央企辦公室設(shè)備管理制度

央企辦公室設(shè)備管理制度一、總則（一）目的為加強公司辦公室設(shè)備的管理，確保設(shè)備的正常運行，提高使用效率，降低使用成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬單位辦公室設(shè)備的管理，包括但不限于辦公電腦、打印機、復印機、傳真機、掃描儀、投影儀、空調(diào)、辦公桌椅等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司辦公室設(shè)備由綜合管理部門統(tǒng)一負責采購、調(diào)配、維護和報廢處理。2.合理配置原則：根據(jù)工作需要，合理配置辦公室設(shè)備，提高設(shè)備使用效率。3.規(guī)范使用原則：使用人員應(yīng)按照操作規(guī)程正確使用設(shè)備，確保設(shè)備安全、正常運行。4.定期維護原則：定期對設(shè)備進行維護保養(yǎng)，及時排除故障，延長設(shè)備使用壽命。5.節(jié)約使用原則：倡導節(jié)約使用設(shè)備，降低能源消耗，減少浪費。二、設(shè)備采購（一）需求申請1.各部門根據(jù)工作需要，填寫《辦公室設(shè)備需求申請表》，詳細說明設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等，并提交至綜合管理部門。2.綜合管理部門對各部門提交的需求申請進行審核，審核內(nèi)容包括設(shè)備需求的合理性、必要性以及現(xiàn)有設(shè)備的使用情況等。（二）采購審批1.經(jīng)審核后的設(shè)備需求申請，由綜合管理部門提交公司領(lǐng)導審批。2.公司領(lǐng)導根據(jù)公司實際情況和預算安排，對設(shè)備采購申請進行審批。（三）采購實施1.綜合管理部門根據(jù)公司領(lǐng)導的審批意見，負責組織設(shè)備的采購工作。2.采購人員應(yīng)選擇具有良好信譽和資質(zhì)的供應(yīng)商，按照公司采購流程進行采購。3.采購合同應(yīng)明確設(shè)備的規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、售后服務(wù)等條款，確保采購設(shè)備符合公司要求。（四）驗收1.設(shè)備到貨后，綜合管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員進行驗收。2.驗收內(nèi)容包括設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質(zhì)量、技術(shù)性能等，確保設(shè)備符合采購合同要求。3.驗收合格后，由驗收人員填寫《辦公室設(shè)備驗收單》，并簽字確認。三、設(shè)備配置與發(fā)放（一）配置原則1.根據(jù)工作崗位和職責，合理配置辦公室設(shè)備，確保工作正常開展。2.優(yōu)先配置共享設(shè)備，提高設(shè)備使用效率，降低采購成本。（二）發(fā)放流程1.綜合管理部門根據(jù)設(shè)備配置原則和各部門需求，將驗收合格的設(shè)備發(fā)放至使用部門。2.使用部門指定專人負責接收設(shè)備，并在《辦公室設(shè)備發(fā)放登記表》上簽字確認。四、設(shè)備使用與管理（一）使用人員職責1.負責所使用設(shè)備的日常保管和維護，確保設(shè)備安全、正常運行。2.按照操作規(guī)程正確使用設(shè)備，不得擅自更改設(shè)備配置和參數(shù)。3.發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或異常情況時，應(yīng)及時報告綜合管理部門，并協(xié)助維修人員進行維修。4.妥善保管設(shè)備的相關(guān)資料和配件，不得隨意丟失或損壞。（二）使用規(guī)范1.辦公電腦定期更新操作系統(tǒng)和殺毒軟件，確保系統(tǒng)安全。不得在辦公電腦上安裝與工作無關(guān)的軟件和游戲。下班時應(yīng)關(guān)閉電腦電源，避免浪費能源。2.打印機、復印機、傳真機、掃描儀按照操作規(guī)程正確使用，避免卡紙、損壞等情況發(fā)生。及時清理設(shè)備內(nèi)部的紙屑和灰塵，保持設(shè)備清潔。定期更換墨盒、硒鼓等耗材，確保設(shè)備正常使用。3.投影儀使用前應(yīng)檢查設(shè)備連接是否正常，鏡頭是否清潔。調(diào)整投影儀的亮度、對比度等參數(shù)，確保投影效果清晰。使用后應(yīng)及時關(guān)閉投影儀電源，冷卻后再收納。4.空調(diào)合理設(shè)置空調(diào)溫度，夏季不得低于26℃，冬季不得高于20℃。定期清洗空調(diào)濾網(wǎng)，保持室內(nèi)空氣清新。下班時應(yīng)關(guān)閉空調(diào)電源，避免浪費能源。5.辦公桌椅不得隨意拆卸、損壞辦公桌椅，保持桌椅整潔。如有損壞，應(yīng)及時報告綜合管理部門進行維修或更換。（三）設(shè)備借用1.因工作需要借用辦公室設(shè)備的，應(yīng)填寫《辦公室設(shè)備借用申請表》，經(jīng)所在部門負責人和綜合管理部門負責人批準后，方可借用。2.借用人員應(yīng)按照規(guī)定的時間歸還設(shè)備，如有特殊情況需要延長借用時間的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借用人員在借用期間應(yīng)妥善保管設(shè)備，如因保管不善造成設(shè)備損壞或丟失的，應(yīng)照價賠償。（四）設(shè)備維修1.設(shè)備出現(xiàn)故障時，使用人員應(yīng)及時報告綜合管理部門。2.綜合管理部門根據(jù)設(shè)備故障情況，聯(lián)系專業(yè)維修人員進行維修。3.維修人員應(yīng)在接到維修通知后及時到達現(xiàn)場進行維修，并填寫《辦公室設(shè)備維修記錄》，記錄設(shè)備故障原因、維修情況等。4.對于維修時間較長或維修難度較大的設(shè)備，綜合管理部門應(yīng)及時協(xié)調(diào)，確保設(shè)備盡快恢復正常使用。（五）設(shè)備盤點1.綜合管理部門定期組織辦公室設(shè)備盤點工作，確保設(shè)備賬實相符。2.盤點內(nèi)容包括設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格型號、使用狀態(tài)、存放地點等。3.盤點結(jié)束后，應(yīng)填寫《辦公室設(shè)備盤點表》，對盤點結(jié)果進行總結(jié)分析，如有差異應(yīng)及時查明原因并進行處理。五、設(shè)備報廢（一）報廢條件1.已超過使用年限，且無法正常使用的設(shè)備。2.因技術(shù)進步或其他原因，已被淘汰的設(shè)備。3.因自然災害、意外事故等原因，造成設(shè)備嚴重損壞，無法修復的。（二）報廢申請1.使用部門或設(shè)備管理部門填寫《辦公室設(shè)備報廢申請表》，詳細說明設(shè)備報廢原因、規(guī)格型號、購置時間等，并提交至綜合管理部門。2.綜合管理部門對報廢申請進行審核，審核內(nèi)容包括設(shè)備報廢的真實性、必要性等。（三）報廢審批1.經(jīng)審核后的設(shè)備報廢申請，由綜合管理部門提交公司領(lǐng)導審批。2.公司領(lǐng)導根據(jù)公司實際情況和相關(guān)規(guī)定，對設(shè)備報廢申請進行審批。（四）報廢處理1.經(jīng)公司領(lǐng)導批準報廢的設(shè)備，由綜合管理部門負責組織報廢處理。2.報廢設(shè)備可采取變賣、捐贈、報廢拆解等方式進行處理，處理過程中應(yīng)做好記錄。3.報廢設(shè)備處理后的殘值收入應(yīng)及時上繳公司財務(wù)部門。六、設(shè)備檔案管理（一）檔案內(nèi)容1.設(shè)備采購合同、發(fā)票、驗收單等相關(guān)資料。2.設(shè)備使用說明書、操作規(guī)程、維修記錄等技術(shù)資料。3.設(shè)備盤點表、報廢申請表等管理資料。（二）檔案建立1.綜合管理部門負責建立辦公室設(shè)備檔案，對設(shè)備相關(guān)資料進行分類整理、歸檔保存。2.設(shè)備檔案應(yīng)按照設(shè)備名稱、型號、購置時間等進行編號，便于查詢和管理。（三）檔案查閱1.因工作需要查閱設(shè)備檔案的，應(yīng)填寫《辦公室設(shè)備檔案查閱申請表》，經(jīng)綜合管理部門負責人批準后，方可查閱。2.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自復印、涂改、轉(zhuǎn)借檔案資料。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.綜合管理部門定期對辦公室設(shè)備的使用、管理情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括設(shè)備的使用規(guī)范、維護保養(yǎng)、安全管理等方面。（二）考核評價1.將辦公室設(shè)備管理工作納入部門