機(jī)能源合同管理制度

機(jī)能源合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司機(jī)能源合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與機(jī)能源供應(yīng)商、客戶等簽訂的各類機(jī)能源合同，包括但不限于電力供應(yīng)合同、天然氣供應(yīng)合同、煤炭采購(gòu)合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，不得強(qiáng)迫或欺詐對(duì)方。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，保障雙方的合法權(quán)益。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同義務(wù)。二、合同管理職責(zé)（一）合同管理部門及職責(zé)1.法務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的合法性審查，對(duì)合同條款是否符合法律法規(guī)進(jìn)行把關(guān)。參與重大合同的談判，提供法律意見和建議。處理合同糾紛，維護(hù)公司合法權(quán)益。2.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)機(jī)能源供應(yīng)商的選擇、評(píng)估和管理。組織合同的談判、起草和簽訂工作。跟蹤合同履行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行中的問題。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核合同的財(cái)務(wù)條款，確保合同的經(jīng)濟(jì)合理性。參與合同付款審核，監(jiān)督合同款項(xiàng)的支付。提供財(cái)務(wù)分析和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警，協(xié)助合同管理。（二）相關(guān)部門職責(zé)1.使用部門提出機(jī)能源需求計(jì)劃，參與合同條款的討論。負(fù)責(zé)合同執(zhí)行過程中的使用情況反饋，協(xié)助采購(gòu)部門解決問題。2.技術(shù)部門提供機(jī)能源技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和要求，參與合同技術(shù)條款的制定。在合同履行過程中提供技術(shù)支持，協(xié)助解決技術(shù)問題。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.合同立項(xiàng)使用部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，提出機(jī)能源需求計(jì)劃，明確需求的種類、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格等要求。采購(gòu)部門對(duì)需求計(jì)劃進(jìn)行審核，結(jié)合市場(chǎng)情況，確定采購(gòu)意向。2.供應(yīng)商選擇采購(gòu)部門通過招標(biāo)、詢價(jià)、談判等方式，選擇合適的機(jī)能源供應(yīng)商。對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績(jī)情況等。3.合同談判采購(gòu)部門組織相關(guān)部門與供應(yīng)商進(jìn)行合同談判，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。談判內(nèi)容包括合同價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等。4.合同起草采購(gòu)部門根據(jù)談判結(jié)果，起草合同文本。合同文本應(yīng)明確、具體、完整，避免模糊不清或歧義條款。5.合同審核采購(gòu)部門將合同文本提交法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查。同時(shí)提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)條款審核。相關(guān)部門根據(jù)職責(zé)對(duì)合同條款進(jìn)行審核，提出修改意見。6.合同簽訂經(jīng)審核通過的合同，由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字并加蓋公司公章。合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門。（二）合同條款要求1.標(biāo)的條款：明確機(jī)能源的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等。2.價(jià)格條款：約定合同價(jià)格及價(jià)格調(diào)整方式。3.交貨條款：明確交貨時(shí)間、地點(diǎn)、方式等。4.付款條款：規(guī)定付款方式、付款時(shí)間、付款比例等。5.質(zhì)量條款：確定機(jī)能源的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及驗(yàn)收方式。6.違約責(zé)任條款：明確雙方違約應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。7.爭(zhēng)議解決條款：約定爭(zhēng)議解決的方式，如協(xié)商、仲裁或訴訟。四、合同履行管理（一）合同執(zhí)行跟蹤1.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)掌握供應(yīng)商的交貨進(jìn)度、質(zhì)量情況等。定期與供應(yīng)商溝通，協(xié)調(diào)解決合同履行中的問題。2.使用部門按照合同約定使用機(jī)能源，及時(shí)反饋使用過程中的問題。協(xié)助采購(gòu)部門進(jìn)行合同驗(yàn)收工作。（二）合同變更管理1.合同履行過程中，如因不可抗力、政策調(diào)整、市場(chǎng)變化等原因需要變更合同條款的，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、時(shí)間、雙方的權(quán)利和義務(wù)等。3.采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將合同變更情況通知相關(guān)部門，并對(duì)合同檔案進(jìn)行更新。（三）合同付款管理1.財(cái)務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時(shí)間，審核付款申請(qǐng)。2.付款申請(qǐng)應(yīng)附合同副本、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)資料。3.經(jīng)審核通過后，財(cái)務(wù)部門辦理付款手續(xù)。五、合同驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。2.如合同未約定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的，按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)通行標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。（二）驗(yàn)收流程1.使用部門在機(jī)能源到貨后，應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號(hào)等。3.驗(yàn)收合格后，使用部門應(yīng)出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。4.采購(gòu)部門將驗(yàn)收?qǐng)?bào)告與合同副本等資料一并歸檔。六、合同風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.法務(wù)部門、采購(gòu)部門等相關(guān)部門定期對(duì)機(jī)能源合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估。2.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別應(yīng)包括合同簽訂、履行、變更、終止等各個(gè)環(huán)節(jié)。3.對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.針對(duì)不同等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。2.對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)合同，應(yīng)加強(qiáng)審核和監(jiān)控，采取必要的防范措施。3.建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理潛在的風(fēng)險(xiǎn)。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)收集合同簽訂、履行過程中的各類文件資料，包括合同文本、談判記錄、變更協(xié)議、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等。2.相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將涉及合同的資料提交給采購(gòu)部門。（二）檔案整理與歸檔1.采購(gòu)部門對(duì)收集到的合同資料進(jìn)行整理，按照時(shí)間順序、類別等進(jìn)行分類。2.將整理好的合同檔案歸檔保存，建立電子和紙質(zhì)檔案。3.檔案應(yīng)妥善保管，便于查閱和使用。（三）檔案查閱與借閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.如需借閱合同檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后借閱。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。八、合同糾紛處理（一）糾紛協(xié)商1.合同履行過程中發(fā)生糾紛的，合同雙方應(yīng)首先進(jìn)行協(xié)商解決。2.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門與對(duì)方進(jìn)行協(xié)商，了解糾紛情況，提出解決方案。（二）糾紛調(diào)解1.如協(xié)商不成，可由雙方共同委托第三方進(jìn)行調(diào)解。2.調(diào)解應(yīng)遵循自愿、合法、公正的原則，達(dá)成調(diào)解協(xié)議。（三）糾紛仲裁或訴訟1.如調(diào)解不成，合