個人信息權(quán)限與管理制度

個人信息權(quán)限與管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司員工對個人信息權(quán)限的管理，保護(hù)員工個人信息安全，確保公司合法、合規(guī)、有序地處理員工個人信息，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及與公司有業(yè)務(wù)往來的第三方合作伙伴（如有）在處理員工個人信息過程中的相關(guān)活動。（三）基本原則1.合法性原則：公司處理員工個人信息應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)的規(guī)定，確保信息處理活動合法合規(guī)。2.正當(dāng)性原則：公司收集、使用員工個人信息應(yīng)具有明確、合理的目的，并與處理目的直接相關(guān)，不得超出必要范圍。3.必要性原則：公司處理員工個人信息應(yīng)采取對個人權(quán)益影響最小的方式，避免過度收集和處理。4.保密性原則：公司應(yīng)采取必要的保密措施，確保員工個人信息不被泄露、篡改或丟失。5.準(zhǔn)確性原則：公司應(yīng)確保所處理的員工個人信息準(zhǔn)確、完整，并及時更新。二、個人信息的定義與范圍（一）定義員工個人信息是指以電子或者其他方式記錄的能夠單獨(dú)或者與其他信息結(jié)合識別特定自然人身份或者反映特定自然人活動情況的各種信息。（二）范圍1.基本信息：包括姓名、性別、出生日期、身份證號碼、聯(lián)系方式、家庭住址等。2.工作信息：包括入職時間、離職時間、崗位信息、薪資信息、考勤記錄、績效評估結(jié)果等。3.培訓(xùn)信息：包括參加的培訓(xùn)課程、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)成績等。4.健康與醫(yī)療信息：包括體檢報告、病假記錄、工傷情況等（如有）。5.其他信息：如員工在公司內(nèi)部系統(tǒng)中的賬號信息、個人隱私聲明簽署記錄等。三、個人信息的收集（一）收集主體公司在員工入職時，由人力資源部門負(fù)責(zé)收集員工個人信息。（二）收集方式1.通過員工填寫的入職申請表、個人信息登記表等書面材料收集。2.經(jīng)員工同意，從第三方機(jī)構(gòu)獲取相關(guān)信息（如學(xué)歷認(rèn)證機(jī)構(gòu)、背景調(diào)查機(jī)構(gòu)等）。（三）收集內(nèi)容1.基本信息：必填項(xiàng)包括姓名、性別、出生日期、身份證號碼、聯(lián)系方式、家庭住址等，確保信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.緊急聯(lián)系人信息：包括姓名、關(guān)系、聯(lián)系方式等，以便在緊急情況下能夠及時聯(lián)系到員工的相關(guān)親屬。3.其他必要信息：根據(jù)公司管理需要，可能要求員工提供學(xué)歷證書、工作經(jīng)歷證明、資格證書等相關(guān)材料，以核實(shí)員工的入職條件和工作能力。（四）收集限制1.公司僅收集與員工履行工作職責(zé)相關(guān)的必要個人信息，不得過度收集。2.在收集員工個人信息前，應(yīng)向員工明確告知收集目的、范圍、方式以及員工享有的權(quán)利等事項(xiàng)，并取得員工的明確同意。四、個人信息的使用（一）使用目的公司使用員工個人信息主要用于以下目的：1.員工入職、離職手續(xù)辦理、薪資核算、福利發(fā)放等人力資源管理活動。2.工作安排、績效考核、培訓(xùn)與發(fā)展等員工職業(yè)發(fā)展管理活動。3.遵守法律法規(guī)、政策要求以及履行公司與員工簽訂的合同義務(wù)。4.保障公司正常運(yùn)營，包括但不限于安全管理、內(nèi)部審計、風(fēng)險管理等。（二）使用范圍1.人力資源部門：負(fù)責(zé)使用員工個人信息進(jìn)行入職、離職手續(xù)辦理、薪資核算、福利發(fā)放、績效評估、培訓(xùn)管理等工作。2.各業(yè)務(wù)部門：根據(jù)工作需要，在合理范圍內(nèi)使用員工個人信息進(jìn)行工作安排、任務(wù)分配、業(yè)務(wù)協(xié)作等。3.財務(wù)部門：使用員工個人信息進(jìn)行薪資發(fā)放、費(fèi)用報銷等財務(wù)管理工作。4.法務(wù)部門：在處理法律事務(wù)時，根據(jù)需要查閱和使用員工個人信息，以確保公司合法合規(guī)運(yùn)營。（三）使用限制1.公司應(yīng)嚴(yán)格按照收集目的使用員工個人信息，不得超出授權(quán)范圍使用。2.未經(jīng)員工書面同意，公司不得將員工個人信息用于任何其他目的或提供給任何第三方（法律法規(guī)另有規(guī)定的除外）。3.在使用員工個人信息時，應(yīng)采取必要的安全措施，確保信息的保密性、完整性和可用性。五、個人信息的存儲（一）存儲方式1.公司采用電子存儲方式，將員工個人信息存儲在公司內(nèi)部的人力資源管理系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)等相關(guān)信息系統(tǒng)中。2.對于重要的員工個人信息紙質(zhì)文檔，應(yīng)進(jìn)行分類歸檔，妥善保管在公司指定的文件存儲區(qū)域，并建立相應(yīng)的檔案管理制度。（二）存儲期限1.員工在職期間，公司將按照規(guī)定的期限存儲員工個人信息，以滿足公司正常管理和業(yè)務(wù)運(yùn)營的需要。2.員工離職后，公司將根據(jù)法律法規(guī)的要求，在規(guī)定的期限內(nèi)繼續(xù)存儲員工個人信息，以保障公司的合法權(quán)益和履行相關(guān)義務(wù)。存儲期限屆滿后，公司將按照規(guī)定對員工個人信息進(jìn)行刪除或匿名化處理。（三）存儲安全1.公司應(yīng)采取必要的技術(shù)措施和管理措施，保障員工個人信息存儲的安全性。例如，設(shè)置訪問權(quán)限、定期備份數(shù)據(jù)、安裝防火墻和防病毒軟件等。2.對存儲員工個人信息的服務(wù)器和存儲設(shè)備，應(yīng)進(jìn)行物理安全防護(hù)，限制無關(guān)人員的訪問。3.定期對存儲的員工個人信息進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。六、個人信息的共享（一）共享主體公司可能會與以下第三方共享員工個人信息：1.與公司有業(yè)務(wù)往來的供應(yīng)商、合作伙伴，如薪資代發(fā)機(jī)構(gòu)、社保代繳機(jī)構(gòu)、培訓(xùn)服務(wù)提供商等。2.法律法規(guī)要求的監(jiān)管機(jī)構(gòu)、政府部門等。3.經(jīng)員工書面同意的其他第三方。（二）共享范圍1.在必要的情況下，公司會向第三方提供員工個人信息的部分內(nèi)容，以確保業(yè)務(wù)的正常開展。例如，向薪資代發(fā)機(jī)構(gòu)提供員工薪資信息，向社保代繳機(jī)構(gòu)提供員工社保參保信息等。2.共享的員工個人信息應(yīng)嚴(yán)格限制在履行特定業(yè)務(wù)所需的范圍內(nèi)，不得超出必要限度。（三）共享程序1.在與第三方共享員工個人信息前，公司應(yīng)與第三方簽訂書面協(xié)議，明確雙方在個人信息保護(hù)方面的權(quán)利和義務(wù)，包括保密責(zé)任、安全措施要求、信息使用限制等。2.向員工告知共享的目的、范圍、第三方主體等信息，并取得員工的書面同意（法律法規(guī)另有規(guī)定的除外）。3.定期對第三方的個人信息處理活動進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保第三方按照協(xié)議約定處理員工個人信息。七、個人信息的披露（一）披露情形1.根據(jù)法律法規(guī)的要求，必須向有關(guān)部門披露員工個人信息的情形。例如，司法機(jī)關(guān)依法要求公司提供員工個人信息作為證據(jù)等。2.在緊急情況下，為保護(hù)員工或公眾的生命、健康或安全等合法權(quán)益，需要披露員工個人信息的情形。（二）披露程序1.在發(fā)生需要披露員工個人信息的情形時，公司應(yīng)及時評估披露的必要性和合法性，并按照法律法規(guī)的規(guī)定履行相應(yīng)的審批程序。2.在披露員工個人信息前，應(yīng)盡量采取合理措施通知員工本人，并告知披露的原因、范圍和可能產(chǎn)生的影響。3.記錄披露員工個人信息的相關(guān)情況，包括披露的時間、對象、內(nèi)容、原因等，以備后續(xù)查詢和追溯。八、個人信息的保護(hù)措施（一）技術(shù)措施1.采用安全可靠的信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，保障員工個人信息在傳輸和存儲過程中的安全性。2.對信息系統(tǒng)進(jìn)行定期的安全評估和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。3.采用加密技術(shù)對員工個人信息進(jìn)行加密處理，確保信息在傳輸和存儲過程中不被竊取或篡改。（二）管理措施1.建立健全個人信息保護(hù)管理制度，明確各部門和人員在個人信息保護(hù)方面的職責(zé)和權(quán)限。2.對涉及員工個人信息處理的崗位人員進(jìn)行定期的安全培訓(xùn)和教育，提高員工的個人信息保護(hù)意識和技能。3.制定嚴(yán)格的訪問控制策略，對員工個人信息的訪問進(jìn)行權(quán)限管理，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相關(guān)信息。4.建立個人信息安全事件應(yīng)急預(yù)案，一旦發(fā)生個人信息泄露等安全事件，能夠及時采取措施進(jìn)行處理，降低損失，并按照法律法規(guī)的要求及時報告相關(guān)部門。（三）監(jiān)督與審計1.公司設(shè)立專門的個人信息保護(hù)監(jiān)督機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)對公司個人信息處理活動進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)個人信息保護(hù)措施得到有效執(zhí)行。2.定期對公司個人信息處理情況進(jìn)行內(nèi)部審計，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并將審計結(jié)果向公司管理層報告。九、員工個人信息權(quán)利保護(hù)（一）知情權(quán)1.公司應(yīng)向員工明確告知收集、使用、存儲、共享、披露員工個人信息的目的、范圍、方式、期限以及員工享有的權(quán)利等事項(xiàng)。2.在員工個人信息發(fā)生變更時，應(yīng)及時通知員工，并說明變更的原因和影響。（二）同意權(quán)1.公司收集、使用、共享、披露員工個人信息，應(yīng)事先取得員工的明確同意（法律法規(guī)另有規(guī)定的除外）。2.員工有權(quán)撤回對個人信息處理的同意，但撤回同意可能會影響公司正常業(yè)務(wù)開展的，公司應(yīng)向員工說明情況。（三）訪問權(quán)1.員工有權(quán)訪問自己的個人信息，包括信息內(nèi)容、存儲位置、使用情況等。2.員工可以通過公司規(guī)定的方式提出訪問個人信息的申請，公司應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)予以答復(fù)，并提供相關(guān)信息。（四）更正權(quán)1.員工發(fā)現(xiàn)自己的個人信息存在錯誤或不準(zhǔn)確的情況，有權(quán)要求公司進(jìn)行更正。2.公司應(yīng)在收到員工更正申請后，及時核實(shí)情況，并在規(guī)定的時間內(nèi)完成更正。（五）刪除權(quán)1.在符合法律法規(guī)規(guī)定的情形下，員工有權(quán)要求公司刪除其個人信息。2.公司應(yīng)在收到員工刪除申請后，及時核實(shí)情況，并按照規(guī)定的程序和期限刪除相關(guān)個人信息。（六）投訴權(quán)1.員工認(rèn)為公司在個人信息處理過程中侵犯其合法權(quán)益的，有權(quán)向公司提出投訴。2.公司應(yīng)設(shè)立專門的投訴渠道，及時受理員工的投訴，并在規(guī)定的時間內(nèi)給予答復(fù)和處理。十、培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)內(nèi)容1.個人信息保護(hù)法律法規(guī)和政策解讀，使員工了解國家對個人信息保護(hù)的要求和公司應(yīng)承擔(dān)的法律責(zé)任。2.公司個人信息權(quán)限與管理制度培訓(xùn)，包括個人信息的收集、使用、存儲、共享、披露等環(huán)節(jié)的操作規(guī)范和流程。3.個人信息安全意識培訓(xùn)，提高員工對個人信息安全的重視程度，掌握基本的安全防范措施和技能。（二）培訓(xùn)方式1.定期組織內(nèi)部培訓(xùn)課程，邀請專業(yè)法律人士或信息安全專家進(jìn)行授課。2.制作個人信息保護(hù)宣傳資料，如手冊、海報等，放置在公司辦公區(qū)域，供員工隨時查閱。3.通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、郵件等渠道發(fā)布個人信息保護(hù)相關(guān)知識和案例，供員工自主學(xué)習(xí)。（三）培訓(xùn)對象公司全體員工，特別是涉及個人信息處理的崗位人員，如人力資源專員、財務(wù)人員、信息技術(shù)人員等。十一、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)員工同意，擅自收集、使用、共享、披露員工個人信息的。2.違反個人信息保護(hù)管理制度，未采取必要的安全措施導(dǎo)致員工個人信息泄露、篡改或丟失的。3.超越授權(quán)范圍訪問、使用員工個人信息的。4.未按照規(guī)定處理員工個人信息權(quán)利保護(hù)相關(guān)請求的。5.其他違反法律法規(guī)或公司個人信息權(quán)限與管理制度的行為。（二）處理措施1.對于輕微違規(guī)行為，公司將給予警告，并責(zé)令相關(guān)責(zé)任人立即整改。2.對于情節(jié)較重的違規(guī)行為，公司將視情況給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，如罰款、降職、撤職等，并要求相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)因違規(guī)行為給公司或員工造成的損失。3.對于構(gòu)成違法犯罪的違規(guī)行為，公司將依法移送司法機(jī)關(guān)處理，并積極配合司法機(jī)關(guān)的調(diào)查和處