檔案借閱審批管理制度

檔案借閱審批管理制度總則目的為加強公司檔案管理，確保檔案的安全與完整，規(guī)范檔案借閱審批流程，提高檔案利用效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工對公司各類檔案的借閱管理。檔案定義本制度所指檔案是公司在各項經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的各種形式的記錄，包括但不限于文件、合同、報表、報告、會議記錄、人事資料、財務(wù)資料等。檔案管理職責(zé)檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)公司檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。3.建立檔案借閱登記制度，負責(zé)檔案借閱的審批與登記工作。4.定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的安全存放，對損壞或丟失的檔案及時進行處理。借閱部門職責(zé)1.本部門員工因工作需要借閱檔案時，需填寫借閱申請表，并按規(guī)定流程進行審批。2.負責(zé)對借閱的檔案進行妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、涂改、銷毀檔案。3.借閱結(jié)束后，及時歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門。檔案借閱審批流程借閱申請1.借閱人需填寫《檔案借閱申請表》，詳細注明借閱檔案的名稱、借閱目的、預(yù)計歸還日期等信息。2.將填寫完整的申請表提交給所在部門負責(zé)人進行初審。部門初審1.部門負責(zé)人根據(jù)工作實際情況，對借閱申請進行審核。如認為申請合理，在申請表上簽署初審意見并簽字確認。2.如部門負責(zé)人認為申請不合理或不符合規(guī)定，應(yīng)及時與借閱人溝通，說明原因，并拒絕簽字。檔案管理部門審批1.經(jīng)部門負責(zé)人初審?fù)ㄟ^的申請，由借閱人將申請表提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)檔案的密級、重要性等因素進行審批。對于一般檔案，檔案管理部門負責(zé)人可直接審批；對于重要或機密檔案，需報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，檔案管理部門在申請表上簽署審批意見并簽字確認。借閱登記1.借閱人持經(jīng)審批通過的申請表到檔案管理部門辦理借閱登記手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)申請表內(nèi)容，在《檔案借閱登記簿》上詳細記錄借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱日期、預(yù)計歸還日期等信息，并由借閱人簽字確認。檔案借閱1.檔案管理人員根據(jù)《檔案借閱登記簿》的記錄，為借閱人提供所需檔案。2.借閱人應(yīng)對所借檔案進行認真核對，確認無誤后在檔案交接清單上簽字。檔案歸還1.借閱人應(yīng)在預(yù)計歸還日期前歸還檔案。如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.歸還檔案時，借閱人應(yīng)確保檔案的完整性和整潔性。檔案管理人員對歸還的檔案進行認真檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞或丟失情況，應(yīng)及時追究借閱人的責(zé)任。3.檔案管理人員在確認檔案完好無損后，在《檔案借閱登記簿》上記錄歸還日期，并由借閱人簽字確認。檔案借閱權(quán)限與期限借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要可借閱與其工作相關(guān)的檔案。2.機密檔案僅限經(jīng)授權(quán)的人員借閱，且借閱人數(shù)應(yīng)嚴格控制。3.涉及公司商業(yè)秘密的檔案，未經(jīng)公司保密委員會批準(zhǔn)，不得借閱。借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個工作日。2.重要檔案的借閱期限為[X]個工作日，如需延期，需另行申請并經(jīng)批準(zhǔn)。3.機密檔案的借閱期限嚴格按照公司保密規(guī)定執(zhí)行，原則上不得超過[X]個工作日，特殊情況需報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案借閱注意事項借閱人責(zé)任1.借閱人應(yīng)對所借檔案的安全與完整負責(zé)，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。2.借閱人在借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得在檔案上涂改、批注、污損或造成其他損壞。3.如因工作需要摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)事先經(jīng)檔案管理部門同意，并在規(guī)定范圍內(nèi)使用。摘錄或復(fù)制的檔案內(nèi)容應(yīng)與原件一致，不得斷章取義或做其他不利于公司的處理。檔案保護1.借閱人應(yīng)遵守檔案庫房的管理制度，保持庫房整潔，不得在庫房內(nèi)吸煙、飲食、亂扔雜物等。2.借閱人不得擅自將檔案帶出公司辦公區(qū)域，如有特殊情況需要帶出，須經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)定期對借閱檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題及時通知借閱人并采取相應(yīng)措施。檔案保密規(guī)定保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、財務(wù)數(shù)據(jù)、技術(shù)資料、客戶信息等重要內(nèi)容的檔案均屬于保密檔案。2.對于公司內(nèi)部尚未公開的政策、規(guī)劃、會議紀要等文件也應(yīng)予以保密。保密措施1.檔案管理人員應(yīng)對保密檔案進行單獨存放，并采取加密存儲、限制訪問等措施，確保檔案信息安全。2.借閱保密檔案時，需嚴格按照保密審批流程進行，借閱人應(yīng)簽署保密承諾書，承諾對所接觸的檔案內(nèi)容嚴格保密。3.檔案管理人員在提供保密檔案借閱服務(wù)時，應(yīng)嚴格控制借閱范圍和借閱人數(shù)，防止檔案信息泄露。監(jiān)督與檢查定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案借閱情況進行檢查，包括借閱檔案的歸還情況、檔案的保管狀況等。2.檢查頻率為每月[X]次，檢查結(jié)果應(yīng)形成書面報告。不定期抽查1.公司管理層有權(quán)對檔案借閱情況進行不定期抽查，以確保檔案管理制度的嚴格執(zhí)行。2.抽查內(nèi)容包括借閱申請表的填寫與審批情況、檔案借閱登記簿的記錄情況、檔案的實際保管情況等。違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的借閱行為，檔案管理部門應(yīng)及時發(fā)出整改通知，并要求相關(guān)責(zé)任人限期整改。2.如發(fā)現(xiàn)借閱人故意損壞、丟失檔案或泄露檔案機密信息，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀律處分，直至追究法律責(zé)任。3.對因檔案管理部門工作失誤導(dǎo)致檔案借閱出現(xiàn)問題的，將對相關(guān)責(zé)任人進行批評教育，并責(zé)令其采取措施挽回損失。如造成嚴重后果的，將依法依規(guī)追究其責(zé)任。附則制