分公司印章刻制管理制度

分公司印章刻制管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范分公司印章的刻制、使用與管理，保障公司合法權(quán)益，維護公司正常運營秩序，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各分公司印章的刻制、使用、保管及廢止等相關(guān)事宜。（三）基本原則1.合法性原則：印章的刻制、使用必須符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.安全性原則：確保印章妥善保管，防止印章被盜用、冒用或濫用。3.規(guī)范性原則：印章的刻制、使用、保管等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴格按照規(guī)定程序和要求執(zhí)行。二、印章種類及用途（一）公章1.代表分公司對外行使權(quán)力，具有最高法律效力。2.用于簽署各類重要合同、協(xié)議、文件等。（二）合同專用章1.專門用于簽訂經(jīng)濟合同。2.明確合同的簽訂主體，保障合同的法律效力。（三）財務(wù)專用章1.用于辦理公司財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)，如開具發(fā)票、支票、匯票等。2.是公司財務(wù)管理的重要印鑒。（四）法定代表人章1.由法定代表人持有，用于特定財務(wù)事項或其他需要法定代表人簽字確認的文件。2.作為法定代表人身份的象征之一。（五）部門章1.各部門根據(jù)工作需要刻制的印章，用于部門內(nèi)部文件、資料等的蓋章確認。2.不得用于對外簽訂合同或具有法律效力的文件。三、印章刻制（一）刻制申請1.因工作需要刻制印章的部門或個人，應(yīng)填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、刻制數(shù)量等信息。2.申請表需經(jīng)部門負責人審核簽字后，報分公司總經(jīng)理審批。（二）審批流程1.分公司總經(jīng)理對《印章刻制申請表》進行審批，重點審核印章刻制的必要性、用途的合理性等。2.對于涉及重大事項或重要文件使用的印章，需報總公司相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)備案。（三）刻制選擇1.經(jīng)審批同意后，由分公司行政部門負責選擇具有合法資質(zhì)的印章刻制單位。2.行政部門應(yīng)要求刻制單位提供營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、刻制資質(zhì)證明等相關(guān)資料，并與其簽訂印章刻制合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（四）印章樣式及規(guī)格1.印章的樣式、規(guī)格應(yīng)符合國家相關(guān)標準及公司規(guī)定。2.行政部門應(yīng)在印章刻制前，將設(shè)計好的印章樣式報分公司總經(jīng)理審核確認。（五）領(lǐng)取與備案1.印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時領(lǐng)取印章，并進行仔細核對，確保印章內(nèi)容清晰、準確。2.領(lǐng)取印章時，需辦理領(lǐng)取手續(xù)，填寫《印章領(lǐng)取登記表》，注明領(lǐng)取日期、印章名稱、數(shù)量、領(lǐng)取人等信息。3.新刻制的印章應(yīng)在分公司行政部門和財務(wù)部門進行備案，同時將印章印模報送總公司相關(guān)部門備案。四、印章使用（一）使用范圍1.公章：用于分公司對外的各類重要文件、合同、協(xié)議等的簽署。2.合同專用章：僅限于簽訂經(jīng)濟合同。3.財務(wù)專用章：用于辦理財務(wù)收支、結(jié)算等相關(guān)業(yè)務(wù)。4.法定代表人章：按規(guī)定用于特定財務(wù)事項或需要法定代表人簽字確認的文件。5.部門章：用于部門內(nèi)部文件、資料等的蓋章確認。（二）使用流程1.申請：使用印章的部門或個人應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、文件名稱、文號、用印份數(shù)等信息。2.審核：申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批權(quán)限根據(jù)印章的重要性和使用范圍確定，一般情況下，公章、合同專用章的使用需經(jīng)分公司總經(jīng)理審批；財務(wù)專用章、法定代表人章的使用需經(jīng)財務(wù)負責人和分公司總經(jīng)理審批；部門章的使用由部門負責人審批。3.用?。航?jīng)審批同意后，印章保管人應(yīng)嚴格按照審批內(nèi)容用印，并在《印章使用登記表》上登記用印日期、用印事項、文件名稱、文號、用印份數(shù)、審批人、用印人等信息。4.蓋章：用印時，印章保管人應(yīng)確保印章清晰、端正地加蓋在文件規(guī)定位置，并檢查蓋章后的文件是否完整、無遺漏。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況或因特殊原因無法提前辦理用印審批手續(xù)的，使用人應(yīng)電話請示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后先行用印，但事后必須及時補辦審批手續(xù)。2.涉及多頁的文件需加蓋騎縫章，確保文件內(nèi)容的完整性和連貫性。（四）禁止事項1.嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。2.未經(jīng)審批，不得擅自將印章交予他人使用。3.不得超越印章使用范圍使用印章。五、印章保管（一）保管人員1.公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章由分公司行政部門指定專人保管，部門章由各部門指定專人保管。2.印章保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責任心，熟悉印章管理規(guī)定。（二）保管要求1.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。2.印章保管人員不得將印章隨意放置或帶出辦公場所，因工作需要攜帶印章外出時，必須經(jīng)分公司總經(jīng)理批準，并辦理相關(guān)登記手續(xù)，確保印章安全。3.印章保管人員應(yīng)定期對印章進行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。（三）交接手續(xù)1.印章保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要交接印章時，應(yīng)辦理嚴格的交接手續(xù)。2.交接雙方應(yīng)填寫《印章交接登記表》，詳細記錄印章名稱、數(shù)量、交接日期、交接人、監(jiān)交人等信息，并簽字確認。3.交接過程中，應(yīng)由分公司行政部門或相關(guān)負責人進行監(jiān)交，確保印章交接清楚、準確。六、印章廢止（一）廢止原因1.因公司機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，印章不再使用。2.印章?lián)p壞、遺失等無法正常使用。（二）廢止流程1.印章使用部門或保管人員發(fā)現(xiàn)印章需要廢止時，應(yīng)填寫《印章廢止申請表》，說明廢止原因。2.申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，報分公司總經(jīng)理審批。3.經(jīng)審批同意后，行政部門負責將廢止的印章收回，并進行妥善保管。（三）廢止處理1.廢止的印章應(yīng)及時銷毀，銷毀過程應(yīng)進行登記，注明印章名稱、數(shù)量、銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息。2.銷毀方式可采用粉碎、熔化等物理方法，確保印章無法恢復(fù)使用。3.對于重要印章的銷毀，應(yīng)邀請分公司財務(wù)、審計等相關(guān)部門人員進行監(jiān)銷，確保銷毀過程合規(guī)、公正。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.分公司行政部門負責定期對印章的使用、保管情況進行檢查，確保印章管理符合規(guī)定要求。2.財務(wù)部門應(yīng)加強對財務(wù)專用章、法定代表人章使用情況的監(jiān)督，確保財務(wù)收支安全。3.各部門負責人應(yīng)負責對本部門印章的使用、保管情況進行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。（二）外部審計1.總公司定期或不定期對分公司印章管理情況進行審計，檢查印章管理制度的執(zhí)行情況、印章使用的合規(guī)性等。2.對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，分公司應(yīng)及時整改，并將整改情況報告總公司。（三）違規(guī)處理1.對于違反印章管理制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等。2.如因印章管理不善給公司造成經(jīng)濟損失或其他不良