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診所藥品錄入管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范診所藥品錄入管理流程,確保藥品信息準(zhǔn)確、及時(shí)、完整地錄入系統(tǒng),提高診所藥品管理的效率和準(zhǔn)確性,保障醫(yī)療服務(wù)的質(zhì)量和安全。2.適用范圍本制度適用于本診所內(nèi)所有藥品的錄入管理工作,包括藥品的采購(gòu)、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、調(diào)配、使用等環(huán)節(jié)涉及的藥品信息錄入。3.職責(zé)分工藥品管理人員負(fù)責(zé)藥品采購(gòu)計(jì)劃的制定、采購(gòu)訂單的跟進(jìn)、藥品到貨的驗(yàn)收以及藥品信息在系統(tǒng)中的初始錄入工作。確保所采購(gòu)藥品與訂單一致,并準(zhǔn)確錄入藥品的名稱、規(guī)格、劑型、生產(chǎn)廠家、批號(hào)、有效期等詳細(xì)信息。藥房調(diào)配人員在藥品調(diào)配過(guò)程中,負(fù)責(zé)核對(duì)藥品信息,確保與系統(tǒng)記錄一致。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的藥品信息問(wèn)題及時(shí)反饋給藥品管理人員,并根據(jù)實(shí)際情況對(duì)藥品信息進(jìn)行必要的調(diào)整和補(bǔ)充,如藥品庫(kù)存數(shù)量的實(shí)時(shí)更新等。臨床醫(yī)生在開(kāi)處方時(shí),應(yīng)認(rèn)真核對(duì)患者信息和藥品信息,確保錄入系統(tǒng)的處方信息準(zhǔn)確無(wú)誤。對(duì)于因特殊原因需要調(diào)整藥品信息(如更換藥品劑型、規(guī)格等)的情況,及時(shí)與藥房溝通并協(xié)助完成系統(tǒng)信息的修改。信息系統(tǒng)管理人員負(fù)責(zé)診所藥品管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理,確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。根據(jù)藥品管理的實(shí)際需求,對(duì)系統(tǒng)功能進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整,保障藥品信息錄入模塊的正常使用。同時(shí),負(fù)責(zé)對(duì)藥品管理人員、藥房調(diào)配人員和臨床醫(yī)生進(jìn)行系統(tǒng)操作培訓(xùn),解答他們?cè)谒幤沸畔浫脒^(guò)程中遇到的技術(shù)問(wèn)題。二、藥品采購(gòu)與驗(yàn)收環(huán)節(jié)的信息錄入(一)藥品采購(gòu)計(jì)劃制定1.藥品管理人員應(yīng)定期(每月)對(duì)診所藥品庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn),結(jié)合臨床用藥需求和藥品銷售情況,分析各類藥品的消耗趨勢(shì),制定詳細(xì)的藥品采購(gòu)計(jì)劃。2.在制定采購(gòu)計(jì)劃時(shí),需明確藥品的名稱、規(guī)格、劑型、預(yù)計(jì)采購(gòu)數(shù)量等信息。同時(shí),對(duì)于有特殊存儲(chǔ)條件要求的藥品,應(yīng)在采購(gòu)計(jì)劃中注明,以便后續(xù)采購(gòu)過(guò)程中能妥善安排運(yùn)輸和存儲(chǔ)。3.將制定好的藥品采購(gòu)計(jì)劃錄入診所藥品管理系統(tǒng),生成采購(gòu)訂單草稿。訂單草稿應(yīng)包含訂單編號(hào)、藥品信息、采購(gòu)數(shù)量、預(yù)計(jì)到貨日期等關(guān)鍵信息,確保信息完整、準(zhǔn)確,以便后續(xù)跟蹤和管理。(二)采購(gòu)訂單下達(dá)1.藥品管理人員根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃生成的訂單草稿,與經(jīng)過(guò)篩選的合格供應(yīng)商進(jìn)行溝通協(xié)商,確認(rèn)藥品的采購(gòu)價(jià)格、交貨方式、付款條款等具體細(xì)節(jié)。2.在確保各項(xiàng)采購(gòu)條款達(dá)成一致后,將訂單草稿中的信息完善,正式下達(dá)采購(gòu)訂單至供應(yīng)商。采購(gòu)訂單下達(dá)后,系統(tǒng)自動(dòng)記錄訂單生成日期、訂單狀態(tài)(已下達(dá))、供應(yīng)商信息等內(nèi)容,并將訂單信息發(fā)送至供應(yīng)商端,同時(shí)向相關(guān)人員(如財(cái)務(wù)人員、診所負(fù)責(zé)人)發(fā)送訂單通知郵件或消息提醒,以便各部門協(xié)同跟進(jìn)采購(gòu)進(jìn)度。3.在采購(gòu)訂單下達(dá)后的24小時(shí)內(nèi),藥品管理人員應(yīng)再次登錄系統(tǒng),核對(duì)訂單信息是否準(zhǔn)確無(wú)誤地傳輸至供應(yīng)商端,并確認(rèn)供應(yīng)商是否已成功接收訂單。如發(fā)現(xiàn)訂單信息傳輸有誤,應(yīng)及時(shí)與信息系統(tǒng)管理人員聯(lián)系,進(jìn)行訂單信息的修正和重新發(fā)送。(三)藥品到貨驗(yàn)收1.藥品到貨前,藥品管理人員應(yīng)收到供應(yīng)商提供的發(fā)貨清單,仔細(xì)核對(duì)發(fā)貨清單上的藥品名稱、規(guī)格、劑型、數(shù)量、批號(hào)等信息與采購(gòu)訂單是否一致。2.藥品到貨時(shí),藥品管理人員按照標(biāo)準(zhǔn)的驗(yàn)收流程進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括藥品的外觀質(zhì)量、包裝完整性、數(shù)量準(zhǔn)確性以及藥品的資質(zhì)證明文件(如藥品檢驗(yàn)報(bào)告、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品合格證等)。3.在驗(yàn)收過(guò)程中,藥品管理人員應(yīng)同步將驗(yàn)收結(jié)果錄入藥品管理系統(tǒng)。對(duì)于驗(yàn)收合格的藥品,錄入藥品的實(shí)際到貨數(shù)量、到貨日期、批號(hào)、有效期至等詳細(xì)信息,并將藥品狀態(tài)更新為“已驗(yàn)收合格,待入庫(kù)”。對(duì)于驗(yàn)收不合格的藥品,應(yīng)詳細(xì)記錄不合格原因(如藥品外觀有破損、包裝標(biāo)識(shí)不清晰、數(shù)量短缺等),并在系統(tǒng)中標(biāo)記為“驗(yàn)收不合格”,同時(shí)按照診所不合格藥品處理程序進(jìn)行相應(yīng)處理,如退貨、換貨或銷毀等。退貨或換貨完成后,及時(shí)在系統(tǒng)中更新藥品的到貨狀態(tài)和相關(guān)信息。三、藥品存儲(chǔ)環(huán)節(jié)的信息錄入(一)藥品入庫(kù)1.驗(yàn)收合格的藥品,藥房調(diào)配人員根據(jù)藥品管理人員提供的入庫(kù)通知,及時(shí)將藥品搬運(yùn)至指定的存儲(chǔ)區(qū)域,并按照藥品的分類、劑型、規(guī)格等進(jìn)行合理擺放。2.在藥品入庫(kù)過(guò)程中,藥房調(diào)配人員應(yīng)再次核對(duì)藥品信息,確保與系統(tǒng)記錄一致。同時(shí),使用掃碼設(shè)備或手動(dòng)錄入的方式,將藥品的實(shí)際存放位置(如貨架編號(hào)、貨位號(hào)等)錄入系統(tǒng),以便后續(xù)查詢和盤點(diǎn)。3.藥品入庫(kù)完成后,系統(tǒng)自動(dòng)更新藥品的庫(kù)存數(shù)量,并生成入庫(kù)記錄。入庫(kù)記錄應(yīng)包含藥品名稱、規(guī)格、劑型、批號(hào)、入庫(kù)數(shù)量、入庫(kù)日期、存放位置等詳細(xì)信息,確保庫(kù)存信息的實(shí)時(shí)準(zhǔn)確性。(二)藥品存儲(chǔ)位置變更1.在藥品存儲(chǔ)過(guò)程中,如因業(yè)務(wù)需求(如調(diào)整藥房布局、優(yōu)化藥品擺放順序等)需要變更藥品的存儲(chǔ)位置,藥房調(diào)配人員應(yīng)首先在系統(tǒng)中查詢?cè)撍幤返默F(xiàn)有庫(kù)存信息,確認(rèn)庫(kù)存數(shù)量與實(shí)際相符。2.然后,按照新的存儲(chǔ)位置要求,將藥品搬運(yùn)至新的貨位,并在系統(tǒng)中修改藥品的存放位置信息。系統(tǒng)自動(dòng)記錄位置變更的日期、操作人員等信息,以便追溯和管理。3.在完成藥品存儲(chǔ)位置變更后,藥房調(diào)配人員應(yīng)對(duì)新存儲(chǔ)區(qū)域的藥品進(jìn)行核對(duì),確保藥品擺放整齊、標(biāo)識(shí)清晰,便于查找和管理。同時(shí),通知相關(guān)人員(如藥品管理人員、臨床醫(yī)生)藥品存儲(chǔ)位置的變更情況,避免因信息不暢導(dǎo)致的用藥錯(cuò)誤。(三)藥品庫(kù)存盤點(diǎn)1.診所應(yīng)定期(每季度)對(duì)藥品庫(kù)存進(jìn)行全面盤點(diǎn)。藥品管理人員負(fù)責(zé)制定盤點(diǎn)計(jì)劃,明確盤點(diǎn)范圍、盤點(diǎn)時(shí)間、參與人員等信息,并將盤點(diǎn)計(jì)劃錄入系統(tǒng)。2.在盤點(diǎn)過(guò)程中,盤點(diǎn)人員按照系統(tǒng)生成的盤點(diǎn)清單,逐一核對(duì)藥品的實(shí)際庫(kù)存數(shù)量與系統(tǒng)記錄是否一致。對(duì)于盤盈或盤虧的藥品,應(yīng)詳細(xì)記錄差異情況及原因。3.盤點(diǎn)結(jié)束后,盤點(diǎn)人員將盤點(diǎn)結(jié)果錄入系統(tǒng)。系統(tǒng)根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果自動(dòng)生成盤點(diǎn)報(bào)告,顯示各類藥品的實(shí)際庫(kù)存數(shù)量、系統(tǒng)記錄數(shù)量、差異數(shù)量及差異率等信息。藥品管理人員根據(jù)盤點(diǎn)報(bào)告進(jìn)行分析和處理,對(duì)于盤盈或盤虧金額較大的情況,應(yīng)深入調(diào)查原因,并采取相應(yīng)的糾正措施,如調(diào)整庫(kù)存記錄、完善藥品管理制度、加強(qiáng)采購(gòu)和驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理等。同時(shí),將盤點(diǎn)報(bào)告提交給診所負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門,作為財(cái)務(wù)核算和管理決策的依據(jù)。四、藥品調(diào)配環(huán)節(jié)的信息錄入(一)處方接收與審核1.臨床醫(yī)生開(kāi)具電子處方后,系統(tǒng)自動(dòng)將處方信息傳輸至藥房管理系統(tǒng)。藥房調(diào)配人員在接收處方時(shí),應(yīng)首先核對(duì)處方的基本信息,包括患者姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式、就診科室、診斷等是否完整、準(zhǔn)確。2.然后,對(duì)處方中的藥品信息進(jìn)行審核,檢查藥品名稱、規(guī)格、劑型、劑量、用法用量、用藥頻次等是否符合臨床用藥規(guī)范和藥品說(shuō)明書(shū)要求。對(duì)于審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的處方問(wèn)題(如藥品超劑量使用、用藥禁忌等),藥房調(diào)配人員應(yīng)及時(shí)與臨床醫(yī)生溝通,確認(rèn)處方信息的準(zhǔn)確性和合理性。如需要調(diào)整處方信息,應(yīng)在系統(tǒng)中記錄溝通情況,并協(xié)助臨床醫(yī)生完成處方的修改和重新提交。(二)藥品調(diào)配1.根據(jù)審核通過(guò)的處方信息,藥房調(diào)配人員按照“先進(jìn)先出、近效期先出”的原則,從庫(kù)存中選取相應(yīng)的藥品進(jìn)行調(diào)配。在調(diào)配過(guò)程中,再次核對(duì)藥品的名稱、規(guī)格、劑型、數(shù)量等信息,確保與處方一致。2.使用掃碼設(shè)備或手動(dòng)錄入的方式,將調(diào)配好的藥品信息錄入系統(tǒng),包括藥品的名稱、規(guī)格、劑型、批號(hào)、有效期至、調(diào)配數(shù)量、調(diào)配日期、調(diào)配人員等。系統(tǒng)自動(dòng)更新藥品的庫(kù)存數(shù)量,并生成調(diào)配記錄。調(diào)配記錄應(yīng)詳細(xì)記錄每張?zhí)幏降恼{(diào)配過(guò)程,以便追溯和查詢。3.在完成藥品調(diào)配后,藥房調(diào)配人員對(duì)調(diào)配好的藥品進(jìn)行再次核對(duì),確保藥品質(zhì)量和數(shù)量無(wú)誤。然后將調(diào)配好的藥品連同處方一起傳遞給核對(duì)發(fā)藥人員進(jìn)行最終核對(duì)。(三)處方核對(duì)與發(fā)藥1.核對(duì)發(fā)藥人員收到調(diào)配好的藥品和處方后,按照“四查十對(duì)”的原則進(jìn)行嚴(yán)格核對(duì)。即查處方,對(duì)科別、姓名、年齡;查藥品,對(duì)藥名、劑型、規(guī)格、數(shù)量;查配伍禁忌,對(duì)藥品性狀、用法用量;查用藥合理性,對(duì)臨床診斷。2.在核對(duì)過(guò)程中,核對(duì)發(fā)藥人員如發(fā)現(xiàn)藥品信息與處方存在任何不符之處,應(yīng)立即與藥房調(diào)配人員溝通核實(shí)。如確認(rèn)是處方錯(cuò)誤或調(diào)配錯(cuò)誤,應(yīng)及時(shí)采取相應(yīng)的糾正措施,如重新調(diào)配藥品、修改處方信息等。3.核對(duì)無(wú)誤后,核對(duì)發(fā)藥人員將藥品發(fā)放給患者,并向患者詳細(xì)說(shuō)明藥品的用法用量、注意事項(xiàng)等。同時(shí),在系統(tǒng)中記錄發(fā)藥時(shí)間、發(fā)藥人員等信息,完成處方的發(fā)藥確認(rèn)流程?;颊呷∷幒?,系統(tǒng)自動(dòng)更新患者的用藥記錄,以便后續(xù)隨訪和管理。五、藥品使用環(huán)節(jié)的信息錄入(一)患者用藥記錄1.臨床醫(yī)生在給患者用藥后,應(yīng)及時(shí)在系統(tǒng)中記錄患者的用藥情況。用藥記錄應(yīng)包括藥品名稱、規(guī)格、劑型、用藥劑量、用藥時(shí)間、用藥頻次、用藥療程、用藥效果等詳細(xì)信息。對(duì)于特殊用藥情況(如聯(lián)合用藥、特殊劑型用藥等),應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)備注說(shuō)明。2.通過(guò)對(duì)患者用藥記錄的持續(xù)跟蹤和分析,臨床醫(yī)生可以及時(shí)了解患者的用藥療效和不良反應(yīng)情況,調(diào)整治療方案。同時(shí),用藥記錄也為臨床研究、醫(yī)療質(zhì)量控制等提供了重要的數(shù)據(jù)支持。(二)藥品不良反應(yīng)報(bào)告1.患者在用藥過(guò)程中如出現(xiàn)任何不良反應(yīng),臨床醫(yī)生應(yīng)立即停止使用該藥品,并及時(shí)在系統(tǒng)中記錄不良反應(yīng)的發(fā)生時(shí)間、癥狀表現(xiàn)、處理措施等詳細(xì)信息。2.同時(shí),按照國(guó)家藥品不良反應(yīng)報(bào)告制度的要求,臨床醫(yī)生應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)(一般為發(fā)現(xiàn)不良反應(yīng)后的15個(gè)工作日內(nèi))填寫藥品不良反應(yīng)報(bào)告表,通過(guò)系統(tǒng)上報(bào)至當(dāng)?shù)厮幤凡涣挤磻?yīng)監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu),并抄送診所藥品管理人員。藥品管理人員收到報(bào)告后,應(yīng)及時(shí)在系統(tǒng)中進(jìn)行標(biāo)記和跟蹤,協(xié)助臨床醫(yī)生完成后續(xù)的不良反應(yīng)調(diào)查和處理工作。六、藥品信息變更管理(一)藥品基本信息變更1.當(dāng)藥品的生產(chǎn)廠家、規(guī)格、劑型、包裝等基本信息發(fā)生變更時(shí),藥品管理人員應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)變更證明文件(如藥品生產(chǎn)企業(yè)的變更通知、藥品注冊(cè)批件變更文件等)。2.在核對(duì)變更證明文件無(wú)誤后,藥品管理人員登錄藥品管理系統(tǒng),按照系統(tǒng)提示修改藥品的相應(yīng)基本信息。修改內(nèi)容應(yīng)包括藥品名稱、規(guī)格、劑型、生產(chǎn)廠家、批準(zhǔn)文號(hào)、有效期至等。系統(tǒng)自動(dòng)記錄藥品信息變更的日期、變更原因、操作人員等內(nèi)容,確保變更信息可追溯。3.藥品信息變更完成后,藥品管理人員應(yīng)通知相關(guān)人員(如藥房調(diào)配人員、臨床醫(yī)生),告知藥品基本信息的變更情況,并提醒他們?cè)诤罄m(xù)工作中注意核對(duì)藥品信息,避免因信息不一致導(dǎo)致的用藥錯(cuò)誤。同時(shí),對(duì)庫(kù)存中的變更藥品進(jìn)行標(biāo)識(shí)區(qū)分,以便在調(diào)配和使用過(guò)程中進(jìn)行正確識(shí)別和管理。(二)藥品價(jià)格變更1.藥品價(jià)格因市場(chǎng)因素、政策調(diào)整等原因發(fā)生變更時(shí),由財(cái)務(wù)部門或相關(guān)采購(gòu)人員及時(shí)獲取最新的藥品價(jià)格信息,并將變更后的價(jià)格錄入藥品管理系統(tǒng)。2.在錄入藥品價(jià)格變更信息時(shí),應(yīng)注明價(jià)格變更的生效日期、變更原因等詳細(xì)內(nèi)容。系統(tǒng)自動(dòng)更新藥品的價(jià)格信息,并根據(jù)新價(jià)格計(jì)算庫(kù)存藥品的價(jià)值。3.藥房調(diào)配人員在調(diào)配藥品時(shí),系統(tǒng)將自動(dòng)按照最新的價(jià)格進(jìn)行收費(fèi)計(jì)算。同時(shí),財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)對(duì)藥品價(jià)格變更情況進(jìn)行財(cái)務(wù)核算和相關(guān)報(bào)表的調(diào)整,確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。(三)藥品停用與刪除1.因藥品質(zhì)量問(wèn)題、臨床淘汰、國(guó)家政策調(diào)整等原因需要停用或刪除藥品信息時(shí),由藥品管理人員提出申請(qǐng),并填寫藥品停用/刪除申請(qǐng)表。申請(qǐng)表應(yīng)包括藥品名稱、規(guī)格、劑型、生產(chǎn)廠家、停用/刪除原因、申請(qǐng)日期等內(nèi)容。2.申請(qǐng)?zhí)峤缓?,?jīng)診所負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。審核通過(guò)后,藥品管理人員在藥品管理系統(tǒng)中對(duì)相應(yīng)藥品信息進(jìn)行停用或刪除操作。系統(tǒng)自動(dòng)記錄藥品停用/刪除的日期、操作人員、審批意見(jiàn)等信息,確保操作過(guò)程可追溯。3.對(duì)于停用的藥品,藥房應(yīng)將其單獨(dú)存放,并進(jìn)行標(biāo)識(shí)管理,防止誤調(diào)配和使用。在后續(xù)的庫(kù)存盤點(diǎn)和管理工作中,應(yīng)將停用藥品的庫(kù)存數(shù)量單獨(dú)統(tǒng)計(jì),直至庫(kù)存為零或按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行其他處理(如退貨、銷毀等)。七、藥品信息安全管理(一)用戶權(quán)限管理1.根據(jù)不同的工作職責(zé)和崗位需求,為藥品管理人員、藥房調(diào)配人員、臨床醫(yī)生、信息系統(tǒng)管理人員等設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限。確保每個(gè)用戶只能訪問(wèn)和操作其工作所需的藥品信息,避免信息泄露和誤操作。2.用戶權(quán)限應(yīng)定期進(jìn)行審核和調(diào)整,根據(jù)人員崗位變動(dòng)情況及時(shí)增減權(quán)限。同時(shí),嚴(yán)格控制超級(jí)用戶的數(shù)量,超級(jí)用戶應(yīng)僅在必要時(shí)使用,且操作過(guò)程需進(jìn)行詳細(xì)記錄和審計(jì)。3.所有用戶應(yīng)妥善保管自己的用戶名和密碼,不得將賬號(hào)轉(zhuǎn)借他人使用。如發(fā)現(xiàn)賬號(hào)被盜用或密碼泄露,應(yīng)立即通知信息系統(tǒng)管理人員進(jìn)行處理,并及時(shí)修改密碼。(二)數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.定期(每周)對(duì)藥品管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份,備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上,并分別在本地和異地進(jìn)行存儲(chǔ),以防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。2.建立數(shù)據(jù)恢復(fù)測(cè)試機(jī)制,定期(每月)進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練,確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地恢復(fù)數(shù)據(jù),保證藥品管理工作的正常進(jìn)行。3.在進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)操作時(shí),應(yīng)做好詳細(xì)記錄,包括備份時(shí)間、備份內(nèi)容、恢復(fù)時(shí)間、恢復(fù)結(jié)果等信息。同時(shí),對(duì)數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行分析和總結(jié),及時(shí)調(diào)整備份策略和恢復(fù)流程,提高數(shù)據(jù)安全性和可靠性。(三)數(shù)據(jù)訪問(wèn)審計(jì)1.信息系統(tǒng)管理人員應(yīng)設(shè)置系統(tǒng)操作日志功能,記錄所有用戶對(duì)藥品管理系統(tǒng)的訪問(wèn)操作,包括登錄時(shí)間、退出時(shí)間、操作內(nèi)容、操作結(jié)果等詳細(xì)信息。2.定期(每月)對(duì)系統(tǒng)操作日志進(jìn)行審計(jì),查看是否存在異常操作行為(如非授權(quán)訪問(wèn)、批量刪除數(shù)據(jù)等)。如發(fā)現(xiàn)異常操作,應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和處理,并根據(jù)情況追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.
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