中學(xué)后勤采購管理制度

中學(xué)后勤采購管理制度一、總則1.目的為了規(guī)范中學(xué)后勤采購行為，加強采購管理，提高資金使用效益，保證采購質(zhì)量，滿足學(xué)校教育教學(xué)及日常工作需要，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于中學(xué)后勤部門所涉及的各類物資、設(shè)備、服務(wù)等采購活動。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定。公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，確保所有符合條件的供應(yīng)商都有平等參與競爭的機會，公平對待每一個供應(yīng)商，不偏袒、不歧視，保證采購結(jié)果公正合理。效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高資金使用效益。誠信原則：采購各方應(yīng)誠實守信，嚴(yán)格履行合同約定，維護良好的采購秩序。二、采購組織與職責(zé)1.采購領(lǐng)導(dǎo)小組組成：由學(xué)校分管后勤工作的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，后勤部門負責(zé)人、財務(wù)部門負責(zé)人、教師代表等為成員。職責(zé)負責(zé)審議采購計劃和采購預(yù)算，確保采購活動符合學(xué)校整體規(guī)劃和財務(wù)狀況。對重大采購項目進行決策，包括采購方式的選擇、供應(yīng)商的確定等。監(jiān)督采購過程，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的重大問題。2.后勤采購部門組成：設(shè)采購主管一名，采購專員若干。職責(zé)根據(jù)學(xué)校各部門需求，編制采購計劃，報采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。負責(zé)具體采購活動的組織實施，包括市場調(diào)研、供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂等。建立采購檔案，妥善保管采購相關(guān)文件資料，如采購申請、報價單、合同等。跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)處理合同履行過程中的問題，確保采購物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。3.財務(wù)部門職責(zé)審核采購預(yù)算，確保采購資金的合理安排。參與采購合同的審核，對合同中的付款條款進行把關(guān)。負責(zé)采購資金的支付結(jié)算，對采購資金的使用情況進行監(jiān)督檢查。4.使用部門職責(zé)根據(jù)教學(xué)、辦公等實際需要，提出物資設(shè)備采購申請，明確采購規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等。參與采購過程中的驗收工作，對采購物資的質(zhì)量、數(shù)量等進行確認(rèn)。對采購物資的使用情況進行反饋，協(xié)助采購部門改進采購工作。三、采購計劃管理1.采購需求預(yù)測后勤采購部門應(yīng)定期與各使用部門溝通，了解學(xué)校教育教學(xué)、辦公等工作的發(fā)展趨勢，預(yù)測未來一定時期內(nèi)的物資設(shè)備需求。分析學(xué)?，F(xiàn)有物資設(shè)備的庫存狀況，結(jié)合教學(xué)計劃、設(shè)施設(shè)備更新計劃等，綜合考慮各種因素，確定合理的采購需求。2.采購計劃編制后勤采購部門根據(jù)采購需求預(yù)測結(jié)果，結(jié)合學(xué)校預(yù)算安排，編制年度采購計劃。年度采購計劃應(yīng)明確采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、預(yù)計采購時間等內(nèi)容。對于臨時性、緊急性采購需求，使用部門應(yīng)及時填寫采購申請單，說明采購原因、采購物品明細等，經(jīng)部門負責(zé)人簽字后提交后勤采購部門。后勤采購部門審核后，納入月度采購計劃或?qū)ｍ棽少徲媱澾M行安排。3.采購計劃審批采購計劃編制完成后，提交采購領(lǐng)導(dǎo)小組審議。采購領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)從學(xué)校整體利益出發(fā)，對采購計劃的必要性、合理性、可行性進行審核，重點審查采購預(yù)算是否合理、采購項目是否符合學(xué)校發(fā)展規(guī)劃等。經(jīng)采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批通過的采購計劃，由后勤采購部門負責(zé)組織實施。如采購計劃需要調(diào)整，應(yīng)重新履行審批程序。四、采購方式1.公開招標(biāo)適用范圍：一次性采購金額較大、技術(shù)規(guī)格復(fù)雜、市場競爭充分的物資設(shè)備采購項目。操作流程后勤采購部門發(fā)布招標(biāo)公告，公告應(yīng)包括采購項目名稱、采購內(nèi)容、技術(shù)規(guī)格、供應(yīng)商資格要求、投標(biāo)截止時間、開標(biāo)時間及地點等信息。供應(yīng)商報名參加投標(biāo)，采購部門對報名供應(yīng)商進行資格預(yù)審，確定符合條件的供應(yīng)商名單。向資格預(yù)審合格的供應(yīng)商發(fā)售招標(biāo)文件，招標(biāo)文件應(yīng)明確采購項目的詳細要求、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容。組織開標(biāo)、評標(biāo)會議，由評標(biāo)委員會按照評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)對各供應(yīng)商的投標(biāo)文件進行評審，推薦中標(biāo)候選人。采購領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)評標(biāo)委員會的推薦意見，確定中標(biāo)供應(yīng)商，并發(fā)布中標(biāo)公告。與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同。2.邀請招標(biāo)適用范圍：具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的項目；采用公開招標(biāo)方式的費用占采購項目總價值的比例過大的項目。操作流程后勤采購部門根據(jù)采購項目特點和供應(yīng)商信息，選擇若干家符合條件的供應(yīng)商，向其發(fā)出投標(biāo)邀請書。被邀請供應(yīng)商按照邀請書要求，在規(guī)定時間內(nèi)提交投標(biāo)文件。后續(xù)開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等環(huán)節(jié)與公開招標(biāo)基本相同，但參與投標(biāo)的供應(yīng)商數(shù)量相對較少。3.競爭性談判適用范圍：招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的項目。操作流程后勤采購部門成立談判小組，談判小組由采購代表和有關(guān)專家組成，人數(shù)應(yīng)為三人以上的單數(shù)。談判小組制定談判文件，明確談判程序、談判內(nèi)容、合同草案條款等。邀請符合資格條件的供應(yīng)商參加談判，向其發(fā)出談判邀請書，并提供談判文件。組織談判會議，談判小組與各供應(yīng)商進行多輪談判，供應(yīng)商應(yīng)根據(jù)談判情況進行報價和承諾。談判結(jié)束后，談判小組要求所有參加談判的供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)進行最后報價，采購人從談判小組提出的成交候選人中根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低的原則確定成交供應(yīng)商，并將結(jié)果通知所有參加談判的未成交供應(yīng)商。與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。4.單一來源采購適用范圍：只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項目。操作流程后勤采購部門填寫單一來源采購申請表，說明采購項目名稱、采購內(nèi)容、單一來源采購理由等，提交采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。采購領(lǐng)導(dǎo)小組審核通過后，后勤采購部門與單一供應(yīng)商進行協(xié)商，確定采購價格、合同條款等內(nèi)容。公示單一來源采購情況，公示期不少于五個工作日，接受學(xué)校教職工及社會監(jiān)督。公示無異議后，與供應(yīng)商簽訂采購合同。5.詢價適用范圍：采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。操作流程后勤采購部門向不少于三家的供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，詢價通知書應(yīng)包括采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間及地點、報價要求等內(nèi)容。供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)提交報價文件，報價文件應(yīng)包含報價表、技術(shù)規(guī)格偏離表、售后服務(wù)承諾等。采購部門對各供應(yīng)商的報價進行比較，選擇報價最低且符合采購要求的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。五、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商準(zhǔn)入后勤采購部門建立供應(yīng)商信息庫，收集供應(yīng)商的基本信息，包括企業(yè)名稱、法定代表人、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、資質(zhì)證書、業(yè)績情況等。制定供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，對申請進入信息庫的供應(yīng)商進行資格審查。準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括供應(yīng)商的經(jīng)營狀況、信譽狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)能力等方面的要求。對于符合準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商，采購部門將其納入供應(yīng)商信息庫，并進行動態(tài)管理。2.供應(yīng)商評價與考核定期對供應(yīng)商進行評價與考核，評價周期一般為一年。評價內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價格水平、合同履行情況等方面。采購部門通過收集使用部門反饋意見、查閱采購合同執(zhí)行記錄、實地考察等方式獲取供應(yīng)商評價信息。根據(jù)評價結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理。對于評價優(yōu)秀的供應(yīng)商，在后續(xù)采購中給予優(yōu)先考慮；對于評價不合格的供應(yīng)商，及時從供應(yīng)商信息庫中剔除，并限制其在一定期限內(nèi)不得參與學(xué)校采購活動。3.供應(yīng)商激勵與淘汰建立供應(yīng)商激勵機制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予一定的獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先支付貨款、頒發(fā)榮譽證書等，以鼓勵供應(yīng)商提高服務(wù)質(zhì)量和產(chǎn)品質(zhì)量。對于出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問題、交貨延遲、售后服務(wù)不到位等情況的供應(yīng)商，按照合同約定進行處罰，并及時淘汰出供應(yīng)商信息庫。六、采購合同管理1.合同簽訂采購項目確定成交供應(yīng)商后，后勤采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間及地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。采購合同簽訂前，必須由財務(wù)部門對合同中的付款條款進行審核，確保付款方式合理、資金安全。采購合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本送財務(wù)部門、使用部門等相關(guān)部門備案。2.合同執(zhí)行采購部門負責(zé)跟蹤采購合同執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。使用部門應(yīng)配合采購部門做好合同執(zhí)行工作，對采購物資進行驗收，并及時反饋驗收結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)采購物資存在質(zhì)量問題或其他不符合合同約定的情況，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，必要時可按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。3.合同變更與解除在采購合同履行過程中，如因特殊原因需要變更合同條款，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)作為原采購合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。如因不可抗力或其他法定事由需要解除采購合同，采購部門應(yīng)及時通知供應(yīng)商，并按照合同約定及相關(guān)法律法規(guī)辦理解除合同手續(xù)。解除合同后，雙方應(yīng)按照約定進行結(jié)算和清理。七、采購驗收管理1.驗收標(biāo)準(zhǔn)采購物資設(shè)備的驗收應(yīng)按照采購合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)格等進行。如合同未明確約定驗收標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或通用標(biāo)準(zhǔn)進行驗收。對于一些特殊物資設(shè)備，如教學(xué)儀器、醫(yī)療設(shè)備等，還應(yīng)按照相關(guān)專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和使用要求進行驗收。2.驗收程序采購物資到貨前，后勤采購部門應(yīng)通知使用部門做好驗收準(zhǔn)備工作。物資到貨后，采購部門組織使用部門、質(zhì)量檢驗人員等組成驗收小組進行驗收。驗收小組應(yīng)按照驗收標(biāo)準(zhǔn)對物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進行逐一核對和檢驗。驗收合格的物資，驗收小組應(yīng)出具驗收報告，并在驗收報告上簽字確認(rèn)。驗收報告應(yīng)包括采購項目名稱、供應(yīng)商名稱、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗收結(jié)論等內(nèi)容。對于驗收不合格的物資，驗收小組應(yīng)及時通知供應(yīng)商進行整改或退換貨處理。供應(yīng)商整改或退換貨后，應(yīng)重新組織驗收，直至驗收合格為止。八、采購付款管理1.付款申請采購合同履行完畢，供應(yīng)商提交付款申請后，后勤采購部門應(yīng)首先對采購合同執(zhí)行情況進行審核，確認(rèn)供應(yīng)商是否按照合同約定履行了義務(wù)。審核無誤后，采購部門填寫付款審批單，注明采購項目名稱、合同編號、供應(yīng)商名稱、付款金額、付款方式等信息，并附上采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)證明文件，提交財務(wù)部門審核。2.付款審批財務(wù)部門收到付款審批單后，對付款申請進行嚴(yán)格審核。審核內(nèi)容包括采購合同的合法性、有效性，驗收報告的真實性，發(fā)票的合規(guī)性，付款金額的準(zhǔn)確性等。財務(wù)部門審核通過后，按照學(xué)校財務(wù)管理制度規(guī)定的審批流程，提交學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，財務(wù)部門辦理付款手續(xù)。3.付款方式采購付款方式應(yīng)根據(jù)采購合同約定執(zhí)行，一般包括支票、匯票、電匯、銀行承兌匯票等。對于金額較大的采購項目，應(yīng)盡量采用銀行轉(zhuǎn)賬方式付款，以確保資金安全。在付款過程中，財務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格遵守銀行結(jié)算紀(jì)律，按照規(guī)定的付款程序和時間辦理付款業(yè)務(wù)，不得無故拖延付款。九、采購監(jiān)督與審計1.內(nèi)部監(jiān)督學(xué)校設(shè)立采購監(jiān)督小組，由紀(jì)檢監(jiān)察部門人員、教職工代表等組成，負責(zé)對采購活動進行全程監(jiān)督。采購監(jiān)督小組應(yīng)定期檢查采購制度的執(zhí)行情況，對采購計劃、采購方式、供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂、采購驗收等環(huán)節(jié)進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。后勤采購部門應(yīng)主動接受采購監(jiān)督小組的監(jiān)督，積極配合監(jiān)督檢查工作，如實提供相關(guān)資料和信息。2.審計監(jiān)督學(xué)