ipms文件管理制度

ipms文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司IPMS（IntegratedProjectManagementSystem，集成項(xiàng)目管理系統(tǒng)）文件的有效管理，確保文件的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，提高公司項(xiàng)目管理效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與IPMS文件管理相關(guān)的部門和人員，包括但不限于項(xiàng)目管理部門、研發(fā)部門、質(zhì)量部門、市場部門等。（三）定義1.IPMS文件：指在公司項(xiàng)目管理過程中產(chǎn)生的各類文件，包括項(xiàng)目計劃、需求文檔、設(shè)計文檔、測試文檔、項(xiàng)目報告等，以及與項(xiàng)目管理相關(guān)的流程文件、規(guī)范文件、模板文件等。2.文件編號：為便于文件的識別、存儲和檢索，對每一份IPMS文件賦予唯一的編號。編號規(guī)則按照公司統(tǒng)一規(guī)定執(zhí)行。3.版本控制：對文件的不同版本進(jìn)行標(biāo)識和管理，以確保使用的是最新有效的文件版本。（四）職責(zé)1.文件管理部門負(fù)責(zé)制定和完善IPMS文件管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。負(fù)責(zé)IPMS文件的統(tǒng)一歸口管理，包括文件的收集、整理、歸檔、存儲、檢索和借閱等工作。定期對IPMS文件進(jìn)行清理和審查，確保文件的有效性和適用性。2.文件產(chǎn)生部門負(fù)責(zé)本部門所產(chǎn)生的IPMS文件的起草、審核、批準(zhǔn)和提交工作。確保所提交的文件符合公司文件管理要求和項(xiàng)目實(shí)際情況，對文件的準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)。配合文件管理部門做好文件的管理工作，按照要求提供相關(guān)文件資料。3.文件使用部門按照規(guī)定的權(quán)限和程序使用IPMS文件，確保文件的安全和保密。在文件使用過程中，如發(fā)現(xiàn)文件存在問題或需要修改，及時反饋給文件管理部門或文件產(chǎn)生部門。負(fù)責(zé)本部門所使用文件的保管和維護(hù)，防止文件丟失、損壞或泄露。二、文件分類與編號（一）文件分類1.項(xiàng)目文件項(xiàng)目計劃類：包括項(xiàng)目總體計劃、階段計劃、專項(xiàng)計劃等。需求文檔類：如項(xiàng)目需求規(guī)格說明書、用戶需求報告等。設(shè)計文檔類：涵蓋系統(tǒng)設(shè)計文檔、數(shù)據(jù)庫設(shè)計文檔、界面設(shè)計文檔等。測試文檔類：包含測試計劃、測試用例、測試報告等。項(xiàng)目報告類：如項(xiàng)目進(jìn)度報告、項(xiàng)目總結(jié)報告、項(xiàng)目績效報告等。2.流程文件項(xiàng)目管理流程：規(guī)定項(xiàng)目從啟動到結(jié)束的各個階段的工作流程和要求。業(yè)務(wù)流程：涉及公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的操作流程，如研發(fā)流程、采購流程、銷售流程等。3.規(guī)范文件項(xiàng)目文檔規(guī)范：明確項(xiàng)目文檔的格式、內(nèi)容要求、編寫規(guī)范等。項(xiàng)目管理規(guī)范：對項(xiàng)目管理過程中的各項(xiàng)活動、方法、工具等進(jìn)行規(guī)范。4.模板文件項(xiàng)目文檔模板：為項(xiàng)目文檔的編寫提供統(tǒng)一的格式和框架，如項(xiàng)目計劃模板、需求規(guī)格說明書模板等。工作記錄模板：用于記錄項(xiàng)目工作過程中的各類信息，如會議記錄模板、任務(wù)跟蹤表模板等。（二）文件編號1.編號規(guī)則文件編號由字母和數(shù)字組成，共[X]位。第一位為文件類別代碼，如“P”代表項(xiàng)目文件，“F”代表流程文件，“G”代表規(guī)范文件，“T”代表模板文件。第二位至第四位為文件產(chǎn)生部門代碼，按照公司部門代碼表確定。第五位至第八位為文件順序號，按照文件產(chǎn)生的先后順序依次編號。第九位至第十位為文件版本號，初始版本為“01”，每次修訂后依次遞增。2.示例“P001000101”表示項(xiàng)目文件類別下，由編號為“001”的部門產(chǎn)生的第1份文件，當(dāng)前版本為01版。三、文件的起草與審核（一）起草要求1.文件起草應(yīng)遵循公司文件管理規(guī)范和相關(guān)業(yè)務(wù)流程，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰、易懂。2.對于項(xiàng)目文件，應(yīng)結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況，詳細(xì)描述項(xiàng)目目標(biāo)、范圍、任務(wù)、進(jìn)度、質(zhì)量、風(fēng)險等要素。3.起草人應(yīng)在文件首頁注明文件名稱、編號、起草部門、起草人、日期等信息。（二）審核流程1.部門內(nèi)部審核文件起草完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否符合部門業(yè)務(wù)要求、格式是否規(guī)范、與其他相關(guān)文件是否一致等。審核通過后，起草部門負(fù)責(zé)人在文件審核欄簽字確認(rèn)。2.跨部門審核（如有需要）對于涉及多個部門的文件，需進(jìn)行跨部門審核。由文件管理部門組織相關(guān)部門進(jìn)行會審，各部門根據(jù)職責(zé)對文件涉及本部門的內(nèi)容進(jìn)行審核。會審過程中，如有意見分歧，由文件管理部門協(xié)調(diào)溝通，達(dá)成一致意見后形成審核記錄。3.最終審核與批準(zhǔn)經(jīng)過部門內(nèi)部審核和跨部門審核（如有）的文件，提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行最終審核與批準(zhǔn)。分管領(lǐng)導(dǎo)審核通過后，在文件批準(zhǔn)欄簽字批準(zhǔn)。文件一經(jīng)批準(zhǔn)，即成為正式文件，具有效力。四、文件的發(fā)布與歸檔（一）文件發(fā)布1.文件管理部門根據(jù)文件批準(zhǔn)結(jié)果，對文件進(jìn)行編號、排版、打印（如需），并將文件發(fā)布到公司IPMS系統(tǒng)或指定的共享文件夾中。2.發(fā)布后的文件應(yīng)及時通知相關(guān)部門和人員查閱，確保文件能夠及時傳達(dá)和使用。3.在文件發(fā)布時，應(yīng)同時更新文件的版本信息，注明最新版本號和發(fā)布日期。（二）文件歸檔1.文件管理部門負(fù)責(zé)對已發(fā)布的文件進(jìn)行歸檔，按照文件分類和編號順序進(jìn)行整理存放。2.歸檔文件應(yīng)包括紙質(zhì)文件（如有）和電子文件，電子文件應(yīng)存儲在公司指定的存儲介質(zhì)上，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于檢索。3.定期對歸檔文件進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)文件缺失或損壞，應(yīng)及時查找原因并進(jìn)行補(bǔ)充或修復(fù)。五、文件的使用與借閱（一）文件使用1.公司員工可通過公司IPMS系統(tǒng)或共享文件夾查閱和使用與其工作相關(guān)的IPMS文件。2.在使用文件過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守文件的保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播、修改文件內(nèi)容。如需引用文件內(nèi)容，應(yīng)注明文件出處。3.如發(fā)現(xiàn)文件內(nèi)容存在疑問或錯誤，應(yīng)及時向文件管理部門或文件產(chǎn)生部門反饋，不得自行隨意處理。（二）文件借閱1.因工作需要借閱IPMS文件的，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。2.《文件借閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給文件管理部門審批。文件管理部門根據(jù)申請情況，決定是否批準(zhǔn)借閱，并在申請表上簽署意見。3.借閱人憑批準(zhǔn)后的《文件借閱申請表》到文件管理部門領(lǐng)取文件，文件管理部門應(yīng)登記借閱文件的名稱、編號、借閱時間、歸還時間等信息。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還文件，如需延長借閱期限，應(yīng)提前向文件管理部門提出申請。逾期未還的，文件管理部門應(yīng)及時催還。5.借閱人在借閱期間應(yīng)妥善保管文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在文件上涂改、污損、丟失。如發(fā)生文件損壞或丟失，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、文件的修訂與廢止（一）文件修訂1.隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展、項(xiàng)目推進(jìn)或外部環(huán)境變化，如發(fā)現(xiàn)IPMS文件存在內(nèi)容過時、條款不完善、與實(shí)際情況不符等問題，需要對文件進(jìn)行修訂。2.文件修訂申請由文件產(chǎn)生部門或使用部門提出，填寫《文件修訂申請表》，說明修訂原因、修訂內(nèi)容等。3.《文件修訂申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交給文件管理部門。文件管理部門對修訂申請進(jìn)行審核，如認(rèn)為確有必要修訂，組織相關(guān)人員進(jìn)行修訂工作。4.文件修訂完成后，按照文件起草與審核流程進(jìn)行審核和批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后的修訂文件按照文件發(fā)布與歸檔的要求進(jìn)行發(fā)布和歸檔。同時，應(yīng)及時更新文件的版本信息，并通知相關(guān)部門和人員。（二）文件廢止1.當(dāng)文件不再適用或已被新的文件替代時，由文件管理部門提出文件廢止申請，填寫《文件廢止申請表》，說明廢止原因。2.《文件廢止申請表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，文件管理部門對廢止文件進(jìn)行標(biāo)識和清理，從IPMS系統(tǒng)和共享文件夾中刪除，并在歸檔文件中注明廢止情況。3.對于涉及重要業(yè)務(wù)或具有歷史參考價值的廢止文件，應(yīng)進(jìn)行備份保存，以備后續(xù)查閱。七、文件的保密與安全（一）保密措施1.公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司文件保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、項(xiàng)目信息等敏感內(nèi)容的IPMS文件予以保密。2.未經(jīng)公司書面授權(quán)，不得將文件內(nèi)容泄露給公司外部人員。在公司內(nèi)部，也應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限和范圍進(jìn)行傳播和使用。3.對于涉及保密內(nèi)容的文件，應(yīng)在文件上加蓋“保密”標(biāo)識，并采取加密存儲、限制訪問等措施。（二）安全管理1.文件管理部門應(yīng)采取有效的安全措施，確保IPMS文件的存儲安全。定期對存儲設(shè)備進(jìn)行備份，防止文件因自然災(zāi)害、硬件故障等原因丟失。2.加強(qiáng)對IPMS系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置不同級別的用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和操作。定期對系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全漏洞。3.對涉及文件管理的計算機(jī)設(shè)備和存儲介質(zhì)，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理和維護(hù)，防止病毒感染、數(shù)據(jù)丟失等情況發(fā)生。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.文件管理部門定期對公司各部門的IPMS文件管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件的起草、審核、發(fā)布、歸檔、使用、借閱、修訂、廢止等環(huán)節(jié)是否符合本制度要求。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查、不定期抽查、專項(xiàng)檢查等方式進(jìn)行。檢查過程中，應(yīng)做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）考核機(jī)制1.將IPMS文件管理工作納入公司績效考核體系，對文件管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個