嚴格收文管理制度

嚴格收文管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司收文管理工作，提高文件處理效率，確保文件的安全、準確、及時傳遞和有效執(zhí)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工在日常工作中接收、處理各類文件的活動。（三）基本原則1.及時高效原則：對收文進行及時登記、傳遞和處理，確保文件不積壓、不延誤，迅速發(fā)揮其應(yīng)有的作用。2.準確規(guī)范原則：收文處理過程中要保證文件內(nèi)容的準確理解和傳達，嚴格按照規(guī)定的程序和格式進行操作。3.安全保密原則：妥善保管各類文件，防止文件丟失、泄露，確保文件信息的安全。二、收文渠道與登記（一）收文渠道1.公司收發(fā)室：負責接收外部郵寄、送達公司的各類文件、信件、包裹等。2.公司電子郵箱：指定專人負責查看公司公共郵箱及各部門專用郵箱，及時收取相關(guān)郵件。3.傳真機：接收通過傳真方式發(fā)送至公司的文件。4.其他特定渠道：如上級主管部門直接交辦、會議帶回等特殊渠道接收的文件。（二）收文登記1.登記人員公司收發(fā)室工作人員負責對通過郵寄、送達方式接收的文件進行初步登記。負責查看電子郵箱的人員對郵件進行登記。使用傳真機接收文件的人員及時進行登記。2.登記內(nèi)容文件編號：對于有編號的文件，準確記錄其編號。來文單位：注明文件的發(fā)文單位名稱。來文日期：記錄文件的發(fā)出日期。文件標題：完整填寫文件的標題。密級：標明文件的密級，如絕密、機密、秘密、普通等。份數(shù)：記錄文件的份數(shù)。附件：如有附件，詳細登記附件的名稱及數(shù)量。接收時間：準確記錄文件的接收時間。處理情況：記錄文件的分發(fā)、傳閱、辦理等后續(xù)處理情況。3.登記方式采用紙質(zhì)登記本進行手工登記，登記本應(yīng)按年份、月份順序裝訂成冊，便于查閱和保存。同時，可利用電子表格軟件建立電子收文登記簿，對收文信息進行備份，方便檢索和統(tǒng)計分析。三、收文分發(fā)（一）分發(fā)原則1.根據(jù)文件內(nèi)容和公司組織架構(gòu)，確定文件的主送部門和抄送部門。2.確保文件發(fā)送至相關(guān)責任部門或人員手中，避免誤發(fā)、漏發(fā)。（二）分發(fā)流程1.收文登記后，登記人員根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容和要求，填寫《文件分發(fā)單》。2.《文件分發(fā)單》應(yīng)包括文件編號、來文單位、來文日期、文件標題、密級、份數(shù)、附件、主送部門、抄送部門、分發(fā)時間、分發(fā)人等信息。3.將《文件分發(fā)單》連同文件原件或復印件（如有需要）一并交至文件分發(fā)人員。4.文件分發(fā)人員按照《文件分發(fā)單》上的信息，及時將文件分發(fā)給主送部門和抄送部門。分發(fā)方式可采用專人送達、內(nèi)部郵件發(fā)送、文件傳閱夾傳遞等。5.對于緊急文件，應(yīng)優(yōu)先處理，確保在規(guī)定時間內(nèi)送達相關(guān)部門或人員手中。四、收文傳閱（一）傳閱范圍根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，確定文件的傳閱范圍。一般包括相關(guān)領(lǐng)導、部門負責人及涉及具體工作的人員。（二）傳閱流程1.文件分發(fā)人員將文件送至傳閱起始部門或人員，并填寫《文件傳閱登記表》，記錄文件的傳閱開始時間、傳閱人姓名、部門等信息。2.傳閱人收到文件后，應(yīng)在《文件傳閱登記表》上簽字確認，并注明傳閱日期。3.傳閱人應(yīng)按照規(guī)定的傳閱順序和時間要求，盡快將文件傳遞給下一位傳閱人。如遇特殊情況需要延長傳閱時間，應(yīng)向文件分發(fā)人員說明原因。4.文件傳閱過程中，傳閱人不得擅自擴大傳閱范圍，不得將文件轉(zhuǎn)借他人。如有需要，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行審批。5.最后一位傳閱人閱畢文件后，應(yīng)在《文件傳閱登記表》上注明傳閱結(jié)束時間，并將文件退回文件分發(fā)人員。6.文件分發(fā)人員對收回的文件進行檢查，確認文件無缺頁、損壞等情況后，將文件歸檔保存。五、收文辦理（一）辦理要求1.各部門及員工收到需要辦理的文件后，應(yīng)按照文件要求和公司相關(guān)規(guī)定，及時、認真地進行辦理。2.辦理文件過程中，應(yīng)明確責任人員，確保辦理工作的順利進行。3.對于需要多個部門協(xié)同辦理的文件，主辦部門應(yīng)主動牽頭，組織相關(guān)部門共同研究解決方案，明確各部門的職責和工作進度要求。（二）辦理流程1.提出擬辦意見文件承辦人收到文件后，應(yīng)認真閱讀文件內(nèi)容，領(lǐng)會文件精神，結(jié)合公司實際情況，提出擬辦意見。擬辦意見應(yīng)明確文件的辦理方向、承辦部門、承辦人員、辦理時限等內(nèi)容。擬辦意見應(yīng)填寫在《文件處理箋》上，并連同文件一并交至部門負責人審核。2.審核部門負責人對承辦人提出的擬辦意見進行審核。審核內(nèi)容包括擬辦意見的合理性、可行性、責任分工是否明確等。如部門負責人認為擬辦意見需要調(diào)整或補充，應(yīng)及時與承辦人溝通，提出修改意見。審核通過后，部門負責人在《文件處理箋》上簽署審核意見，并將文件轉(zhuǎn)至相關(guān)承辦人員辦理。3.承辦承辦人員按照部門負責人審核后的擬辦意見，認真開展文件辦理工作。在辦理過程中，承辦人員應(yīng)及時與相關(guān)部門或人員溝通協(xié)調(diào)，確保辦理工作順利進行。對于需要提交書面報告或文件的辦理事項，承辦人員應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求撰寫相關(guān)材料，并報部門負責人審核。4.審批根據(jù)文件內(nèi)容和公司規(guī)定，部分文件需要提交公司領(lǐng)導審批。承辦人員將辦理完畢的文件及相關(guān)材料一并交至公司領(lǐng)導審批。公司領(lǐng)導審批后，在《文件處理箋》上簽署審批意見。5.反饋承辦人員將文件辦理結(jié)果及時反饋給文件分發(fā)人員，并在《文件處理箋》上注明辦理結(jié)果及反饋時間。對于需要向上級主管部門或其他相關(guān)單位反饋辦理情況的文件，承辦人員應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求撰寫反饋報告，并經(jīng)部門負責人審核后發(fā)送。六、收文催辦與督辦（一）催辦1.為確保文件辦理工作按時完成，文件分發(fā)人員應(yīng)對需要辦理的文件進行催辦。2.催辦方式可采用電話催辦、郵件催辦、書面催辦等。催辦時應(yīng)明確催辦事項、催辦對象、催辦時間等內(nèi)容。3.對于多次催辦仍未按時完成辦理工作的部門或人員，文件分發(fā)人員應(yīng)及時向其上級領(lǐng)導匯報，尋求協(xié)調(diào)解決。（二）督辦1.公司辦公室負責對重要文件的辦理情況進行督辦。2.督辦人員定期檢查文件辦理進度，對辦理過程中出現(xiàn)的問題及時協(xié)調(diào)解決。3.對于涉及多個部門協(xié)同辦理的重要文件，督辦人員應(yīng)組織相關(guān)部門召開協(xié)調(diào)會，明確各部門的工作責任和時間節(jié)點，確保文件辦理工作順利推進。4.督辦工作結(jié)束后，督辦人員應(yīng)撰寫督辦報告，總結(jié)文件辦理情況，分析存在的問題及原因，提出改進建議。七、收文歸檔（一）歸檔范圍1.公司收發(fā)室接收的各類紙質(zhì)文件、信件、包裹等。2.通過電子郵箱接收的具有保存價值的郵件。3.傳真文件的原件或復印件。4.公司內(nèi)部各部門形成的與收文相關(guān)的文件材料，如擬辦意見、審核意見、承辦報告、審批文件等。（二）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整、真實準確，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.歸檔文件應(yīng)按照文件形成的時間順序、重要程度等進行分類整理，編制歸檔目錄。3.歸檔文件應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進行保存。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案管理要求進行裝訂、編目、裝盒；電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲方式進行備份，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）歸檔流程1.文件辦理完畢后，承辦人員應(yīng)及時將相關(guān)文件材料整理齊全，交至部門檔案管理人員。2.部門檔案管理人員對接收的文件材料進行初步審核，檢查文件材料是否完整、準確，符合歸檔要求。3.審核通過后，部門檔案管理人員按照歸檔要求對文件材料進行分類整理、編目，編制本部門的年度收文檔案目錄。4.每年定期將本部門的收文檔案移交至公司檔案室統(tǒng)一保管。公司檔案室對接收的檔案進行再次審核，辦理檔案交接手續(xù)，并將檔案按照全宗號、年度、保管期限等進行上架存放。八、保密與安全管理（一）保密管理1.涉及公司機密、商業(yè)秘密等重要信息的文件，應(yīng)嚴格按照公司保密制度進行管理。2.收文處理過程中，應(yīng)明確文件的密級，采取相應(yīng)的保密措施，如限制傳閱范圍、使用加密存儲設(shè)備等。3.接觸機密文件的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露文件內(nèi)容。4.對于不再需要保存或已過保密期限的機密文件，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀處理，確保文件信息不被泄露。（二）安全管理1.加強對收文存放場所的安全管理，確保文件存放環(huán)境安全，防止文件丟失、被盜、損壞等情況發(fā)生。2.定期對收文登記本、文件傳閱夾、存儲設(shè)備等進行檢查和維護，確保其正常使用。3.對于電子文件，應(yīng)采取必要