機要與保密管理制度

機要與保密管理制度一、總則（一）目的為加強公司機要與保密管理，確保公司機密信息的安全，維護公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部人員。（三）基本原則1.預(yù)防為主原則：采取有效的預(yù)防措施，防止機密信息的泄露。2.誰使用、誰負責原則：各部門及員工對所使用的機密信息負有保密責任。3.依法管理原則：嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的各項規(guī)章制度。二、機要與保密工作組織架構(gòu)及職責（一）機要保密委員會1.組成：由公司高層管理人員組成，設(shè)主任一名，副主任若干名。2.職責全面領(lǐng)導(dǎo)公司的機要與保密工作。審批機要與保密工作的重大決策和重要制度。協(xié)調(diào)解決機要與保密工作中的重大問題。（二）機要保密辦公室1.組成：設(shè)在公司行政部，設(shè)主任一名，成員若干名。2.職責負責公司機要與保密工作的日常管理。制定和完善機要與保密工作的各項制度和流程。組織開展機要與保密宣傳教育和培訓(xùn)工作。監(jiān)督檢查各部門的機要與保密工作落實情況。負責公司機密文件、資料的收發(fā)、登記、保管、傳遞、歸檔等工作。協(xié)助處理公司機要與保密工作中的突發(fā)事件。（三）各部門機要保密員1.設(shè)置：各部門指定一名員工擔任機要保密員。2.職責負責本部門機要與保密工作的具體實施。協(xié)助機要保密辦公室做好本部門機密文件、資料的管理工作。對本部門員工進行機要與保密宣傳教育和培訓(xùn)。及時發(fā)現(xiàn)和報告本部門機要與保密工作中的問題。三、機要文件管理（一）文件的分類1.絕密文件：涉及公司核心機密，一旦泄露將給公司帶來重大損失的文件。2.機密文件：涉及公司重要機密，泄露后可能對公司造成較大影響的文件。3.秘密文件：涉及公司一般機密，泄露后可能對公司造成一定影響的文件。（二）文件的收發(fā)1.收文機要保密辦公室負責接收外部來文，對文件進行初步登記和分類。對于絕密、機密文件，機要保密辦公室應(yīng)立即通知收件部門的機要保密員領(lǐng)取，并在《機要文件收發(fā)登記表》上簽字確認。對于秘密文件，可由收件部門的機要保密員自行到機要保密辦公室領(lǐng)取。2.發(fā)文各部門擬制的機要文件，應(yīng)經(jīng)部門負責人審核簽字后，交機要保密辦公室登記編號。機要保密辦公室對發(fā)文進行排版、印刷，并加蓋公司公章。絕密、機密文件由機要保密辦公室專人送達收件部門，收件部門機要保密員在《機要文件收發(fā)登記表》上簽字確認。秘密文件可通過機要交換、專人傳遞或掛號郵寄等方式送達收件部門，收件部門機要保密員應(yīng)及時簽收。（三）文件的保管1.保管場所：機要文件應(yīng)存放在專門的機要檔案室或保險柜中，確保安全。2.保管期限：絕密文件長期保管，機密文件保管[X]年，秘密文件保管[X]年。3.定期盤點：機要保密辦公室應(yīng)定期對機要文件進行盤點，確保文件的完整性和準確性。（四）文件的借閱1.借閱審批：因工作需要借閱機要文件的，應(yīng)填寫《機要文件借閱申請表》，經(jīng)部門負責人和機要保密辦公室主任審批后，方可借閱。2.借閱期限：絕密文件原則上不得借閱，確需借閱的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，借閱期限不得超過[X]天；機密文件借閱期限不得超過[X]天；秘密文件借閱期限不得超過[X]天。3.借閱歸還：借閱人應(yīng)按時歸還所借文件，如遇特殊情況需要延期歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。歸還時，機要保密員應(yīng)對文件進行檢查，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并追究借閱人的責任。（五）文件的銷毀1.銷毀審批：對于超過保管期限或已失去保存價值的機要文件，由機要保密辦公室提出銷毀申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可銷毀。2.銷毀方式：機要文件的銷毀應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進行，確保文件信息無法恢復(fù)。3.銷毀記錄：機要保密辦公室應(yīng)做好文件銷毀記錄，包括銷毀時間、地點、文件名稱、數(shù)量等，以備查考。四、保密信息管理（一）保密信息的范圍1.商業(yè)秘密：包括公司的技術(shù)秘密、經(jīng)營秘密、財務(wù)秘密等。2.公司內(nèi)部信息：包括公司的規(guī)章制度、業(yè)務(wù)流程、客戶資料、員工信息等。3.其他需要保密的信息：如公司與外部簽訂的保密協(xié)議、合作協(xié)議等涉及的信息。（二）保密信息的標識1.對于紙質(zhì)保密文件，應(yīng)在文件首頁左上角加蓋“絕密”、“機密”、“秘密”字樣的印章。2.對于電子保密文件，應(yīng)在文件標題前標注“絕密”、“機密”、“秘密”字樣，并設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限。3.對于涉及保密信息的場所、設(shè)備等，應(yīng)張貼保密標識。（三）保密信息的存儲1.存儲設(shè)備：保密信息應(yīng)存儲在專門的存儲設(shè)備中，如加密硬盤、U盤等，并設(shè)置密碼保護。2.存儲場所：存儲保密信息的場所應(yīng)安全可靠，具備防火、防盜、防潮、防蟲等條件。3.備份管理：對重要的保密信息應(yīng)進行備份，并分別存儲在不同的地點。（四）保密信息的傳遞1.傳遞方式：保密信息的傳遞應(yīng)采用安全可靠的方式，如專人傳遞、加密郵件、機要交換等。2.傳遞過程中的保密措施：在傳遞保密信息時，應(yīng)采取必要的保密措施，如對信息進行加密處理、限制傳遞范圍等，確保信息在傳遞過程中的安全。（五）保密信息的使用1.使用權(quán)限：員工應(yīng)根據(jù)工作需要，在授權(quán)范圍內(nèi)使用保密信息，不得擅自擴大使用范圍。2.使用記錄：對于涉及保密信息的使用情況，應(yīng)進行記錄，包括使用時間、使用人員、使用目的等。3.使用后的管理：員工在使用完保密信息后，應(yīng)及時將信息歸還或銷毀，不得私自留存。（六）保密信息的披露1.披露審批：未經(jīng)公司書面授權(quán)，任何員工不得向外部披露公司的保密信息。如因工作需要必須披露的，應(yīng)填寫《保密信息披露申請表》，經(jīng)部門負責人、機要保密辦公室主任和公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可披露。2.披露方式：在披露保密信息時，應(yīng)與接收方簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保信息得到妥善保護。3.披露后的跟蹤管理：在保密信息披露后，機要保密辦公室應(yīng)跟蹤了解信息的使用和保管情況，確保信息的安全。五、計算機信息系統(tǒng)安全管理（一）計算機信息系統(tǒng)的分類1.內(nèi)部辦公系統(tǒng)：用于公司內(nèi)部辦公的信息系統(tǒng)，如OA系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)等。2.業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)：用于公司業(yè)務(wù)處理的信息系統(tǒng)，如銷售管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)等。3.互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用系統(tǒng)：用于公司與外部互聯(lián)網(wǎng)連接的信息系統(tǒng)，如公司網(wǎng)站、電子商務(wù)平臺等。（二）計算機信息系統(tǒng)的安全防護1.防火墻：在公司網(wǎng)絡(luò)邊界部署防火墻，防止外部非法網(wǎng)絡(luò)訪問。2.入侵檢測系統(tǒng)：安裝入侵檢測系統(tǒng)，實時監(jiān)測網(wǎng)絡(luò)中的異常流量和行為。3.防病毒軟件：在公司所有計算機上安裝防病毒軟件，并定期更新病毒庫。4.數(shù)據(jù)加密：對重要的數(shù)據(jù)進行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全。（三）計算機信息系統(tǒng)的用戶管理1.用戶賬號管理：為員工分配唯一的計算機用戶賬號，并設(shè)置強密碼。員工應(yīng)妥善保管自己的賬號和密碼，不得將賬號和密碼泄露給他人。2.用戶權(quán)限管理：根據(jù)員工的工作職責，為其分配相應(yīng)的計算機信息系統(tǒng)訪問權(quán)限，嚴禁越權(quán)操作。3.用戶離職管理：員工離職時，所在部門應(yīng)及時通知機要保密辦公室，機要保密辦公室應(yīng)及時刪除該員工的計算機用戶賬號和相關(guān)權(quán)限。（四）計算機信息系統(tǒng)的維護與更新1.系統(tǒng)維護：定期對計算機信息系統(tǒng)進行維護，確保系統(tǒng)的正常運行。2.系統(tǒng)更新：及時安裝計算機信息系統(tǒng)的安全補丁和軟件更新，修復(fù)系統(tǒng)漏洞。3.數(shù)據(jù)備份：定期對計算機信息系統(tǒng)中的重要數(shù)據(jù)進行備份，并分別存儲在不同的地點。（五）計算機信息系統(tǒng)的安全審計1.審計制度：建立計算機信息系統(tǒng)安全審計制度，對系統(tǒng)的操作日志進行定期審計。2.審計內(nèi)容：審計內(nèi)容包括系統(tǒng)登錄情況、操作記錄、數(shù)據(jù)訪問情況等。3.審計報告：定期生成計算機信息系統(tǒng)安全審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改。六、通信與辦公設(shè)備管理（一）固定電話管理1.使用規(guī)定：員工應(yīng)妥善使用公司固定電話，不得撥打與工作無關(guān)的電話。2.保密要求：在使用固定電話時，不得談?wù)摴緳C密信息。3.故障報修：如發(fā)現(xiàn)固定電話故障，應(yīng)及時通知行政部進行維修。（二）移動電話管理1.使用規(guī)定：員工應(yīng)妥善使用公司配備的移動電話，不得將移動電話用于與工作無關(guān)的活動。2.保密要求：在使用移動電話時，不得談?wù)摴緳C密信息。3.數(shù)據(jù)安全：員工應(yīng)妥善保管移動電話中的數(shù)據(jù)，不得將重要數(shù)據(jù)存儲在移動電話中。如需存儲，應(yīng)進行加密處理。4.費用管理：公司按照相關(guān)規(guī)定為員工報銷移動電話費用，員工應(yīng)嚴格按照報銷標準使用。（三）辦公電腦管理1.使用規(guī)定：員工應(yīng)妥善使用公司配備的辦公電腦，不得將辦公電腦用于與工作無關(guān)的活動。2.保密要求：在使用辦公電腦時，不得談?wù)摴緳C密信息。辦公電腦應(yīng)設(shè)置開機密碼，并定期更換。3.數(shù)據(jù)安全：員工應(yīng)定期對辦公電腦中的數(shù)據(jù)進行備份，并妥善保管。不得在辦公電腦上安裝未經(jīng)公司批準的軟件。4.維護保養(yǎng)：員工應(yīng)定期對辦公電腦進行維護保養(yǎng)，如殺毒、清理垃圾文件等。如發(fā)現(xiàn)辦公電腦故障，應(yīng)及時通知行政部進行維修。（四）復(fù)印機、打印機等設(shè)備管理1.使用規(guī)定：員工應(yīng)按照操作規(guī)程使用復(fù)印機、打印機等設(shè)備，不得擅自拆卸或維修設(shè)備。2.保密要求：在使用復(fù)印機、打印機等設(shè)備時，涉及公司機密信息的文件應(yīng)進行加密處理，并專人負責操作。3.紙張管理：員工應(yīng)節(jié)約使用紙張，避免浪費。對于廢棄的紙張，應(yīng)進行粉碎處理。4.設(shè)備維護：行政部應(yīng)定期對復(fù)印機、打印機等設(shè)備進行維護保養(yǎng)，確保設(shè)備的正常運行。七、保密教育培訓(xùn)與監(jiān)督檢查（一）保密教育培訓(xùn)1.培訓(xùn)計劃：機要保密辦公室應(yīng)制定年度保密教育培訓(xùn)計劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對象、培訓(xùn)時間等。2.培訓(xùn)內(nèi)容：保密教育培訓(xùn)內(nèi)容包括國家有關(guān)法律法規(guī)、公司機要與保密制度、保密意識和技能等。3.培訓(xùn)方式：保密教育培訓(xùn)可采用集中培訓(xùn)、在線培訓(xùn)、專題講座等方式進行。4.培訓(xùn)記錄：機要保密辦公室應(yīng)做好保密教育培訓(xùn)記錄，包括培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)人員等。（二）監(jiān)督檢查1.檢查計劃：機要保密辦公室應(yīng)制定年度機要與保密工作監(jiān)督檢查計劃，明確檢查內(nèi)容、檢查對象、檢查時間等。2.檢查方式：監(jiān)督檢查可采用定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式進行。3.檢查內(nèi)容：監(jiān)督檢查內(nèi)容包括機要文件管理、保密信息管理、計算機信息系統(tǒng)安全管理、通信與辦公設(shè)備管理等方面。4.檢查記錄：機要保密辦公室應(yīng)做好監(jiān)督檢查記錄，包括檢查時間、檢查地點、檢查內(nèi)容、檢查結(jié)果等。5.問題整改：對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，機要保密辦公室應(yīng)及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。整改完成后，機要保密辦公室應(yīng)進行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。八、獎懲措施（一）獎勵1.對于在機要與保密工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵。