徐匯區(qū)批發(fā)書架管理制度

徐匯區(qū)批發(fā)書架管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)徐匯區(qū)批發(fā)書架的管理，規(guī)范書架的采購、使用、維護(hù)及報(bào)廢等流程，確保書架資源的合理利用，提高工作效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于徐匯區(qū)批發(fā)書架業(yè)務(wù)涉及的所有部門及員工，包括但不限于采購部門、倉庫管理部門、銷售部門、財(cái)務(wù)部門等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：對(duì)書架的各項(xiàng)事務(wù)進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保管理的規(guī)范性和一致性。2.合理使用原則：根據(jù)工作實(shí)際需求，合理安排書架的使用，提高資源利用效率。3.定期維護(hù)原則：定期對(duì)書架進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保其正常使用，延長(zhǎng)使用壽命。4.成本控制原則：在保證書架正常使用的前提下，合理控制采購、維護(hù)等成本。二、書架采購管理（一）采購需求提出1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展、庫存情況及實(shí)際工作需要，定期提出書架采購需求。需求應(yīng)明確書架的類型（如木質(zhì)書架、金屬書架等）、規(guī)格（尺寸、層數(shù)等）、數(shù)量等詳細(xì)信息。2.采購需求需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購計(jì)劃制定采購部門收到各部門的采購需求后，進(jìn)行匯總分析。結(jié)合庫存情況、預(yù)算安排等因素，制定書架采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購的書架品種、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容，并報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）供應(yīng)商選擇與采購1.采購部門根據(jù)采購計(jì)劃，通過多種渠道選擇合適的書架供應(yīng)商。對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格等方面進(jìn)行綜合評(píng)估，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。2.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購的書架規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。在合同執(zhí)行過程中，嚴(yán)格按照合同約定進(jìn)行驗(yàn)收和付款等操作。（四）采購驗(yàn)收1.書架到貨前，采購部門應(yīng)通知倉庫管理部門及相關(guān)使用部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。2.書架到貨時(shí)，由倉庫管理部門、使用部門及采購部門共同進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括書架的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等是否符合采購合同要求。對(duì)驗(yàn)收合格的書架，填寫驗(yàn)收單；對(duì)驗(yàn)收不合格的書架，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，如退貨、換貨等。三、書架使用管理（一）使用分配1.倉庫管理部門根據(jù)各部門的需求及實(shí)際工作情況，對(duì)采購入庫的書架進(jìn)行合理分配。分配結(jié)果應(yīng)通知到各使用部門，并做好記錄。2.各部門應(yīng)按照倉庫管理部門的分配，妥善使用書架，不得擅自更換或占用其他部門的書架。（二）使用規(guī)范1.員工應(yīng)按照書架的設(shè)計(jì)用途合理放置物品，不得超載使用書架，避免造成書架損壞。2.放置在書架上的物品應(yīng)分類擺放整齊，便于查找和取用。同時(shí)，應(yīng)做好標(biāo)識(shí)，注明物品名稱、類別等信息。3.禁止在書架上隨意張貼、涂寫，保持書架的整潔干凈。（三）借用管理1.因工作需要，部門之間如需借用書架，應(yīng)填寫書架借用申請(qǐng)表，注明借用原因、借用時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，并經(jīng)雙方部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.借用部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還書架，如因特殊情況需要延期歸還，應(yīng)提前向出借部門說明情況，并辦理延期手續(xù)。3.出借部門應(yīng)定期對(duì)借出的書架進(jìn)行跟蹤檢查，確保書架按時(shí)歸還且完好無損。四、書架維護(hù)管理（一）日常維護(hù)1.各部門負(fù)責(zé)本部門所使用書架的日常清潔和簡(jiǎn)單維護(hù)工作，如擦拭灰塵、檢查螺絲是否松動(dòng)等。2.倉庫管理部門定期對(duì)庫存書架進(jìn)行巡查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)記錄并通知相關(guān)部門進(jìn)行處理。（二）定期保養(yǎng)1.每年定期對(duì)書架進(jìn)行全面保養(yǎng)，包括對(duì)書架進(jìn)行清潔、上漆、加固等維護(hù)工作。2.對(duì)使用年限較長(zhǎng)、出現(xiàn)損壞較為嚴(yán)重的書架，由專業(yè)維修人員進(jìn)行評(píng)估，確定是否需要進(jìn)行維修或更換。（三）維修管理1.當(dāng)書架出現(xiàn)損壞時(shí)，使用部門應(yīng)及時(shí)填寫書架維修申請(qǐng)表，詳細(xì)說明損壞情況及維修要求。2.倉庫管理部門根據(jù)維修申請(qǐng)表，安排維修人員進(jìn)行維修。維修人員應(yīng)及時(shí)維修書架，并做好維修記錄，記錄維修時(shí)間、維修內(nèi)容、維修費(fèi)用等信息。3.維修費(fèi)用根據(jù)實(shí)際發(fā)生情況進(jìn)行核算，屬于正常損耗的維修費(fèi)用由公司承擔(dān)；因人為原因造成的損壞，維修費(fèi)用由責(zé)任人承擔(dān)。五、書架盤點(diǎn)管理（一）盤點(diǎn)周期1.倉庫管理部門定期對(duì)書架進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期為每季度一次。2.在每年年末，進(jìn)行一次全面的書架盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。（二）盤點(diǎn)方法1.采用實(shí)地盤點(diǎn)法，對(duì)書架的數(shù)量、規(guī)格、狀態(tài)等進(jìn)行逐一核對(duì)。2.盤點(diǎn)過程中，應(yīng)做好記錄，記錄書架的實(shí)際情況與賬面情況的差異。（三）盤點(diǎn)結(jié)果處理1.盤點(diǎn)結(jié)束后，倉庫管理部門應(yīng)編制書架盤點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)說明盤點(diǎn)情況、差異原因及處理建議。2.對(duì)盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的賬實(shí)不符情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行調(diào)整。屬于記賬錯(cuò)誤的，應(yīng)及時(shí)更正賬目；屬于丟失、損壞等原因的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。六、書架報(bào)廢管理（一）報(bào)廢條件1.書架使用年限過長(zhǎng)，已無法正常使用，且維修成本過高，無維修價(jià)值的。2.因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聲車?yán)重?fù)p壞，無法修復(fù)的。3.由于公司業(yè)務(wù)調(diào)整、布局變更等原因，不再需要使用的書架。（二）報(bào)廢申請(qǐng)1.各部門發(fā)現(xiàn)符合報(bào)廢條件的書架時(shí)，應(yīng)填寫書架報(bào)廢申請(qǐng)表，詳細(xì)說明書架的基本情況、報(bào)廢原因等，并附上相關(guān)證明材料（如照片、維修記錄等）。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至倉庫管理部門。（三）報(bào)廢鑒定與審批1.倉庫管理部門收到報(bào)廢申請(qǐng)后，組織相關(guān)人員（如采購人員、維修人員等）對(duì)申請(qǐng)報(bào)廢的書架進(jìn)行鑒定，確認(rèn)是否符合報(bào)廢條件。2.經(jīng)鑒定符合報(bào)廢條件的書架，由倉庫管理部門填寫書架報(bào)廢審批表，報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，方可進(jìn)行報(bào)廢處理。（四）報(bào)廢處理1.對(duì)批準(zhǔn)報(bào)廢的書架，倉庫管理部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清理，做好記錄。2.報(bào)廢書架的處理方式可根據(jù)實(shí)際情況選擇變賣、捐贈(zèng)、報(bào)廢拆解等，但應(yīng)確保處理過程符合相關(guān)規(guī)定，避免造成資源浪費(fèi)和環(huán)境污染。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)報(bào)廢審批表及相關(guān)處理記錄，進(jìn)行賬務(wù)處理，核銷固定資產(chǎn)。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司設(shè)立專門的監(jiān)督小組，定期對(duì)書架的采購、使用、維護(hù)、盤點(diǎn)、報(bào)廢等管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組可通過查閱資料、實(shí)地查看、詢問員工等方式，對(duì)各部門的書架管理工作進(jìn)行全面檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。（二）考核辦法1.將書架管理工作納入部門及員工的績(jī)效考核體系，對(duì)在書架管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人給予獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)違反本制度規(guī)定的部門和個(gè)人進(jìn)行相應(yīng)處罰。2.考核指標(biāo)包括書架采購及時(shí)性、使用規(guī)范性、維護(hù)保養(yǎng)情況、盤點(diǎn)準(zhǔn)確性、報(bào)