公司業(yè)務專用章管理制度

公司業(yè)務專用章管理制度總則目的為加強公司業(yè)務專用章的管理，規(guī)范印章的使用流程，維護公司的合法權益，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司各部門在業(yè)務活動中使用業(yè)務專用章的相關管理?；驹瓌t1.依法依規(guī)原則：印章的使用必須符合國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定。2.謹慎使用原則：嚴格控制印章的使用范圍和審批程序，確保印章使用的安全性和嚴肅性。3.責任明確原則：明確印章保管人和使用人的職責，對印章使用過程中的行為負責。業(yè)務專用章的種類及用途業(yè)務專用章種類1.合同專用章：用于簽訂各類業(yè)務合同。2.財務專用章：用于財務結(jié)算、票據(jù)開具等相關財務業(yè)務。3.發(fā)票專用章：用于開具發(fā)票。4.其他業(yè)務專用章：根據(jù)公司業(yè)務需要，經(jīng)總經(jīng)理批準刻制的用于特定業(yè)務的印章，如銷售專用章、采購專用章等。用途說明1.合同專用章：僅用于公司對外簽訂的各類業(yè)務合同，代表公司的簽約意愿和承擔相應的法律責任。2.財務專用章：主要用于公司財務收支、銀行結(jié)算、財務報表蓋章等財務相關業(yè)務，確保財務工作的合法性和準確性。3.發(fā)票專用章：專門用于公司開具發(fā)票時蓋章，以確認發(fā)票的真實性和有效性。4.其他業(yè)務專用章：根據(jù)其特定用途，在相應的業(yè)務范圍內(nèi)使用，如銷售專用章用于銷售業(yè)務相關文件、單據(jù)的蓋章確認，采購專用章用于采購業(yè)務相關文件、單據(jù)的蓋章確認等。業(yè)務專用章的刻制、啟用與廢止刻制1.因業(yè)務需要刻制業(yè)務專用章時，由使用部門填寫《業(yè)務專用章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、使用范圍等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認后，報總經(jīng)理審批。2.總經(jīng)理審批通過后，由行政部門統(tǒng)一安排刻制印章。刻制完成后，行政部門應及時將印章移交使用部門，并辦理交接手續(xù)。啟用1.新刻制的業(yè)務專用章啟用前，使用部門應填寫《業(yè)務專用章啟用申請表》，注明啟用日期、印章保管人等信息，并報總經(jīng)理審批。2.經(jīng)總經(jīng)理審批同意后，使用部門方可正式啟用印章。啟用時，應在公司內(nèi)部發(fā)布啟用通知，明確印章的使用范圍和管理要求。廢止1.業(yè)務專用章因使用期滿、業(yè)務變更、機構調(diào)整等原因不再使用時，使用部門應填寫《業(yè)務專用章廢止申請表》，說明廢止原因，并經(jīng)部門負責人簽字確認后，報總經(jīng)理審批。2.總經(jīng)理審批通過后，使用部門應將廢止的印章交回行政部門。行政部門負責對廢止印章進行封存，并定期進行銷毀。銷毀時，應填寫《業(yè)務專用章銷毀登記表》，由行政部門、財務部門及審計部門共同監(jiān)督銷毀過程，并在登記表上簽字確認。業(yè)務專用章的保管保管人員職責1.業(yè)務專用章實行專人保管制度，保管人員應具備高度的責任心和保密意識，嚴格遵守印章保管規(guī)定。2.保管人員負責印章的日常保管、使用登記、維護保養(yǎng)等工作，確保印章安全、完整、可用。3.不得擅自將印章轉(zhuǎn)借他人使用，如因特殊情況需要委托他人使用印章時，必須經(jīng)過印章使用審批流程，并在使用過程中進行全程監(jiān)督。4.如發(fā)現(xiàn)印章丟失、被盜或損壞等情況，應立即向部門負責人報告，并采取相應的緊急措施，如掛失、報警等，同時協(xié)助公司進行調(diào)查處理。保管方式1.合同專用章、財務專用章、發(fā)票專用章等重要業(yè)務專用章應存放在保險柜中保管，保險柜鑰匙和密碼由保管人員分別掌握，不得告知他人。2.其他業(yè)務專用章可根據(jù)實際情況，選擇安全可靠的保管方式，但必須確保印章的安全存放，防止丟失或被盜。保管地點業(yè)務專用章應在公司內(nèi)部指定的安全地點保管，不得隨意帶出公司。如因業(yè)務需要必須帶出公司使用時，應按照印章使用審批流程辦理相關手續(xù)，并采取必要的安全措施，確保印章的安全。業(yè)務專用章的使用使用流程1.申請：使用部門填寫《業(yè)務專用章使用申請表》，詳細說明用章事項、用章內(nèi)容、用章時間、用章份數(shù)等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認。2.審批：一般性業(yè)務用章申請，由部門負責人審批。涉及重要合同、重大項目、金額較大的財務業(yè)務等用章申請，需經(jīng)總經(jīng)理審批。3.蓋章：保管人員在收到經(jīng)審批的《業(yè)務專用章使用申請表》后，對申請表內(nèi)容進行審核，確認無誤后，方可在規(guī)定的文件或單據(jù)上蓋章。蓋章時應確保印章清晰、端正，不得模糊、遺漏。4.登記：保管人員應在《業(yè)務專用章使用登記簿》上詳細記錄用章日期、用章事項、用章文件名稱及份數(shù)、審批人等信息，以備查詢和追溯。使用范圍業(yè)務專用章必須嚴格按照規(guī)定的用途和范圍使用，不得超出規(guī)定范圍使用印章。嚴禁在空白紙張、空白合同、空白發(fā)票等文件上加蓋業(yè)務專用章。使用要求1.使用業(yè)務專用章時，必須確保用章文件內(nèi)容真實、合法、有效，符合公司相關規(guī)定和業(yè)務要求。2.用章文件應一式兩份，一份蓋章后留存公司存檔，一份交相關部門或外部單位。3.如因業(yè)務需要對已蓋章的文件進行修改或補充時，必須重新履行用章審批手續(xù)，并在修改或補充后的文件上再次蓋章確認。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計公司審計部門定期對業(yè)務專用章的管理和使用情況進行審計檢查，重點檢查印章的保管是否安全、使用是否規(guī)范、審批流程是否嚴格執(zhí)行等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。日常監(jiān)督1.行政部門負責對業(yè)務專用章的日常管理進行監(jiān)督檢查，定期檢查印章保管情況、使用登記情況等，確保印章管理工作規(guī)范有序。2.各部門負責人對本部門業(yè)務專用章的使用情況進行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，并向行政部門報告。違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用業(yè)務專用章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。2.如因違規(guī)使用業(yè)務專用章給公司造成經(jīng)濟損失或法律糾紛的，相關責任人應承擔相