傳播推廣物料管理制度

傳播推廣物料管理制度一、總則（一）目的為加強公司傳播推廣物料的管理，規(guī)范物料的設(shè)計、制作、使用及存檔流程，確保物料的質(zhì)量和效果，提升公司品牌形象，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門在傳播推廣活動中所涉及的各類物料，包括但不限于宣傳冊、海報、宣傳單頁、視頻、線上廣告素材、禮品等。（三）基本原則1.規(guī)范性原則：物料的設(shè)計、制作、使用等環(huán)節(jié)應(yīng)遵循相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，確保物料內(nèi)容準確、合法、合規(guī)。2.一致性原則：物料應(yīng)與公司品牌形象保持一致，體現(xiàn)公司的價值觀和文化特色，在視覺風(fēng)格、色彩搭配、標識使用等方面保持統(tǒng)一。3.實效性原則：根據(jù)傳播推廣活動的目標和時間要求，合理安排物料的制作和投放進度，確保物料能夠及時、有效地傳達信息。4.成本效益原則：在保證物料質(zhì)量和效果的前提下，充分考慮成本因素，優(yōu)化物料制作方案，提高資源利用效率。二、職責(zé)分工（一）市場部門1.負責(zé)制定傳播推廣物料的年度計劃和預(yù)算，并根據(jù)業(yè)務(wù)需求提出具體的物料制作申請。2.組織和協(xié)調(diào)物料的設(shè)計、制作工作，與設(shè)計團隊、供應(yīng)商溝通對接，確保物料符合設(shè)計要求和質(zhì)量標準。3.對制作完成的物料進行審核，檢查內(nèi)容準確性、設(shè)計合理性、質(zhì)量可靠性等，提出修改意見并跟蹤整改情況。4.負責(zé)物料的發(fā)放、使用管理和效果評估，根據(jù)實際情況及時調(diào)整物料策略。（二）設(shè)計團隊1.根據(jù)市場部門的需求和要求，進行傳播推廣物料的創(chuàng)意設(shè)計，提供多種設(shè)計方案供選擇。2.與市場部門密切溝通，深入理解項目背景和目標受眾，確保設(shè)計風(fēng)格和內(nèi)容符合公司品牌形象和傳播需求。3.按照設(shè)計規(guī)范和制作要求，完成物料的設(shè)計文件制作，并及時提交給市場部門審核。4.根據(jù)審核意見對設(shè)計文件進行修改完善，直至通過審核。（三）行政部門1.負責(zé)物料制作供應(yīng)商的篩選、評估和管理，建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進行考核。2.與供應(yīng)商簽訂物料制作合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同的執(zhí)行和款項支付。3.協(xié)助市場部門進行物料的采購、運輸、存儲等工作，保障物料的及時供應(yīng)和安全保管。（四）其他部門1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，向市場部門提出傳播推廣物料的制作申請，并提供相關(guān)資料和信息。2.在使用物料過程中，嚴格按照規(guī)定的流程和要求進行操作，確保物料的正確使用和妥善保管。3.配合市場部門對物料的使用效果進行反饋和評估，提供相關(guān)數(shù)據(jù)和建議。三、物料設(shè)計管理（一）設(shè)計需求提報1.各部門如需制作傳播推廣物料，應(yīng)提前填寫《物料制作申請表》，詳細說明物料的名稱、用途、內(nèi)容要求、設(shè)計風(fēng)格、數(shù)量、時間節(jié)點等信息，并附上相關(guān)參考資料。2.將《物料制作申請表》提交至市場部門，市場部門進行匯總和審核后，根據(jù)實際情況安排設(shè)計工作。（二）設(shè)計流程1.市場部門與設(shè)計團隊溝通物料設(shè)計需求，設(shè)計團隊根據(jù)需求進行創(chuàng)意構(gòu)思和設(shè)計方案策劃。2.設(shè)計團隊在規(guī)定時間內(nèi)提交初步設(shè)計方案，包括設(shè)計草圖、效果圖等，供市場部門審核。3.市場部門組織相關(guān)人員對設(shè)計方案進行評審，從內(nèi)容準確性、設(shè)計合理性、視覺效果、品牌一致性等方面提出意見和建議。4.設(shè)計團隊根據(jù)評審意見對設(shè)計方案進行修改完善，再次提交審核，直至通過審核。（三）設(shè)計規(guī)范1.物料設(shè)計應(yīng)符合公司品牌形象識別系統(tǒng)（VIS）的要求，包括公司標志、標準字體、標準色彩、排版規(guī)范等的正確使用。2.設(shè)計內(nèi)容應(yīng)簡潔明了、重點突出，避免過于復(fù)雜或冗長的表述，確保信息能夠快速準確地傳達給受眾。3.圖片選擇應(yīng)清晰、高質(zhì)量、與內(nèi)容相關(guān)，避免使用模糊、失真或版權(quán)不明的圖片。4.文字表述應(yīng)準確無誤、語法正確，避免出現(xiàn)錯別字、語病或歧義。四、物料制作管理（一）供應(yīng)商選擇1.行政部門根據(jù)市場部門提供的物料制作需求，通過招標、詢價、推薦等方式篩選合適的供應(yīng)商。2.對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平等進行綜合評估，選擇具有良好口碑和實力的供應(yīng)商建立合作關(guān)系。3.與選定的供應(yīng)商簽訂物料制作合同，明確制作內(nèi)容、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等條款。（二）制作過程監(jiān)控1.市場部門負責(zé)對物料制作過程進行監(jiān)控，定期與供應(yīng)商溝通制作進度，及時了解制作過程中出現(xiàn)的問題并協(xié)調(diào)解決。2.供應(yīng)商應(yīng)按照合同要求和設(shè)計文件進行物料制作，在制作過程中如需對設(shè)計內(nèi)容進行調(diào)整，應(yīng)提前征得市場部門的同意。3.市場部門可根據(jù)需要安排人員到供應(yīng)商處進行實地考察，檢查制作工藝、質(zhì)量控制等情況，確保物料制作符合要求。（三）質(zhì)量驗收1.物料制作完成后，供應(yīng)商應(yīng)提前通知市場部門進行驗收。市場部門組織相關(guān)人員按照合同要求和質(zhì)量標準對物料進行驗收。2.驗收內(nèi)容包括物料的外觀、尺寸、材質(zhì)、印刷質(zhì)量、內(nèi)容準確性等方面。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時要求供應(yīng)商進行整改，直至達到驗收標準。3.驗收合格后，市場部門填寫《物料驗收單》，雙方簽字確認。如驗收不合格，市場部門應(yīng)出具書面整改意見，要求供應(yīng)商限期整改，整改后再次進行驗收。五、物料使用管理（一）物料發(fā)放1.物料制作完成并驗收合格后，行政部門負責(zé)將物料發(fā)放至申請部門。申請部門應(yīng)指定專人負責(zé)物料的領(lǐng)取和保管，并在《物料發(fā)放登記表》上簽字確認。2.對于有數(shù)量限制或使用期限要求的物料，行政部門應(yīng)在發(fā)放時明確告知申請部門，并做好相應(yīng)記錄。（二）物料使用1.各部門在使用物料時，應(yīng)嚴格按照規(guī)定的用途和范圍進行使用，不得擅自更改物料內(nèi)容或挪作他用。2.使用物料前，應(yīng)檢查物料的質(zhì)量和完整性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與市場部門或行政部門聯(lián)系。3.在物料使用過程中，應(yīng)注意保護物料的安全和整潔，避免損壞、丟失或污染。（三）物料回收與銷毀1.傳播推廣活動結(jié)束后，各部門應(yīng)及時將剩余的物料退回行政部門。行政部門對回收的物料進行清點和核對，做好記錄。2.對于已使用過且無需留存的物料，由行政部門按照公司規(guī)定進行統(tǒng)一銷毀。銷毀過程應(yīng)進行記錄，確保物料信息的安全和保密。六、物料存檔管理（一）存檔范圍1.傳播推廣物料的設(shè)計文件、制作合同、驗收報告、發(fā)放記錄、使用情況反饋等相關(guān)資料均應(yīng)進行存檔。2.對于重要的物料或具有代表性的物料，應(yīng)留存實物樣本作為存檔資料。（二）存檔方式1.物料存檔資料應(yīng)按照類別和時間順序進行整理，建立電子檔案和紙質(zhì)檔案。電子檔案應(yīng)進行分類存儲，便于查詢和管理。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)裝訂成冊，并在檔案封面注明物料名稱、項目名稱、存檔時間等信息。（三）存檔期限物料存檔資料的保存期限應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般情況下保存期限不少于[X]年。對于涉及重要項目或具有長期參考價值的物料，應(yīng)適當(dāng)延長保存期限。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對傳播推廣物料的管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括物料的設(shè)計、制作、使用、存檔等環(huán)節(jié)是否符合本制度要求。2.市場部門負責(zé)對各部門物料使用情況進行日常監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）考核機制1.將傳播推廣物料管理工作納入部門和個人的績效考核體系，對在物料管理工作中表