機(jī)關(guān)電子檔管理制度

機(jī)關(guān)電子檔管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)電子文檔的管理，確保電子文檔的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可利用性，提高工作效率，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機(jī)關(guān)各部門及全體工作人員在工作過程中形成的電子文檔的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則機(jī)關(guān)電子文檔由專門的管理部門或崗位進(jìn)行集中管理，確保文檔的一致性和規(guī)范性。2.分類分級管理原則根據(jù)電子文檔的內(nèi)容、性質(zhì)和用途進(jìn)行分類分級，便于查找、使用和保管。3.安全保密原則采取有效的安全保密措施，防止電子文檔的泄露、篡改和丟失。4.方便利用原則建立便捷的檢索和利用機(jī)制，滿足機(jī)關(guān)工作人員對電子文檔的查閱需求。二、電子文檔的定義與分類（一）定義本制度所稱電子文檔，是指機(jī)關(guān)工作人員在履行職責(zé)過程中形成的，以數(shù)字代碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件、數(shù)據(jù)、圖表、圖像等不同形式的信息記錄。（二）分類1.按內(nèi)容性質(zhì)分類行政公文類：包括上級來文、本級發(fā)文、平行文等各類行政公文。業(yè)務(wù)資料類：與機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)工作相關(guān)的政策法規(guī)、業(yè)務(wù)流程、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、項(xiàng)目資料等。會(huì)議資料類：會(huì)議通知、議程、紀(jì)要、決議等會(huì)議相關(guān)文件。人事檔案類：干部職工的個(gè)人基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲等人事資料。財(cái)務(wù)檔案類：財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、合同等財(cái)務(wù)相關(guān)文件。其他類：除上述類別以外的電子文檔，如工作計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)研報(bào)告等。2.按存儲(chǔ)介質(zhì)分類硬盤存儲(chǔ)文檔光盤存儲(chǔ)文檔磁帶存儲(chǔ)文檔移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備存儲(chǔ)文檔（如U盤、移動(dòng)硬盤等）3.按密級分類絕密級文檔機(jī)密級文檔秘密級文檔非涉密文檔三、電子文檔的形成與收集（一）形成要求1.機(jī)關(guān)工作人員在工作中應(yīng)按照規(guī)范的格式和要求生成電子文檔，確保文檔內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。2.電子文檔應(yīng)使用規(guī)范的文件名和文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，文件名應(yīng)簡潔明了，能夠準(zhǔn)確反映文檔的主題和內(nèi)容。3.對于重要的電子文檔，應(yīng)同時(shí)生成紙質(zhì)文檔，并確保紙質(zhì)文檔與電子文檔內(nèi)容一致。（二）收集職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門電子文檔的收集工作，指定專人負(fù)責(zé)定期收集、整理本部門形成的電子文檔，并按照規(guī)定的分類和存儲(chǔ)要求進(jìn)行保管。2.對于跨部門形成的電子文檔，由牽頭部門負(fù)責(zé)收集，并及時(shí)分發(fā)給相關(guān)部門。3.辦公室負(fù)責(zé)對機(jī)關(guān)各部門收集的電子文檔進(jìn)行匯總和審核，確保電子文檔的完整性和準(zhǔn)確性。四、電子文檔的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)設(shè)備1.機(jī)關(guān)應(yīng)配備專用的電子文檔存儲(chǔ)設(shè)備，如服務(wù)器、磁盤陣列、磁帶庫等，確保存儲(chǔ)設(shè)備的可靠性和安全性。2.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，及時(shí)清理存儲(chǔ)設(shè)備中的垃圾文件和無用數(shù)據(jù)，確保存儲(chǔ)設(shè)備的存儲(chǔ)空間充足。3.對于重要的電子文檔，應(yīng)采用異地備份的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（二）存儲(chǔ)方式1.電子文檔應(yīng)按照分類分級的原則進(jìn)行存儲(chǔ)，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，便于查找和管理。2.對于涉密電子文檔，應(yīng)按照國家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)，采取加密、訪問控制等安全措施，確保文檔的保密性。3.電子文檔的存儲(chǔ)應(yīng)遵循便于長期保存的原則，選擇合適的存儲(chǔ)格式和介質(zhì)，確保文檔的可讀性和可利用性。（三）保管期限1.電子文檔的保管期限應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和機(jī)關(guān)實(shí)際情況確定，一般分為短期、中期和長期。2.短期保管的電子文檔保管期限為15年，中期保管的電子文檔保管期限為510年，長期保管的電子文檔保管期限為10年以上。3.對于具有重要?dú)v史價(jià)值和查考利用價(jià)值的電子文檔，應(yīng)永久保管。（四）保管措施1.建立電子文檔保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄電子文檔的名稱、類別、存儲(chǔ)位置、保管期限等信息，便于查詢和管理。2.定期對電子文檔進(jìn)行清查和核對，確保文檔的完整性和準(zhǔn)確性。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理。3.加強(qiáng)對電子文檔存儲(chǔ)環(huán)境的管理，保持存儲(chǔ)設(shè)備的清潔、干燥和通風(fēng)，防止因環(huán)境因素導(dǎo)致文檔損壞。4.對保管期滿的電子文檔，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀，確保文檔的安全性。五、電子文檔的檢索與利用（一）檢索工具1.建立電子文檔檢索系統(tǒng)，采用先進(jìn)的檢索技術(shù)和方法，提高檢索效率和準(zhǔn)確性。2.檢索系統(tǒng)應(yīng)具備全文檢索、分類檢索、關(guān)鍵詞檢索等多種檢索功能，滿足不同用戶的檢索需求。3.定期對檢索系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保檢索系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。（二）利用權(quán)限1.機(jī)關(guān)工作人員因工作需要查閱電子文檔的，應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行申請和審批。2.對于非涉密電子文檔，一般工作人員可直接查閱；對于涉密電子文檔，應(yīng)按照涉密文件管理規(guī)定進(jìn)行審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。3.查閱電子文檔應(yīng)在指定的場所進(jìn)行，不得擅自將電子文檔帶出機(jī)關(guān)或泄露給無關(guān)人員。（三）利用登記1.建立電子文檔利用登記制度，對查閱、借閱、復(fù)制等利用電子文檔的情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.利用登記記錄應(yīng)包括利用時(shí)間、利用人、文檔名稱、利用目的、歸還時(shí)間等信息，便于跟蹤和管理。3.對于借閱的電子文檔，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還，如因特殊情況需要延期歸還的，應(yīng)辦理延期手續(xù)。六、電子文檔的安全管理（一）安全制度1.建立健全電子文檔安全管理制度，明確安全管理責(zé)任，加強(qiáng)對電子文檔安全工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。2.定期對機(jī)關(guān)工作人員進(jìn)行電子文檔安全培訓(xùn)，提高工作人員的安全意識(shí)和操作技能。3.制定電子文檔安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工，確保在發(fā)生安全事故時(shí)能夠及時(shí)、有效地進(jìn)行處理。（二）安全技術(shù)措施1.采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等安全技術(shù)手段，對電子文檔存儲(chǔ)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安全防護(hù)，防止外部非法入侵和病毒感染。2.對電子文檔進(jìn)行加密處理，確保文檔在傳輸和存儲(chǔ)過程中的保密性。3.建立用戶認(rèn)證和訪問控制機(jī)制，對電子文檔的訪問進(jìn)行嚴(yán)格授權(quán)，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和操作。（三）安全監(jiān)督檢查1.定期對電子文檔安全管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。2.對違反電子文檔安全管理制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)進(jìn)行處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、電子文檔的備份與恢復(fù)（一）備份策略1.制定電子文檔備份策略，明確備份的時(shí)間間隔、備份方式和備份存儲(chǔ)介質(zhì)。2.對于重要的電子文檔，應(yīng)采用實(shí)時(shí)備份或定期備份的方式進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的及時(shí)性和完整性。3.備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行更換和檢查，確保備份數(shù)據(jù)的可讀性和可恢復(fù)性。（二）恢復(fù)測試1.定期進(jìn)行電子文檔恢復(fù)測試，確保在需要時(shí)能夠快速、準(zhǔn)確地恢復(fù)數(shù)據(jù)。2.恢復(fù)測試應(yīng)包括硬件恢復(fù)測試、軟件恢復(fù)測試和數(shù)據(jù)恢復(fù)測試等內(nèi)容，全面檢驗(yàn)備份與恢復(fù)系統(tǒng)的有效性。3.對恢復(fù)測試結(jié)果進(jìn)行記錄和分析，針對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改，不斷完善備份與恢復(fù)系統(tǒng)。八、電子文檔的鑒定與銷毀（一）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.制定電子文檔鑒定標(biāo)準(zhǔn)，明確鑒定的依據(jù)和方法。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括文檔的內(nèi)容價(jià)值、保管期限、密級等因素，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定程序1.成立電子文檔鑒定小組，負(fù)責(zé)對電子文檔進(jìn)行鑒定。2.鑒定小組應(yīng)按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)對電子文檔進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。3.對于需要銷毀的電子文檔，應(yīng)填寫《電子文檔銷毀審批表》，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行銷毀。（三）銷毀方式1.電子文檔的銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行