中建資料管理制度VIP

中建資料管理制度總則1.目的為了加強中國建筑（以下簡稱“公司”）資料管理工作，規(guī)范資料的收集、整理、歸檔、保管和利用，確保資料的完整性、準確性和安全性，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機構(gòu)、項目部等所有部門和員工。3.基本原則真實性原則：資料應(yīng)如實反映公司各項活動和業(yè)務(wù)情況，確保真實可靠。完整性原則：涵蓋公司運營管理的各個方面，保證資料無遺漏。準確性原則：數(shù)據(jù)準確、表述清晰，避免模糊和歧義。及時性原則：及時收集、整理和歸檔資料，防止信息滯后。保密性原則：對于涉及公司機密的資料，嚴格保密，防止泄露。資料分類與編號1.資料分類行政文件類：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、報告、決定等。人事檔案類：員工個人基本信息、履歷、考核記錄、培訓(xùn)檔案等。財務(wù)資料類：會計憑證、賬簿、報表、財務(wù)分析報告等。工程技術(shù)資料類：工程項目規(guī)劃、設(shè)計圖紙、施工方案、技術(shù)交底、質(zhì)量檢驗報告等。市場營銷資料類：市場調(diào)研報告、項目投標書、合同文件、客戶資料等。其他資料類：不屬于上述分類的其他各類資料。2.編號規(guī)則采用分層分類編號法，每類資料賦予特定的編號范圍。例如，行政文件類編號為A001A999，人事檔案類編號為P001P999，以此類推。具體編號由四位數(shù)字組成，前兩位表示資料所屬大類，后兩位表示該大類下的順序號。如A010表示行政文件類中的第10份文件。資料收集1.各部門職責行政部門：負責收集公司行政文件、會議紀要、大事記等資料。人力資源部門：負責收集員工人事檔案資料、招聘與培訓(xùn)記錄、績效考核結(jié)果等。財務(wù)部門：負責收集財務(wù)相關(guān)資料，如會計憑證、報表等，并定期整理歸檔。工程部門：負責工程項目前期文件、施工過程中的技術(shù)資料、竣工驗收資料等的收集。市場營銷部門：負責市場調(diào)研、項目投標、合同等資料的收集。其他部門：負責本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)相關(guān)資料的收集，并及時移交歸口管理部門。2.收集要求各部門應(yīng)指定專人負責資料收集工作，確保資料及時、準確、完整。收集的資料應(yīng)具有原件或原始記錄，如因特殊原因無法提供原件，需有相應(yīng)的復(fù)印件，并注明原件存放處及復(fù)印日期。對重要資料應(yīng)進行備份，防止丟失或損壞。備份資料應(yīng)與原件同時保存，并定期檢查備份的完整性。資料整理1.整理原則根據(jù)資料的分類和編號規(guī)則，對收集到的資料進行分類整理。同一類資料應(yīng)按時間順序或重要程度進行排列，便于查找和使用。去除重復(fù)、無效的資料，確保資料的簡潔性和有效性。2.整理方法行政文件類：按文件的發(fā)文日期、文號、標題等要素進行排序，編制文件目錄。人事檔案類：對員工個人資料進行匯總，更新履歷信息，將考核、培訓(xùn)等記錄按時間順序插入相應(yīng)位置，并編制檔案目錄。財務(wù)資料類：按照會計科目和時間順序整理會計憑證，編制賬簿、報表索引。工程技術(shù)資料類：根據(jù)工程項目的階段和專業(yè)，對圖紙、施工記錄、試驗報告等進行分類整理，建立資料臺賬。市場營銷資料類：將市場調(diào)研報告、投標文件、合同等資料按項目或客戶進行分類，標注關(guān)鍵信息，方便查詢。資料歸檔1.歸檔時間各類資料應(yīng)在形成后的規(guī)定時間內(nèi)歸檔，一般行政文件、人事檔案、財務(wù)資料等應(yīng)在次年第一季度內(nèi)完成歸檔；工程技術(shù)資料應(yīng)在項目竣工后[X]個月內(nèi)歸檔；市場營銷資料在業(yè)務(wù)完成后[X]周內(nèi)歸檔。對于緊急或重要資料，應(yīng)隨時歸檔，確保資料的時效性和安全性。2.歸檔流程資料整理完成后，由資料收集責任人填寫《資料歸檔申請表》，詳細說明資料名稱、類別、數(shù)量、形成時間等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字。將申請表及整理好的資料一并提交給公司檔案室。檔案室管理人員對資料進行核對，確認無誤后辦理歸檔手續(xù)，在檔案目錄及相關(guān)登記簿上登記，并賦予檔案編號。對于電子資料，應(yīng)進行備份存儲，并建立電子檔案索引，確保與紙質(zhì)檔案對應(yīng)一致，便于查詢和使用。資料保管1.保管場所公司設(shè)立專門的檔案室，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案安全存放。檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.保管要求檔案應(yīng)分類存放，不同類別的檔案之間應(yīng)設(shè)置明顯的標識。紙質(zhì)檔案應(yīng)直立存放，避免折疊或彎曲；電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失。定期對檔案進行清查核對，確保賬實相符。發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或霉變等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補救措施。嚴格限制非檔案管理人員進入檔案室，因工作需要查閱檔案的，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并在檔案室管理人員的監(jiān)督下查閱。資料利用1.借閱規(guī)定公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱檔案名稱及數(shù)量等，經(jīng)部門負責人審批后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽換，不得擅自復(fù)制檔案內(nèi)容。如有特殊需要復(fù)制檔案，應(yīng)另行填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后方可復(fù)制。借閱人歸還檔案時，檔案室管理人員應(yīng)認真核對檔案數(shù)量和完整性，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。2.查閱規(guī)定外單位人員查閱公司檔案的，應(yīng)持有單位介紹信及本人有效身份證件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案室管理人員陪同查閱。查閱檔案應(yīng)在檔案室指定地點進行，查閱內(nèi)容如需記錄的，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定的方式進行記錄，不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.保密規(guī)定涉及公司機密的檔案資料，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，任何人不得對外泄露。在檔案利用過程中，應(yīng)嚴格遵守保密制度，確保公司機密信息安全。如發(fā)現(xiàn)泄密情況，應(yīng)及時采取措施，并追究相關(guān)人員的責任。資料銷毀1.銷毀范圍已超過保管期限且無繼續(xù)保存價值的檔案資料。因保管不善導(dǎo)致?lián)p壞、變質(zhì)，無法修復(fù)且無參考價值的檔案資料。根據(jù)法律法規(guī)或公司規(guī)定，需要銷毀的其他檔案資料。2.銷毀流程由檔案室管理人員定期對檔案進行清查，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并附上銷毀檔案清單。申請表經(jīng)部門負責人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責，并在兩人以上監(jiān)督下進行。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等，確保檔案信息徹底消除。銷毀完成后，監(jiān)督人員和銷毀人員應(yīng)在《檔案銷毀記錄》上簽字確認，并存檔備查。監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司定期對資料管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括資料收集、整理、歸檔、保管、利用等各個環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。監(jiān)督檢查可采用現(xiàn)場檢查、資料查閱、問卷調(diào)查等方式進行，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.考核評價將資料管理工作納入部門和員工的績效考核體系，對資料管理工作成績突出的部門和個人給予表彰和獎勵。