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文檔簡介

物業(yè)公司酒水業(yè)務(wù)管理制度一、總則1.目的為規(guī)范物業(yè)公司酒水業(yè)務(wù)的管理,確保酒水業(yè)務(wù)的順利開展,提高服務(wù)質(zhì)量,保障公司利益,特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于物業(yè)公司所涉及的酒水采購、存儲、銷售、配送及相關(guān)人員的管理。3.基本原則合法合規(guī)原則:酒水業(yè)務(wù)的開展必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。質(zhì)量第一原則:確保所采購酒水的質(zhì)量安全,滿足客戶需求。效益優(yōu)先原則:在保證服務(wù)質(zhì)量的前提下,追求經(jīng)濟效益最大化。責(zé)任明確原則:明確各環(huán)節(jié)人員的職責(zé),確保業(yè)務(wù)流程順暢。二、組織架構(gòu)與職責(zé)1.組織架構(gòu)設(shè)立酒水業(yè)務(wù)管理小組,由人事總監(jiān)擔(dān)任組長,成員包括采購部門負責(zé)人、倉庫管理人員、銷售部門負責(zé)人、配送人員等。2.職責(zé)分工人事總監(jiān)全面負責(zé)酒水業(yè)務(wù)管理制度的制定、修訂和監(jiān)督執(zhí)行。協(xié)調(diào)各部門之間的工作,解決酒水業(yè)務(wù)中的重大問題。對酒水業(yè)務(wù)相關(guān)人員進行考核和管理。采購部門負責(zé)人根據(jù)市場需求和公司銷售情況,制定酒水采購計劃。選擇合格的酒水供應(yīng)商,建立供應(yīng)商檔案。負責(zé)酒水采購合同的簽訂、執(zhí)行和跟蹤。確保采購酒水的質(zhì)量、價格和交貨期符合要求。倉庫管理人員負責(zé)酒水倉庫的日常管理,包括貨物的入庫、存儲、盤點等。建立酒水庫存臺賬,定期核對賬目,確保賬實相符。做好倉庫的安全管理工作,防止酒水損壞、變質(zhì)和丟失。銷售部門負責(zé)人制定酒水銷售策略,拓展銷售渠道,提高銷售額。收集客戶需求信息,及時反饋給采購部門。負責(zé)酒水銷售合同的簽訂和執(zhí)行,處理客戶投訴。分析銷售數(shù)據(jù),為采購計劃提供參考依據(jù)。配送人員按照銷售部門的訂單要求,及時、準確地將酒水配送到客戶指定地點。負責(zé)配送過程中酒水的安全運輸,確保酒水無損壞。與客戶溝通協(xié)調(diào),做好交貨簽收工作。三、采購管理1.采購計劃采購部門負責(zé)人應(yīng)每月末根據(jù)銷售部門提供的下月銷售預(yù)測、庫存情況以及客戶特殊需求等,制定酒水采購計劃。采購計劃應(yīng)明確酒水的品種、規(guī)格、數(shù)量、采購時間等。采購計劃需經(jīng)人事總監(jiān)審核批準后執(zhí)行。如遇特殊情況需要調(diào)整采購計劃,應(yīng)提前向人事總監(jiān)報告并說明原因,經(jīng)批準后方可調(diào)整。2.供應(yīng)商選擇與管理采購部門應(yīng)通過市場調(diào)研、供應(yīng)商推薦、招標等方式,選擇具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、供貨及時的酒水供應(yīng)商。對選定的供應(yīng)商進行評估和審核,建立供應(yīng)商檔案,記錄供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等情況。定期對供應(yīng)商進行考核,如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在產(chǎn)品質(zhì)量問題、交貨延遲、價格不合理等情況,應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商,要求其限期整改。如整改后仍不符合要求,應(yīng)考慮更換供應(yīng)商。3.采購合同管理采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同,明確雙方的權(quán)利和義務(wù),包括酒水的品種、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同簽訂后,采購部門應(yīng)及時將合同副本提交給倉庫管理人員、財務(wù)部門等相關(guān)部門,以便做好收貨、付款等準備工作。采購部門負責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況,及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào),確保合同按時履行。如遇合同變更或解除等情況,應(yīng)按照合同約定辦理相關(guān)手續(xù),并及時通知相關(guān)部門。4.采購流程采購人員根據(jù)批準的采購計劃,向供應(yīng)商發(fā)送采購訂單。采購訂單應(yīng)明確酒水的品種、規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等信息。供應(yīng)商收到采購訂單后,應(yīng)及時確認訂單,并按照訂單要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨。采購人員跟蹤酒水的生產(chǎn)進度和運輸情況,確保酒水按時、按質(zhì)、按量到達公司倉庫。倉庫管理人員在收到酒水后,應(yīng)按照驗收標準進行驗收。如發(fā)現(xiàn)酒水存在質(zhì)量問題、數(shù)量短缺等情況,應(yīng)及時通知采購人員與供應(yīng)商協(xié)商解決。采購人員根據(jù)驗收結(jié)果,辦理付款手續(xù)。付款應(yīng)按照采購合同約定的付款方式和時間進行,確保公司資金安全。四、存儲管理1.倉庫布局根據(jù)酒水的品種、規(guī)格、數(shù)量等因素,合理規(guī)劃倉庫布局,設(shè)置不同的存儲區(qū)域,如常溫區(qū)、冷藏區(qū)、貴重物品區(qū)等。確保倉庫通道暢通,便于貨物的搬運和裝卸。倉庫內(nèi)應(yīng)設(shè)置明顯的標識牌,標明各存儲區(qū)域的名稱、貨物類別等信息。2.入庫管理倉庫管理人員在收到采購的酒水后,應(yīng)核對送貨單與采購訂單是否一致,包括酒水的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等信息。對酒水進行驗收,檢查酒水的外觀、包裝、標簽等是否完好,有無破損、變質(zhì)等情況。如發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)及時與采購人員聯(lián)系,要求供應(yīng)商更換或處理。驗收合格的酒水,倉庫管理人員應(yīng)按照規(guī)定的存儲方式和位置進行存放,并在庫存臺賬上記錄入庫日期、品種、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。3.存儲管理倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)酒水的特性,采取相應(yīng)的存儲措施,確保酒水的質(zhì)量安全。如常溫保存的酒水應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)的倉庫內(nèi);冷藏保存的酒水應(yīng)存放在溫度適宜的冷藏庫中。定期對倉庫進行盤點,檢查酒水的庫存數(shù)量與庫存臺賬是否一致。如發(fā)現(xiàn)賬實不符,應(yīng)及時查明原因,并進行調(diào)整。做好倉庫的安全管理工作,配備必要的消防器材和安全設(shè)施,防止火災(zāi)、盜竊等事故的發(fā)生。嚴禁無關(guān)人員進入倉庫。4.出庫管理銷售部門根據(jù)客戶訂單開具出庫單,倉庫管理人員根據(jù)出庫單進行發(fā)貨。發(fā)貨前,倉庫管理人員應(yīng)核對出庫單與庫存臺賬是否一致,確保發(fā)貨的酒水品種、規(guī)格、數(shù)量準確無誤。按照先進先出的原則,安排酒水的出庫。對于臨近保質(zhì)期的酒水,應(yīng)優(yōu)先發(fā)貨。發(fā)貨時,倉庫管理人員應(yīng)將酒水搬運至指定地點,并與配送人員辦理交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)在出庫單上簽字確認。倉庫管理人員根據(jù)出庫單,及時更新庫存臺賬,記錄出庫日期、品種、規(guī)格、數(shù)量、客戶等信息。五、銷售管理1.銷售策略制定銷售部門負責(zé)人應(yīng)根據(jù)市場需求、競爭對手情況、公司目標等因素,制定酒水銷售策略。銷售策略應(yīng)包括產(chǎn)品定位、價格策略、促銷活動、銷售渠道拓展等方面。定期對銷售策略進行評估和調(diào)整,根據(jù)市場變化及時優(yōu)化銷售方案,以提高銷售業(yè)績。2.客戶管理建立客戶檔案,記錄客戶的基本信息、購買歷史、消費習(xí)慣、聯(lián)系方式等。通過客戶檔案,了解客戶需求,為客戶提供個性化的服務(wù)。加強與客戶的溝通與聯(lián)系,定期回訪客戶,了解客戶對酒水產(chǎn)品和服務(wù)的滿意度,及時解決客戶提出的問題和投訴。對客戶進行分類管理,根據(jù)客戶的購買量、消費頻率等因素,將客戶分為重點客戶、一般客戶和潛在客戶。針對不同類型的客戶,采取不同的營銷策略和服務(wù)措施,提高客戶忠誠度。3.銷售合同管理銷售部門與客戶簽訂銷售合同,明確雙方的權(quán)利和義務(wù),包括酒水的品種、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責(zé)任等條款。銷售合同簽訂后,銷售部門應(yīng)及時將合同副本提交給倉庫管理人員、財務(wù)部門等相關(guān)部門,以便做好發(fā)貨、收款等準備工作。銷售部門負責(zé)跟蹤銷售合同的執(zhí)行情況,及時與客戶溝通協(xié)調(diào),確保合同按時履行。如遇合同變更或解除等情況,應(yīng)按照合同約定辦理相關(guān)手續(xù),并及時通知相關(guān)部門。4.銷售流程客戶向銷售部門提出酒水購買需求,銷售部門銷售人員應(yīng)及時與客戶溝通,了解客戶需求信息,并向客戶提供產(chǎn)品介紹、價格、優(yōu)惠活動等信息。如客戶確定購買,銷售人員應(yīng)根據(jù)客戶需求開具銷售訂單,銷售訂單應(yīng)明確酒水的品種、規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等信息。銷售訂單經(jīng)銷售部門負責(zé)人審核批準后,提交給倉庫管理人員。倉庫管理人員根據(jù)銷售訂單安排發(fā)貨,并與配送人員辦理交接手續(xù)。配送人員按照銷售訂單要求,將酒水配送到客戶指定地點,并與客戶辦理交貨簽收手續(xù)。交貨簽收單應(yīng)及時返回銷售部門。銷售部門根據(jù)交貨簽收單,確認銷售收入,并開具發(fā)票給客戶。財務(wù)部門根據(jù)銷售發(fā)票和相關(guān)憑證進行收款和賬務(wù)處理。六、配送管理1.配送計劃制定配送人員應(yīng)根據(jù)銷售部門的訂單情況,每天制定配送計劃。配送計劃應(yīng)明確配送路線、配送時間、配送貨物清單等信息。合理安排配送車輛和人員,確保配送任務(wù)按時完成。如遇特殊情況需要調(diào)整配送計劃,應(yīng)提前向銷售部門報告并說明原因,經(jīng)批準后方可調(diào)整。2.配送過程管理配送人員在配送過程中,應(yīng)嚴格遵守交通規(guī)則,確保行車安全。同時,要注意保護酒水的安全,避免酒水受到碰撞、擠壓、損壞等情況。按照配送計劃,按時、準確地將酒水配送到客戶指定地點。如因特殊原因不能按時送達,應(yīng)提前與客戶溝通協(xié)調(diào),說明原因并協(xié)商解決辦法。在配送過程中,配送人員應(yīng)與客戶保持良好的溝通,做好交貨簽收工作。交貨簽收單應(yīng)詳細記錄酒水的品種、規(guī)格、數(shù)量、客戶簽字等信息,并及時返回銷售部門。3.車輛與設(shè)備管理定期對配送車輛進行檢查和維護,確保車輛性能良好,安全可靠。如發(fā)現(xiàn)車輛存在故障或安全隱患,應(yīng)及時維修或更換。配備必要的配送設(shè)備,如托盤、貨架、搬運工具等,并定期進行檢查和維護,確保設(shè)備正常使用。做好車輛和設(shè)備的清潔衛(wèi)生工作,保持車輛和設(shè)備的整潔。七、財務(wù)管理1.預(yù)算管理財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司酒水業(yè)務(wù)的發(fā)展規(guī)劃和年度經(jīng)營目標,制定酒水業(yè)務(wù)年度預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容包括采購成本、存儲成本、銷售費用、配送費用、人員工資等方面。酒水業(yè)務(wù)年度預(yù)算經(jīng)公司管理層審核批準后執(zhí)行。財務(wù)部門應(yīng)定期對預(yù)算執(zhí)行情況進行分析和監(jiān)控,及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施進行調(diào)整。2.成本控制采購部門應(yīng)通過與供應(yīng)商談判、招標等方式,降低酒水采購成本。同時,要加強對采購過程的管理,嚴格控制采購費用。倉庫管理人員應(yīng)合理規(guī)劃倉庫布局,提高倉庫空間利用率,降低存儲成本。同時,要做好庫存管理工作,減少庫存積壓和損耗。銷售部門應(yīng)制定合理的銷售策略,提高銷售業(yè)績,降低銷售費用。同時,要加強對銷售過程的管理,嚴格控制銷售折扣和優(yōu)惠。配送部門應(yīng)合理安排配送車輛和人員,提高配送效率,降低配送成本。同時,要加強對配送過程的管理,嚴格控制配送費用。3.賬務(wù)處理財務(wù)部門應(yīng)按照國家財務(wù)會計準則和公司財務(wù)制度,對酒水業(yè)務(wù)的各項收支進行賬務(wù)處理。確保賬務(wù)記錄準確、完整、及時。建立酒水業(yè)務(wù)財務(wù)臺賬,詳細記錄酒水的采購、存儲、銷售、配送等環(huán)節(jié)的收支情況。定期核對財務(wù)臺賬與庫存臺賬、銷售訂單等相關(guān)資料,確保賬賬相符、賬實相符。財務(wù)部門應(yīng)定期編制酒水業(yè)務(wù)財務(wù)報表,向公司管理層和相關(guān)部門提供財務(wù)信息。財務(wù)報表應(yīng)包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。八、人員管理1.人員招聘與培訓(xùn)根據(jù)酒水業(yè)務(wù)發(fā)展需要,人事部門負責(zé)招聘酒水業(yè)務(wù)相關(guān)人員,包括采購人員、倉庫管理人員、銷售代表、配送人員等。招聘人員應(yīng)具備相關(guān)的專業(yè)知識和技能,以及良好的溝通能力和服務(wù)意識。對新入職的員工進行培訓(xùn),培訓(xùn)內(nèi)容包括公司企業(yè)文化、酒水業(yè)務(wù)知識、業(yè)務(wù)流程、操作規(guī)范等方面。培訓(xùn)后應(yīng)進行考核,考核合格后方可上崗。定期組織員工參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和技能提升培訓(xùn),不斷提高員工的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。2.績效考核建立酒水業(yè)務(wù)人員績效考核制度,對采購人員、倉庫管理人員、銷售代表、配送人員等進行績效考核??冃Э己酥笜藨?yīng)包括工作業(yè)績、工作態(tài)度、團隊協(xié)作等方面。每月對員工進行績效考核,考核結(jié)果與員工的薪酬、晉升、獎勵等掛鉤。對績效考核優(yōu)秀的員工給予表彰和獎勵,對績效考核不合格的員工進行輔導(dǎo)和培訓(xùn),如仍不能勝任工作,應(yīng)予以辭退。3.薪酬福利管理根據(jù)公司薪酬制度和酒水業(yè)務(wù)人員的崗位特點,制定合理的薪酬方案。薪酬方案應(yīng)包括基本工資、績效工資、獎金等部分,確保員工的收入與工作業(yè)績相匹配。按照國家法律法規(guī)和公司規(guī)定,為員工繳納社會保險、住房公積金等福利。同時,根據(jù)公司實際情況,為員工提供其他福利待遇,如節(jié)日福利、帶薪年假、培訓(xùn)機會等。九、風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別與評估定期對酒水業(yè)務(wù)進行風(fēng)險識別和評估,分析可能存在的風(fēng)險因素,如市場風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、法律風(fēng)險等。針對識別出的風(fēng)險因素,評估其發(fā)生的可能性和影響程度,確定風(fēng)險等級。2.風(fēng)險應(yīng)對措施根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果,制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施

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