公司行政部上墻管理制度

公司行政部上墻管理制度總則1.目的為規(guī)范公司行政部工作流程，提高行政部工作效率和服務質(zhì)量，確保公司各項行政事務有序開展，特制定本管理制度。本制度旨在明確行政部各崗位的職責、工作標準以及工作流程，保障公司行政工作的規(guī)范化、標準化和科學化，為公司的穩(wěn)定運營提供有力支持。2.適用范圍本制度適用于公司行政部全體員工，以及與行政部工作相關的其他部門和人員。3.基本原則合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關政策，確保行政部各項工作合法合規(guī)。服務性原則：以服務公司全體員工和公司整體運營為宗旨，積極主動地提供優(yōu)質(zhì)、高效的行政支持與服務。規(guī)范化原則：明確各崗位工作流程、標準和職責，實現(xiàn)行政工作的規(guī)范化管理，減少工作失誤和偏差。效率原則：優(yōu)化工作流程，合理配置資源，提高行政工作效率，及時響應公司各項需求。行政部組織架構及崗位職責1.行政部組織架構行政部設行政經(jīng)理一名，下轄行政專員、前臺接待、后勤保障、檔案管理等崗位。2.崗位職責行政經(jīng)理全面負責行政部的日常管理工作，制定行政部工作計劃并組織實施。負責與公司各部門的溝通協(xié)調(diào)，確保行政工作與公司整體運營目標一致。審核行政部各項費用支出，控制行政成本。參與公司重要會議及活動的組織安排，負責會議記錄和決議跟蹤落實。負責行政部團隊建設，組織員工培訓與考核，提升團隊整體素質(zhì)。行政專員協(xié)助行政經(jīng)理制定和完善行政管理制度，并負責制度的貫徹執(zhí)行。負責公司文件的起草、審核、印發(fā)、歸檔等工作，確保文件流轉的準確性和及時性。安排公司各類會議、活動的場地布置、設備調(diào)試等工作，做好會議記錄和活動總結。負責公司辦公用品、辦公設備的采購、管理和維護，定期進行盤點和更新。協(xié)助行政經(jīng)理處理公司對外聯(lián)絡事宜，如接待來訪客人、安排商務宴請等。前臺接待負責公司前臺的日常接待工作，熱情、禮貌地迎接來訪客人，及時通知相關人員接待。負責公司電話的接聽、轉接和記錄，及時傳達重要信息。負責公司門禁管理，對進出人員進行登記和檢查，確保公司安全。負責前臺區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生維護，保持前臺整潔有序。后勤保障負責公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理，定期組織清潔和消毒工作。負責公司食堂、宿舍等后勤設施的管理和維護，確保員工生活設施正常使用。負責公司車輛的調(diào)度、維護和管理，確保車輛安全運行，滿足公司業(yè)務用車需求。負責公司各類物資的采購、入庫、保管和發(fā)放工作，建立物資臺賬，定期進行盤點。檔案管理負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案資料的完整性和安全性。建立檔案管理制度，制定檔案分類標準和編號規(guī)則，便于檔案的查詢和利用。按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案管理的規(guī)范性。行政部工作流程1.文件管理流程文件起草：由相關部門或人員根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應符合公司相關規(guī)定和格式要求。文件審核：起草完成的文件提交至行政專員進行審核，行政專員重點審核文件內(nèi)容的準確性、完整性、規(guī)范性以及與公司政策的一致性。審核通過后，報行政經(jīng)理審批。文件審批：行政經(jīng)理對文件進行審批，對于重要文件需報公司領導審批。審批通過的文件返回行政專員進行編號和印發(fā)。文件印發(fā)：行政專員按照審批意見對文件進行排版、印刷，并加蓋公司印章。文件印發(fā)后，按照分發(fā)范圍進行發(fā)放，并做好發(fā)放記錄。文件歸檔：文件發(fā)放完畢后，行政專員將文件原稿及相關資料進行整理歸檔，確保文件資料的完整性和可追溯性。2.會議管理流程會議籌備：根據(jù)會議需求，由行政專員負責確定會議時間、地點、參會人員等信息，并提前通知相關人員。同時，安排會議場地布置、設備調(diào)試等工作，準備會議資料。會議通知：行政專員按照確定的會議信息，通過郵件、短信、內(nèi)部通訊工具等方式向參會人員發(fā)送會議通知，明確會議主題、時間、地點、議程等要求。會議組織：會議當天，行政專員負責簽到、引導參會人員就座，并做好會議記錄。會議期間，及時處理會議中的突發(fā)情況，確保會議順利進行。會議紀要：會議結束后，行政專員根據(jù)會議記錄及時整理會議紀要，經(jīng)行政經(jīng)理審核后發(fā)送給參會人員，并跟蹤會議決議的落實情況。會議資料歸檔：將會議通知、會議記錄、會議紀要等相關資料進行整理歸檔，以備查閱。3.辦公用品及設備管理流程需求申請：各部門根據(jù)工作需要填寫辦公用品及設備需求申請表，詳細注明所需物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，提交至行政專員。需求審核：行政專員對需求申請表進行審核，結合庫存情況，確定是否需要采購。對于急需的辦公用品及設備，應優(yōu)先安排采購。采購實施：經(jīng)審核通過的需求申請，由行政專員負責聯(lián)系供應商進行采購。采購過程中，應遵循公司采購制度，選擇合適的供應商，確保采購物品的質(zhì)量和價格合理。驗收入庫：辦公用品及設備采購到貨后，行政專員組織相關人員進行驗收。驗收合格的物品辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，并更新庫存臺賬。領用發(fā)放：各部門根據(jù)實際需要到行政部領用辦公用品及設備，領用人員需在領用登記表上簽字確認。行政專員定期對庫存進行盤點，確保賬實相符。設備維護：對于辦公設備，行政專員負責定期進行維護保養(yǎng)，確保設備正常運行。如設備出現(xiàn)故障，及時聯(lián)系專業(yè)維修人員進行維修，并做好維修記錄。4.車輛管理流程用車申請：公司員工因工作需要使用車輛，需提前填寫用車申請表，注明用車時間、地點、事由等信息，提交至行政部。用車審核：行政專員對用車申請表進行審核，根據(jù)車輛使用情況和工作緊急程度，合理安排車輛。對于重要客戶接送、緊急公務等用車需求，應優(yōu)先安排。車輛調(diào)度：行政專員根據(jù)審核結果，調(diào)度車輛并通知駕駛員做好出車準備。駕駛員接到通知后，提前檢查車輛狀況，確保車輛安全性能良好。出車執(zhí)行：駕駛員按照用車申請表上的信息按時出車，將乘車人員安全送達目的地。在行車過程中，嚴格遵守交通規(guī)則，確保行車安全。用車反饋：用車結束后，乘車人員應在用車登記表上對車輛使用情況進行反饋評價。駕駛員將車輛返回公司后，及時對車輛進行清潔和檢查，如有問題及時報告行政專員。車輛維修與保養(yǎng)：行政專員定期安排車輛進行維修與保養(yǎng)，建立車輛維修保養(yǎng)檔案，記錄維修保養(yǎng)情況。車輛維修費用報銷需按照公司財務制度執(zhí)行。行政部工作標準1.文件管理標準文件內(nèi)容準確無誤，語言表達清晰流暢，符合公司公文格式要求。文件審核嚴格把關，確保文件與公司政策一致，不存在違規(guī)違法內(nèi)容。文件印發(fā)及時、準確，發(fā)放范圍明確，發(fā)放記錄完整可查。文件歸檔規(guī)范，分類清晰，便于查詢和利用，檔案保管期限符合規(guī)定要求。2.會議管理標準會議籌備充分，場地布置合理，設備運行正常，會議資料齊全。會議通知發(fā)送及時、準確，確保參會人員提前知曉會議信息。會議組織有序，簽到、記錄、紀要等工作規(guī)范，會議秩序良好。會議紀要內(nèi)容完整、準確，能夠如實反映會議討論情況和決議事項，跟蹤落實及時有效。3.辦公用品及設備管理標準辦公用品及設備需求申請合理，審核嚴格，避免浪費和閑置。采購渠道正規(guī)，采購物品質(zhì)量可靠，價格合理，符合公司采購標準。驗收入庫嚴格，確保物品數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等與采購合同一致，入庫手續(xù)齊全。領用發(fā)放規(guī)范，領用登記清晰，庫存管理賬實相符，定期盤點準確無誤。辦公設備維護及時，維修記錄完整，設備運行正常，使用壽命延長。4.車輛管理標準用車申請流程規(guī)范，審核嚴格，優(yōu)先保障重要公務用車需求。車輛調(diào)度合理，出車及時，確保駕駛員按時接送乘車人員。駕駛員遵守交通規(guī)則，安全駕駛，服務態(tài)度良好，車輛清潔衛(wèi)生。用車反饋及時收集，車輛維修保養(yǎng)定期安排，費用報銷符合規(guī)定。行政部考核制度1.考核原則公平公正原則：考核過程和結果應客觀、公正，不受主觀因素影響，確保考核結果真實反映員工工作表現(xiàn)。全面考核原則：從工作業(yè)績、工作能力、工作態(tài)度等多個維度對員工進行全面考核，避免片面評價。激勵改進原則：考核結果與員工薪酬、晉升、獎勵等掛鉤，激勵員工積極工作，同時針對考核中發(fā)現(xiàn)的問題，幫助員工改進提高。2.考核周期行政部員工考核分為月度考核和年度考核。月度考核于次月上旬進行，年度考核于次年1月進行，年度考核結果為全年月度考核結果的綜合。3.考核內(nèi)容及標準工作業(yè)績（50%）根據(jù)行政部各崗位工作職責，設定具體的工作業(yè)績指標，如文件處理及時率、會議組織成功率、辦公用品采購成本控制率、車輛安全行駛里程等。按照指標完成情況進行評分，完成指標且效果良好得4050分，基本完成指標得3039分，未完成指標得30分以下。工作能力（30%）包括專業(yè)知識、業(yè)務技能、溝通協(xié)調(diào)能力、問題解決能力等方面。通過日常工作表現(xiàn)、培訓學習情況、工作成果等進行綜合評價，優(yōu)秀得2530分，良好得2024分，一般得1519分，較差得15分以下。工作態(tài)度（20%）主要考察員工的責任心、敬業(yè)精神、團隊合作意識、工作積極性等。根據(jù)日常工作中的表現(xiàn)，如出勤情況、工作主動性、服從安排等進行評分，優(yōu)秀得1620分，良好得1315分，一般得1012分，較差得10分以下。4.考核實施月度考核由行政經(jīng)理負責組織實施，行政專員協(xié)助。行政經(jīng)理根據(jù)員工日常工作表現(xiàn)、工作成果等進行評分，并與員工進行溝通反饋。年度考核在月度考核的基礎上進行，行政經(jīng)理匯總全年月度考核結果，結合員工年度工作表現(xiàn)進行綜合評價，確定年度考核等級?？己私Y果分為優(yōu)秀（90分及以上）、良好（8089分）、合格（6079分）、不合格（60分以下）四個等級。5.考核結果應用薪酬調(diào)整：年度考核結果為優(yōu)秀的員工，給予適當?shù)男匠陼x升；考核結果為合格及以上的員工，按照公司薪酬政策進行正常調(diào)整；考核結果為不合格的員工，視情況降低薪酬或