完善了印章管理制度

完善了印章管理制度總則目的為加強公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，確保印章使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護公司合法權(quán)益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬子公司、分公司（以下統(tǒng)稱“公司”）的各類印章管理。印章定義本制度所指印章包括但不限于公司公章、法定代表人章、合同專用章、財務專用章、發(fā)票專用章、部門印章、業(yè)務專用章等各類具有法律效力或代表公司進行業(yè)務活動的印章。印章的刻制與啟用印章刻制1.印章需求申請：公司各部門因工作需要刻制印章的，應填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、規(guī)格、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認后，報公司行政管理部門審核。2.審核與審批：行政管理部門對印章刻制申請進行審核，重點審查印章刻制的必要性、名稱規(guī)范性等內(nèi)容。審核通過后，報公司主管領(lǐng)導審批。審批通過后，由行政管理部門統(tǒng)一安排印章刻制工作。3.刻制要求：印章刻制必須選擇具有合法資質(zhì)、信譽良好的印章刻制單位進行?？讨频挠≌聭蠂曳煞ㄒ?guī)和公司規(guī)定的樣式、規(guī)格要求，確保印章清晰、規(guī)范、易于識別。印章啟用1.啟用通知：印章刻制完成后，行政管理部門應及時通知印章使用部門領(lǐng)取印章。領(lǐng)取時，雙方應辦理印章交接手續(xù)，填寫《印章交接登記表》，明確交接時間、交接人、領(lǐng)取人等信息，并簽字確認。2.啟用流程：印章使用部門領(lǐng)取印章后，應填寫《印章啟用申請表》，經(jīng)部門負責人簽字確認后，報行政管理部門備案。行政管理部門在印章啟用申請表上加蓋“已備案”章后，印章方可正式啟用。印章的保管保管原則1.印章保管應遵循“誰使用、誰保管、誰負責”的原則，確保印章安全、妥善保管。2.嚴禁將印章交由非授權(quán)人員保管，嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。保管方式1.專人保管：公司公章、法定代表人章、合同專用章、財務專用章、發(fā)票專用章等重要印章，由行政管理部門指定專人負責保管；部門印章由各部門指定專人負責保管；業(yè)務專用章由相關(guān)業(yè)務部門指定專人負責保管。2.保管地點：印章應存放在安全可靠的地方，如保險柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。保管人員應妥善保管鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。保管要求1.定期檢查：保管人員應定期對印章進行檢查，確保印章完好無損、清晰可辯。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、模糊等情況，應及時報告行政管理部門，并按規(guī)定進行更換。2.離職交接：印章保管人員因工作變動或離職時，必須辦理印章交接手續(xù)。交接時，應填寫《印章交接清單》，詳細記錄印章名稱、數(shù)量、交接時間等信息，并由交接雙方及監(jiān)交人簽字確認。交接手續(xù)未辦理完畢前，原保管人員不得離職。印章的使用使用范圍1.公司公章主要用于以公司名義對外發(fā)布重要文件、簽署合同協(xié)議、出具介紹信、證明材料等；2.法定代表人章主要用于辦理銀行結(jié)算、簽訂合同協(xié)議等需要法定代表人簽字的事項；3.合同專用章主要用于簽訂各類合同協(xié)議；4.財務專用章主要用于辦理公司財務收支、銀行結(jié)算等相關(guān)財務業(yè)務；5.發(fā)票專用章主要用于開具公司各類發(fā)票；6.部門印章主要用于本部門內(nèi)部文件、資料的處理，以及與業(yè)務相關(guān)的往來信函、報表等的蓋章；7.業(yè)務專用章主要用于特定業(yè)務領(lǐng)域的文件、資料、合同等的蓋章，如項目專用章、招投標專用章等。使用流程1.用印申請：公司員工因工作需要使用印章的，應填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用印時間等信息，并經(jīng)相關(guān)負責人簽字審批。一般事項用印：由部門負責人審批；重要事項用?。河晒局鞴茴I(lǐng)導審批；涉及財務、合同等重大事項用?。河晒痉ǘù砣藢徟?.審核與校對：用印申請審批通過后，印章保管人員應對用印文件內(nèi)容進行認真審核，確保文件內(nèi)容真實、準確、合法，與用印申請一致。審核無誤后，在指定位置加蓋印章。3.登記備案：印章保管人員在用印后，應及時在《印章使用登記簿》上進行登記，詳細記錄用印時間、用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用印人等信息。使用限制1.嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。如因特殊情況確需事先加蓋印章的，必須經(jīng)公司法定代表人書面批準，并嚴格控制用印范圍和數(shù)量。2.不得超范圍、超權(quán)限使用印章，不得擅自將印章交與他人使用或攜帶外出。如因工作需要攜帶印章外出的，必須經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準，并填寫《印章外出攜帶申請表》，注明外出時間、地點、用途等信息，由兩人以上共同攜帶，并采取必要的安全措施。印章的停用與銷毀停用情形1.因公司機構(gòu)調(diào)整、名稱變更、業(yè)務范圍變化等原因，原印章不再使用的；2.印章?lián)p壞無法正常使用的；3.因其他原因需要停用印章的。停用流程1.印章使用部門發(fā)現(xiàn)印章需要停用時，應及時填寫《印章停用申請表》，經(jīng)部門負責人簽字確認后，報行政管理部門審核。2.行政管理部門審核通過后，報公司主管領(lǐng)導審批。審批通過后，行政管理部門負責通知印章保管人員將印章交回，并辦理印章停用手續(xù)。3.印章保管人員將停用印章交回后，行政管理部門應在《印章使用登記簿》上注明“停用”字樣，并將印章妥善保管。銷毀流程1.擬定銷毀清單：對于需要銷毀的印章，行政管理部門應擬定《印章銷毀清單》，詳細記錄印章名稱、編號、啟用時間、停用時間、銷毀原因等信息，并報公司主管領(lǐng)導審批。2.組織銷毀：審批通過后，行政管理部門應指定專人負責組織印章銷毀工作。銷毀過程中，應確保印章銷毀徹底，防止印章信息泄露。3.銷毀記錄：印章銷毀完成后，銷毀人員應在《印章銷毀清單》上簽字確認，并將銷毀清單存檔備案。印章的監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.行政管理部門負責對公司印章管理制度的執(zhí)行情況進行定期檢查和不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正印章管理中存在的問題。2.審計部門負責對公司印章使用情況進行審計監(jiān)督，重點審查印章使用的合法性、合規(guī)性、真實性等內(nèi)容，確保公司印章使用安全。外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、監(jiān)管機構(gòu)等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，及時提供印章管理的有關(guān)資料和信息。2.主動接受社會公眾的監(jiān)督，對于涉及公司印章使用的投訴、舉報等，應及時進行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給相關(guān)部門和人員。法律責任違規(guī)處罰1.公司員工違反本制度規(guī)定，擅自使用印章、超范圍使用印章、在空白文件上加蓋印章等，給公司造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、降職、撤職等處罰；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。2.印章保管人員未妥善保管印章，導致印章丟失、被盜、損壞等，給公司造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、降職、撤職等處罰；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。賠償責任因印章使用不當給公司造成經(jīng)濟損失的，相關(guān)責任人