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文檔簡介
機要與保密管理制度一、總則(一)目的為加強公司機要與保密管理,確保公司機密信息的安全,維護公司的合法權(quán)益,特制定本制度。(二)適用范圍本制度適用于公司全體員工及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部人員。(三)基本原則1.預(yù)防為主原則:采取有效的預(yù)防措施,防止機密信息的泄露。2.誰使用、誰負責原則:各部門及員工對所使用的機密信息負有保密責任。3.依法管理原則:嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的各項規(guī)章制度。二、機要與保密工作組織架構(gòu)及職責(一)機要保密委員會1.組成:由公司高層管理人員組成,設(shè)主任一名,副主任若干名。2.職責全面領(lǐng)導(dǎo)公司的機要與保密工作。審批機要與保密工作的重大決策和重要制度。協(xié)調(diào)解決機要與保密工作中的重大問題。(二)機要保密辦公室1.組成:設(shè)在公司行政部,設(shè)主任一名,成員若干名。2.職責負責公司機要與保密工作的日常管理。制定和完善機要與保密工作的各項制度和流程。組織開展機要與保密宣傳教育和培訓(xùn)工作。監(jiān)督檢查各部門的機要與保密工作落實情況。負責公司機密文件、資料的收發(fā)、登記、保管、傳遞、歸檔等工作。協(xié)助處理公司機要與保密工作中的突發(fā)事件。(三)各部門機要保密員1.設(shè)置:各部門指定一名員工擔任機要保密員。2.職責負責本部門機要與保密工作的具體實施。協(xié)助機要保密辦公室做好本部門機密文件、資料的管理工作。對本部門員工進行機要與保密宣傳教育和培訓(xùn)。及時發(fā)現(xiàn)和報告本部門機要與保密工作中的問題。三、機要文件管理(一)文件的分類1.絕密文件:涉及公司核心機密,一旦泄露將給公司帶來重大損失的文件。2.機密文件:涉及公司重要機密,泄露后可能對公司造成較大影響的文件。3.秘密文件:涉及公司一般機密,泄露后可能對公司造成一定影響的文件。(二)文件的收發(fā)1.收文機要保密辦公室負責接收外部來文,對文件進行初步登記和分類。對于絕密、機密文件,機要保密辦公室應(yīng)立即通知收件部門的機要保密員領(lǐng)取,并在《機要文件收發(fā)登記表》上簽字確認。對于秘密文件,可由收件部門的機要保密員自行到機要保密辦公室領(lǐng)取。2.發(fā)文各部門擬制的機要文件,應(yīng)經(jīng)部門負責人審核簽字后,交機要保密辦公室登記編號。機要保密辦公室對發(fā)文進行排版、印刷,并加蓋公司公章。絕密、機密文件由機要保密辦公室專人送達收件部門,收件部門機要保密員在《機要文件收發(fā)登記表》上簽字確認。秘密文件可通過機要交換、專人傳遞或掛號郵寄等方式送達收件部門,收件部門機要保密員應(yīng)及時簽收。(三)文件的保管1.保管場所:機要文件應(yīng)存放在專門的機要檔案室或保險柜中,確保安全。2.保管期限:絕密文件長期保管,機密文件保管[X]年,秘密文件保管[X]年。3.定期盤點:機要保密辦公室應(yīng)定期對機要文件進行盤點,確保文件的完整性和準確性。(四)文件的借閱1.借閱審批:因工作需要借閱機要文件的,應(yīng)填寫《機要文件借閱申請表》,經(jīng)部門負責人和機要保密辦公室主任審批后,方可借閱。2.借閱期限:絕密文件原則上不得借閱,確需借閱的,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準,借閱期限不得超過[X]天;機密文件借閱期限不得超過[X]天;秘密文件借閱期限不得超過[X]天。3.借閱歸還:借閱人應(yīng)按時歸還所借文件,如遇特殊情況需要延期歸還的,應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。歸還時,機要保密員應(yīng)對文件進行檢查,如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失等情況,應(yīng)及時報告并追究借閱人的責任。(五)文件的銷毀1.銷毀審批:對于超過保管期限或已失去保存價值的機要文件,由機要保密辦公室提出銷毀申請,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后,方可銷毀。2.銷毀方式:機要文件的銷毀應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進行,確保文件信息無法恢復(fù)。3.銷毀記錄:機要保密辦公室應(yīng)做好文件銷毀記錄,包括銷毀時間、地點、文件名稱、數(shù)量等,以備查考。四、保密信息管理(一)保密信息的范圍1.商業(yè)秘密:包括公司的技術(shù)秘密、經(jīng)營秘密、財務(wù)秘密等。2.公司內(nèi)部信息:包括公司的規(guī)章制度、業(yè)務(wù)流程、客戶資料、員工信息等。3.其他需要保密的信息:如公司與外部簽訂的保密協(xié)議、合作協(xié)議等涉及的信息。(二)保密信息的標識1.對于紙質(zhì)保密文件,應(yīng)在文件首頁左上角加蓋“絕密”、“機密”、“秘密”字樣的印章。2.對于電子保密文件,應(yīng)在文件標題前標注“絕密”、“機密”、“秘密”字樣,并設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限。3.對于涉及保密信息的場所、設(shè)備等,應(yīng)張貼保密標識。(三)保密信息的存儲1.存儲設(shè)備:保密信息應(yīng)存儲在專門的存儲設(shè)備中,如加密硬盤、U盤等,并設(shè)置密碼保護。2.存儲場所:存儲保密信息的場所應(yīng)安全可靠,具備防火、防盜、防潮、防蟲等條件。3.備份管理:對重要的保密信息應(yīng)進行備份,并分別存儲在不同的地點。(四)保密信息的傳遞1.傳遞方式:保密信息的傳遞應(yīng)采用安全可靠的方式,如專人傳遞、加密郵件、機要交換等。2.傳遞過程中的保密措施:在傳遞保密信息時,應(yīng)采取必要的保密措施,如對信息進行加密處理、限制傳遞范圍等,確保信息在傳遞過程中的安全。(五)保密信息的使用1.使用權(quán)限:員工應(yīng)根據(jù)工作需要,在授權(quán)范圍內(nèi)使用保密信息,不得擅自擴大使用范圍。2.使用記錄:對于涉及保密信息的使用情況,應(yīng)進行記錄,包括使用時間、使用人員、使用目的等。3.使用后的管理:員工在使用完保密信息后,應(yīng)及時將信息歸還或銷毀,不得私自留存。(六)保密信息的披露1.披露審批:未經(jīng)公司書面授權(quán),任何員工不得向外部披露公司的保密信息。如因工作需要必須披露的,應(yīng)填寫《保密信息披露申請表》,經(jīng)部門負責人、機要保密辦公室主任和公司領(lǐng)導(dǎo)審批后,方可披露。2.披露方式:在披露保密信息時,應(yīng)與接收方簽訂保密協(xié)議,明確雙方的權(quán)利和義務(wù),確保信息得到妥善保護。3.披露后的跟蹤管理:在保密信息披露后,機要保密辦公室應(yīng)跟蹤了解信息的使用和保管情況,確保信息的安全。五、計算機信息系統(tǒng)安全管理(一)計算機信息系統(tǒng)的分類1.內(nèi)部辦公系統(tǒng):用于公司內(nèi)部辦公的信息系統(tǒng),如OA系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)等。2.業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng):用于公司業(yè)務(wù)處理的信息系統(tǒng),如銷售管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)等。3.互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用系統(tǒng):用于公司與外部互聯(lián)網(wǎng)連接的信息系統(tǒng),如公司網(wǎng)站、電子商務(wù)平臺等。(二)計算機信息系統(tǒng)的安全防護1.防火墻:在公司網(wǎng)絡(luò)邊界部署防火墻,防止外部非法網(wǎng)絡(luò)訪問。2.入侵檢測系統(tǒng):安裝入侵檢測系統(tǒng),實時監(jiān)測網(wǎng)絡(luò)中的異常流量和行為。3.防病毒軟件:在公司所有計算機上安裝防病毒軟件,并定期更新病毒庫。4.數(shù)據(jù)加密:對重要的數(shù)據(jù)進行加密處理,確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全。(三)計算機信息系統(tǒng)的用戶管理1.用戶賬號管理:為員工分配唯一的計算機用戶賬號,并設(shè)置強密碼。員工應(yīng)妥善保管自己的賬號和密碼,不得將賬號和密碼泄露給他人。2.用戶權(quán)限管理:根據(jù)員工的工作職責,為其分配相應(yīng)的計算機信息系統(tǒng)訪問權(quán)限,嚴禁越權(quán)操作。3.用戶離職管理:員工離職時,所在部門應(yīng)及時通知機要保密辦公室,機要保密辦公室應(yīng)及時刪除該員工的計算機用戶賬號和相關(guān)權(quán)限。(四)計算機信息系統(tǒng)的維護與更新1.系統(tǒng)維護:定期對計算機信息系統(tǒng)進行維護,確保系統(tǒng)的正常運行。2.系統(tǒng)更新:及時安裝計算機信息系統(tǒng)的安全補丁和軟件更新,修復(fù)系統(tǒng)漏洞。3.數(shù)據(jù)備份:定期對計算機信息系統(tǒng)中的重要數(shù)據(jù)進行備份,并分別存儲在不同的地點。(五)計算機信息系統(tǒng)的安全審計1.審計制度:建立計算機信息系統(tǒng)安全審計制度,對系統(tǒng)的操作日志進行定期審計。2.審計內(nèi)容:審計內(nèi)容包括系統(tǒng)登錄情況、操作記錄、數(shù)據(jù)訪問情況等。3.審計報告:定期生成計算機信息系統(tǒng)安全審計報告,對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改。六、通信與辦公設(shè)備管理(一)固定電話管理1.使用規(guī)定:員工應(yīng)妥善使用公司固定電話,不得撥打與工作無關(guān)的電話。2.保密要求:在使用固定電話時,不得談?wù)摴緳C密信息。3.故障報修:如發(fā)現(xiàn)固定電話故障,應(yīng)及時通知行政部進行維修。(二)移動電話管理1.使用規(guī)定:員工應(yīng)妥善使用公司配備的移動電話,不得將移動電話用于與工作無關(guān)的活動。2.保密要求:在使用移動電話時,不得談?wù)摴緳C密信息。3.數(shù)據(jù)安全:員工應(yīng)妥善保管移動電話中的數(shù)據(jù),不得將重要數(shù)據(jù)存儲在移動電話中。如需存儲,應(yīng)進行加密處理。4.費用管理:公司按照相關(guān)規(guī)定為員工報銷移動電話費用,員工應(yīng)嚴格按照報銷標準使用。(三)辦公電腦管理1.使用規(guī)定:員工應(yīng)妥善使用公司配備的辦公電腦,不得將辦公電腦用于與工作無關(guān)的活動。2.保密要求:在使用辦公電腦時,不得談?wù)摴緳C密信息。辦公電腦應(yīng)設(shè)置開機密碼,并定期更換。3.數(shù)據(jù)安全:員工應(yīng)定期對辦公電腦中的數(shù)據(jù)進行備份,并妥善保管。不得在辦公電腦上安裝未經(jīng)公司批準的軟件。4.維護保養(yǎng):員工應(yīng)定期對辦公電腦進行維護保養(yǎng),如殺毒、清理垃圾文件等。如發(fā)現(xiàn)辦公電腦故障,應(yīng)及時通知行政部進行維修。(四)復(fù)印機、打印機等設(shè)備管理1.使用規(guī)定:員工應(yīng)按照操作規(guī)程使用復(fù)印機、打印機等設(shè)備,不得擅自拆卸或維修設(shè)備。2.保密要求:在使用復(fù)印機、打印機等設(shè)備時,涉及公司機密信息的文件應(yīng)進行加密處理,并專人負責操作。3.紙張管理:員工應(yīng)節(jié)約使用紙張,避免浪費。對于廢棄的紙張,應(yīng)進行粉碎處理。4.設(shè)備維護:行政部應(yīng)定期對復(fù)印機、打印機等設(shè)備進行維護保養(yǎng),確保設(shè)備的正常運行。七、保密教育培訓(xùn)與監(jiān)督檢查(一)保密教育培訓(xùn)1.培訓(xùn)計劃:機要保密辦公室應(yīng)制定年度保密教育培訓(xùn)計劃,明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對象、培訓(xùn)時間等。2.培訓(xùn)內(nèi)容:保密教育培訓(xùn)內(nèi)容包括國家有關(guān)法律法規(guī)、公司機要與保密制度、保密意識和技能等。3.培訓(xùn)方式:保密教育培訓(xùn)可采用集中培訓(xùn)、在線培訓(xùn)、專題講座等方式進行。4.培訓(xùn)記錄:機要保密辦公室應(yīng)做好保密教育培訓(xùn)記錄,包括培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)人員等。(二)監(jiān)督檢查1.檢查計劃:機要保密辦公室應(yīng)制定年度機要與保密工作監(jiān)督檢查計劃,明確檢查內(nèi)容、檢查對象、檢查時間等。2.檢查方式:監(jiān)督檢查可采用定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式進行。3.檢查內(nèi)容:監(jiān)督檢查內(nèi)容包括機要文件管理、保密信息管理、計算機信息系統(tǒng)安全管理、通信與辦公設(shè)備管理等方面。4.檢查記錄:機要保密辦公室應(yīng)做好監(jiān)督檢查記錄,包括檢查時間、檢查地點、檢查內(nèi)容、檢查結(jié)果等。5.問題整改:對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題,機要保密辦公室應(yīng)及時下達整改通知書,要求責任部門限期整改。整改完成后,機要保密辦公室應(yīng)進行復(fù)查,確保問題得到徹底解決。八、獎懲措施(一)獎勵1.對于在機要與保密工作中表現(xiàn)突出的部門和個人,公司將給予表彰和獎勵。
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