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文檔簡介
公司業(yè)務(wù)專用章管理制度總則目的為加強公司業(yè)務(wù)專用章的管理,規(guī)范印章的使用流程,維護公司的合法權(quán)益,特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司各部門在業(yè)務(wù)活動中使用業(yè)務(wù)專用章的相關(guān)管理?;驹瓌t1.依法依規(guī)原則:印章的使用必須符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.謹慎使用原則:嚴格控制印章的使用范圍和審批程序,確保印章使用的安全性和嚴肅性。3.責(zé)任明確原則:明確印章保管人和使用人的職責(zé),對印章使用過程中的行為負責(zé)。業(yè)務(wù)專用章的種類及用途業(yè)務(wù)專用章種類1.合同專用章:用于簽訂各類業(yè)務(wù)合同。2.財務(wù)專用章:用于財務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等相關(guān)財務(wù)業(yè)務(wù)。3.發(fā)票專用章:用于開具發(fā)票。4.其他業(yè)務(wù)專用章:根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要,經(jīng)總經(jīng)理批準刻制的用于特定業(yè)務(wù)的印章,如銷售專用章、采購專用章等。用途說明1.合同專用章:僅用于公司對外簽訂的各類業(yè)務(wù)合同,代表公司的簽約意愿和承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。2.財務(wù)專用章:主要用于公司財務(wù)收支、銀行結(jié)算、財務(wù)報表蓋章等財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù),確保財務(wù)工作的合法性和準確性。3.發(fā)票專用章:專門用于公司開具發(fā)票時蓋章,以確認發(fā)票的真實性和有效性。4.其他業(yè)務(wù)專用章:根據(jù)其特定用途,在相應(yīng)的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用,如銷售專用章用于銷售業(yè)務(wù)相關(guān)文件、單據(jù)的蓋章確認,采購專用章用于采購業(yè)務(wù)相關(guān)文件、單據(jù)的蓋章確認等。業(yè)務(wù)專用章的刻制、啟用與廢止刻制1.因業(yè)務(wù)需要刻制業(yè)務(wù)專用章時,由使用部門填寫《業(yè)務(wù)專用章刻制申請表》,詳細說明印章名稱、用途、使用范圍等信息,并經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認后,報總經(jīng)理審批。2.總經(jīng)理審批通過后,由行政部門統(tǒng)一安排刻制印章??讨仆瓿珊?,行政部門應(yīng)及時將印章移交使用部門,并辦理交接手續(xù)。啟用1.新刻制的業(yè)務(wù)專用章啟用前,使用部門應(yīng)填寫《業(yè)務(wù)專用章啟用申請表》,注明啟用日期、印章保管人等信息,并報總經(jīng)理審批。2.經(jīng)總經(jīng)理審批同意后,使用部門方可正式啟用印章。啟用時,應(yīng)在公司內(nèi)部發(fā)布啟用通知,明確印章的使用范圍和管理要求。廢止1.業(yè)務(wù)專用章因使用期滿、業(yè)務(wù)變更、機構(gòu)調(diào)整等原因不再使用時,使用部門應(yīng)填寫《業(yè)務(wù)專用章廢止申請表》,說明廢止原因,并經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認后,報總經(jīng)理審批。2.總經(jīng)理審批通過后,使用部門應(yīng)將廢止的印章交回行政部門。行政部門負責(zé)對廢止印章進行封存,并定期進行銷毀。銷毀時,應(yīng)填寫《業(yè)務(wù)專用章銷毀登記表》,由行政部門、財務(wù)部門及審計部門共同監(jiān)督銷毀過程,并在登記表上簽字確認。業(yè)務(wù)專用章的保管保管人員職責(zé)1.業(yè)務(wù)專用章實行專人保管制度,保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識,嚴格遵守印章保管規(guī)定。2.保管人員負責(zé)印章的日常保管、使用登記、維護保養(yǎng)等工作,確保印章安全、完整、可用。3.不得擅自將印章轉(zhuǎn)借他人使用,如因特殊情況需要委托他人使用印章時,必須經(jīng)過印章使用審批流程,并在使用過程中進行全程監(jiān)督。4.如發(fā)現(xiàn)印章丟失、被盜或損壞等情況,應(yīng)立即向部門負責(zé)人報告,并采取相應(yīng)的緊急措施,如掛失、報警等,同時協(xié)助公司進行調(diào)查處理。保管方式1.合同專用章、財務(wù)專用章、發(fā)票專用章等重要業(yè)務(wù)專用章應(yīng)存放在保險柜中保管,保險柜鑰匙和密碼由保管人員分別掌握,不得告知他人。2.其他業(yè)務(wù)專用章可根據(jù)實際情況,選擇安全可靠的保管方式,但必須確保印章的安全存放,防止丟失或被盜。保管地點業(yè)務(wù)專用章應(yīng)在公司內(nèi)部指定的安全地點保管,不得隨意帶出公司。如因業(yè)務(wù)需要必須帶出公司使用時,應(yīng)按照印章使用審批流程辦理相關(guān)手續(xù),并采取必要的安全措施,確保印章的安全。業(yè)務(wù)專用章的使用使用流程1.申請:使用部門填寫《業(yè)務(wù)專用章使用申請表》,詳細說明用章事項、用章內(nèi)容、用章時間、用章份數(shù)等信息,并經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認。2.審批:一般性業(yè)務(wù)用章申請,由部門負責(zé)人審批。涉及重要合同、重大項目、金額較大的財務(wù)業(yè)務(wù)等用章申請,需經(jīng)總經(jīng)理審批。3.蓋章:保管人員在收到經(jīng)審批的《業(yè)務(wù)專用章使用申請表》后,對申請表內(nèi)容進行審核,確認無誤后,方可在規(guī)定的文件或單據(jù)上蓋章。蓋章時應(yīng)確保印章清晰、端正,不得模糊、遺漏。4.登記:保管人員應(yīng)在《業(yè)務(wù)專用章使用登記簿》上詳細記錄用章日期、用章事項、用章文件名稱及份數(shù)、審批人等信息,以備查詢和追溯。使用范圍業(yè)務(wù)專用章必須嚴格按照規(guī)定的用途和范圍使用,不得超出規(guī)定范圍使用印章。嚴禁在空白紙張、空白合同、空白發(fā)票等文件上加蓋業(yè)務(wù)專用章。使用要求1.使用業(yè)務(wù)專用章時,必須確保用章文件內(nèi)容真實、合法、有效,符合公司相關(guān)規(guī)定和業(yè)務(wù)要求。2.用章文件應(yīng)一式兩份,一份蓋章后留存公司存檔,一份交相關(guān)部門或外部單位。3.如因業(yè)務(wù)需要對已蓋章的文件進行修改或補充時,必須重新履行用章審批手續(xù),并在修改或補充后的文件上再次蓋章確認。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計公司審計部門定期對業(yè)務(wù)專用章的管理和使用情況進行審計檢查,重點檢查印章的保管是否安全、使用是否規(guī)范、審批流程是否嚴格執(zhí)行等。對于發(fā)現(xiàn)的問題,及時提出整改意見,并跟蹤整改情況。日常監(jiān)督1.行政部門負責(zé)對業(yè)務(wù)專用章的日常管理進行監(jiān)督檢查,定期檢查印章保管情況、使用登記情況等,確保印章管理工作規(guī)范有序。2.各部門負責(zé)人對本部門業(yè)務(wù)專用章的使用情況進行監(jiān)督,發(fā)現(xiàn)問題及時糾正,并向行政部門報告。違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用業(yè)務(wù)專用章的行為,公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰,包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。2.如因違規(guī)使用業(yè)務(wù)專用章給公司造成經(jīng)濟損失或法律糾紛的,相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相
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