上市公司行政部管理制度

上市公司行政部管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范上市公司行政部的工作流程，提高行政部工作效率和服務(wù)質(zhì)量，確保公司各項(xiàng)行政事務(wù)的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于上市公司行政部全體員工，以及與行政部工作相關(guān)的其他部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保行政工作合法合規(guī)。2.高效性原則：優(yōu)化工作流程，提高工作效率，及時(shí)、準(zhǔn)確地處理各項(xiàng)行政事務(wù)。3.服務(wù)性原則：以服務(wù)公司各部門和員工為宗旨，提供優(yōu)質(zhì)、周到的行政支持。4.規(guī)范性原則：建立健全各項(xiàng)行政管理制度和工作標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范行政行為。二、組織架構(gòu)與職責(zé)（一）行政部組織架構(gòu)行政部設(shè)部門經(jīng)理一名，副經(jīng)理一名，下設(shè)行政事務(wù)組、后勤保障組、檔案管理組等若干小組。（二）部門職責(zé)1.部門經(jīng)理全面負(fù)責(zé)行政部的日常管理工作，制定部門工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。協(xié)調(diào)行政部與公司其他部門之間的工作關(guān)系，確保行政工作與公司整體運(yùn)營相協(xié)調(diào)。負(fù)責(zé)行政部人員的招聘、培訓(xùn)、考核和晉升等工作，提高部門整體素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。審核行政部各項(xiàng)費(fèi)用支出，控制行政成本。參與公司重大行政決策，為公司發(fā)展提供行政支持和建議。2.副經(jīng)理協(xié)助部門經(jīng)理開展行政部日常管理工作，負(fù)責(zé)分管工作的組織實(shí)施。負(fù)責(zé)行政事務(wù)組的工作管理，指導(dǎo)和監(jiān)督行政事務(wù)專員的工作，確保各項(xiàng)行政事務(wù)處理及時(shí)、準(zhǔn)確。協(xié)調(diào)公司內(nèi)部會(huì)議、活動(dòng)的組織安排，做好會(huì)議記錄和活動(dòng)總結(jié)。負(fù)責(zé)與政府相關(guān)部門、外部機(jī)構(gòu)的溝通協(xié)調(diào)，維護(hù)公司良好的外部關(guān)系。完成部門經(jīng)理交辦的其他工作任務(wù)。3.行政事務(wù)組負(fù)責(zé)公司各類文件、通知、報(bào)告等的起草、審核、印發(fā)和歸檔工作。組織公司各類會(huì)議、活動(dòng)，包括會(huì)議場(chǎng)地布置、會(huì)議資料準(zhǔn)備、活動(dòng)策劃與執(zhí)行等。負(fù)責(zé)公司辦公用品、辦公設(shè)備的采購、管理和發(fā)放工作，建立辦公用品臺(tái)賬，定期進(jìn)行盤點(diǎn)。負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度、管理和維護(hù)工作，確保車輛安全、正常運(yùn)行。負(fù)責(zé)公司印章的保管和使用登記，嚴(yán)格按照規(guī)定程序用印。負(fù)責(zé)公司證照的辦理、年檢和保管工作。完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他行政事務(wù)工作。4.后勤保障組負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理，定期組織清潔打掃，保持辦公環(huán)境整潔。負(fù)責(zé)公司食堂的管理工作，包括食材采購、餐飲服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督等，確保員工飲食安全和衛(wèi)生。負(fù)責(zé)公司宿舍的管理工作，為員工提供良好的住宿條件，做好宿舍設(shè)施的維護(hù)和維修。負(fù)責(zé)公司水電、空調(diào)、電梯等設(shè)施設(shè)備的日常維護(hù)和管理，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。負(fù)責(zé)公司安全保衛(wèi)工作，制定安全保衛(wèi)制度，加強(qiáng)門禁管理、巡邏檢查等，保障公司財(cái)產(chǎn)和人員安全。完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他后勤保障工作。5.檔案管理組負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，建立完善的檔案管理體系。制定檔案管理制度和檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作規(guī)范、有序。負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記工作，嚴(yán)格按照規(guī)定程序辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化管理工作，提高檔案利用效率。完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作。三、行政事務(wù)管理（一）文件管理1.文件起草各部門根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應(yīng)符合公司政策和法律法規(guī)要求，語言表達(dá)準(zhǔn)確、簡潔。文件起草完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確保文件質(zhì)量。2.文件審核行政部收到各部門提交的文件后，對(duì)文件內(nèi)容、格式、文號(hào)等進(jìn)行審核。對(duì)于涉及重要事項(xiàng)、重大決策的文件，需提交公司領(lǐng)導(dǎo)審核。3.文件印發(fā)審核通過的文件，由行政部按照文號(hào)順序進(jìn)行編號(hào)，并印發(fā)至相關(guān)部門。文件印發(fā)后，行政部負(fù)責(zé)將文件電子檔和紙質(zhì)檔進(jìn)行歸檔保存。4.文件歸檔各部門應(yīng)及時(shí)將本部門產(chǎn)生的文件整理后移交行政部檔案管理組歸檔。檔案管理組按照檔案管理規(guī)定對(duì)文件進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂和存儲(chǔ)，確保檔案的完整性和可查閱性。（二）會(huì)議管理1.會(huì)議計(jì)劃行政部根據(jù)公司工作安排，制定年度會(huì)議計(jì)劃，明確會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議主題等內(nèi)容。各部門如需召開會(huì)議，應(yīng)提前向行政部提交會(huì)議申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后納入會(huì)議計(jì)劃。2.會(huì)議組織行政部負(fù)責(zé)會(huì)議的組織工作，包括會(huì)議場(chǎng)地預(yù)訂、會(huì)議資料準(zhǔn)備、會(huì)議設(shè)備調(diào)試等。會(huì)議組織人員應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，確保會(huì)議順利進(jìn)行。3.會(huì)議記錄行政部安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議主要內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等。會(huì)議記錄應(yīng)及時(shí)整理，形成會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)會(huì)議主持人審核后印發(fā)至參會(huì)人員。4.會(huì)議跟進(jìn)行政部負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決議事項(xiàng)的執(zhí)行情況進(jìn)行跟進(jìn)，及時(shí)向相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)反饋進(jìn)展情況。對(duì)于未按時(shí)完成的決議事項(xiàng)，行政部應(yīng)督促責(zé)任部門說明原因，并提出改進(jìn)措施。（三）辦公用品與設(shè)備管理1.辦公用品采購行政部根據(jù)公司辦公用品使用情況，定期編制辦公用品采購計(jì)劃。采購計(jì)劃經(jīng)部門經(jīng)理審核后，按照公司采購流程進(jìn)行采購。采購人員應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商，確保辦公用品的質(zhì)量和供應(yīng)及時(shí)性。2.辦公用品發(fā)放行政部設(shè)立辦公用品倉庫，負(fù)責(zé)辦公用品的保管和發(fā)放。各部門根據(jù)工作需要，填寫辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后到行政部領(lǐng)取辦公用品。行政部應(yīng)建立辦公用品領(lǐng)用臺(tái)賬，記錄領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、領(lǐng)用物品等信息。3.辦公設(shè)備管理行政部負(fù)責(zé)公司辦公設(shè)備的采購、驗(yàn)收、登記和維護(hù)工作。辦公設(shè)備采購應(yīng)按照公司采購流程進(jìn)行，采購后由行政部組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，確保設(shè)備符合要求。行政部為每臺(tái)辦公設(shè)備建立檔案，記錄設(shè)備型號(hào)、購置時(shí)間、使用部門、維護(hù)記錄等信息。定期對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。對(duì)于出現(xiàn)故障的設(shè)備，及時(shí)聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。（四）車輛管理1.車輛調(diào)度行政部負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度管理，根據(jù)工作需要合理安排車輛使用。各部門如需使用車輛，應(yīng)提前填寫車輛使用申請(qǐng)表，注明用車時(shí)間、地點(diǎn)、事由等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交行政部。行政部根據(jù)車輛使用情況和駕駛員工作安排，進(jìn)行車輛調(diào)度，并通知駕駛員做好出車準(zhǔn)備。2.車輛使用駕駛員應(yīng)嚴(yán)格遵守交通法規(guī)，按照規(guī)定的時(shí)間、路線和任務(wù)使用車輛。出車前，駕駛員應(yīng)對(duì)車輛進(jìn)行檢查，確保車輛性能良好、安全設(shè)施齊全。車輛使用過程中，駕駛員應(yīng)注意節(jié)約燃油，愛護(hù)車輛，保持車輛清潔衛(wèi)生。3.車輛維護(hù)行政部制定車輛維護(hù)計(jì)劃，定期安排車輛進(jìn)行保養(yǎng)和維修。駕駛員發(fā)現(xiàn)車輛故障或異常情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部，并將車輛送至指定維修廠進(jìn)行維修。行政部負(fù)責(zé)對(duì)車輛維修情況進(jìn)行跟蹤和審核，確保維修費(fèi)用合理、維修質(zhì)量可靠。4.車輛安全管理駕駛員應(yīng)定期參加交通安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和駕駛技能。嚴(yán)格遵守車輛安全管理制度，嚴(yán)禁酒后駕車、疲勞駕車等違規(guī)行為。行政部定期對(duì)車輛進(jìn)行安全檢查，確保車輛安全設(shè)施完好有效。（五）印章管理1.印章保管公司印章由行政部指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)。印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，配備必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。2.印章使用嚴(yán)格執(zhí)行印章使用審批制度，使用印章前需填寫印章使用申請(qǐng)表，注明用印事項(xiàng)、用印文件名稱、用印份數(shù)等信息，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可使用印章。印章使用應(yīng)在公司規(guī)定的場(chǎng)所進(jìn)行，用印過程應(yīng)進(jìn)行登記，記錄用印時(shí)間、用印人、用印事項(xiàng)等信息。3.印章廢止因機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，需要廢止的印章，由行政部統(tǒng)一收繳，并進(jìn)行封存或銷毀。印章廢止后，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門和人員，停止使用該印章。（六）證照管理1.證照辦理行政部負(fù)責(zé)公司各類證照的辦理工作，包括營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書等。辦理證照時(shí)，行政部應(yīng)按照相關(guān)部門的要求，準(zhǔn)備齊全所需材料，并及時(shí)提交申請(qǐng)。2.證照年檢行政部負(fù)責(zé)組織公司各類證照的年檢工作，提前了解年檢時(shí)間、要求和流程。按照年檢要求，準(zhǔn)備好相關(guān)材料，按時(shí)辦理年檢手續(xù)，確保公司證照合法有效。3.證照保管行政部對(duì)公司各類證照進(jìn)行妥善保管，建立證照檔案，記錄證照名稱、頒發(fā)時(shí)間、有效期等信息。證照應(yīng)存放在安全可靠的地方，防止丟失、損壞或被盜用。四、后勤保障管理（一）環(huán)境衛(wèi)生管理1.辦公區(qū)域清潔制定辦公區(qū)域清潔標(biāo)準(zhǔn)和清潔流程，明確各區(qū)域的清潔責(zé)任人。保潔人員按照清潔標(biāo)準(zhǔn)和流程，定期對(duì)辦公區(qū)域進(jìn)行清掃、拖地、擦拭等清潔工作，保持辦公環(huán)境整潔衛(wèi)生。2.公共區(qū)域衛(wèi)生維護(hù)加強(qiáng)對(duì)公司公共區(qū)域的衛(wèi)生管理，包括走廊、樓梯、電梯、衛(wèi)生間等。定期對(duì)公共區(qū)域進(jìn)行消毒、通風(fēng)，確保公共區(qū)域衛(wèi)生達(dá)標(biāo)。3.環(huán)境衛(wèi)生檢查行政部定期對(duì)辦公區(qū)域和公共區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)通知保潔人員進(jìn)行整改。將環(huán)境衛(wèi)生檢查結(jié)果納入績效考核體系，激勵(lì)保潔人員提高工作質(zhì)量。（二）食堂管理1.食材采購選擇資質(zhì)良好、信譽(yù)度高的食材供應(yīng)商，建立供應(yīng)商評(píng)估機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和調(diào)整。嚴(yán)格把控食材采購質(zhì)量，確保食材新鮮、安全、衛(wèi)生。采購的食材應(yīng)索取相關(guān)票據(jù)，并做好驗(yàn)收記錄。2.餐飲服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督制定食堂餐飲服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范廚師操作流程和服務(wù)行為。行政部定期對(duì)食堂餐飲服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行檢查，收集員工對(duì)食堂飯菜質(zhì)量、口味、服務(wù)等方面的意見和建議，并及時(shí)反饋給食堂管理人員進(jìn)行改進(jìn)。3.食堂安全管理加強(qiáng)食堂食品安全管理，嚴(yán)格遵守食品安全法律法規(guī)，確保食堂食品加工過程安全衛(wèi)生。定期對(duì)食堂設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保食堂正常運(yùn)行。做好食堂防火、防盜等安全工作，確保食堂人員和財(cái)產(chǎn)安全。（三）宿舍管理1.宿舍設(shè)施管理為員工提供必要的宿舍設(shè)施，如床、桌椅、衣柜等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施完好。及時(shí)維修宿舍設(shè)施設(shè)備出現(xiàn)的故障，保障員工正常生活。2.宿舍衛(wèi)生管理制定宿舍衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)，要求員工保持宿舍整潔衛(wèi)生。定期對(duì)宿舍進(jìn)行衛(wèi)生檢查，對(duì)衛(wèi)生不達(dá)標(biāo)的宿舍進(jìn)行督促整改。3.宿舍安全管理加強(qiáng)宿舍安全管理，制定宿舍安全制度，嚴(yán)禁在宿舍內(nèi)使用大功率電器、私拉亂接電線等違規(guī)行為。做好宿舍防盜、防火等安全工作，確保員工人身和財(cái)產(chǎn)安全。（四）設(shè)施設(shè)備管理1.設(shè)施設(shè)備維護(hù)計(jì)劃行政部根據(jù)公司設(shè)施設(shè)備的使用情況和運(yùn)行狀況，制定年度設(shè)施設(shè)備維護(hù)計(jì)劃。維護(hù)計(jì)劃應(yīng)明確維護(hù)項(xiàng)目、維護(hù)時(shí)間、維護(hù)責(zé)任人等內(nèi)容。2.設(shè)施設(shè)備日常維護(hù)設(shè)施設(shè)備維護(hù)人員按照維護(hù)計(jì)劃，定期對(duì)公司水電、空調(diào)、電梯等設(shè)施設(shè)備進(jìn)行巡檢和維護(hù)。及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理設(shè)施設(shè)備故障，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。3.設(shè)施設(shè)備維修管理對(duì)于設(shè)施設(shè)備出現(xiàn)的較大故障，行政部應(yīng)及時(shí)聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。維修過程中，行政部應(yīng)做好維修記錄，包括故障現(xiàn)象、維修時(shí)間、維修費(fèi)用等信息。對(duì)維修后的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收，確保維修質(zhì)量符合要求。（五）安全保衛(wèi)管理1.安全保衛(wèi)制度制定制定公司安全保衛(wèi)制度，明確安全保衛(wèi)工作的職責(zé)、流程和要求。安全保衛(wèi)制度應(yīng)包括門禁管理、巡邏檢查、消防安全、突發(fā)事件應(yīng)急處理等內(nèi)容。2.門禁管理設(shè)立門禁系統(tǒng)，嚴(yán)格控制人員和車輛進(jìn)出公司。員工憑工作證或門禁卡進(jìn)入公司，外來人員需經(jīng)相關(guān)部門或人員批準(zhǔn)并登記后，方可進(jìn)入公司。3.巡邏檢查安排專人負(fù)責(zé)公司巡邏檢查工作，制定巡邏路線和巡邏時(shí)間。巡邏人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患，做好巡邏記錄。4.消防安全管理加強(qiáng)公司消防安全管理，制定消防安全制度，配備必要的消防器材和設(shè)施。定期組織員工進(jìn)行消防安全培訓(xùn)和演練，提高員工的消防安全意識(shí)和應(yīng)急處置能力。5.突發(fā)事件應(yīng)急處理制定突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，明確突發(fā)事件的應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。定期對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行演練，確保在突發(fā)事件發(fā)生時(shí)，能夠迅速、有效地進(jìn)行應(yīng)對(duì)，保障公司人員和財(cái)產(chǎn)安全。五、檔案管理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，定期將本部門產(chǎn)生的檔案資料移交行政部檔案管理組。（二）檔案整理1.檔案管理組收到各部門移交的檔案資料后，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.對(duì)檔案資料進(jìn)行編號(hào)、裝訂、編目等處理，確保檔案整齊、規(guī)范。（三）檔案歸檔1.將整理好的檔案資料按照檔案類別和保管期限進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)。2.建立檔案目錄索引，方便檔案的查閱和檢索。（四）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查