10、項目合同管理

10、合同管理一、合同簽訂管理（一）合同主體審查資質(zhì)審核：對機(jī)械設(shè)備采購供應(yīng)商、租賃公司、維修單位等合同相對方，嚴(yán)格審查其營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、安全生產(chǎn)許可證等文件，確保具備相應(yīng)的履約能力。如租賃公司需具備設(shè)備租賃資質(zhì)，維修單位需有機(jī)械維修行業(yè)認(rèn)可資質(zhì)。信用調(diào)查：通過“信用中國”、行業(yè)信用平臺及企業(yè)過往合作記錄，調(diào)查合同相對方的信用狀況，避免與存在失信記錄、合同糾紛等不良情況的主體簽訂合同。（二）合同條款擬定核心條款明確：在采購合同中，明確設(shè)備型號、規(guī)格、數(shù)量、價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時間與地點、驗收方式及質(zhì)保期等；租賃合同中，約定租賃設(shè)備名稱、租賃期限、租金計算方式、設(shè)備維護(hù)責(zé)任、損壞賠償標(biāo)準(zhǔn)；維修合同中，確定維修范圍、維修費(fèi)用、維修工期、質(zhì)量保證條款等。風(fēng)險條款設(shè)置：加入違約責(zé)任條款，明確雙方違約情形及賠償標(biāo)準(zhǔn)。如供應(yīng)商逾期交貨需按日支付合同總價一定比例的違約金；租賃公司未按約定提供設(shè)備需承擔(dān)施工延誤損失；維修單位維修質(zhì)量不達(dá)標(biāo)需免費(fèi)返修并賠償相關(guān)損失。同時，約定爭議解決方式為訴訟或仲裁及管轄地。（三）合同審批流程建立多級合同審批制度，由項目成本控制部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門及項目負(fù)責(zé)人依次審核合同條款。成本部門審核合同金額是否符合預(yù)算，法務(wù)部門審查合同法律風(fēng)險，財務(wù)部門確認(rèn)支付條款合理性，審核通過后方可簽訂合同。二、合同履行管理（一）履約跟蹤與監(jiān)督進(jìn)度跟蹤：針對采購合同，跟蹤設(shè)備生產(chǎn)進(jìn)度與運(yùn)輸情況，確保按時交貨；租賃設(shè)備進(jìn)場后，記錄設(shè)備到場時間、完好狀態(tài)；維修合同執(zhí)行中，監(jiān)督維修單位的維修進(jìn)度與質(zhì)量。定期檢查：每月組織相關(guān)人員對合同履行情況進(jìn)行檢查，對比合同約定與實際執(zhí)行情況，形成檢查記錄。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商未按合同約定提供設(shè)備配件，或維修單位未按時完成維修任務(wù)，及時發(fā)出書面整改通知。（二）合同款項支付管理支付審核：嚴(yán)格按照合同約定的支付節(jié)點和條件進(jìn)行款項支付。支付前，由設(shè)備管理部門、成本控制部門共同審核設(shè)備驗收報告、維修質(zhì)檢單等資料，確認(rèn)符合支付條件后，提交財務(wù)部門辦理付款手續(xù)。支付臺賬：建立合同款項支付臺賬，詳細(xì)記錄每筆支付的時間、金額、對應(yīng)合同條款及憑證號，便于財務(wù)核算與合同管理追溯。三、合同變更與索賠管理（一）合同變更控制變更申請：因施工計劃調(diào)整、設(shè)備型號變更等原因需變更合同時，由責(zé)任部門提出書面變更申請，說明變更原因、內(nèi)容及對成本的影響。審批與協(xié)商：變更申請經(jīng)項目負(fù)責(zé)人、成本控制部門、法務(wù)部門審批同意后，與合同相對方協(xié)商簽訂補(bǔ)充協(xié)議，明確變更后的權(quán)利義務(wù)及費(fèi)用調(diào)整方式。如租賃設(shè)備使用時間延長，需重新核算租金并簽訂補(bǔ)充協(xié)議。（二）索賠與反索賠管理索賠處理：當(dāng)合同相對方出現(xiàn)違約行為（如供應(yīng)商提供設(shè)備質(zhì)量不合格、租賃公司設(shè)備故障導(dǎo)致工期延誤）時，及時收集證據(jù)，按照合同約定向?qū)Ψ教岢鏊髻r，索賠金額以實際損失為依據(jù)。反索賠應(yīng)對：對于合同相對方提出的索賠要求，組織相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查核實，分析我方是否存在違約行為，如無違約則予以拒絕，如有責(zé)任則協(xié)商合理的賠償方案，減少經(jīng)濟(jì)損失。四、合同檔案管理（一）檔案歸集指定專人負(fù)責(zé)合同檔案管理，將合同原件、補(bǔ)充協(xié)議、變更申請、驗收報告、支付憑證等相關(guān)資料按項目、合同類別分類歸檔，確保資料完整、清晰。（二）檔案借閱與保管建立合同