應(yīng)急培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理制度VIP

應(yīng)急培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)應(yīng)急培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在培訓(xùn)教學(xué)、管理、研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于應(yīng)急培訓(xùn)機(jī)構(gòu)全體員工在培訓(xùn)教學(xué)、日常管理、師資建設(shè)、學(xué)員管理等活動(dòng)中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：應(yīng)急培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映培訓(xùn)教學(xué)及管理活動(dòng)的實(shí)際情況，保證檔案信息的準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密，嚴(yán)格控制檔案的查閱和使用范圍。4.方便利用原則：在確保檔案安全保密的前提下，充分考慮檔案利用的便利性，提高檔案的使用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善應(yīng)急培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理各類檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)向有關(guān)部門和人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。6.開展檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理、初步分類，并定期移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等服務(wù)工作，及時(shí)反饋檔案利用情況。3.配合檔案管理部門開展檔案清查和盤點(diǎn)工作，確保本部門檔案資料的完整和準(zhǔn)確。4.宣傳檔案管理知識(shí)，提高本部門員工的檔案意識(shí)，督促員工及時(shí)歸檔各類文件資料。（三）檔案形成人員職責(zé)1.各崗位工作人員在工作過程中應(yīng)及時(shí)將形成的文件材料進(jìn)行整理、分類，按照規(guī)定定期移交本部門兼職檔案員。2.確保所形成檔案資料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，對(duì)歸檔材料的質(zhì)量負(fù)責(zé)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.培訓(xùn)教學(xué)類：包括培訓(xùn)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、課件、學(xué)員成績(jī)、教學(xué)評(píng)估等。2.師資建設(shè)類：教師簡(jiǎn)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷、教學(xué)成果、師資培訓(xùn)記錄等。3.學(xué)員管理類：學(xué)員報(bào)名登記表、學(xué)員信息檔案、考勤記錄、結(jié)業(yè)證書發(fā)放記錄等。4.日常管理類：行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、財(cái)務(wù)報(bào)表、固定資產(chǎn)清單等。5.應(yīng)急培訓(xùn)相關(guān)資料：應(yīng)急預(yù)案、應(yīng)急演練方案及記錄、應(yīng)急培訓(xùn)教材、案例分析等。6.對(duì)外交流與合作類：合作協(xié)議、交流活動(dòng)記錄、培訓(xùn)合作項(xiàng)目資料等。7.其他具有保存價(jià)值的文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保各類文件材料及時(shí)、完整地收集。2.收集的文件資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽署完備，符合檔案整理要求。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其存儲(chǔ)格式通用、易于讀取，并按照規(guī)定進(jìn)行備份，同時(shí)注明文件的形成時(shí)間、來(lái)源等信息。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，可分為培訓(xùn)教學(xué)、師資建設(shè)、學(xué)員管理、日常管理、應(yīng)急培訓(xùn)、對(duì)外交流等類別，每個(gè)類別下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干二級(jí)類目。2.編號(hào)：為每個(gè)類別和二級(jí)類目編制統(tǒng)一的代碼或編號(hào)，便于檔案的標(biāo)識(shí)和管理。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行整理裝訂，去除金屬物，確保文件整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，便于查找和檢索。四、檔案的分類與編號(hào)（一）分類方案1.培訓(xùn)教學(xué)類培訓(xùn)計(jì)劃與方案教學(xué)大綱與教材教案與課件教學(xué)活動(dòng)記錄學(xué)員成績(jī)與考核教學(xué)評(píng)估與反饋2.師資建設(shè)類教師基本信息教師培訓(xùn)與進(jìn)修教學(xué)成果與獎(jiǎng)勵(lì)師資隊(duì)伍建設(shè)規(guī)劃與總結(jié)3.學(xué)員管理類學(xué)員報(bào)名與錄取學(xué)員信息檔案學(xué)員考勤與請(qǐng)假學(xué)員結(jié)業(yè)與證書管理4.日常管理類行政文件與通知會(huì)議記錄與紀(jì)要工作計(jì)劃與總結(jié)財(cái)務(wù)與資產(chǎn)檔案人事檔案與員工信息5.應(yīng)急培訓(xùn)類應(yīng)急預(yù)案與演練方案應(yīng)急培訓(xùn)教材與資料應(yīng)急演練記錄與評(píng)估應(yīng)急培訓(xùn)案例分析6.對(duì)外交流與合作類合作協(xié)議與合同交流活動(dòng)記錄與資料培訓(xùn)合作項(xiàng)目檔案（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“年度+類別代碼+順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.年度：采用公元紀(jì)年，如“2023”表示2023年形成的檔案。3.類別代碼：根據(jù)上述分類方案，為每個(gè)類別賦予特定的代碼，如“JX”表示培訓(xùn)教學(xué)類，“SZ”表示師資建設(shè)類等。4.順序號(hào)：按照檔案形成的先后順序，為每個(gè)類別下的檔案依次編號(hào)，從“001”開始。例如，2023年培訓(xùn)教學(xué)類的第一份檔案編號(hào)為“2023JX001”。五、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：涉及應(yīng)急培訓(xùn)機(jī)構(gòu)重大權(quán)益、重要?dú)v史記錄、長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，如機(jī)構(gòu)設(shè)立、變更、終止的相關(guān)文件，重要的培訓(xùn)合作協(xié)議，重大應(yīng)急演練記錄等。2.定期保管：根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，確定不同的定期保管期限，一般分為30年和10年。保管期限為30年的檔案：如培訓(xùn)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教師重要教學(xué)成果資料、學(xué)員信息檔案等。保管期限為10年的檔案：如一般的教學(xué)活動(dòng)記錄、學(xué)員考勤記錄、日常行政文件等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類存放，按照編號(hào)順序排列上架。2.電子檔案：采用磁盤、磁帶、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在專門的電子檔案服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，便于檢索和管理。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.配備必要的消防器材和安全報(bào)警裝置，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。3.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入，檔案管理人員離開庫(kù)房時(shí)應(yīng)及時(shí)關(guān)閉門窗、電源等設(shè)備。4.建立檔案庫(kù)房出入登記制度，對(duì)檔案的出入庫(kù)時(shí)間、數(shù)量、去向等進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保檔案的安全。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，確定是否提供查閱服務(wù)，并指定專人負(fù)責(zé)陪同查閱。查閱人員只能在檔案管理部門指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、拆散檔案原件。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并在規(guī)定范圍內(nèi)使用。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，查閱陪同人員負(fù)責(zé)核對(duì)檔案數(shù)量和完整性，并在《檔案查閱申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限、歸還時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批簽字后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍，不得在檔案上進(jìn)行任何形式的標(biāo)記或損壞。4.借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如遇特殊情況不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門說(shuō)明原因，并辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，檔案管理部門將進(jìn)行催還，直至收回檔案，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理。5.借閱檔案歸還時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成的檔案鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，結(jié)合應(yīng)急培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，提出銷毀意見。3.檔案鑒定工作應(yīng)形成鑒定報(bào)告，詳細(xì)記錄鑒定過程、鑒定結(jié)果及銷毀意見等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)應(yīng)急培訓(xùn)機(jī)構(gòu)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)進(jìn)行銷毀。銷毀時(shí)應(yīng)確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)，可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案銷毀登記表》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、數(shù)量、銷毀方式等信息，由銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。3.監(jiān)銷人員應(yīng)對(duì)銷毀過程進(jìn)行全程監(jiān)督，確保銷毀工作按照規(guī)定程序進(jìn)行，防止檔案丟失或泄露。銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀登記表》上簽字，并將銷毀登記表歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立完善的應(yīng)急培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化采集1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，圖像格式應(yīng)統(tǒng)一為[具體格式]。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行規(guī)范整理，按照檔案分類編號(hào)規(guī)則進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，確保電子檔案的元數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。（三）系統(tǒng)建設(shè)與應(yīng)用1.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，具備檔案錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱管理、統(tǒng)計(jì)分析等功能模塊。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，及時(shí)將檔案信息錄入系統(tǒng)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案一致。3.利用檔案信息化管理系統(tǒng)，為用戶提供便捷的檔案查閱和借閱服務(wù)，用戶可通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提交查閱或借閱申請(qǐng)，檔案管理部門及時(shí)進(jìn)行審核和處理。（四）數(shù)據(jù)安全與維護(hù)1.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全防護(hù)，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、