專用發(fā)票管理制度

專用發(fā)票管理制度一、總則1.目的為了加強(qiáng)公司專用發(fā)票的管理，規(guī)范專用發(fā)票的領(lǐng)購、開具、保管、使用及核銷等行為，防范稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》及其實(shí)施細(xì)則等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)涉及專用發(fā)票管理的各部門及相關(guān)人員。3.基本原則專用發(fā)票管理應(yīng)遵循依法依規(guī)、準(zhǔn)確及時(shí)、安全保密的原則，確保發(fā)票使用符合國家稅收法規(guī)要求，保障公司財(cái)務(wù)核算的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。二、專用發(fā)票的領(lǐng)購管理1.領(lǐng)購資格公司必須具備一般納稅人資格，方可領(lǐng)購專用發(fā)票。財(cái)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)專用發(fā)票領(lǐng)購事宜，并確保領(lǐng)購人員熟悉相關(guān)稅收法規(guī)和領(lǐng)購流程。2.領(lǐng)購流程領(lǐng)購人員根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，填寫《專用發(fā)票領(lǐng)購申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明所需發(fā)票的種類、數(shù)量等信息。申請(qǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批。財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人根據(jù)公司實(shí)際業(yè)務(wù)情況及發(fā)票庫存情況進(jìn)行審批。審批通過后，領(lǐng)購人員持稅務(wù)登記證副本、IC卡（或金稅盤、稅控盤）、發(fā)票領(lǐng)購簿以及本人身份證明等相關(guān)資料，前往主管稅務(wù)機(jī)關(guān)辦稅服務(wù)廳辦理專用發(fā)票領(lǐng)購手續(xù)。領(lǐng)購人員領(lǐng)回專用發(fā)票后，應(yīng)及時(shí)與發(fā)票管理人員辦理交接手續(xù)。交接時(shí)，雙方需對(duì)發(fā)票的種類、數(shù)量、號(hào)碼等進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，并在《專用發(fā)票交接清單》上簽字確認(rèn)。3.領(lǐng)購數(shù)量控制財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司近期業(yè)務(wù)量及發(fā)票使用情況，合理確定專用發(fā)票的領(lǐng)購數(shù)量。原則上每次領(lǐng)購數(shù)量不得超過一個(gè)月的正常使用量，以避免發(fā)票積壓或短缺。同時(shí)，應(yīng)密切關(guān)注發(fā)票庫存情況，及時(shí)申請(qǐng)領(lǐng)購，確保公司業(yè)務(wù)的正常開展。三、專用發(fā)票的開具管理1.開具范圍專用發(fā)票僅限于向購買方為增值稅一般納稅人的客戶開具。銷售貨物或提供應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)時(shí)，必須按照規(guī)定開具專用發(fā)票。不得向消費(fèi)者個(gè)人、小規(guī)模納稅人或非增值稅應(yīng)稅項(xiàng)目開具專用發(fā)票。2.開具要求開具專用發(fā)票應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的時(shí)限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實(shí)開具，并加蓋發(fā)票專用章。項(xiàng)目齊全，與實(shí)際交易相符。包括：購買方名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開戶行及賬號(hào)；銷售方名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開戶行及賬號(hào)；貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等。字跡清楚，不得壓線、錯(cuò)格。如填寫有誤，應(yīng)另行開具專用發(fā)票，并在誤填的專用發(fā)票上注明“誤填作廢”四字。如專用發(fā)票開具后因購貨方不索取而成為廢票的，也應(yīng)按填寫有誤辦理。發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)加蓋發(fā)票專用章，記賬聯(lián)加蓋財(cái)務(wù)專用章或發(fā)票專用章。3.開具流程業(yè)務(wù)部門在簽訂銷售合同或提供服務(wù)協(xié)議時(shí)，應(yīng)明確約定發(fā)票開具的相關(guān)事宜，包括發(fā)票類型、開具時(shí)間、內(nèi)容要求等。業(yè)務(wù)人員根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生情況，填寫《專用發(fā)票開具申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明購貨方信息、貨物或服務(wù)明細(xì)、金額、稅額等內(nèi)容。申請(qǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門發(fā)票管理人員收到《專用發(fā)票開具申請(qǐng)表》后，對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行審核，確保符合開具要求。審核無誤后，按照申請(qǐng)表內(nèi)容開具專用發(fā)票。開具后的專用發(fā)票，由發(fā)票管理人員在發(fā)票管理系統(tǒng)中進(jìn)行記錄，并及時(shí)將發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)交給業(yè)務(wù)人員。業(yè)務(wù)人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將發(fā)票送達(dá)購貨方，并要求購貨方在發(fā)票簽收單上簽字確認(rèn)。4.紅字專用發(fā)票開具發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應(yīng)稅服務(wù)中止等情形但不符合發(fā)票作廢條件，或者因銷貨部分退回及發(fā)生銷售折讓的，需要開具紅字專用發(fā)票。由購貨方向其主管稅務(wù)機(jī)關(guān)填報(bào)《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》（以下簡稱《信息表》），主管稅務(wù)機(jī)關(guān)對(duì)《信息表》進(jìn)行審核后，生成帶有“紅字發(fā)票信息表編號(hào)”的《信息表》，并將信息同步至納稅人端系統(tǒng)中。銷售方憑稅務(wù)機(jī)關(guān)系統(tǒng)校驗(yàn)通過的《信息表》開具紅字專用發(fā)票，在新系統(tǒng)中以銷項(xiàng)負(fù)數(shù)開具。紅字專用發(fā)票應(yīng)與《信息表》一一對(duì)應(yīng)。財(cái)務(wù)部門應(yīng)妥善保管紅字專用發(fā)票開具的相關(guān)資料，包括《信息表》、紅字發(fā)票記賬聯(lián)等，以備稅務(wù)機(jī)關(guān)檢查。四、專用發(fā)票的保管管理1.保管責(zé)任公司應(yīng)設(shè)立專門的發(fā)票保管場(chǎng)所，配備必要的安全設(shè)施，確保專用發(fā)票的安全存放。財(cái)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)專用發(fā)票的保管工作，明確保管人員的職責(zé)和權(quán)限。2.保管要求專用發(fā)票應(yīng)存放在保險(xiǎn)柜等安全可靠的地方，防止發(fā)票被盜、丟失、損毀。按照發(fā)票號(hào)碼順序堆放專用發(fā)票，不得擅自損毀發(fā)票。已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應(yīng)當(dāng)保存五年。保存期滿，報(bào)經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)查驗(yàn)后銷毀。對(duì)空白專用發(fā)票和已開具的專用發(fā)票存根聯(lián)要分別存放，并做好標(biāo)識(shí)和記錄。定期對(duì)專用發(fā)票的保管情況進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。3.安全防范措施發(fā)票保管場(chǎng)所應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等安全設(shè)施，確保發(fā)票存放環(huán)境安全。保管人員應(yīng)妥善保管保險(xiǎn)柜鑰匙和密碼，不得隨意透露給他人。如因工作需要交接鑰匙或密碼，應(yīng)辦理書面交接手續(xù)，并進(jìn)行記錄。加強(qiáng)對(duì)發(fā)票保管場(chǎng)所的日常巡查，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。五、專用發(fā)票的使用管理1.使用范圍專用發(fā)票僅限于公司自身經(jīng)營業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開專用發(fā)票。嚴(yán)禁將專用發(fā)票用于非增值稅應(yīng)稅項(xiàng)目、集體福利、個(gè)人消費(fèi)等不得抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額的項(xiàng)目。2.使用登記財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立專用發(fā)票使用登記簿，對(duì)專用發(fā)票的領(lǐng)購、開具、作廢、紅字沖銷等情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括發(fā)票號(hào)碼、開具日期、購貨方信息、銷售貨物或服務(wù)內(nèi)容、金額、稅額、作廢原因、紅字發(fā)票信息等。使用登記簿應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)，確保登記信息準(zhǔn)確無誤。3.作廢發(fā)票管理開具時(shí)發(fā)現(xiàn)有誤的專用發(fā)票，可即時(shí)作廢。作廢專用發(fā)票須在防偽稅控系統(tǒng)中將相應(yīng)的數(shù)據(jù)電文按“作廢”處理，在紙質(zhì)專用發(fā)票（含未打印的專用發(fā)票）各聯(lián)次上注明“作廢”字樣，全聯(lián)次留存。同時(shí)具有下列情形的，為本規(guī)定所稱作廢條件：收到退回的發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)時(shí)間未超過銷售方開票當(dāng)月；銷售方未抄稅并且未記賬；購買方未認(rèn)證或者認(rèn)證結(jié)果為“納稅人識(shí)別號(hào)認(rèn)證不符”、“專用發(fā)票代碼、號(hào)碼認(rèn)證不符”。作廢發(fā)票應(yīng)在發(fā)票管理系統(tǒng)中進(jìn)行記錄，并在紙質(zhì)發(fā)票上加蓋“作廢”戳記，與存根聯(lián)一同保存。作廢發(fā)票的相關(guān)資料應(yīng)作為會(huì)計(jì)檔案妥善保管，以備稅務(wù)機(jī)關(guān)檢查。4.丟失發(fā)票處理發(fā)生專用發(fā)票丟失情形時(shí)，應(yīng)當(dāng)于發(fā)現(xiàn)丟失當(dāng)日書面報(bào)告稅務(wù)機(jī)關(guān)，并在公開發(fā)行的報(bào)刊上聲明作廢。同時(shí)，應(yīng)按照以下方法處理：丟失已開具專用發(fā)票的發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)，如果丟失前已認(rèn)證相符的，購買方可憑銷售方提供的相應(yīng)專用發(fā)票記賬聯(lián)復(fù)印件及銷售方主管稅務(wù)機(jī)關(guān)出具的《丟失增值稅專用發(fā)票已報(bào)稅證明單》或《丟失貨物運(yùn)輸業(yè)增值稅專用發(fā)票已報(bào)稅證明單》（以下統(tǒng)稱《證明單》），作為增值稅進(jìn)項(xiàng)稅額的抵扣憑證；如果丟失前未認(rèn)證的，購買方憑銷售方提供的相應(yīng)專用發(fā)票記賬聯(lián)復(fù)印件進(jìn)行認(rèn)證，認(rèn)證相符的可憑專用發(fā)票記賬聯(lián)復(fù)印件及銷售方主管稅務(wù)機(jī)關(guān)出具的《證明單》，作為增值稅進(jìn)項(xiàng)稅額的抵扣憑證。專用發(fā)票記賬聯(lián)復(fù)印件和《證明單》留存?zhèn)洳?。丟失已開具專用發(fā)票的抵扣聯(lián)，如果丟失前已認(rèn)證相符的，可使用專用發(fā)票發(fā)票聯(lián)復(fù)印件留存?zhèn)洳椋蝗绻麃G失前未認(rèn)證的，可使用專用發(fā)票發(fā)票聯(lián)認(rèn)證，專用發(fā)票發(fā)票聯(lián)復(fù)印件留存?zhèn)洳椤G失已開具專用發(fā)票的發(fā)票聯(lián)，可將專用發(fā)票抵扣聯(lián)作為記賬憑證，專用發(fā)票抵扣聯(lián)復(fù)印件留存?zhèn)洳?。六、專用發(fā)票的核銷管理1.核銷期限公司應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定的期限，及時(shí)辦理專用發(fā)票的核銷手續(xù)。一般情況下，應(yīng)在每月納稅申報(bào)期內(nèi)，將已開具的專用發(fā)票存根聯(lián)及相關(guān)資料報(bào)送主管稅務(wù)機(jī)關(guān)進(jìn)行核銷。2.核銷資料準(zhǔn)備已開具的專用發(fā)票存根聯(lián)（包括作廢發(fā)票）。《專用發(fā)票使用情況明細(xì)表》，詳細(xì)記錄當(dāng)月專用發(fā)票的領(lǐng)購、開具、作廢、紅字沖銷等情況。稅務(wù)機(jī)關(guān)要求報(bào)送的其他資料，如發(fā)票領(lǐng)購簿、IC卡（或金稅盤、稅控盤）等。3.核銷流程財(cái)務(wù)部門發(fā)票管理人員在每月納稅申報(bào)期內(nèi)，對(duì)當(dāng)月專用發(fā)票的使用情況進(jìn)行整理和核對(duì)，確保相關(guān)資料齊全、準(zhǔn)確。將準(zhǔn)備好的核銷資料報(bào)送至主管稅務(wù)機(jī)關(guān)辦稅服務(wù)廳。稅務(wù)機(jī)關(guān)對(duì)報(bào)送資料進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問題，將及時(shí)通知公司進(jìn)行整改。審核通過后，公司完成專用發(fā)票的核銷手續(xù)。發(fā)票管理人員應(yīng)及時(shí)將核銷結(jié)果反饋給財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人，并對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，以備后續(xù)查詢和檢查。七、稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防范與監(jiān)督檢查1.稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防范加強(qiáng)對(duì)公司員工的稅務(wù)法規(guī)培訓(xùn)，提高員工對(duì)專用發(fā)票管理重要性的認(rèn)識(shí)，確保員工熟悉專用發(fā)票管理的各項(xiàng)規(guī)定和操作流程。定期對(duì)公司專用發(fā)票管理情況進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，防范稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。自查內(nèi)容包括發(fā)票領(lǐng)購、開具、保管、使用、核銷等環(huán)節(jié)的合規(guī)性，以及相關(guān)財(cái)務(wù)核算的準(zhǔn)確性。關(guān)注國家稅收政策的變化，及時(shí)調(diào)整公司專用發(fā)票管理制度和操作流程，確保公司的發(fā)票管理工作始終符合稅收法規(guī)要求。2.監(jiān)督檢查財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)專用發(fā)票管理情況進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，檢查發(fā)票管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。公司審計(jì)部門應(yīng)不定期對(duì)專用發(fā)票管理情況