學(xué)校艾滋病檔案管理制度

學(xué)校艾滋病檔案管理制度一、總則（一）目的為加強學(xué)校對艾滋病相關(guān)信息的管理，規(guī)范艾滋病檔案的建立、保管、使用和銷毀等工作，確保學(xué)校艾滋病防治工作的有效開展，保障師生的健康權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校全體師生員工以及與學(xué)校艾滋病防治工作相關(guān)的各類活動和信息管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家有關(guān)法律法規(guī)和政策要求，確保艾滋病檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整地反映學(xué)校艾滋病防治工作的實際情況。3.保密安全原則：對涉及個人隱私的艾滋病相關(guān)信息嚴(yán)格保密，確保信息安全，防止泄露。4.規(guī)范有序原則：建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理流程，提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。二、檔案管理職責(zé)分工（一）學(xué)校艾滋病防治工作領(lǐng)導(dǎo)小組1.負(fù)責(zé)統(tǒng)籌領(lǐng)導(dǎo)學(xué)校艾滋病檔案管理工作，制定檔案管理工作方針和政策。2.審核檔案管理工作的重大事項，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。（二）學(xué)校醫(yī)務(wù)室1.具體負(fù)責(zé)艾滋病檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。2.對艾滋病相關(guān)信息進行分類登記，建立健全檔案目錄索引，方便查詢和使用。3.定期對檔案進行檢查、核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）各學(xué)院（系）1.配合學(xué)校醫(yī)務(wù)室做好本學(xué)院（系）師生艾滋病相關(guān)信息的收集和上報工作。2.協(xié)助學(xué)校醫(yī)務(wù)室對涉及本學(xué)院（系）師生的艾滋病檔案進行整理和歸檔。（四）其他相關(guān)部門如學(xué)生工作部門、后勤管理部門等，按照各自職責(zé)，協(xié)同做好艾滋病檔案管理的相關(guān)工作，提供必要的支持和配合。三、檔案內(nèi)容（一）個人檔案1.基本信息：包括姓名、性別、年齡、身份證號、所在學(xué)院（系）、專業(yè)、年級、聯(lián)系方式等。2.艾滋病檢測信息：檢測時間、檢測機構(gòu)、檢測結(jié)果等。3.艾滋病診斷信息：診斷時間、診斷機構(gòu)、診斷結(jié)論等。4.治療信息：治療開始時間、治療機構(gòu)、治療方案、治療過程中的各項檢查結(jié)果和治療效果評估等。5.隨訪信息：隨訪時間、隨訪方式、隨訪內(nèi)容（包括身體狀況、心理狀態(tài)、生活情況等）、隨訪結(jié)果等。6.隱私保護聲明：由本人簽署的關(guān)于同意學(xué)校對其艾滋病相關(guān)信息進行管理和使用，并承諾保護其隱私的聲明。（二）學(xué)校工作檔案1.工作計劃與總結(jié)：學(xué)校年度艾滋病防治工作計劃、階段性工作總結(jié)、年度工作總結(jié)等。2.宣傳教育活動資料：艾滋病防治宣傳教育活動方案、宣傳資料（如海報、手冊、課件等）、活動照片、視頻、新聞報道等。3.培訓(xùn)記錄：對師生員工進行艾滋病防治知識培訓(xùn)的計劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)人員名單、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點、培訓(xùn)效果評估等。4.檢測與篩查工作記錄：艾滋病檢測與篩查工作方案、檢測與篩查人員名單、檢測時間、檢測數(shù)量、檢測結(jié)果統(tǒng)計分析等。5.疫情報告記錄：艾滋病疫情報告制度、疫情報告流程、疫情報告登記表、疫情報告時間、報告人等。6.干預(yù)措施記錄：針對艾滋病高危行為采取的干預(yù)措施方案、干預(yù)活動記錄、干預(yù)效果評估等。7.關(guān)懷救助工作記錄：對艾滋病患者及感染者的關(guān)懷救助措施、關(guān)懷救助對象名單、救助物資發(fā)放記錄、心理支持與輔導(dǎo)記錄等。8.與外部機構(gòu)合作記錄：與疾控中心、醫(yī)療機構(gòu)、社會組織等外部機構(gòu)合作開展艾滋病防治工作的協(xié)議、合作項目方案、合作活動記錄、合作成效評估等。四、檔案建立與收集（一）個人檔案建立1.學(xué)校醫(yī)務(wù)室負(fù)責(zé)為首次進行艾滋病檢測的師生建立個人檔案。2.在檢測結(jié)果出來后，及時將檢測信息錄入檔案，并告知本人檔案建立情況。3.對于確診為艾滋病患者或感染者的師生，在接到診斷報告后，按照檔案內(nèi)容要求，全面收集相關(guān)信息，完善個人檔案。（二）學(xué)校工作檔案收集1.各部門按照職責(zé)分工，定期將本部門開展艾滋病防治工作形成的各類資料收集整理，移交學(xué)校醫(yī)務(wù)室。2.學(xué)校醫(yī)務(wù)室指定專人負(fù)責(zé)接收各部門移交的工作檔案資料，對資料的完整性和準(zhǔn)確性進行審核，不符合要求的及時退回補充完善。3.對于臨時性或階段性的艾滋病防治工作項目，項目負(fù)責(zé)人在項目結(jié)束后及時將項目相關(guān)資料整理歸檔，移交學(xué)校醫(yī)務(wù)室。五、檔案整理與歸檔（一）個人檔案整理1.按照檔案內(nèi)容分類，對個人檔案資料進行排序，確保資料的邏輯性和連貫性。2.對每份資料進行編號，編制檔案目錄索引，注明資料名稱、編號、日期等信息，方便查找和使用。3.將整理好的個人檔案資料裝入檔案袋或檔案盒，并在封面上注明檔案編號、姓名、所在學(xué)院（系）等信息。（二）學(xué)校工作檔案整理1.對學(xué)校工作檔案資料進行分類，如分為工作計劃與總結(jié)類、宣傳教育活動類、培訓(xùn)記錄類等。2.按照時間順序或項目類別對各類資料進行排序，對于同一項目的資料，按照項目開展的流程進行排列。3.為每份資料編制頁碼，建立檔案目錄，詳細記錄資料的名稱、日期、頁碼等信息。4.將整理好的學(xué)校工作檔案資料裝訂成冊或裝入檔案柜，并按照檔案類別和時間順序進行存放。（三）歸檔要求1.檔案整理應(yīng)做到分類科學(xué)、排列有序、編號規(guī)范、目錄清晰。2.歸檔的資料應(yīng)真實、完整、有效，不得偽造、篡改或擅自銷毀。3.歸檔時間應(yīng)及時，一般在資料形成后的一個月內(nèi)完成歸檔工作。對于重要或緊急的資料，應(yīng)隨時形成隨時歸檔。六、檔案保管（一）保管場所1.學(xué)校醫(yī)務(wù)室應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全存放。2.檔案保管室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。（二）保管方式1.個人檔案和學(xué)校工作檔案應(yīng)分開存放，分別建立檔案臺賬，詳細記錄檔案的編號、名稱、存放位置、保管期限等信息。2.檔案應(yīng)按照類別和時間順序排列存放，便于查找和使用。對于電子檔案，應(yīng)進行備份存儲，并建立電子檔案目錄索引，方便檢索。3.定期對檔案進行盤點，核對檔案數(shù)量和內(nèi)容，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)檔案缺失或損壞，應(yīng)及時查找原因并進行處理。（三）保管期限1.個人檔案保管期限為自檔案建立之日起不少于30年。2.學(xué)校工作檔案保管期限根據(jù)檔案性質(zhì)和重要程度確定，一般為5年至10年不等。對于涉及學(xué)校艾滋病防治工作重大決策、重要活動、關(guān)鍵數(shù)據(jù)等的檔案，應(yīng)長期保管。七、檔案使用與借閱（一）使用范圍1.學(xué)校醫(yī)務(wù)室工作人員因工作需要，可查閱、使用艾滋病檔案。2.學(xué)校艾滋病防治工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員因工作需要，可查閱相關(guān)檔案資料。3.因開展艾滋病防治科研、教學(xué)等工作需要，經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)，相關(guān)人員可查閱、使用部分檔案資料，但應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。（二）借閱程序1.因工作需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱時間等信息。2.《檔案借閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報學(xué)校醫(yī)務(wù)室負(fù)責(zé)人審批。3.學(xué)校醫(yī)務(wù)室負(fù)責(zé)人根據(jù)申請情況進行審批，批準(zhǔn)后由檔案管理人員辦理檔案借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記冊》，記錄借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、編號、借閱時間、歸還時間等信息。4.借閱人應(yīng)按照約定的時間歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）使用要求1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。2.使用檔案時，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容，確保個人隱私和學(xué)校艾滋病防治工作信息安全。3.使用完畢后，借閱人應(yīng)及時將檔案歸還學(xué)校醫(yī)務(wù)室，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告并追究借閱人的責(zé)任。八、檔案保密（一）保密措施1.學(xué)校應(yīng)加強對艾滋病檔案管理人員的保密教育，提高其保密意識和責(zé)任感。2.檔案保管室應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。檔案管理人員應(yīng)妥善保管檔案庫房鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。3.對涉及個人隱私的艾滋病檔案信息，應(yīng)采用加密存儲、專人管理等方式進行保密。在檔案查閱、使用過程中，應(yīng)嚴(yán)格控制知悉范圍，確保信息不被泄露。4.禁止在互聯(lián)網(wǎng)、公共網(wǎng)絡(luò)等非保密網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中傳輸艾滋病檔案信息。如需通過電子方式傳輸檔案信息，應(yīng)采用加密傳輸方式，并確保接收方具備相應(yīng)的保密條件。（二）保密責(zé)任1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對檔案內(nèi)容保密，不得泄露給任何無關(guān)人員。如因工作失誤或故意泄露檔案信息，將依法追究其責(zé)任。2.所有接觸艾滋病檔案信息的人員，包括借閱人、使用人等，均應(yīng)承擔(dān)保密義務(wù)，不得擅自傳播、公開檔案內(nèi)容。如違反保密規(guī)定，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，構(gòu)成違法犯罪的，依法追究法律責(zé)任。九、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限屆滿，且檔案內(nèi)容已無保存價值的，可進行銷毀。2.因不可抗力等原因?qū)е聶n案損壞、丟失，無法繼續(xù)保存的，經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)后可進行銷毀。3.按照國家法律法規(guī)和政策要求，需要銷毀的檔案。（二）銷毀程序1.學(xué)校醫(yī)務(wù)室應(yīng)定期對保管期滿或需要銷毀的檔案進行清理核對，編制《檔案銷毀清單》，詳細記錄檔案的編號、名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)學(xué)校醫(yī)務(wù)室負(fù)責(zé)人審核后，報學(xué)校艾滋病防治工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由學(xué)校醫(yī)務(wù)室指