生產(chǎn)質(zhì)量記錄管理制度

生產(chǎn)質(zhì)量記錄管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司生產(chǎn)質(zhì)量記錄管理，規(guī)范質(zhì)量記錄的填寫、收集、整理、保存、檢索和處置等活動(dòng)，確保生產(chǎn)過(guò)程的可追溯性，為產(chǎn)品質(zhì)量改進(jìn)、質(zhì)量體系有效運(yùn)行提供依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與生產(chǎn)質(zhì)量相關(guān)記錄的管理，包括但不限于原材料檢驗(yàn)記錄、生產(chǎn)過(guò)程記錄、成品檢驗(yàn)記錄、設(shè)備維護(hù)記錄、質(zhì)量事故處理記錄等。（三）職責(zé)分工1.質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)制定和完善生產(chǎn)質(zhì)量記錄管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。指導(dǎo)各部門正確填寫和使用質(zhì)量記錄，定期對(duì)質(zhì)量記錄進(jìn)行檢查和評(píng)估。負(fù)責(zé)質(zhì)量記錄的分類、編號(hào)、歸檔和保管，確保質(zhì)量記錄的完整性和可追溯性。2.各生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)本部門質(zhì)量記錄的填寫、收集、整理和初步保管，確保質(zhì)量記錄真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。按照規(guī)定的時(shí)間和要求將質(zhì)量記錄提交給質(zhì)量管理部門。3.其他相關(guān)部門負(fù)責(zé)本部門涉及的與生產(chǎn)質(zhì)量相關(guān)記錄的管理，配合質(zhì)量管理部門做好質(zhì)量記錄的相關(guān)工作。二、質(zhì)量記錄的設(shè)計(jì)與編制（一）記錄的設(shè)計(jì)原則1.應(yīng)滿足產(chǎn)品質(zhì)量追溯、質(zhì)量體系有效運(yùn)行和法律法規(guī)要求的需要。2.記錄內(nèi)容應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，易于識(shí)別和理解。3.記錄格式應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，便于填寫、整理和保存。4.應(yīng)避免重復(fù)記錄，確保記錄的經(jīng)濟(jì)性和有效性。（二）記錄的編制要求1.質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門對(duì)質(zhì)量記錄進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)計(jì)和編號(hào)，確保記錄的唯一性和系統(tǒng)性。2.質(zhì)量記錄應(yīng)包含記錄名稱、記錄編號(hào)、記錄日期、記錄部門、記錄人、審核人等基本信息。3.記錄內(nèi)容應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要進(jìn)行詳細(xì)設(shè)計(jì)，明確記錄的項(xiàng)目、填寫要求、數(shù)據(jù)來(lái)源等。4.對(duì)于電子記錄，應(yīng)設(shè)置必要的安全防護(hù)措施，確保記錄的安全性和保密性。三、質(zhì)量記錄的填寫（一）填寫要求1.質(zhì)量記錄應(yīng)使用鋼筆、中性筆或計(jì)算機(jī)打印填寫，不得使用鉛筆或圓珠筆（除特殊規(guī)定外）。2.記錄內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得隨意涂改、偽造或遺漏。如需要修改，應(yīng)在原記錄上劃雙橫線，并在旁邊填寫正確內(nèi)容，同時(shí)由修改人簽字確認(rèn)。3.填寫記錄應(yīng)及時(shí)、清晰，不得滯后填寫或補(bǔ)填。4.記錄中的簽名應(yīng)完整、清晰，不得代簽。（二）填寫規(guī)范1.記錄中的日期應(yīng)填寫實(shí)際發(fā)生日期，格式為年/月/日。2.記錄中的數(shù)字應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定填寫，不得使用不規(guī)范的數(shù)字表示方法。3.對(duì)于選擇項(xiàng)，應(yīng)在相應(yīng)的選項(xiàng)上劃“√”；對(duì)于需要填寫文字的項(xiàng)目，應(yīng)填寫完整、準(zhǔn)確的文字描述。4.對(duì)于涉及數(shù)量、重量、尺寸等數(shù)據(jù)的記錄，應(yīng)填寫準(zhǔn)確的數(shù)值，并注明單位。四、質(zhì)量記錄的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的質(zhì)量記錄，并進(jìn)行初步整理。2.質(zhì)量記錄應(yīng)收集齊全，不得遺漏重要信息。對(duì)于同一批次或同一事件的相關(guān)記錄，應(yīng)進(jìn)行集中收集。3.收集過(guò)程中應(yīng)注意保護(hù)質(zhì)量記錄的完整性，避免記錄損壞或丟失。（二）整理要求1.各部門應(yīng)將收集到的質(zhì)量記錄按照類別、時(shí)間順序進(jìn)行整理，確保記錄的有序性。2.對(duì)于紙質(zhì)記錄，應(yīng)進(jìn)行分類裝訂，每?jī)?cè)記錄應(yīng)編制目錄，便于查找和檢索。3.對(duì)于電子記錄，應(yīng)按照規(guī)定的文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲(chǔ)，文件名應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，便于識(shí)別和管理。4.整理后的質(zhì)量記錄應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，注明記錄名稱、編號(hào)、日期范圍等信息。五、質(zhì)量記錄的保存（一）保存期限1.質(zhì)量記錄的保存期限應(yīng)根據(jù)產(chǎn)品特點(diǎn)、法律法規(guī)要求和公司實(shí)際情況確定。一般情況下，質(zhì)量記錄的保存期限不得少于產(chǎn)品保質(zhì)期后一年。2.對(duì)于涉及產(chǎn)品質(zhì)量安全、重大質(zhì)量事故等重要記錄，應(yīng)長(zhǎng)期保存。（二）保存方式1.紙質(zhì)質(zhì)量記錄應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防潮的專用檔案柜中，按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行排列存放。2.電子質(zhì)量記錄應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)可選用光盤、硬盤等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。3.質(zhì)量記錄的保存環(huán)境應(yīng)滿足溫度、濕度等要求，防止記錄因環(huán)境因素?fù)p壞。（三）借閱與歸還1.因工作需要借閱質(zhì)量記錄的，應(yīng)填寫《質(zhì)量記錄借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到質(zhì)量管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間歸還質(zhì)量記錄，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或延長(zhǎng)借閱期限。如因特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.借閱人在借閱期間應(yīng)妥善保管質(zhì)量記錄，不得損壞、丟失或擅自更改記錄內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量記錄有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告質(zhì)量管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、質(zhì)量記錄的檢索與查詢（一）檢索方式1.質(zhì)量管理部門應(yīng)建立質(zhì)量記錄檢索系統(tǒng)，便于快速查找和獲取所需的質(zhì)量記錄。檢索方式可包括按記錄編號(hào)、記錄名稱、日期范圍、部門等進(jìn)行檢索。2.對(duì)于紙質(zhì)質(zhì)量記錄，可通過(guò)查閱檔案柜中的目錄進(jìn)行檢索；對(duì)于電子質(zhì)量記錄，可通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行檢索。（二）查詢流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要查詢質(zhì)量記錄的，應(yīng)填寫《質(zhì)量記錄查詢申請(qǐng)表》，注明查詢的記錄名稱、編號(hào)、日期范圍等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，提交質(zhì)量管理部門。2.質(zhì)量管理部門根據(jù)查詢申請(qǐng)，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)提供所需的質(zhì)量記錄，并做好查詢記錄。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密或客戶隱私的質(zhì)量記錄，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行查詢和使用，確保信息安全。七、質(zhì)量記錄的處置（一）定期評(píng)審1.質(zhì)量管理部門應(yīng)定期組織對(duì)質(zhì)量記錄進(jìn)行評(píng)審，評(píng)審內(nèi)容包括記錄的完整性、準(zhǔn)確性、可追溯性以及與質(zhì)量體系要求的符合性等。2.根據(jù)評(píng)審結(jié)果，對(duì)質(zhì)量記錄管理制度進(jìn)行修訂和完善，確保制度的有效性和適應(yīng)性。（二）銷毀處理1.質(zhì)量記錄超過(guò)保存期限或已無(wú)保存價(jià)值的，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。2.銷毀質(zhì)量記錄前，應(yīng)填寫《質(zhì)量記錄銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)銷毀。3.銷毀質(zhì)量記錄的方式可采用粉碎、焚燒等，確保記錄信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、記錄名稱、數(shù)量等。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.質(zhì)量管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門質(zhì)量記錄的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括記錄的填寫、收集、整理、保存、檢索和處置等環(huán)節(jié)。2.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核措施1.將質(zhì)量記錄管理工作納入部門