公司內(nèi)部請(qǐng)購管理制度VIP

公司內(nèi)部請(qǐng)購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司內(nèi)部請(qǐng)購流程，加強(qiáng)對(duì)物資采購及費(fèi)用支出的管理，確保公司各項(xiàng)工作的順利開展，提高資金使用效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門因生產(chǎn)經(jīng)營、辦公需求等進(jìn)行的各類物資及服務(wù)的請(qǐng)購活動(dòng)。（三）基本原則1.計(jì)劃性原則各部門應(yīng)根據(jù)工作需要和預(yù)算安排，提前制定請(qǐng)購計(jì)劃，避免盲目請(qǐng)購。2.必要性原則請(qǐng)購物資及服務(wù)應(yīng)符合公司實(shí)際工作需求，杜絕不必要的浪費(fèi)。3.審批規(guī)范原則嚴(yán)格按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行請(qǐng)購審批，確保請(qǐng)購事項(xiàng)合理、合規(guī)。二、請(qǐng)購流程（一）請(qǐng)購需求提出1.使用部門填寫請(qǐng)購單各部門根據(jù)工作實(shí)際需求，由具體使用人員填寫《請(qǐng)購單》。請(qǐng)購單應(yīng)詳細(xì)注明請(qǐng)購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)金額、需求日期等信息。對(duì)于技術(shù)復(fù)雜或特殊要求的物資，應(yīng)附上詳細(xì)的技術(shù)資料或說明。2.需求說明使用部門應(yīng)在請(qǐng)購單中對(duì)請(qǐng)購原因進(jìn)行清晰、準(zhǔn)確的闡述，以便審批人員了解請(qǐng)購的必要性和緊迫性。（二）部門負(fù)責(zé)人審核1.初審使用部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門提交的請(qǐng)購單進(jìn)行初審。審核內(nèi)容包括請(qǐng)購需求是否真實(shí)、合理，是否與本部門工作計(jì)劃相符，數(shù)量及規(guī)格等是否準(zhǔn)確無誤。2.意見簽署如審核通過，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在請(qǐng)購單上簽署意見，明確同意請(qǐng)購，并注明預(yù)計(jì)費(fèi)用支出對(duì)本部門預(yù)算的影響；如審核不通過，應(yīng)注明原因，退回請(qǐng)購單給使用人員修改。（三）財(cái)務(wù)部門審核1.預(yù)算審核財(cái)務(wù)部門收到經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后的請(qǐng)購單，首先對(duì)請(qǐng)購事項(xiàng)進(jìn)行預(yù)算審核。檢查請(qǐng)購金額是否在本部門預(yù)算范圍內(nèi)，如超出預(yù)算，需評(píng)估是否有額外的預(yù)算調(diào)整計(jì)劃或其他資金來源。2.財(cái)務(wù)合規(guī)性審核審核請(qǐng)購事項(xiàng)是否符合公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，包括采購方式是否合理、費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)是否合規(guī)等。3.意見反饋財(cái)務(wù)部門根據(jù)審核情況，在請(qǐng)購單上簽署意見。如預(yù)算和財(cái)務(wù)合規(guī)性均無問題，簽署同意請(qǐng)購意見；如存在問題，應(yīng)詳細(xì)說明原因，退回請(qǐng)購單給使用部門重新調(diào)整。（四）分管領(lǐng)導(dǎo)審批1.綜合評(píng)估分管領(lǐng)導(dǎo)收到經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核的請(qǐng)購單后，對(duì)請(qǐng)購事項(xiàng)進(jìn)行綜合評(píng)估?？紤]因素包括請(qǐng)購對(duì)公司整體業(yè)務(wù)的影響、與公司戰(zhàn)略目標(biāo)的契合度、資源配置的合理性等。2.審批決策根據(jù)評(píng)估結(jié)果，分管領(lǐng)導(dǎo)做出審批決策。如同意請(qǐng)購，在請(qǐng)購單上簽署審批意見；如不同意請(qǐng)購，應(yīng)明確說明理由，退回請(qǐng)購流程。（五）總經(jīng)理審批（重大請(qǐng)購事項(xiàng)）1.界定標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于涉及金額較大、對(duì)公司業(yè)務(wù)有重大影響的請(qǐng)購事項(xiàng)，需提交總經(jīng)理審批。具體金額標(biāo)準(zhǔn)由公司在制度中另行明確，例如單次請(qǐng)購金額超過[X]元，或年度累計(jì)請(qǐng)購金額超過[X]元等。2.審批流程請(qǐng)購單經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，提交總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理將從公司全局戰(zhàn)略、資金狀況、市場(chǎng)情況等多方面進(jìn)行考量，做出最終的審批決定。（六）采購執(zhí)行1.采購部門接收請(qǐng)購單經(jīng)各級(jí)審批通過的請(qǐng)購單流轉(zhuǎn)至采購部門，采購部門負(fù)責(zé)按照請(qǐng)購單要求實(shí)施采購。2.采購方式選擇根據(jù)請(qǐng)購物資或服務(wù)的性質(zhì)、市場(chǎng)供應(yīng)情況等因素，選擇合適的采購方式，包括但不限于招標(biāo)采購、詢價(jià)采購、單一來源采購等。3.采購實(shí)施采購人員嚴(yán)格按照既定的采購流程進(jìn)行采購操作，與供應(yīng)商進(jìn)行洽談、簽訂合同等，并確保采購物資及服務(wù)的質(zhì)量、交貨期等符合請(qǐng)購要求。（七）采購驗(yàn)收1.驗(yàn)收準(zhǔn)備采購物資到貨前，使用部門應(yīng)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收人員。對(duì)于需要專業(yè)技術(shù)檢驗(yàn)的物資，應(yīng)提前聯(lián)系專業(yè)人員參與驗(yàn)收。2.到貨驗(yàn)收物資到貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知使用部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員按照請(qǐng)購單要求及合同約定，對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行逐一核對(duì)和檢驗(yàn)。3.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況，并簽字確認(rèn)。如驗(yàn)收不合格，應(yīng)及時(shí)通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理，直至達(dá)到驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。（八）入庫及報(bào)銷1.入庫手續(xù)驗(yàn)收合格的物資，由倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)，填寫《入庫單》，注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，并將物資妥善保管。2.費(fèi)用報(bào)銷采購?fù)瓿珊?，采購人員應(yīng)及時(shí)整理相關(guān)發(fā)票、合同等報(bào)銷憑證，并填寫費(fèi)用報(bào)銷單。按照公司費(fèi)用報(bào)銷流程，依次經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，到財(cái)務(wù)部門辦理報(bào)銷手續(xù)。三、請(qǐng)購審批權(quán)限（一）部門內(nèi)部請(qǐng)購審批權(quán)限1.日常辦公用品請(qǐng)購單項(xiàng)金額在[X]元以下的日常辦公用品請(qǐng)購，由使用部門負(fù)責(zé)人審批。2.一般性辦公設(shè)備及耗材請(qǐng)購單項(xiàng)金額在[X]元至[X]元之間的一般性辦公設(shè)備及耗材請(qǐng)購，先由使用部門負(fù)責(zé)人審核，再報(bào)財(cái)務(wù)部門審核通過后即可執(zhí)行。（二）中層及以上管理人員請(qǐng)購審批權(quán)限1.部門專項(xiàng)業(yè)務(wù)請(qǐng)購各部門因?qū)ｍ?xiàng)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行的物資或服務(wù)請(qǐng)購，單項(xiàng)金額在[X]元至[X]元之間，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部門審核后，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.較大金額業(yè)務(wù)請(qǐng)購單項(xiàng)金額在[X]元至[X]元之間的較大金額業(yè)務(wù)請(qǐng)購，需依次經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)總經(jīng)理審批。（三）重大請(qǐng)購事項(xiàng)審批權(quán)限單項(xiàng)金額超過[X]元（或根據(jù)公司實(shí)際情況確定的其他重大金額標(biāo)準(zhǔn)）的請(qǐng)購事項(xiàng)，無論涉及何種業(yè)務(wù)，均需按照請(qǐng)購流程依次經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，最終由總經(jīng)理審批。四、特殊情況處理（一）緊急請(qǐng)購1.適用范圍因突發(fā)事件、生產(chǎn)急需等特殊情況，無法按照正常流程提前進(jìn)行請(qǐng)購的情況。2.申請(qǐng)流程使用部門應(yīng)填寫《緊急請(qǐng)購申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明緊急請(qǐng)購的原因、物資或服務(wù)的名稱及需求時(shí)間等信息。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，直接提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批。如情況特別緊急，可電話向分管領(lǐng)導(dǎo)說明情況并獲得口頭批準(zhǔn)，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)齊書面申請(qǐng)手續(xù)。3.后續(xù)處理緊急請(qǐng)購獲批后，采購部門應(yīng)立即啟動(dòng)采購程序，優(yōu)先滿足緊急需求。采購?fù)瓿珊?，按照正常流程補(bǔ)辦請(qǐng)購、驗(yàn)收、入庫及報(bào)銷等手續(xù)，并在相關(guān)文件中注明“緊急請(qǐng)購”字樣及原因。（二）零星采購1.定義及范圍零星采購是指單項(xiàng)金額較小、采購頻率較高、不適合集中采購的物資及服務(wù)采購。例如，金額在[X]元以下的零星辦公用品、維修材料等。2.采購流程簡化對(duì)于零星采購，可適當(dāng)簡化請(qǐng)購審批流程。使用部門填寫《零星采購申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，可直接交予采購部門進(jìn)行采購。采購?fù)瓿珊?，采購人員定期匯總零星采購情況，報(bào)財(cái)務(wù)部門審核備案。（三）采購變更1.變更原因在采購過程中，如因市場(chǎng)供應(yīng)變化、技術(shù)要求調(diào)整、使用部門需求變更等原因，需要對(duì)采購的物資或服務(wù)進(jìn)行變更。2.變更申請(qǐng)與審批采購人員應(yīng)及時(shí)將變更情況告知使用部門和相關(guān)審批人員，并填寫《采購變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明變更的內(nèi)容及原因。按照原請(qǐng)購審批流程，重新進(jìn)行審批。經(jīng)各級(jí)審批通過后，采購人員按照變更后的要求與供應(yīng)商協(xié)商調(diào)整采購合同或訂單。五、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門職責(zé)公司設(shè)立專門的監(jiān)督部門（如審計(jì)部門或綜合管理部門），負(fù)責(zé)對(duì)公司內(nèi)部請(qǐng)購管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.請(qǐng)購流程的執(zhí)行情況，包括請(qǐng)購需求提出的合理性、審批環(huán)節(jié)的合規(guī)性等。2.采購過程的規(guī)范性，如采購方式的選擇是否恰當(dāng)、采購合同的簽訂與執(zhí)行是否符合規(guī)定等。3.驗(yàn)收環(huán)節(jié)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，是否存在虛假驗(yàn)收或驗(yàn)收把關(guān)不嚴(yán)的情況。4.費(fèi)用報(bào)銷的合規(guī)性，發(fā)票及報(bào)銷憑證是否真實(shí)、完整，報(bào)銷手續(xù)是否齊全等。（三）問題處理與整改1.監(jiān)督部門在檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)以書面形式通知責(zé)任部門，并要求其限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)針對(duì)問題進(jìn)行分析，制定切實(shí)可行的整改措施，并將整改情況及時(shí)反饋給監(jiān)督部門。3.對(duì)于屢次違反請(qǐng)購管理制度的部門和個(gè)人，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，包括績效考核扣分、經(jīng)濟(jì)處罰等。六、附則（一）制度解釋權(quán)本制度由公司人力資源部負(fù)責(zé)解釋。如有