公司印鑒執(zhí)照管理制度

公司印鑒執(zhí)照管理制度總則目的為加強(qiáng)公司印鑒和執(zhí)照的管理，規(guī)范印鑒和執(zhí)照的使用流程，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬單位的印鑒和執(zhí)照管理。基本原則1.合法性原則：印鑒和執(zhí)照的使用必須符合國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.安全性原則：確保印鑒和執(zhí)照的安全存放，防止丟失、被盜用或?yàn)E用。3.審批性原則：印鑒和執(zhí)照的使用需經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，確保使用的必要性和合規(guī)性。4.登記性原則：對(duì)印鑒和執(zhí)照的使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，便于追溯和查詢。印鑒管理印鑒種類公司印鑒包括但不限于公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人私章等。印鑒的刻制1.公司印鑒由行政管理部門(mén)統(tǒng)一負(fù)責(zé)刻制，需提供相關(guān)證明文件，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、法定代表人身份證明等。2.新刻制的印鑒需在公安部門(mén)指定的刻章單位進(jìn)行，并按照規(guī)定辦理備案手續(xù)。3.印鑒刻制完成后，行政管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)將印鑒移交至指定的保管部門(mén)，并辦理交接手續(xù)。印鑒的保管1.公司公章由行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)人保管，合同專用章由合同管理部門(mén)負(fù)責(zé)人保管，財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人保管，法定代表人私章由法定代表人或其授權(quán)人員保管。2.印鑒保管人員應(yīng)設(shè)立專門(mén)的印鑒保管登記簿，詳細(xì)記錄印鑒的啟用、停用、交接等情況。3.印鑒保管人員應(yīng)妥善保管印鑒，確保印鑒存放安全，防止印鑒被盜用、丟失或損壞。如發(fā)現(xiàn)印鑒丟失或被盜用，應(yīng)立即向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施，如掛失、報(bào)警等。4.印鑒保管人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要交接印鑒時(shí)，應(yīng)辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)，由交接雙方和監(jiān)交人共同簽字確認(rèn)。交接手續(xù)應(yīng)包括印鑒的名稱、數(shù)量、啟用時(shí)間、保管期限等內(nèi)容。印鑒的使用1.印鑒使用必須填寫(xiě)《印鑒使用申請(qǐng)表》，注明使用事由、使用部門(mén)、使用時(shí)間、使用人等信息，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。2.審批流程如下：一般事項(xiàng)：由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，報(bào)行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)人備案。重要事項(xiàng)：由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，再報(bào)行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)人備案。重大事項(xiàng)：由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，再報(bào)總經(jīng)理審批，最后報(bào)行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)人備案。3.印鑒使用人員必須嚴(yán)格按照審批后的《印鑒使用申請(qǐng)表》上的內(nèi)容使用印鑒，不得擅自更改使用內(nèi)容或擴(kuò)大使用范圍。4.印鑒使用時(shí)，應(yīng)在印鑒使用登記簿上進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括使用日期、使用部門(mén)、使用事由、使用人、審批人等信息。5.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白票據(jù)等上加蓋印鑒。如因工作需要必須預(yù)先加蓋印鑒的，應(yīng)在空白處注明用途，并嚴(yán)格控制數(shù)量，使用完畢后及時(shí)收回。印鑒的停用與銷毀1.因公司名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整、印鑒損壞等原因需要停用印鑒時(shí)，由行政管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理停用手續(xù)。2.停用的印鑒應(yīng)及時(shí)交回行政管理部門(mén)，由行政管理部門(mén)統(tǒng)一保管。3.對(duì)于需要銷毀的印鑒，由行政管理部門(mén)填寫(xiě)《印鑒銷毀申請(qǐng)表》，注明印鑒名稱、停用原因、銷毀時(shí)間等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，在指定的地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并填寫(xiě)《印鑒銷毀登記表》，記錄銷毀印鑒的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息。執(zhí)照管理執(zhí)照種類公司執(zhí)照包括但不限于營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、許可證等。執(zhí)照的辦理1.公司執(zhí)照由行政管理部門(mén)統(tǒng)一負(fù)責(zé)辦理，需提供相關(guān)證明文件，如申請(qǐng)書(shū)、股東身份證明、公司章程等。2.執(zhí)照辦理過(guò)程中，行政管理部門(mén)應(yīng)積極與相關(guān)部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，確保辦理工作順利進(jìn)行。3.執(zhí)照辦理完成后，行政管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)將執(zhí)照取回，并進(jìn)行妥善保管。執(zhí)照的保管1.公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照正、副本由行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)人保管，組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等其他執(zhí)照由相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人保管。2.執(zhí)照保管人員應(yīng)設(shè)立專門(mén)的執(zhí)照保管登記簿，詳細(xì)記錄執(zhí)照的辦理、變更、年檢、注銷等情況。3.執(zhí)照保管人員應(yīng)妥善保管執(zhí)照，確保執(zhí)照存放安全，防止執(zhí)照被盜用、丟失或損壞。如發(fā)現(xiàn)執(zhí)照丟失或被盜用，應(yīng)立即向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施，如掛失、補(bǔ)辦等。4.執(zhí)照保管人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要交接執(zhí)照時(shí)，應(yīng)辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)，由交接雙方和監(jiān)交人共同簽字確認(rèn)。交接手續(xù)應(yīng)包括執(zhí)照的名稱、數(shù)量、頒發(fā)時(shí)間、有效期等內(nèi)容。執(zhí)照的使用1.執(zhí)照使用必須填寫(xiě)《執(zhí)照使用申請(qǐng)表》，注明使用事由、使用部門(mén)、使用時(shí)間、使用人等信息，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。2.審批流程如下：一般事項(xiàng)：由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，報(bào)行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)人備案。重要事項(xiàng)：由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，再報(bào)行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)人備案。重大事項(xiàng)：由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，再報(bào)總經(jīng)理審批，最后報(bào)行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)人備案。3.執(zhí)照使用人員必須嚴(yán)格按照審批后的《執(zhí)照使用申請(qǐng)表》上的內(nèi)容使用執(zhí)照，不得擅自更改使用內(nèi)容或擴(kuò)大使用范圍。4.執(zhí)照使用時(shí)，應(yīng)在執(zhí)照使用登記簿上進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括使用日期、使用部門(mén)、使用事由、使用人、審批人等信息。5.嚴(yán)禁將執(zhí)照轉(zhuǎn)借他人使用。如因工作需要必須借用執(zhí)照的，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借用手續(xù)，注明借用期限、借用用途等信息。借用期限屆滿后，借用人員應(yīng)及時(shí)歸還執(zhí)照。執(zhí)照的變更與年檢1.公司執(zhí)照發(fā)生變更時(shí)，行政管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)辦理變更手續(xù)，提供相關(guān)證明文件，如變更申請(qǐng)書(shū)、股東會(huì)決議、公司章程修正案等。2.執(zhí)照變更完成后，行政管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)更新執(zhí)照保管登記簿，并將變更后的執(zhí)照交回原保管部門(mén)。3.公司執(zhí)照需要進(jìn)行年檢時(shí)，行政管理部門(mén)應(yīng)按照相關(guān)部門(mén)的要求，及時(shí)準(zhǔn)備年檢材料，并辦理年檢手續(xù)。年檢完成后，行政管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)更新執(zhí)照保管登記簿，并將年檢后的執(zhí)照交回原保管部門(mén)。執(zhí)照的注銷1.因公司注銷、吊銷營(yíng)業(yè)執(zhí)照等原因需要注銷執(zhí)照時(shí)，行政管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)辦理注銷手續(xù)，提供相關(guān)證明文件，如注銷申請(qǐng)書(shū)、股東會(huì)決議、清算報(bào)告等。2.執(zhí)照注銷完成后，行政管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)更新執(zhí)照保管登記簿，并將注銷后的執(zhí)照交回原保管部門(mén)。監(jiān)督與檢查1.公司設(shè)立印鑒和執(zhí)照管理監(jiān)督小組，由行政管理部門(mén)、審計(jì)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)印鑒和執(zhí)照的管理情況進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括印鑒和執(zhí)照的保管情況、使用情況、登記情況等。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。3.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用印鑒和執(zhí)照的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)