保險(xiǎn)公司證照管理制度

保險(xiǎn)公司證照管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司證照管理，規(guī)范證照的申請(qǐng)、領(lǐng)取、使用、保管、年檢、變更及注銷等行為，保障公司合法合規(guī)運(yùn)營(yíng)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)所有涉及的各類證照，包括但不限于營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)許可證、保險(xiǎn)專業(yè)代理機(jī)構(gòu)許可證、保險(xiǎn)兼業(yè)代理業(yè)務(wù)許可證、從業(yè)人員資格證書(shū)等。（三）管理原則1.依法合規(guī)原則：證照的管理必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及監(jiān)管要求。2.專人負(fù)責(zé)原則：明確專人負(fù)責(zé)證照的各項(xiàng)管理工作，確保責(zé)任落實(shí)。3.安全保密原則：確保證照的安全保管，防止遺失、泄露和非法使用。4.及時(shí)更新原則：及時(shí)辦理證照的年檢、變更等手續(xù)，保證證照的有效性。二、證照分類及歸口管理部門(mén)（一）證照分類1.經(jīng)營(yíng)資質(zhì)類：如經(jīng)營(yíng)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)許可證、保險(xiǎn)專業(yè)代理機(jī)構(gòu)許可證、保險(xiǎn)兼業(yè)代理業(yè)務(wù)許可證等。2.法人資格類：如營(yíng)業(yè)執(zhí)照等。3.人員資質(zhì)類：如從業(yè)人員資格證書(shū)等。（二）歸口管理部門(mén)1.經(jīng)營(yíng)資質(zhì)類證照由公司合規(guī)部門(mén)負(fù)責(zé)歸口管理，相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)配合提供資料及協(xié)助辦理。2.法人資格類證照由公司行政部門(mén)負(fù)責(zé)歸口管理，涉及工商登記等事宜由行政部門(mén)辦理，其他部門(mén)配合提供相關(guān)信息。3.人員資質(zhì)類證照由公司人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)歸口管理，各業(yè)務(wù)部門(mén)協(xié)助組織人員參加考試及提供相關(guān)資料。三、證照申請(qǐng)與領(lǐng)取（一）申請(qǐng)流程1.業(yè)務(wù)部門(mén)或相關(guān)人員根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，確定需申請(qǐng)的證照類型，并填寫(xiě)《證照申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明申請(qǐng)理由、所需證照類別及相關(guān)信息。2.將《證照申請(qǐng)表》提交至歸口管理部門(mén)。3.歸口管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由歸口管理部門(mén)按照相關(guān)規(guī)定準(zhǔn)備申請(qǐng)資料，并向主管部門(mén)提交申請(qǐng)。（二）領(lǐng)取要求1.證照歸口管理部門(mén)指定專人負(fù)責(zé)領(lǐng)取證照，領(lǐng)取時(shí)需攜帶有效身份證件及相關(guān)領(lǐng)取憑證。2.領(lǐng)取后，領(lǐng)取人應(yīng)及時(shí)與歸口管理部門(mén)辦理交接手續(xù)，在《證照領(lǐng)取登記表》上簽字確認(rèn)。3.如遇特殊情況無(wú)法當(dāng)場(chǎng)領(lǐng)取的，應(yīng)與發(fā)證部門(mén)協(xié)商確定領(lǐng)取時(shí)間，并及時(shí)告知?dú)w口管理部門(mén)。四、證照使用（一）使用范圍1.公司內(nèi)部經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，如業(yè)務(wù)開(kāi)展、客戶洽談、合同簽訂等。2.對(duì)外報(bào)送資料、參加監(jiān)管檢查、行業(yè)會(huì)議等。（二）使用流程1.因工作需要使用證照的部門(mén)或個(gè)人，填寫(xiě)《證照使用申請(qǐng)表》，注明使用用途、使用時(shí)間、使用范圍等信息。2.將《證照使用申請(qǐng)表》提交至證照歸口管理部門(mén)。3.歸口管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)審批同意后，歸口管理部門(mén)按照審批意見(jiàn)提供證照，并做好使用登記。使用人在使用完畢后應(yīng)及時(shí)歸還證照，歸還時(shí)需在《證照使用登記表》上簽字確認(rèn)。（三）禁止行為1.嚴(yán)禁將證照轉(zhuǎn)借他人或用于非公司業(yè)務(wù)活動(dòng)。2.嚴(yán)禁擅自涂改、偽造、變?cè)熳C照。3.嚴(yán)禁在證照上擅自添加或刪除信息。五、證照保管（一）保管方式1.各類證照應(yīng)分類存放于專門(mén)的保險(xiǎn)柜或檔案柜中，確保安全。2.存放證照的保險(xiǎn)柜或檔案柜應(yīng)具備防火、防盜、防潮等功能。（二）保管責(zé)任1.證照歸口管理部門(mén)負(fù)責(zé)人為證照保管的第一責(zé)任人，指定專人具體負(fù)責(zé)證照的日常保管工作。2.保管人員應(yīng)定期對(duì)證照進(jìn)行清查核對(duì)，確保賬實(shí)相符。（三）保管環(huán)境要求1.存放證照的場(chǎng)所應(yīng)保持干燥、通風(fēng)，溫度和濕度適宜。2.避免證照受到陽(yáng)光直射、潮濕、腐蝕等影響。六、證照年檢（一）年檢通知1.歸口管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)關(guān)注各類證照年檢信息，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)收到年檢通知后，轉(zhuǎn)發(fā)至相關(guān)部門(mén)及人員。2.年檢通知應(yīng)明確年檢時(shí)間、年檢要求、需提交的資料等內(nèi)容。（二）年檢準(zhǔn)備1.相關(guān)部門(mén)及人員按照年檢通知要求，準(zhǔn)備年檢所需資料，如年度財(cái)務(wù)報(bào)告、業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)情況報(bào)告、人員資質(zhì)證明等。2.將準(zhǔn)備好的年檢資料提交至歸口管理部門(mén)審核。（三）年檢辦理1.歸口管理部門(mén)對(duì)年檢資料進(jìn)行審核，確保資料齊全、真實(shí)、有效。2.審核通過(guò)后，由歸口管理部門(mén)按照規(guī)定時(shí)間向主管部門(mén)提交年檢申請(qǐng)，并辦理年檢手續(xù)。3.如遇年檢不通過(guò)的情況，歸口管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)分析原因，組織相關(guān)部門(mén)及人員進(jìn)行整改，重新提交年檢申請(qǐng)。七、證照變更（一）變更情形1.公司名稱、法定代表人、注冊(cè)資本、經(jīng)營(yíng)范圍等發(fā)生變更。2.證照登記事項(xiàng)發(fā)生變更，如地址、聯(lián)系方式等。（二）變更流程1.相關(guān)部門(mén)或人員發(fā)現(xiàn)需要變更證照信息時(shí)，填寫(xiě)《證照變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明變更事項(xiàng)及原因。2.將《證照變更申請(qǐng)表》提交至歸口管理部門(mén)。3.歸口管理部門(mén)對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)審批同意后，歸口管理部門(mén)按照相關(guān)規(guī)定準(zhǔn)備變更資料，并向主管部門(mén)提交變更申請(qǐng)。5.主管部門(mén)審核通過(guò)后，辦理證照變更手續(xù)，并將變更后的證照及時(shí)交回歸口管理部門(mén)。八、證照注銷（一）注銷情形1.公司不再?gòu)氖孪嚓P(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)。2.證照有效期屆滿未延續(xù)。3.公司依法被吊銷、撤銷或宣告破產(chǎn)。（二）注銷流程1.相關(guān)部門(mén)或人員提出證照注銷申請(qǐng)，填寫(xiě)《證照注銷申請(qǐng)表》，說(shuō)明注銷原因。2.將《證照注銷申請(qǐng)表》提交至歸口管理部門(mén)。3.歸口管理部門(mén)對(duì)注銷申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)審批同意后，歸口管理部門(mén)按照規(guī)定向主管部門(mén)提交注銷申請(qǐng)，并辦理注銷手續(xù)。5.注銷完成后，歸口管理部門(mén)應(yīng)將注銷情況進(jìn)行記錄，并妥善保管相關(guān)資料。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計(jì)部門(mén)定期對(duì)證照管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查證照的申請(qǐng)、領(lǐng)取、使用、保管、年檢、變更及注銷等環(huán)節(jié)是否合規(guī)。2.發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)督1.積極配合監(jiān)管部門(mén)的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供相關(guān)證照及資料。2.對(duì)于監(jiān)管部門(mén)提出的問(wèn)題，及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況報(bào)告監(jiān)管部門(mén)。十、責(zé)任追究（一）違規(guī)責(zé)任認(rèn)定1.對(duì)于違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致證照遺失、泄露、非法使用或其他不良后果的，將追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。2.責(zé)任認(rèn)定根據(jù)違規(guī)行為的性質(zhì)、情節(jié)及造成的后果進(jìn)行綜合判斷。（二）責(zé)任追究方式1.批評(píng)教育：對(duì)情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予責(zé)任人批評(píng)教育，責(zé)令其改正。2.經(jīng)濟(jì)處罰：對(duì)造成經(jīng)濟(jì)損失的違規(guī)行為，根據(jù)損失情況給予責(zé)任人相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰。3.紀(jì)律處分：對(duì)情節(jié)嚴(yán)重的違規(guī)行為，給予責(zé)任人警告、記過(guò)、記大過(guò)、降級(jí)、撤