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文檔簡介
律師所印信公函管理制度一、總則(一)目的為加強(qiáng)律師所印信公函的管理,規(guī)范印信公函的使用流程,確保印信公函的安全與正確使用,維護(hù)律師所的正常運(yùn)營秩序和形象,特制定本制度。(二)適用范圍本制度適用于本律師所全體員工。(三)基本原則1.嚴(yán)格管理原則:對(duì)印信公函實(shí)行專人負(fù)責(zé)、專柜存放、嚴(yán)格審批、規(guī)范使用,確保印信公函的安全與保密。2.規(guī)范使用原則:印信公函的使用必須符合法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范以及律師所的相關(guān)規(guī)定,確保使用的合法性、準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性。3.責(zé)任追究原則:對(duì)違反本制度規(guī)定使用印信公函的行為,將追究相關(guān)人員的責(zé)任。二、印信管理(一)印信種類本律師所印信包括律師所公章、法定代表人章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、律師個(gè)人名章以及各類業(yè)務(wù)專用章等。(二)印信保管1.設(shè)立印信保管專柜,指定專人負(fù)責(zé)印信的保管。保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí),確保印信的安全存放。2.印信保管人員不得將印信轉(zhuǎn)借他人使用,不得擅自將印信帶出律師所辦公區(qū)域。如因工作需要帶出,須經(jīng)律師所主任批準(zhǔn),并辦理相關(guān)登記手續(xù),使用完畢后立即歸還。3.印信保管人員應(yīng)定期對(duì)印信進(jìn)行檢查,確保印信清晰、完好。如發(fā)現(xiàn)印信損壞或遺失,應(yīng)立即向律師所主任報(bào)告,并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。(三)印信使用審批1.律師所公章、法定代表人章、合同專用章等重要印信的使用,須經(jīng)律師所主任審批。審批時(shí),應(yīng)填寫《印信使用審批表》,注明使用事由、使用部門、使用人、使用時(shí)間等信息。2.財(cái)務(wù)專用章的使用,須經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批,并按照財(cái)務(wù)管理制度的規(guī)定進(jìn)行操作。3.律師個(gè)人名章的使用,由律師本人負(fù)責(zé)審批,并在使用記錄上簽字確認(rèn)。4.各類業(yè)務(wù)專用章的使用,須經(jīng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批,并報(bào)律師所主任備案。(四)印信使用登記1.印信保管人員應(yīng)建立印信使用登記臺(tái)賬,對(duì)每次印信的使用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括使用日期、使用事由、使用部門、使用人、審批人、印信種類等信息。2.印信使用登記臺(tái)賬應(yīng)妥善保管,保存期限不少于[X]年。(五)印信停用與銷毀1.因律師所名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因,需要停用印信的,由律師所主任指定專人負(fù)責(zé)收回印信,并進(jìn)行封存。2.印信停用后,應(yīng)及時(shí)辦理注銷手續(xù),并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀印信時(shí),須有兩名以上人員在場監(jiān)督,并在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)包括印信名稱、銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)督人員等信息,保存期限不少于[X]年。三、公函管理(一)公函種類本律師所公函包括律師函、法律意見書、律師工作報(bào)告、授權(quán)委托書、合同、協(xié)議書等各類法律文書以及與客戶、司法機(jī)關(guān)、其他單位或個(gè)人往來的信函、文件等。(二)公函起草1.公函起草應(yīng)根據(jù)具體業(yè)務(wù)需求,由相關(guān)業(yè)務(wù)部門或律師負(fù)責(zé)。起草人應(yīng)確保公函內(nèi)容準(zhǔn)確、合法、規(guī)范,符合法律法規(guī)和律師所的相關(guān)規(guī)定。2.公函起草完畢后,起草人應(yīng)認(rèn)真校對(duì),確保公函內(nèi)容無錯(cuò)別字、語病、數(shù)據(jù)錯(cuò)誤等問題。校對(duì)無誤后,提交部門負(fù)責(zé)人審核。(三)公函審核1.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)公函內(nèi)容進(jìn)行審核,重點(diǎn)審核公函的合法性、準(zhǔn)確性、完整性以及與業(yè)務(wù)需求的一致性。審核通過后,在公函上簽字確認(rèn),并提交律師所主任審批。2.律師所主任對(duì)公函進(jìn)行最終審批。審批通過后,公函方可進(jìn)入用印環(huán)節(jié)。如審批未通過,應(yīng)退回起草人進(jìn)行修改,直至審核通過為止。(四)公函編號(hào)1.為便于公函的管理和查詢,對(duì)各類公函應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)規(guī)則由律師所辦公室制定,并報(bào)律師所主任批準(zhǔn)后執(zhí)行。2.公函編號(hào)應(yīng)在公函首頁的右上角注明,編號(hào)應(yīng)連續(xù)、唯一。(五)公函用印1.公函用印應(yīng)嚴(yán)格按照印信使用審批流程進(jìn)行操作。用印前,公函保管人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)審批表與公函內(nèi)容是否一致,審批手續(xù)是否齊全。2.核對(duì)無誤后,在公函規(guī)定的用印位置加蓋印信,并確保印信清晰、端正。用印后,在《印信使用登記臺(tái)賬》上進(jìn)行登記。(六)公函發(fā)送與存檔1.公函用印后,由專人負(fù)責(zé)按照規(guī)定的方式進(jìn)行發(fā)送。發(fā)送方式包括郵寄、專人送達(dá)、電子郵件等。發(fā)送時(shí),應(yīng)確保公函準(zhǔn)確、及時(shí)地送達(dá)收件人,并保留相關(guān)的發(fā)送記錄。2.公函發(fā)送完畢后,應(yīng)及時(shí)將公函原件及相關(guān)審批表、登記臺(tái)賬等資料進(jìn)行整理歸檔。歸檔資料應(yīng)按照類別、時(shí)間順序進(jìn)行排列,便于查閱和管理。四、監(jiān)督與檢查(一)定期檢查律師所辦公室應(yīng)定期對(duì)印信公函的管理情況進(jìn)行檢查,檢查內(nèi)容包括印信保管是否安全、使用審批是否規(guī)范、登記臺(tái)賬是否完整、公函起草與審核是否符合要求等。檢查結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告,報(bào)律師所主任審閱。(二)不定期抽查律師所主任或其他授權(quán)人員可根據(jù)工作需要,對(duì)印信公函的管理情況進(jìn)行不定期抽查。抽查發(fā)現(xiàn)問題的,應(yīng)及時(shí)責(zé)令相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行整改,并對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查。(三)違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用印信公函的行為,視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分,包括警告、罰款、辭退等。2.因違反本制度規(guī)定給律師所造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的,相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.構(gòu)成犯罪的,依法追究刑事責(zé)任。五、附則(一)解釋權(quán)本制度由本律師所辦公室負(fù)責(zé)解
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