培訓(xùn)班人員檔案管理制度

培訓(xùn)班人員檔案管理制度一、總則（一）目的為加強培訓(xùn)班人員檔案管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為培訓(xùn)班的教學(xué)、管理及學(xué)員發(fā)展提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于參加本培訓(xùn)班的所有學(xué)員、培訓(xùn)講師以及培訓(xùn)班相關(guān)工作人員的檔案管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：培訓(xùn)班人員檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案資料的完整性和一致性。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)如實反映人員的基本情況、培訓(xùn)經(jīng)歷、考核成績等信息，保證檔案資料的真實性和準(zhǔn)確性。3.保密安全原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案資料的安全性，防止檔案信息泄露。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)人員的培訓(xùn)進(jìn)展、考核結(jié)果等情況，及時更新檔案內(nèi)容，實現(xiàn)檔案的動態(tài)管理。二、檔案內(nèi)容（一）學(xué)員檔案1.個人基本信息姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌。身份證號碼、聯(lián)系電話、電子郵箱、家庭住址。2.培訓(xùn)報名信息報名時間、報名課程、繳費情況。3.學(xué)習(xí)資料入學(xué)測試成績、學(xué)習(xí)計劃、學(xué)習(xí)總結(jié)。課堂表現(xiàn)記錄，包括出勤情況、課堂互動表現(xiàn)、作業(yè)完成情況等。4.考核成績平時考核成績，如課堂測驗、小組作業(yè)、項目實踐等成績。結(jié)業(yè)考核成績，包括理論考試、實踐操作考核等成績。5.獎懲記錄培訓(xùn)期間獲得的獎勵，如優(yōu)秀學(xué)員獎、學(xué)習(xí)進(jìn)步獎等。違反培訓(xùn)紀(jì)律的處罰記錄。（二）培訓(xùn)講師檔案1.個人基本信息同學(xué)員個人基本信息要求。2.教學(xué)資質(zhì)學(xué)歷、學(xué)位證書復(fù)印件。專業(yè)技術(shù)職稱證書復(fù)印件。相關(guān)培訓(xùn)講師資格證書復(fù)印件。3.教學(xué)經(jīng)歷以往授課的課程名稱、授課時間、授課對象。教學(xué)成果，如學(xué)員評價、教學(xué)反饋、培訓(xùn)效果評估報告等。4.科研成果發(fā)表的與培訓(xùn)相關(guān)的學(xué)術(shù)論文、著作。參與的科研項目及成果。5.獎懲記錄教學(xué)過程中獲得的獎勵，如優(yōu)秀講師獎、教學(xué)創(chuàng)新獎等。因教學(xué)失誤或其他問題受到的處罰記錄。（三）培訓(xùn)班工作人員檔案1.個人基本信息同學(xué)員個人基本信息要求。2.崗位職責(zé)所在崗位名稱、崗位說明書。3.工作經(jīng)歷以往工作單位、工作時間、擔(dān)任職務(wù)。4.工作表現(xiàn)日常工作任務(wù)完成情況記錄。工作中的突出表現(xiàn)及獲得的獎勵。工作失誤及受到的處罰記錄。5.培訓(xùn)經(jīng)歷參加過的與工作相關(guān)的培訓(xùn)課程、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)效果。三、檔案建立（一）檔案收集1.學(xué)員檔案學(xué)員在報名時應(yīng)提交個人基本信息表及相關(guān)證明材料，如身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件等。培訓(xùn)過程中，授課教師、班主任應(yīng)及時收集學(xué)員的學(xué)習(xí)資料、考核成績、獎懲記錄等信息，并定期整理歸檔。2.培訓(xùn)講師檔案講師入職時，應(yīng)提交個人基本信息表及教學(xué)資質(zhì)證明材料。教學(xué)管理部門應(yīng)定期收集講師的教學(xué)經(jīng)歷、科研成果、獎懲記錄等信息，并更新檔案內(nèi)容。3.培訓(xùn)班工作人員檔案工作人員入職時，應(yīng)提交個人基本信息表及崗位職責(zé)說明。所在部門應(yīng)定期收集工作人員的工作表現(xiàn)、培訓(xùn)經(jīng)歷等信息，并整理歸檔。（二）檔案整理1.對收集到的檔案資料進(jìn)行分類、編號，確保資料的有序性。2.對每份資料進(jìn)行審核，確保資料的真實性和完整性，對不符合要求的資料及時補充或更正。3.將整理好的檔案資料裝入檔案袋或檔案盒，并在封面或盒脊上注明檔案類別、人員姓名、檔案編號等信息。（三）檔案錄入1.建立電子檔案系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容錄入系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理。2.電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類方式進(jìn)行分類存儲，方便查詢和使用。3.定期對電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、檔案保管（一）保管方式1.設(shè)立專門的檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防潮設(shè)備等。2.對檔案進(jìn)行分類存放，按照學(xué)員、培訓(xùn)講師、工作人員的類別分別設(shè)立檔案架，每個類別下再按照檔案編號順序排列。3.對于重要的檔案資料，如學(xué)歷證書原件、獲獎證書原件等，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、專人保管等。（二）保管期限1.學(xué)員檔案自培訓(xùn)結(jié)束之日起保管[X]年，以備查詢和復(fù)查。2.培訓(xùn)講師檔案長期保管，直至講師離職后[X]年。3.培訓(xùn)班工作人員檔案自離職之日起保管[X]年。（三）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱檔案類別及編號、借閱期限等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核通過后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱檔案時，借閱人應(yīng)在檔案管理人員的陪同下查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案保管室。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在復(fù)印件上注明用途。4.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)及時歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。5.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案借閱情況進(jìn)行清理，確保檔案按時歸還。（四）檔案保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.未經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、復(fù)印、傳播檔案資料。3.在檔案保管過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門負(fù)責(zé)人，并采取相應(yīng)的補救措施。五、檔案更新（一）定期更新1.檔案管理部門應(yīng)定期對培訓(xùn)班人員檔案進(jìn)行更新，一般每季度更新一次。2.更新內(nèi)容包括人員的基本信息變更、培訓(xùn)經(jīng)歷更新、考核成績變動、獎懲記錄增加等。（二）即時更新1.當(dāng)人員的基本信息發(fā)生重大變更時，如姓名、身份證號碼、聯(lián)系方式等，應(yīng)及時通知檔案管理部門進(jìn)行更新。2.在培訓(xùn)過程中，如學(xué)員的考核成績有變動、獲得新的獎懲等情況，授課教師、班主任應(yīng)及時將相關(guān)信息反饋給檔案管理部門進(jìn)行更新。（三）更新審核1.檔案管理部門在收到更新信息后，應(yīng)進(jìn)行審核，確保更新內(nèi)容的真實性和準(zhǔn)確性。2.審核通過后，將更新后的檔案資料及時歸檔，并更新電子檔案系統(tǒng)。六、檔案查閱（一）查閱權(quán)限1.學(xué)員本人有權(quán)查閱自己的檔案，但不得查閱他人檔案。2.培訓(xùn)講師、培訓(xùn)班工作人員因工作需要查閱本人檔案的，應(yīng)按照檔案借閱規(guī)定辦理手續(xù)。3.其他人員如需查閱檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并說明查閱原因。（二）查閱流程1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱檔案類別及編號等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核通過后，安排檔案管理人員陪同查閱。3.查閱人應(yīng)在檔案管理人員指定的地點查閱檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案資料。查閱完畢后，應(yīng)及時歸還檔案。（三）查閱記錄1.檔案管理人員應(yīng)對每次檔案查閱情況進(jìn)行記錄，包括查閱時間、查閱人姓名、查閱檔案類別及編號、查閱原因等信息。2.查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限屆滿，且無需繼續(xù)保存的。2.檔案內(nèi)容涉及機密信息，且已過保密期限，經(jīng)批準(zhǔn)可以銷毀的。3.檔案資料因損壞、丟失等原因無法繼續(xù)保存的。（二）銷毀流程1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進(jìn)行清理，列出擬銷毀檔案清單。2.清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報培訓(xùn)班負(fù)責(zé)人審批。3.審批通過后，由檔