外協(xié)收發(fā)料管理制度

外協(xié)收發(fā)料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司外協(xié)收發(fā)料管理，規(guī)范外協(xié)物料的接收、發(fā)放流程，確保物料的準(zhǔn)確、及時(shí)供應(yīng)，保障生產(chǎn)順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及外協(xié)加工的物料收發(fā)管理活動(dòng)，包括但不限于原材料、零部件、半成品等。（三）職責(zé)分工1.采購部門負(fù)責(zé)與外協(xié)供應(yīng)商簽訂采購合同，明確物料的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期等條款。跟蹤外協(xié)物料的采購進(jìn)度，及時(shí)協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。2.倉庫管理部門負(fù)責(zé)外協(xié)物料的接收、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、發(fā)放等工作。建立健全外協(xié)物料庫存臺(tái)賬，定期盤點(diǎn)，確保賬物相符。負(fù)責(zé)提供準(zhǔn)確的物料庫存信息，協(xié)助采購部門和生產(chǎn)部門做好物料供需平衡。3.生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，提前向外協(xié)采購部門提交外協(xié)物料需求計(jì)劃。負(fù)責(zé)對(duì)外協(xié)物料的使用情況進(jìn)行跟蹤和反饋，及時(shí)提出物料調(diào)整建議。配合倉庫管理部門做好外協(xié)物料的盤點(diǎn)工作。4.質(zhì)量檢驗(yàn)部門負(fù)責(zé)對(duì)外協(xié)物料進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收，確保物料質(zhì)量符合要求。對(duì)檢驗(yàn)不合格的外協(xié)物料，及時(shí)出具檢驗(yàn)報(bào)告，并跟蹤處理結(jié)果。二、外協(xié)收料管理（一）收料準(zhǔn)備1.采購部門在接到生產(chǎn)部門的外協(xié)物料需求計(jì)劃后，及時(shí)與外協(xié)供應(yīng)商溝通，確認(rèn)物料的發(fā)貨時(shí)間、運(yùn)輸方式等信息，并將相關(guān)信息通知倉庫管理部門。2.倉庫管理部門根據(jù)采購部門提供的信息，做好收料準(zhǔn)備工作，包括安排收料人員、準(zhǔn)備收料工具和場地等。（二）收料流程1.外協(xié)物料到貨前，倉庫管理部門收料人員應(yīng)提前與運(yùn)輸單位或供應(yīng)商聯(lián)系，確定物料到達(dá)時(shí)間，并做好接貨準(zhǔn)備。2.物料到達(dá)后，收料人員首先核對(duì)送貨單與采購訂單是否一致，包括物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。如發(fā)現(xiàn)不一致，應(yīng)及時(shí)與采購部門或供應(yīng)商溝通解決。3.收料人員按照送貨單上的物料信息，對(duì)物料進(jìn)行清點(diǎn)和外觀檢查。清點(diǎn)時(shí)應(yīng)注意物料的包裝是否完好，標(biāo)識(shí)是否清晰，數(shù)量是否準(zhǔn)確等。外觀檢查主要查看物料是否有損壞、變形、生銹等情況。4.對(duì)于需要檢驗(yàn)的外協(xié)物料，收料人員應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量檢驗(yàn)部門進(jìn)行檢驗(yàn)。質(zhì)量檢驗(yàn)部門按照相關(guān)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和流程對(duì)外協(xié)物料進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后出具檢驗(yàn)報(bào)告。5.收料人員根據(jù)質(zhì)量檢驗(yàn)部門的檢驗(yàn)報(bào)告，辦理物料入庫手續(xù)。如檢驗(yàn)不合格，應(yīng)及時(shí)將不合格物料隔離存放，并通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。6.倉庫管理部門收料人員將入庫的外協(xié)物料按照規(guī)定的存儲(chǔ)方式進(jìn)行存放，并更新庫存臺(tái)賬。（三）收料異常處理1.如發(fā)現(xiàn)送貨單與采購訂單不一致，收料人員應(yīng)立即停止收料，并及時(shí)與采購部門和供應(yīng)商溝通，查明原因。如因供應(yīng)商原因?qū)е滤拓涘e(cuò)誤，采購部門應(yīng)要求供應(yīng)商及時(shí)更正，并承擔(dān)由此產(chǎn)生的一切費(fèi)用。2.對(duì)于物料數(shù)量短缺的情況，收料人員應(yīng)在送貨單上注明實(shí)際收到的數(shù)量，并要求運(yùn)輸單位或供應(yīng)商簽字確認(rèn)。采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商補(bǔ)足短缺物料，如因運(yùn)輸過程中造成的短缺，應(yīng)追究運(yùn)輸單位的責(zé)任。3.如發(fā)現(xiàn)物料存在質(zhì)量問題，質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)及時(shí)出具檢驗(yàn)報(bào)告，并將不合格物料隔離存放。采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商處理方式，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。在處理結(jié)果未明確之前，不得擅自使用不合格物料。三、外協(xié)發(fā)料管理（一）發(fā)料準(zhǔn)備1.生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，提前填寫外協(xié)發(fā)料申請(qǐng)單，注明所需物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并提交給倉庫管理部門。2.倉庫管理部門接到外協(xié)發(fā)料申請(qǐng)單后，首先核對(duì)庫存情況，確認(rèn)是否有足夠的物料可供發(fā)放。如庫存不足，應(yīng)及時(shí)通知采購部門進(jìn)行補(bǔ)貨。3.倉庫管理部門根據(jù)外協(xié)發(fā)料申請(qǐng)單，準(zhǔn)備好所需的物料，并安排發(fā)料人員。（二）發(fā)料流程1.發(fā)料人員根據(jù)外協(xié)發(fā)料申請(qǐng)單，核對(duì)物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，確保與申請(qǐng)單一致。2.發(fā)料人員按照規(guī)定的發(fā)料方式，將物料發(fā)放給外協(xié)加工人員，并要求其在發(fā)料單上簽字確認(rèn)。發(fā)料方式可根據(jù)實(shí)際情況選擇當(dāng)面點(diǎn)交、交接清單等方式。3.倉庫管理部門發(fā)料人員發(fā)放物料后，及時(shí)更新庫存臺(tái)賬，并將發(fā)料情況反饋給生產(chǎn)部門。4.對(duì)于需要退料的外協(xié)加工，生產(chǎn)部門應(yīng)填寫外協(xié)退料申請(qǐng)單，注明退料原因、物料名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并提交給倉庫管理部門。5.倉庫管理部門接到外協(xié)退料申請(qǐng)單后，安排人員對(duì)退料進(jìn)行清點(diǎn)和驗(yàn)收。如退料符合要求，辦理退料入庫手續(xù)，并更新庫存臺(tái)賬；如退料存在質(zhì)量問題或數(shù)量不符等情況，應(yīng)及時(shí)與生產(chǎn)部門溝通解決。（三）發(fā)料異常處理1.如發(fā)現(xiàn)外協(xié)發(fā)料申請(qǐng)單填寫錯(cuò)誤或所需物料庫存不足，倉庫管理部門應(yīng)及時(shí)通知生產(chǎn)部門進(jìn)行更正或補(bǔ)貨申請(qǐng)。2.如發(fā)料過程中出現(xiàn)物料損壞、丟失等情況，發(fā)料人員應(yīng)及時(shí)查明原因，并報(bào)告?zhèn)}庫管理部門負(fù)責(zé)人。倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行處理，如追究相關(guān)人員的責(zé)任、要求賠償?shù)取?.對(duì)于外協(xié)退料申請(qǐng)，如倉庫管理部門發(fā)現(xiàn)退料不符合要求，應(yīng)及時(shí)與生產(chǎn)部門溝通，說明原因，并要求生產(chǎn)部門重新整理退料或采取其他處理措施。四、庫存管理（一）庫存盤點(diǎn)1.倉庫管理部門應(yīng)定期對(duì)外協(xié)物料進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬物相符。盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)前，倉庫管理部門應(yīng)制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、方法、人員分工等內(nèi)容。3.盤點(diǎn)過程中，盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)物料的實(shí)際數(shù)量、規(guī)格、狀態(tài)等信息，并與庫存臺(tái)賬進(jìn)行逐一核對(duì)。如發(fā)現(xiàn)賬物不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并記錄差異情況。4.盤點(diǎn)結(jié)束后，倉庫管理部門應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告，總結(jié)盤點(diǎn)結(jié)果，分析賬物不符的原因，并提出處理建議。盤點(diǎn)報(bào)告應(yīng)提交給財(cái)務(wù)部門和公司管理層審核。（二）庫存安全管理1.倉庫管理部門應(yīng)確保外協(xié)物料存儲(chǔ)環(huán)境安全，符合防火、防潮、防盜、防蟲等要求。2.對(duì)易燃易爆、有毒有害等危險(xiǎn)物料，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。3.倉庫管理部門應(yīng)定期檢查庫存物料的存儲(chǔ)狀況，如發(fā)現(xiàn)物料有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，確保物料質(zhì)量安全。4.加強(qiáng)倉庫的門禁管理，限制無關(guān)人員進(jìn)入倉庫區(qū)域。倉庫管理人員應(yīng)妥善保管倉庫鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。五、信息化管理（一）建立物料管理系統(tǒng)公司應(yīng)建立完善的外協(xié)收發(fā)料信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)物料需求計(jì)劃、采購訂單、收料、發(fā)料、庫存管理等環(huán)節(jié)的信息化操作和數(shù)據(jù)共享。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.采購部門、倉庫管理部門、生產(chǎn)部門等相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)將外協(xié)物料的相關(guān)信息錄入物料管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.定期對(duì)物料管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，包括物料信息、供應(yīng)商信息、庫存數(shù)據(jù)等，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際情況一致。（三）系統(tǒng)查詢與分析1.各部門人員可根據(jù)權(quán)限在物料管理系統(tǒng)中查詢外協(xié)收發(fā)料相關(guān)信息，如采購訂單執(zhí)行情況、庫存動(dòng)態(tài)、物料收發(fā)明細(xì)等，以便及時(shí)掌握物料狀況，為工作決策提供支持。2.利用物料管理系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)分析功能，對(duì)物料采購成本、庫存周轉(zhuǎn)率、收發(fā)料異常情況等進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施加以解決，提高物料管理效率和效益。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)外協(xié)收發(fā)料管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括制度執(zhí)行情況、流程規(guī)范性、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、庫存管理等方面。2.采購部門、倉庫管理部門、生產(chǎn)部門等相關(guān)部門應(yīng)定期對(duì)本部門的外協(xié)收發(fā)料工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并將自查情況報(bào)告公司管理層。（二）考核機(jī)制1.建立外協(xié)收發(fā)料工作考核機(jī)制，對(duì)相關(guān)部門和人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己酥笜?biāo)包括物料供應(yīng)及時(shí)性、準(zhǔn)確性、庫存管理水平、成本控制等方面。2.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)存在問題的部門和個(gè)人進(jìn)行批評(píng)教育，并責(zé)令限期整改。如因工作失誤給公司造成損失的，