公司行政部內(nèi)部管理制度

公司行政部內(nèi)部管理制度一、總則（一）目的為加強公司行政部的規(guī)范化管理，提高行政部工作效率和服務質(zhì)量，確保公司各項工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司行政部全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定。2.高效性原則：優(yōu)化工作流程，提高工作效率，確保各項工作及時、準確完成。3.服務性原則：以服務公司各部門和全體員工為宗旨，提供優(yōu)質(zhì)、高效的行政支持。4.保密性原則：嚴格保守公司機密，確保公司信息安全。二、組織架構與職責（一）組織架構行政部設部門經(jīng)理一名，副經(jīng)理一名，下設行政事務組、后勤保障組、檔案管理組等若干小組。（二）職責分工1.部門經(jīng)理全面負責行政部的日常管理工作，制定部門工作計劃并組織實施。協(xié)調(diào)行政部與其他部門之間的工作關系，確保行政工作的順利開展。負責行政部人員的績效考核、培訓與發(fā)展等工作。審核行政部各項費用支出，控制行政成本。參與公司重要會議和活動的組織安排，協(xié)助公司領導做好各項決策支持工作。2.副經(jīng)理協(xié)助部門經(jīng)理開展工作，負責行政部部分專項工作的組織與實施。負責行政事務組的日常管理工作，包括公文處理、印章管理、辦公用品采購與管理等。監(jiān)督后勤保障組的工作，確保公司辦公環(huán)境的整潔、舒適，以及各項后勤服務的及時到位。協(xié)助部門經(jīng)理做好行政部與外部相關單位的溝通協(xié)調(diào)工作。3.行政事務組負責公司公文的起草、審核、印發(fā)、歸檔等工作。管理公司印章，嚴格按照規(guī)定使用印章。負責辦公用品的采購、庫存管理、發(fā)放及回收等工作。安排公司會議、活動的場地布置、會議記錄等工作。負責公司車輛的調(diào)度、使用管理及維護保養(yǎng)等工作。辦理公司員工的入職、離職、調(diào)動等手續(xù)，負責員工考勤管理。協(xié)助公司領導做好對外接待工作。4.后勤保障組負責公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生清掃、綠化養(yǎng)護等工作。管理公司食堂，確保食品安全與衛(wèi)生，合理安排員工就餐。負責公司水電、空調(diào)、電梯等設施設備的日常維護與維修工作。負責公司辦公家具、設備的采購、安裝、調(diào)試及報廢處理等工作。做好公司安全保衛(wèi)工作，制定安全制度，加強安全檢查，確保公司財產(chǎn)和人員安全。5.檔案管理組負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管及查閱利用等工作。建立健全公司檔案管理制度，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。定期對公司檔案進行清查、盤點，確保檔案的完整與安全。負責公司重要文件、資料的電子文檔管理，做好數(shù)據(jù)備份與安全防護工作。三、行政事務管理（一）公文管理1.公文種類包括通知、報告、請示、批復、函、會議紀要等。2.公文起草應主題明確、內(nèi)容準確、格式規(guī)范、語言簡潔。起草完成后，經(jīng)部門負責人審核，重要公文需報公司領導審批。3.公文印發(fā)應嚴格按照審批流程進行，確保公文的準確性和及時性。印發(fā)后的公文應及時分發(fā)給相關部門和人員，并做好登記工作。4.公文歸檔應按照檔案管理要求，定期將公文整理歸檔，確保公文的完整性和可查閱性。（二）印章管理1.公司印章分為公章、合同專用章、財務專用章等。印章由專人負責保管，設立印章使用登記簿。2.印章使用應嚴格履行審批手續(xù)，經(jīng)相關領導簽字同意后方可使用。使用時應在印章使用登記簿上詳細登記用印日期、內(nèi)容、批準人等信息。3.嚴禁在空白紙張、合同等文件上加蓋印章。如因特殊情況需要先行蓋章的，必須經(jīng)公司領導批準，并做好登記備案。4.印章管理人員應妥善保管印章，防止印章丟失、被盜用。如發(fā)現(xiàn)印章丟失或被盜用，應立即報告公司領導，并采取相應的措施。（三）辦公用品管理1.辦公用品采購應根據(jù)公司實際需求，制定采購計劃，選擇合格的供應商進行采購。采購過程中應嚴格控制成本，確保辦公用品的質(zhì)量。2.辦公用品入庫時應進行驗收，核對數(shù)量、規(guī)格、型號等信息，確保與采購訂單一致。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)，登記入賬。3.辦公用品應按照類別、規(guī)格進行分類存放，建立庫存臺賬，定期進行盤點，確保賬物相符。4.員工領用辦公用品應填寫領用申請表，經(jīng)部門負責人簽字批準后，到辦公用品管理部門領取。辦公用品管理部門應做好領用登記工作，定期統(tǒng)計辦公用品的領用情況。5.對于消耗性辦公用品，如筆、紙、墨盒等，應根據(jù)實際使用情況合理發(fā)放；對于耐用性辦公用品，如電腦、打印機等，應建立使用檔案，定期進行維護和保養(yǎng)。（四）會議與活動管理1.公司會議分為定期會議和臨時會議。定期會議包括周會、月會、季度會等，由行政部負責組織安排。臨時會議根據(jù)工作需要由相關部門或領導發(fā)起，行政部協(xié)助組織。2.會議組織部門應提前確定會議主題、時間、地點、參會人員等信息，并及時通知相關人員。會議組織過程中應做好會議記錄，會后整理會議紀要，經(jīng)領導審核后分發(fā)給參會人員和相關部門。3.公司重要活動的組織安排由行政部負責，包括活動策劃、場地布置、人員安排、物資準備等工作?；顒咏M織過程中應注重細節(jié)，確?；顒拥捻樌M行和圓滿成功。4.會議和活動結束后，行政部應及時清理場地，歸還借用的物資，并對會議和活動的效果進行評估和總結，為今后的工作提供參考。（五）車輛管理1.公司車輛由行政部統(tǒng)一調(diào)度和管理，建立車輛使用登記簿。2.員工因工作需要使用車輛，應提前填寫用車申請表，經(jīng)部門負責人簽字批準后，交行政部安排車輛。行政部根據(jù)車輛使用情況和駕駛員工作安排，合理調(diào)度車輛。3.駕駛員應嚴格遵守交通規(guī)則，安全駕駛，定期對車輛進行維護保養(yǎng)，確保車輛性能良好。每次出車前，駕駛員應對車輛進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。4.車輛使用過程中發(fā)生的費用，如燃油費、過路費、停車費等，由駕駛員憑有效票據(jù)到行政部報銷。行政部應定期對車輛費用進行統(tǒng)計和分析，控制車輛使用成本。5.車輛維修應選擇正規(guī)的維修廠家，維修前應填寫車輛維修申請表，經(jīng)行政部負責人審核，報公司領導批準后進行維修。維修完成后，駕駛員應驗收維修質(zhì)量，并簽字確認。行政部負責與維修廠家結算維修費用。（六）員工考勤管理1.公司實行打卡考勤制度，員工應按照規(guī)定的時間上下班，打卡記錄作為考勤的依據(jù)。2.員工因特殊情況不能按時打卡的，應提前向部門負責人請假，并填寫請假申請表。部門負責人應在請假申請表上簽字批準后，交行政部備案。3.行政部每月定期統(tǒng)計員工考勤情況，制作考勤報表，經(jīng)部門負責人審核后報公司領導。對于遲到、早退、曠工等違反考勤制度的行為，按照公司相關規(guī)定進行處理。4.員工請假分為事假、病假、年假、婚假、產(chǎn)假、陪產(chǎn)假、喪假等。請假應按照公司規(guī)定的流程進行申請和審批，請假期間應安排好工作交接，確保工作不受影響。四、后勤保障管理（一）環(huán)境衛(wèi)生管理1.行政部應制定辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生管理制度，明確各區(qū)域的清潔標準和責任人。2.保潔人員應按照規(guī)定的時間和標準對辦公區(qū)域進行清掃，包括地面、桌面、門窗、衛(wèi)生間等的清潔。定期對辦公區(qū)域進行消毒，保持環(huán)境整潔衛(wèi)生。3.加強對辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生的檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時通知保潔人員進行整改。對于違反環(huán)境衛(wèi)生管理制度的行為，按照公司相關規(guī)定進行處理。4.鼓勵員工保持辦公區(qū)域的整潔衛(wèi)生，共同維護良好的工作環(huán)境。（二）食堂管理1.行政部應選擇資質(zhì)合格的餐飲公司負責公司食堂的運營管理，簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權利和義務。2.餐飲公司應嚴格遵守食品安全法律法規(guī)，確保食品安全與衛(wèi)生。加強食堂工作人員的健康管理，定期進行體檢，持健康證上崗。3.制定食堂菜譜，合理搭配膳食，滿足員工的口味需求和營養(yǎng)需求。定期征求員工對食堂飯菜的意見和建議，不斷改進食堂服務質(zhì)量。4.加強食堂財務管理，建立食堂賬目，定期公布食堂收支情況。嚴格控制食堂成本，確保飯菜價格合理。5.維護食堂就餐秩序，倡導文明就餐。對食堂設施設備進行定期維護和保養(yǎng)，確保正常使用。（三）設施設備管理1.建立公司設施設備臺賬，詳細記錄設施設備的名稱、型號、購置時間、使用部門、維護保養(yǎng)情況等信息。2.定期對設施設備進行巡檢，及時發(fā)現(xiàn)和處理設施設備存在的問題。制定設施設備維護保養(yǎng)計劃，按照計劃對設施設備進行維護保養(yǎng)，確保設施設備的正常運行。3.設施設備維修應填寫維修申請表，經(jīng)行政部負責人審核，報公司領導批準后進行維修。維修完成后，行政部應組織相關人員對維修質(zhì)量進行驗收，并做好維修記錄。4.對于老化、損壞嚴重或已達到報廢年限的設施設備，應及時進行報廢處理。報廢處理應按照公司相關規(guī)定進行審批，并做好資產(chǎn)核銷工作。5.加強對設施設備操作人員的培訓，提高操作人員的技能水平和安全意識，確保設施設備的安全使用。（四）安全保衛(wèi)管理1.制定公司安全保衛(wèi)制度，明確安全保衛(wèi)工作的職責和要求。加強安全保衛(wèi)人員的培訓和管理，提高安全保衛(wèi)人員的業(yè)務素質(zhì)和責任心。2.建立安全保衛(wèi)值班制度，安排專人負責公司辦公區(qū)域的安全保衛(wèi)工作。加強對公司出入口、重點部位的巡查，確保公司財產(chǎn)和人員安全。3.加強對公司員工的安全教育，提高員工的安全意識。定期組織安全演練，提高員工應對突發(fā)事件的能力。4.做好公司安全保衛(wèi)設施設備的維護和管理工作，確保監(jiān)控系統(tǒng)、報警系統(tǒng)等設施設備的正常運行。5.對于發(fā)生的安全事故和突發(fā)事件，應及時報告公司領導，并采取相應的措施進行處理。同時，應配合相關部門進行調(diào)查，查明原因，總結經(jīng)驗教訓，防止類似事件再次發(fā)生。五、檔案管理（一）檔案收集1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整。2.檔案管理人員應定期到各部門收集檔案資料，對收集到的檔案進行初步審核，確保檔案資料符合歸檔要求。3.對于重要會議、活動等形成的檔案資料，檔案管理人員應提前介入，及時收集整理。（二）檔案整理1.檔案管理人員應按照檔案管理的分類標準，對收集到的檔案資料進行分類整理。2.對檔案資料進行編號、編目，建立檔案目錄索引，便于查閱利用。3.對檔案資料進行裝訂、裝盒，確保檔案的整齊、美觀。（三）檔案歸檔1.整理好的檔案應及時歸檔，按照檔案保管期限的要求，分別存入不同的檔案柜中。2.建立檔案歸檔登記簿，詳細記錄檔案歸檔的時間、內(nèi)容、數(shù)量等信息。3.對電子檔案應進行分類存儲，建立電子檔案目錄，確保電子檔案的安全與可查閱性。（四）檔案保管1.檔案保管應選擇安全、干燥、通風的場所，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備等。2.定期對檔案進行清查、盤點，確保檔案的完整與安全。發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應及時報告并采取相應的措施進行處理。3.嚴格控制檔案查閱權限，未經(jīng)批準，任何人不得擅自查閱檔案。查閱檔案應填寫查閱申請表，經(jīng)相關領導簽字批準后，在檔案管理人員的陪同下進行查閱。查閱過程中應嚴格遵守檔案查閱制度，不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案資料。（五）檔案查閱利用1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應填寫查閱申請表，經(jīng)部門負責人簽字批準后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應出具單位介紹信，并經(jīng)公司領導批準。檔案管理部門應按照規(guī)定的程序和要求提供查閱服務。3.查閱檔案應在檔案管理部門指定的地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。如需復印檔案資料，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的程序進行復印。4.檔案管理人員應做好檔案查閱記錄，記錄查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。查閱結束后，應及時將檔案歸還原位。六、績效考核與激勵（一）績效考核1.行政部制定員工績效考核方案，明確考核指標、考核標準、考核周期等內(nèi)容。2.考核指標包括工作業(yè)績、工作能力、工作態(tài)度等方面。工作業(yè)績主要考核員工完成工作任務的數(shù)量、質(zhì)量、效率等情況；工作能力主要考核員工的專業(yè)技能、溝通協(xié)調(diào)能力、團隊合作能力等；工作態(tài)度主要考核員工的責任心、敬業(yè)精神、工作紀律等。3.考核周期為月度考核與年度考核相結合。月度考核由部門負責人對員工進行考核評價，年度考核由行政部統(tǒng)一組織，綜合月度考核結果進行評定。4.績效考核結果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。考核結果與員工的薪酬調(diào)整、晉升、獎勵等掛鉤。（二）