律師所印信公函管理制度

律師所印信公函管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)律師所印信公函的管理，規(guī)范印信公函的使用流程，確保印信公函的安全與正確使用，維護(hù)律師所的正常運(yùn)營(yíng)秩序和形象，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本律師所全體員工。（三）基本原則1.嚴(yán)格管理原則：對(duì)印信公函實(shí)行專人負(fù)責(zé)、專柜存放、嚴(yán)格審批、規(guī)范使用，確保印信公函的安全與保密。2.規(guī)范使用原則：印信公函的使用必須符合法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范以及律師所的相關(guān)規(guī)定，確保使用的合法性、準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性。3.責(zé)任追究原則：對(duì)違反本制度規(guī)定使用印信公函的行為，將追究相關(guān)人員的責(zé)任。二、印信管理（一）印信種類本律師所印信包括律師所公章、法定代表人章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、律師個(gè)人名章以及各類業(yè)務(wù)專用章等。（二）印信保管1.設(shè)立印信保管專柜，指定專人負(fù)責(zé)印信的保管。保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，確保印信的安全存放。2.印信保管人員不得將印信轉(zhuǎn)借他人使用，不得擅自將印信帶出律師所辦公區(qū)域。如因工作需要帶出，須經(jīng)律師所主任批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)登記手續(xù)，使用完畢后立即歸還。3.印信保管人員應(yīng)定期對(duì)印信進(jìn)行檢查，確保印信清晰、完好。如發(fā)現(xiàn)印信損壞或遺失，應(yīng)立即向律師所主任報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。（三）印信使用審批1.律師所公章、法定代表人章、合同專用章等重要印信的使用，須經(jīng)律師所主任審批。審批時(shí)，應(yīng)填寫《印信使用審批表》，注明使用事由、使用部門、使用人、使用時(shí)間等信息。2.財(cái)務(wù)專用章的使用，須經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批，并按照財(cái)務(wù)管理制度的規(guī)定進(jìn)行操作。3.律師個(gè)人名章的使用，由律師本人負(fù)責(zé)審批，并在使用記錄上簽字確認(rèn)。4.各類業(yè)務(wù)專用章的使用，須經(jīng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批，并報(bào)律師所主任備案。（四）印信使用登記1.印信保管人員應(yīng)建立印信使用登記臺(tái)賬，對(duì)每次印信的使用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括使用日期、使用事由、使用部門、使用人、審批人、印信種類等信息。2.印信使用登記臺(tái)賬應(yīng)妥善保管，保存期限不少于[X]年。（五）印信停用與銷毀1.因律師所名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，需要停用印信的，由律師所主任指定專人負(fù)責(zé)收回印信，并進(jìn)行封存。2.印信停用后，應(yīng)及時(shí)辦理注銷手續(xù)，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀印信時(shí)，須有兩名以上人員在場(chǎng)監(jiān)督，并在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)包括印信名稱、銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)督人員等信息，保存期限不少于[X]年。三、公函管理（一）公函種類本律師所公函包括律師函、法律意見書、律師工作報(bào)告、授權(quán)委托書、合同、協(xié)議書等各類法律文書以及與客戶、司法機(jī)關(guān)、其他單位或個(gè)人往來的信函、文件等。（二）公函起草1.公函起草應(yīng)根據(jù)具體業(yè)務(wù)需求，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門或律師負(fù)責(zé)。起草人應(yīng)確保公函內(nèi)容準(zhǔn)確、合法、規(guī)范，符合法律法規(guī)和律師所的相關(guān)規(guī)定。2.公函起草完畢后，起草人應(yīng)認(rèn)真校對(duì)，確保公函內(nèi)容無錯(cuò)別字、語(yǔ)病、數(shù)據(jù)錯(cuò)誤等問題。校對(duì)無誤后，提交部門負(fù)責(zé)人審核。（三）公函審核1.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)公函內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核公函的合法性、準(zhǔn)確性、完整性以及與業(yè)務(wù)需求的一致性。審核通過后，在公函上簽字確認(rèn)，并提交律師所主任審批。2.律師所主任對(duì)公函進(jìn)行最終審批。審批通過后，公函方可進(jìn)入用印環(huán)節(jié)。如審批未通過，應(yīng)退回起草人進(jìn)行修改，直至審核通過為止。（四）公函編號(hào)1.為便于公函的管理和查詢，對(duì)各類公函應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)規(guī)則由律師所辦公室制定，并報(bào)律師所主任批準(zhǔn)后執(zhí)行。2.公函編號(hào)應(yīng)在公函首頁(yè)的右上角注明，編號(hào)應(yīng)連續(xù)、唯一。（五）公函用印1.公函用印應(yīng)嚴(yán)格按照印信使用審批流程進(jìn)行操作。用印前，公函保管人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)審批表與公函內(nèi)容是否一致，審批手續(xù)是否齊全。2.核對(duì)無誤后，在公函規(guī)定的用印位置加蓋印信，并確保印信清晰、端正。用印后，在《印信使用登記臺(tái)賬》上進(jìn)行登記。（六）公函發(fā)送與存檔1.公函用印后，由專人負(fù)責(zé)按照規(guī)定的方式進(jìn)行發(fā)送。發(fā)送方式包括郵寄、專人送達(dá)、電子郵件等。發(fā)送時(shí)，應(yīng)確保公函準(zhǔn)確、及時(shí)地送達(dá)收件人，并保留相關(guān)的發(fā)送記錄。2.公函發(fā)送完畢后，應(yīng)及時(shí)將公函原件及相關(guān)審批表、登記臺(tái)賬等資料進(jìn)行整理歸檔。歸檔資料應(yīng)按照類別、時(shí)間順序進(jìn)行排列，便于查閱和管理。四、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查律師所辦公室應(yīng)定期對(duì)印信公函的管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括印信保管是否安全、使用審批是否規(guī)范、登記臺(tái)賬是否完整、公函起草與審核是否符合要求等。檢查結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，報(bào)律師所主任審閱。（二）不定期抽查律師所主任或其他授權(quán)人員可根據(jù)工作需要，對(duì)印信公函的管理情況進(jìn)行不定期抽查。抽查發(fā)現(xiàn)問題的，應(yīng)及時(shí)責(zé)令相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行整改，并對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用印信公函的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括警告、罰款、辭退等。2.因違反本制度規(guī)定給律師所造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。五、附則（一）解釋權(quán)本制度由本律師所辦公室負(fù)責(zé)解