。物流部門應(yīng)及時跟蹤產(chǎn)品運(yùn)輸進(jìn)度，如發(fā)現(xiàn)運(yùn)輸過程中出現(xiàn)問題，應(yīng)及時與客戶溝通，并采取相應(yīng)的措施解決問題。物流部門應(yīng)做好物流記錄，包括運(yùn)輸單號、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、發(fā)貨時間、到貨時間、客戶簽收情況等，以便對物流過程進(jìn)行追溯和管理。六、訂單跟蹤1.跟蹤目的通過對訂單執(zhí)行過程的跟蹤，及時掌握訂單進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)和解決訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，確保訂單能夠按時、按質(zhì)、按量完成，提高客戶滿意度。2.跟蹤方式訂單管理部門應(yīng)建立訂單跟蹤臺賬，對訂單執(zhí)行情況進(jìn)行實(shí)時跟蹤記錄。跟蹤內(nèi)容包括訂單下達(dá)時間、生產(chǎn)計劃安排、采購進(jìn)度、生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量檢驗(yàn)情況、物流配送情況等。訂單管理部門應(yīng)定期召開訂單跟蹤會議，與生產(chǎn)部門、采購部門、物流部門等相關(guān)部門溝通訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。訂單管理部門應(yīng)通過電話、郵件、短信等方式與客戶保持溝通，及時向客戶反饋訂單執(zhí)行進(jìn)度，了解客戶需求和意見，提高客戶滿意度。3.異常處理在訂單跟蹤過程中，如發(fā)現(xiàn)訂單執(zhí)行出現(xiàn)異常情況，如生產(chǎn)進(jìn)度延遲、質(zhì)量問題、物料供應(yīng)不足等，訂單管理部門應(yīng)及時組織相關(guān)部門進(jìn)行分析和處理。相關(guān)部門應(yīng)針對異常情況制定相應(yīng)的解決方案，并采取有效措施加以實(shí)施，確保訂單能夠盡快恢復(fù)正常執(zhí)行。訂單管理部門應(yīng)及時將訂單異常情況及處理結(jié)果反饋給客戶，爭取客戶的理解和支持。七、訂單結(jié)案1.結(jié)案條件訂單產(chǎn)品全部生產(chǎn)完畢、檢驗(yàn)合格、發(fā)貨至客戶并經(jīng)客戶簽收確認(rèn)后，訂單方可結(jié)案。2.結(jié)案流程生產(chǎn)部門完成訂單產(chǎn)品生產(chǎn)后，應(yīng)及時通知質(zhì)量部門進(jìn)行成品檢驗(yàn)。質(zhì)量部門檢驗(yàn)合格后，出具《產(chǎn)品檢驗(yàn)報告》。物流部門按照訂單要求將產(chǎn)品發(fā)貨至客戶，并取得客戶簽收憑證。訂單管理部門收到生產(chǎn)部門的《產(chǎn)品檢驗(yàn)報告》和物流部門的客戶簽收憑證后，在系統(tǒng)中對訂單進(jìn)行結(jié)案操作，并將訂單相關(guān)資料進(jìn)行歸