倉庫借條管理制度VIP

倉庫借條管理制度總則目的為加強公司倉庫物資的管理，規(guī)范倉庫借條的使用流程，確保公司物資的安全與合理使用，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及借用倉庫物資的部門和個人?；驹瓌t1.嚴格審批原則：所有倉庫借條必須經(jīng)過規(guī)定的審批流程方可生效。2.責任明確原則：借條借用人員對所借物資負有保管、按時歸還及確保物資完好的責任。3.賬物相符原則：倉庫管理人員應確保借條記錄與實際庫存相符，定期盤點核對。借條的申請與審批借條申請1.借用倉庫物資時，借用人員需填寫《倉庫借條申請表》（以下簡稱“申請表”），詳細注明借用物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、借用用途、預計歸還日期等信息。2.申請表應字跡清晰、內(nèi)容準確，如有涂改應在涂改處簽名確認。審批流程1.部門主管審批：借用人員所在部門主管對借用申請進行審核，重點審查借用用途是否合理、預計歸還日期是否可行等，如同意借用，在申請表上簽署意見并簽名。2.倉庫主管審批：倉庫主管根據(jù)庫存情況，審核借用物資是否有足夠庫存可供借用，對符合條件的申請在申請表上簽署意見并簽名。3.分管領(lǐng)導審批：對于價值較高、借用數(shù)量較大或涉及重要項目的借用申請，需經(jīng)分管領(lǐng)導審批，分管領(lǐng)導在申請表上簽署意見并簽名。借條的開具借條格式倉庫借條應統(tǒng)一采用公司規(guī)定的格式，包含以下內(nèi)容：1.借條編號：由倉庫管理人員按照一定規(guī)則進行編號，便于查詢和管理。2.借用日期：填寫借條開具的具體日期。3.借用人員姓名：借用物資的人員姓名。4.所在部門：借用人員所在的部門名稱。5.物資名稱：詳細列出所借物資的具體名稱。6.規(guī)格型號：注明物資的規(guī)格和型號。7.數(shù)量：準確填寫借用物資的數(shù)量。8.借用用途：說明借用物資的使用目的。9.預計歸還日期：明確借用人員承諾歸還物資的日期。10.倉庫管理人員簽名：開具借條的倉庫管理人員簽名。11.備注：可填寫其他需要說明的事項，如特殊要求、注意事項等。開具要求1.倉庫管理人員應根據(jù)審批通過的申請表，如實、準確地開具借條。2.借條應一式兩聯(lián)，一聯(lián)由倉庫留存作為物資出借記錄和庫存核對依據(jù)，另一聯(lián)交借用人員保存。3.開具借條時，應確保各欄目填寫完整、清晰，不得遺漏重要信息。物資的發(fā)放憑借條發(fā)放倉庫管理人員在發(fā)放物資時，應嚴格按照借條上注明的物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等進行發(fā)放，并要求借用人員在借條的“發(fā)放記錄”欄簽收確認。發(fā)放核對發(fā)放物資前，倉庫管理人員應仔細核對庫存，確保所發(fā)物資與借條記錄一致。如發(fā)現(xiàn)庫存不足或其他異常情況，應及時與相關(guān)人員溝通協(xié)調(diào)，解決問題后方可發(fā)放。借條的保管倉庫留存聯(lián)保管倉庫管理人員應妥善保管借條的倉庫留存聯(lián)，按照編號順序進行整理存放，便于隨時查閱。1.定期對借條進行歸檔，每季度或每半年將借條裝訂成冊，歸檔保存期限為[X]年。2.在保管過程中，要注意借條的安全，防止丟失、損壞或被盜。如發(fā)現(xiàn)借條有損壞或丟失情況，應及時查明原因，并報告上級主管。借用人員聯(lián)保管借用人員應妥善保管借條的借用人員聯(lián)，不得隨意涂改、丟失。在物資歸還后，借用人員應將借條交回倉庫管理人員。物資的歸還按時歸還借用人員應按照借條上注明的預計歸還日期按時歸還所借物資，如有特殊情況需要延期歸還，應提前向倉庫主管提交書面延期申請，說明延期原因及預計歸還日期，經(jīng)批準后方可延期。歸還驗收1.物資歸還時，倉庫管理人員應根據(jù)借條記錄對歸還物資進行驗收，檢查物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等是否與借條一致，是否完好無損。2.如發(fā)現(xiàn)歸還物資存在數(shù)量短缺、損壞等情況，倉庫管理人員應要求借用人員說明原因，并按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。對于因借用人員保管不善造成的物資損壞或丟失，借用人員應照價賠償。3.驗收合格后，倉庫管理人員在借條的“歸還記錄”欄注明歸還日期，并簽名確認。同時，在庫存系統(tǒng)中更新物資庫存信息。借條的核銷定期核銷倉庫管理人員應定期對借條進行核銷，每月或每季度統(tǒng)計已歸還物資的借條，核對借條記錄與實際歸還情況是否相符。對于已結(jié)清的借條，應在借條上加蓋“已核銷”章，并將其從保管檔案中抽出另行存放。異常情況核銷如發(fā)現(xiàn)借條存在未按時歸還、物資未歸還但借條已核銷等異常情況，倉庫管理人員應及時查明原因，并采取相應措施進行處理。如涉及違規(guī)行為，應按照公司規(guī)定追究相關(guān)人員的責任。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對倉庫借條管理制度的執(zhí)行情況進行審計檢查，重點審查借條的申請、審批、發(fā)放、保管、歸還、核銷等環(huán)節(jié)是否合規(guī)，是否存在漏洞和風險。日常檢查倉庫主管應定期對倉庫借條的管理情況進行檢查，包括借條的填寫是否規(guī)范、物資發(fā)放與歸還是否準確、庫存是否與借條記錄一致等。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時督促相關(guān)人員進行整改。責任追究借用人員責任1.借用人員未按規(guī)定用途使用所借物資，或?qū)⑽镔Y轉(zhuǎn)借他人的，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰。2.借用人員未按時歸還物資，或未經(jīng)批準延期歸還物資的，每逾期一天，按照所借物資價值的[X%]收取逾期占用費；逾期超過[X]天的，除收取逾期占用費外，公司將視情節(jié)輕重給予進一步處罰。3.借用人員因保管不善造成所借物資損壞、丟失的，應照價賠償，并承擔相應的法律責任。倉庫管理人員責任1.倉庫管理人員未嚴格按照審批流程開具借條，或借條填寫不規(guī)范、內(nèi)容不準確的，公司將給予批評教育，并要求及時改正；如造成嚴重后果的，將追究其相應責任。2.倉庫管理人員未按借條記錄發(fā)放物資，或發(fā)放物資時未進行認真核對的，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰；如因發(fā)放錯誤導致物資損失的，應承擔相應賠償責任。3.倉庫管理人員未妥善保管借條，造成借條丟失、損壞或被盜的，公司將給予批評教育，并要求其采取措施彌補損失；如因保管不善給公司造成經(jīng)濟損失的，應承擔相應賠償責任。4.倉庫管理人員未及時對歸還物資進行驗收，或驗收時未認真履行職責，導致問題未被及時發(fā)現(xiàn)的，公司將給予批評教育；如因驗收失職造成公司損失的，應承擔相應賠償責任。審批人員責任審批人員在審批借條申請時，未認真審核借用用途、歸還日期等內(nèi)容，導致不合理借用或逾期未還情況發(fā)生的，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告等處罰；如因?qū)徟д`給公司