物業(yè)招標管理規(guī)章

物業(yè)招標管理規(guī)章

物業(yè)招標管理規(guī)章第一章總則第一條目的為規(guī)范本物業(yè)公司在物業(yè)招標活動中的行為，確保招標過程的公平、公正、公開，提高物業(yè)管理服務(wù)質(zhì)量，有效降低運營成本，保障公司及業(yè)主的合法權(quán)益，特制定本規(guī)章。第二條適用范圍本規(guī)章適用于本物業(yè)公司參與的各類物業(yè)項目招標活動，包括但不限于住宅物業(yè)、商業(yè)物業(yè)、辦公物業(yè)等項目的招標。第三條基本原則1.公平原則：確保所有潛在投標人在招標過程中享有平等的機會，不得對任何投標人予以歧視。2.公正原則：嚴格按照既定的招標程序和標準進行評標、定標，對待所有投標人一視同仁。3.公開原則：招標信息、招標程序、評標標準等應(yīng)向所有潛在投標人公開，保證招標活動的透明度。4.誠實信用原則：招標人和投標人在招標活動中應(yīng)誠實守信，不得有欺詐、隱瞞等不正當(dāng)行為。第二章招標組織與職責(zé)第四條招標領(lǐng)導(dǎo)小組成立物業(yè)招標領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司總經(jīng)理擔(dān)任組長，副總經(jīng)理擔(dān)任副組長，成員包括行政部、財務(wù)部、客服部、工程部等相關(guān)部門負責(zé)人。招標領(lǐng)導(dǎo)小組負責(zé)全面領(lǐng)導(dǎo)和決策物業(yè)招標工作，主要職責(zé)如下：1.審議和批準物業(yè)招標工作的重大事項和決策。2.審核招標項目的預(yù)算、評標標準等關(guān)鍵文件。3.確定中標候選人，并最終決定中標單位。第五條招標工作小組設(shè)立物業(yè)招標工作小組，成員由相關(guān)部門專業(yè)人員組成，負責(zé)具體的招標工作實施，主要職責(zé)如下：1.負責(zé)制定招標方案，包括招標公告、招標文件等文件的編制。2.發(fā)布招標信息，受理投標人的報名及資格預(yù)審。3.組織開標、評標、定標等具體活動，并撰寫評標報告。4.負責(zé)與中標單位簽訂物業(yè)服務(wù)合同，并跟進后續(xù)相關(guān)工作。第六條各部門職責(zé)分工1.行政部：負責(zé)招標工作的組織協(xié)調(diào)，文件的收發(fā)、整理和歸檔，以及與外部相關(guān)部門的溝通聯(lián)絡(luò)。2.財務(wù)部：負責(zé)審核招標項目的預(yù)算、報價，對投標單位的財務(wù)狀況進行評估，參與評標工作。3.客服部：提供與物業(yè)管理服務(wù)相關(guān)的需求信息，協(xié)助制定服務(wù)標準和考核指標，參與評標工作并對投標單位的服務(wù)方案進行評價。4.工程部：對招標項目涉及的工程設(shè)施設(shè)備進行技術(shù)評估，提供技術(shù)支持和建議，審核投標單位的技術(shù)方案，參與評標工作。第三章招標程序第七條項目需求調(diào)研1.對于擬招標的物業(yè)項目，由招標工作小組牽頭，相關(guān)部門配合，對項目進行全面的需求調(diào)研。調(diào)研內(nèi)容包括但不限于物業(yè)項目的基本情況（如建筑面積、類型、配套設(shè)施等）、業(yè)主需求、服務(wù)內(nèi)容及標準等。2.根據(jù)調(diào)研結(jié)果，形成詳細的項目需求報告，明確招標項目的具體要求和期望目標，為編制招標文件提供依據(jù)。第八條招標方案制定1.招標工作小組根據(jù)項目需求報告，制定物業(yè)招標方案。招標方案應(yīng)包括招標項目概述、招標范圍、招標方式（公開招標、邀請招標等）、招標時間安排、評標標準、投標文件格式及內(nèi)容要求等關(guān)鍵信息。2.招標方案需報招標領(lǐng)導(dǎo)小組審核批準，確保方案符合公司戰(zhàn)略和項目實際需求。第九條招標公告發(fā)布1.經(jīng)批準的招標方案確定后，招標工作小組負責(zé)起草招標公告。招標公告應(yīng)在公司官網(wǎng)、當(dāng)?shù)刂髁髅襟w、行業(yè)網(wǎng)站等平臺公開發(fā)布，確保潛在投標人能夠及時獲取招標信息。2.招標公告內(nèi)容應(yīng)包括招標項目名稱、項目概況、招標范圍、投標人資格要求、報名時間及地點、獲取招標文件的方式等詳細信息。第十條投標人報名與資格預(yù)審1.潛在投標人在規(guī)定的報名時間內(nèi)，向招標工作小組提交報名資料。報名資料應(yīng)包括企業(yè)營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、資質(zhì)證書復(fù)印件、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書、業(yè)績證明材料等。2.招標工作小組對報名投標人的資格進行初步審查，主要審查其是否滿足招標公告中規(guī)定的資格條件。對通過資格預(yù)審的投標人，通知其獲取招標文件；對未通過資格預(yù)審的投標人，應(yīng)書面說明理由。第十一條招標文件發(fā)放1.向通過資格預(yù)審的投標人發(fā)放招標文件。招標文件應(yīng)包括招標項目的詳細要求、投標須知、評標標準、合同條款、投標文件格式等內(nèi)容。2.投標人在收到招標文件后，如有疑問或需要澄清的事項，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)以書面形式向招標工作小組提出。招標工作小組應(yīng)及時給予答復(fù)，并將答復(fù)內(nèi)容以書面形式通知所有投標人。第十二條投標文件編制與提交1.投標人應(yīng)按照招標文件的要求，編制投標文件。投標文件應(yīng)包括商務(wù)部分（如投標函、投標報價表、公司資質(zhì)及業(yè)績證明材料等）、技術(shù)部分（如物業(yè)管理服務(wù)方案、人員配置計劃、設(shè)施設(shè)備管理方案等）和服務(wù)承諾部分（如服務(wù)質(zhì)量承諾、應(yīng)急處理預(yù)案等）。2.投標人應(yīng)在規(guī)定的投標截止時間前，將密封完好的投標文件送達指定地點。逾期送達的投標文件，招標工作小組將不予受理。第十三條開標1.按照招標文件規(guī)定的開標時間和地點，由招標工作小組主持開標會議。開標會議應(yīng)邀請所有投標人代表參加，當(dāng)眾檢查投標文件的密封情況，經(jīng)確認無誤后，由工作人員當(dāng)眾拆封并宣讀投標人名稱、投標報價、服務(wù)承諾等主要內(nèi)容。2.開標過程應(yīng)進行記錄，并存檔備查。第十四條評標1.開標結(jié)束后，由招標領(lǐng)導(dǎo)小組從公司評標專家?guī)熘须S機抽取專家組成評標委員會。評標委員會成員人數(shù)應(yīng)為單數(shù)，且不少于5人，其中技術(shù)、經(jīng)濟等方面的專家不得少于成員總數(shù)的三分之二。2.評標委員會按照招標文件規(guī)定的評標標準和方法，對投標文件進行評審。評審過程分為初步評審和詳細評審兩個階段。-初步評審：主要審查投標文件是否符合招標文件的基本要求，包括投標文件的格式、內(nèi)容完整性、投標報價的合理性、資格證明文件的有效性等。對不符合要求的投標文件，評標委員會應(yīng)予以否決。-詳細評審：對通過初步評審的投標文件，評標委員會從物業(yè)管理服務(wù)方案的科學(xué)性、合理性、可行性，人員配置的合理性，設(shè)施設(shè)備管理方案的有效性，服務(wù)質(zhì)量承諾的可靠性，以及投標報價的性價比等方面進行綜合評價，并進行打分。3.評標委員會根據(jù)打分結(jié)果，推薦中標候選人名單。中標候選人一般為1-3名，并按照得分高低順序排列。第十五條定標1.評標委員會完成評標后，向招標領(lǐng)導(dǎo)小組提交評標報告，推薦中標候選人名單。招標領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)評標報告和公司實際情況，確定最終中標單位。2.中標單位確定后，招標工作小組應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)發(fā)出中標通知書，并同時通知未中標單位。中標通知書應(yīng)明確中標單位、中標項目名稱、中標金額、服務(wù)期限等關(guān)鍵信息。第十六條合同簽訂1.中標單位在收到中標通知書后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)與招標人簽訂物業(yè)服務(wù)合同。合同條款應(yīng)依據(jù)招標文件和投標文件的內(nèi)容確定，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容及標準、服務(wù)費用及支付方式、違約責(zé)任等關(guān)鍵事項。2.合同簽訂后，招標工作小組應(yīng)將合同副本分送公司相關(guān)部門存檔備案，并跟進合同的執(zhí)行情況。第四章評標標準與方法第十七條評標標準制定原則評標標準應(yīng)根據(jù)招標項目的特點和需求，科學(xué)合理地設(shè)置各項評價指標和權(quán)重，確保能夠全面、客觀、公正地評價投標人的綜合實力和服務(wù)能力。第十八條商務(wù)部分評標標準1.投標報價：投標報價應(yīng)合理、清晰，符合市場行情和項目實際需求。評標委員會將對各投標人的投標報價進行比較和分析，以最接近評標基準價的報價為最優(yōu)報價，按照一定的計算方法對各投標人的投標報價進行打分。2.公司資質(zhì)與業(yè)績：審查投標人的企業(yè)資質(zhì)等級、經(jīng)營范圍是否符合招標項目要求，同時考察投標人在類似物業(yè)項目中的管理經(jīng)驗和業(yè)績情況。根據(jù)投標人提供的相關(guān)證明材料，對其資質(zhì)和業(yè)績進行綜合評價并打分。3.財務(wù)狀況：評估投標人的財務(wù)狀況，包括資產(chǎn)負債率、盈利能力、現(xiàn)金流等指標，以判斷其是否具備履行合同的財務(wù)能力。通過投標人提供的財務(wù)報表等資料進行分析，并給予相應(yīng)的評分。第十九條技術(shù)部分評標標準1.物業(yè)管理服務(wù)方案：評審?fù)稑巳颂岢龅奈飿I(yè)管理服務(wù)方案的科學(xué)性、合理性和可行性。包括服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)流程、服務(wù)標準、人員配置、培訓(xùn)計劃、應(yīng)急預(yù)案等方面的內(nèi)容。方案應(yīng)能夠滿足招標項目的需求，具有創(chuàng)新性和可操作性，根據(jù)方案的優(yōu)劣程度進行打分。2.設(shè)施設(shè)備管理方案：審查投標人對物業(yè)項目設(shè)施設(shè)備的管理方案，包括設(shè)施設(shè)備的維護保養(yǎng)計劃、更新改造計劃、運行管理措施等。方案應(yīng)確保設(shè)施設(shè)備的正常運行，提高設(shè)施設(shè)備的使用壽命，根據(jù)方案的合理性和有效性進行評分。3.技術(shù)支持與創(chuàng)新：考察投標人在物業(yè)管理服務(wù)中應(yīng)用的新技術(shù)、新方法和新設(shè)備，以及其對提高服務(wù)質(zhì)量和效率的作用。對具有創(chuàng)新性和實用性的技術(shù)支持措施給予適當(dāng)加分。第二十條服務(wù)承諾部分評標標準1.服務(wù)質(zhì)量承諾：評估投標人對物業(yè)管理服務(wù)質(zhì)量的承諾，包括服務(wù)質(zhì)量目標、質(zhì)量監(jiān)督與考核機制、服務(wù)改進措施等。承諾應(yīng)具體、明確，具有可衡量性和可實現(xiàn)性，根據(jù)承諾的可信度和可行性進行打分。2.應(yīng)急處理預(yù)案：審查投標人制定的應(yīng)急處理預(yù)案，包括對突發(fā)事件（如火災(zāi)、水浸、電梯故障等）的應(yīng)急響應(yīng)機制、處理流程和資源保障措施。預(yù)案應(yīng)具有針對性、科學(xué)性和可操作性，根據(jù)預(yù)案的完善程度進行評分。第二十一條評標方法1.本公司采用綜合評分法進行評標。即對投標文件的商務(wù)部分、技術(shù)部分和服務(wù)承諾部分進行分別評分，然后按照預(yù)先設(shè)定的權(quán)重計算各投標人的綜合得分。綜合得分計算公式為：綜合得分=商務(wù)部分得分×商務(wù)部分權(quán)重+技術(shù)部分得分×技術(shù)部分權(quán)重+服務(wù)承諾部分得分×服務(wù)承諾部分權(quán)重。2.評標委員會根據(jù)各投標人的綜合得分進行排序，推薦綜合得分最高的投標人為第一中標候選人，依次類推。若出現(xiàn)綜合得分相同的情況，則以投標報價較低者優(yōu)先；若投標報價也相同，則以技術(shù)部分得分較高者優(yōu)先。第五章投訴處理與監(jiān)督管理第二十二條投訴處理機制1.建立健全物業(yè)招標投訴處理機制，接受投標人及其他利害關(guān)系人對招標活動中存在的違法違規(guī)行為的投訴。投訴人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)以書面形式向公司行政部提出投訴，并提供相關(guān)證明材料。2.行政部收到投訴后，應(yīng)及時進行登記，并在規(guī)定時間內(nèi)將投訴內(nèi)容轉(zhuǎn)達給招標工作小組。招標工作小組應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)對投訴事項進行調(diào)查核實，并將調(diào)查結(jié)果和處理意見反饋給投訴人。第二十三條內(nèi)部監(jiān)督管理1.公司內(nèi)部審計部門負責(zé)對物業(yè)招標活動進行全程監(jiān)督，確保招標過程嚴格按照本規(guī)章及相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。內(nèi)部審計部門有權(quán)對招標活動中的文件、資料、財務(wù)賬目等進行檢查和審計。2.招標工作小組應(yīng)定期向公司管理層匯報招標工作進展情況，接受管理層的監(jiān)督和指導(dǎo)。對在招標活動中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時整改，并將整改情況報告公司管理層。第二十四條外部監(jiān)督與合作1.積極接受政府相關(guān)部門和行業(yè)協(xié)會的監(jiān)督檢查，配合其對物業(yè)招標活動的調(diào)查和指導(dǎo)。及時了解和掌握國家及地方有關(guān)物業(yè)招標的法律法規(guī)和政策動態(tài)，確保公司的招標活動合法合規(guī)。2.加強與同行業(yè)企業(yè)的交流與合作，學(xué)習(xí)借鑒先進的招標管理經(jīng)驗和做法，不斷完善公司的物業(yè)招標管理工作。第六章保密管理第二十五條保密范圍在物業(yè)招標活動中，涉及的招標項目信息、投標人的商業(yè)秘密、評標過程中的相關(guān)資料等均屬于保密范圍。具體包括但不限于招標文件、投標文件、評標報告、技術(shù)方案、報價信息等。第二十六條保密措施1.參與招標活動的所有工作人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和違約責(zé)任。工作人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露保密信息。2.對涉及保密信息的文件、資料應(yīng)進行嚴格管理，指定專人負責(zé)保管，設(shè)置專門的存儲設(shè)備或場所，并采取必要的安全防護措施，防止信息泄露。3.在招標活動過程中，涉及保密信息的交流和傳遞應(yīng)通過安全可靠的方式進行，避免在公共場合或非授權(quán)渠道討論和傳播保密信息。第二十七條保