IT硬件資產(chǎn)管理制度

IT硬件資產(chǎn)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司IT硬件資產(chǎn)管理，規(guī)范資產(chǎn)采購(gòu)、使用、維護(hù)、處置等流程，提高資產(chǎn)使用效益，保障公司業(yè)務(wù)正常運(yùn)轉(zhuǎn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有IT硬件資產(chǎn)，包括但不限于計(jì)算機(jī)設(shè)備、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、投影儀等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司IT硬件資產(chǎn)由專門部門統(tǒng)一管理，確保資產(chǎn)的采購(gòu)、配置、使用等符合公司整體規(guī)劃。2.責(zé)任到人原則：明確資產(chǎn)使用人的責(zé)任，確保資產(chǎn)得到妥善保管和合理使用。3.效益優(yōu)先原則：優(yōu)化資產(chǎn)配置，提高資產(chǎn)使用效率，降低使用成本。二、管理職責(zé)（一）資產(chǎn)管理部門1.負(fù)責(zé)制定并完善IT硬件資產(chǎn)管理制度和流程。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司IT硬件資產(chǎn)的采購(gòu)、配置、調(diào)配等工作。3.建立IT硬件資產(chǎn)臺(tái)賬，記錄資產(chǎn)的詳細(xì)信息，包括資產(chǎn)編號(hào)、型號(hào)、配置、購(gòu)置時(shí)間、使用部門等，并定期更新。4.組織定期的資產(chǎn)清查盤點(diǎn)工作，確保賬實(shí)相符。5.負(fù)責(zé)IT硬件資產(chǎn)的報(bào)廢鑒定、處置等工作。（二）使用部門1.負(fù)責(zé)本部門IT硬件資產(chǎn)的日常使用和保管，確保資產(chǎn)的安全、完好。2.配合資產(chǎn)管理部門進(jìn)行資產(chǎn)清查盤點(diǎn)等工作。3.根據(jù)業(yè)務(wù)需求，向資產(chǎn)管理部門提出資產(chǎn)采購(gòu)、配置、維修等申請(qǐng)。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核IT硬件資產(chǎn)采購(gòu)預(yù)算，并監(jiān)督預(yù)算執(zhí)行情況。2.對(duì)IT硬件資產(chǎn)的購(gòu)置、折舊、處置等進(jìn)行財(cái)務(wù)核算。3.協(xié)助資產(chǎn)管理部門進(jìn)行資產(chǎn)清查盤點(diǎn)工作，確保資產(chǎn)價(jià)值準(zhǔn)確反映在財(cái)務(wù)賬目中。三、資產(chǎn)采購(gòu)與配置（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《IT硬件資產(chǎn)采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購(gòu)資產(chǎn)的名稱、型號(hào)、配置、數(shù)量、用途等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人審核申請(qǐng)的必要性和合理性后簽署意見，報(bào)資產(chǎn)管理部門。（二）采購(gòu)審批1.資產(chǎn)管理部門收到采購(gòu)申請(qǐng)后，進(jìn)行初步審核，核實(shí)是否符合公司資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn)和預(yù)算安排。2.如申請(qǐng)超出預(yù)算或不符合配置標(biāo)準(zhǔn)，資產(chǎn)管理部門應(yīng)與使用部門溝通協(xié)商調(diào)整；如申請(qǐng)合理，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.主管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)入采購(gòu)流程。（三）采購(gòu)實(shí)施1.資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)按照公司采購(gòu)流程選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)方式包括招標(biāo)、詢價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等，具體方式根據(jù)資產(chǎn)金額和性質(zhì)確定。2.采購(gòu)過程中應(yīng)簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)，包括資產(chǎn)規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等條款。3.資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，確保資產(chǎn)按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。到貨時(shí)，會(huì)同使用部門對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行驗(yàn)收。（四）資產(chǎn)配置1.資產(chǎn)到貨驗(yàn)收合格后，資產(chǎn)管理部門根據(jù)使用部門需求進(jìn)行資產(chǎn)配置。配置過程中應(yīng)確保資產(chǎn)安裝調(diào)試到位，能正常投入使用。2.資產(chǎn)管理部門為新配置的IT硬件資產(chǎn)進(jìn)行編號(hào)，并錄入資產(chǎn)臺(tái)賬，注明使用部門、使用人等信息。3.資產(chǎn)配置完成后，資產(chǎn)管理部門應(yīng)及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。四、資產(chǎn)使用與保管（一）使用人職責(zé)1.資產(chǎn)使用人應(yīng)按照操作規(guī)程正確使用IT硬件資產(chǎn)，不得擅自更改設(shè)備配置或拆卸零部件。2.負(fù)責(zé)資產(chǎn)的日常清潔、保養(yǎng)工作，保持設(shè)備良好運(yùn)行狀態(tài)。3.發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)故障或損壞時(shí)，應(yīng)及時(shí)向資產(chǎn)管理部門報(bào)告，并配合維修人員進(jìn)行維修。4.妥善保管資產(chǎn)相關(guān)資料，如設(shè)備說明書、保修卡等。（二）資產(chǎn)保管要求1.資產(chǎn)應(yīng)放置在安全、整潔、通風(fēng)良好的環(huán)境中，避免受潮、受熱、受撞擊等。2.對(duì)于重要資產(chǎn)，如服務(wù)器等，應(yīng)采取必要的安全防護(hù)措施，如設(shè)置密碼、安裝防火墻等。3.使用部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門資產(chǎn)的保管工作，確保資產(chǎn)的安全完整。（三）資產(chǎn)借用與歸還1.因工作需要，部門之間如需借用IT硬件資產(chǎn)，應(yīng)填寫《資產(chǎn)借用申請(qǐng)表》，注明借用資產(chǎn)名稱、型號(hào)、借用期限、借用原因等，經(jīng)借出部門和借入部門負(fù)責(zé)人審批后，到資產(chǎn)管理部門辦理借用手續(xù)。2.資產(chǎn)管理部門在資產(chǎn)臺(tái)賬上記錄借用情況，并將資產(chǎn)交付借入部門。3.借用期限屆滿，借入部門應(yīng)及時(shí)歸還資產(chǎn)。歸還時(shí)，資產(chǎn)管理部門應(yīng)對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)損壞或丟失，借入部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。五、資產(chǎn)維護(hù)與維修（一）日常維護(hù)1.資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)制定IT硬件資產(chǎn)日常維護(hù)計(jì)劃，定期對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行巡檢，檢查設(shè)備運(yùn)行狀況、清潔情況等。2.使用部門應(yīng)配合資產(chǎn)管理部門的日常維護(hù)工作，及時(shí)反饋資產(chǎn)運(yùn)行中出現(xiàn)的問題。（二）故障維修1.資產(chǎn)出現(xiàn)故障時(shí)，使用人應(yīng)填寫《IT硬件資產(chǎn)維修申請(qǐng)表》，詳細(xì)描述故障現(xiàn)象、出現(xiàn)時(shí)間等信息，并提交資產(chǎn)管理部門。2.資產(chǎn)管理部門根據(jù)故障情況，評(píng)估維修方式，對(duì)于一般性故障，可安排內(nèi)部維修人員進(jìn)行維修；對(duì)于復(fù)雜故障，聯(lián)系設(shè)備供應(yīng)商或?qū)I(yè)維修機(jī)構(gòu)進(jìn)行維修。3.維修過程中，維修人員應(yīng)做好維修記錄，包括故障原因、維修措施、維修時(shí)間等。維修完成后，由使用人對(duì)維修效果進(jìn)行確認(rèn)。（三）維修費(fèi)用管理1.IT硬件資產(chǎn)的維修費(fèi)用在公司預(yù)算范圍內(nèi)列支。屬于保修范圍內(nèi)的資產(chǎn)維修費(fèi)用，由供應(yīng)商承擔(dān)；超出保修范圍的維修費(fèi)用，經(jīng)審批后從公司維修費(fèi)用中支付。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)維修費(fèi)用進(jìn)行審核，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。六、資產(chǎn)清查與盤點(diǎn)（一）清查盤點(diǎn)計(jì)劃1.資產(chǎn)管理部門每年制定IT硬件資產(chǎn)清查盤點(diǎn)計(jì)劃，明確清查盤點(diǎn)的范圍、時(shí)間、人員等。2.清查盤點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。（二）清查盤點(diǎn)實(shí)施1.清查盤點(diǎn)工作由資產(chǎn)管理部門牽頭組織，使用部門配合。清查人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)資產(chǎn)臺(tái)賬與實(shí)物，檢查資產(chǎn)的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、使用狀況等是否一致。2.對(duì)于清查中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧、毀損等情況，應(yīng)詳細(xì)記錄，并查明原因。（三）清查盤點(diǎn)結(jié)果處理1.清查盤點(diǎn)結(jié)束后，資產(chǎn)管理部門應(yīng)編制《IT硬件資產(chǎn)清查盤點(diǎn)報(bào)告》，報(bào)告清查結(jié)果、存在問題及處理建議。2.對(duì)于盤盈的資產(chǎn)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)登資產(chǎn)臺(tái)賬；對(duì)于盤虧或毀損的資產(chǎn)，應(yīng)查明原因，分清責(zé)任。屬于正常損耗的，按規(guī)定程序辦理核銷手續(xù)；屬于人為原因造成的，由責(zé)任人承擔(dān)賠償責(zé)任。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)清查盤點(diǎn)報(bào)告調(diào)整相關(guān)資產(chǎn)賬目，確保賬實(shí)相符。七、資產(chǎn)折舊與減值（一）折舊政策1.公司按照國(guó)家相關(guān)財(cái)務(wù)制度規(guī)定，對(duì)IT硬件資產(chǎn)計(jì)提折舊。折舊方法采用直線法，折舊年限根據(jù)資產(chǎn)類別確定。2.具體折舊年限如下：計(jì)算機(jī)設(shè)備：[X]年服務(wù)器：[X]年網(wǎng)絡(luò)設(shè)備：[X]年打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備：[X]年投影儀等其他設(shè)備：[X]年（二）折舊計(jì)算財(cái)務(wù)部門按照確定的折舊政策和折舊年限，每月計(jì)提IT硬件資產(chǎn)折舊，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。折舊計(jì)算公式為：月折舊額=資產(chǎn)原值×（1預(yù)計(jì)凈殘值率）÷折舊年限÷12（三）減值準(zhǔn)備1.如IT硬件資產(chǎn)出現(xiàn)技術(shù)陳舊、損壞等情況，導(dǎo)致其可收回金額低于賬面價(jià)值時(shí)，資產(chǎn)管理部門應(yīng)會(huì)同財(cái)務(wù)部門進(jìn)行減值測(cè)試，并計(jì)提減值準(zhǔn)備。2.減值準(zhǔn)備的計(jì)提應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)財(cái)務(wù)制度規(guī)定，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行賬務(wù)處理。八、資產(chǎn)處置（一）處置情形1.資產(chǎn)已超過使用年限且無(wú)法正常使用，確需報(bào)廢的。2.資產(chǎn)因技術(shù)進(jìn)步、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，已不再適用公司業(yè)務(wù)需求的。3.資產(chǎn)因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聡?yán)重?fù)p壞，無(wú)法修復(fù)的。4.其他符合公司資產(chǎn)處置規(guī)定的情形。（二）處置申請(qǐng)使用部門發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)符合處置情形時(shí)，填寫《IT硬件資產(chǎn)處置申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明資產(chǎn)處置原因、資產(chǎn)現(xiàn)狀等，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)資產(chǎn)管理部門。（三）處置鑒定1.資產(chǎn)管理部門收到處置申請(qǐng)后，組織相關(guān)專業(yè)人員對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行鑒定，確定資產(chǎn)是否符合處置條件。2.對(duì)于價(jià)值較高的資產(chǎn)，可委托專業(yè)評(píng)估機(jī)構(gòu)進(jìn)行評(píng)估，以確定資產(chǎn)的處置價(jià)值。（四）處置審批1.根據(jù)鑒定結(jié)果，資產(chǎn)管理部門提出處置意見，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，資產(chǎn)進(jìn)入處置流程。2.對(duì)于涉及環(huán)保要求的資產(chǎn)，如廢舊電池、電子垃圾等，應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（五）處置方式1.資產(chǎn)處置方式包括報(bào)廢、出售、捐贈(zèng)等。報(bào)廢：對(duì)于已無(wú)使用價(jià)值的資產(chǎn)，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行報(bào)廢處理。報(bào)廢資產(chǎn)應(yīng)集中存放，統(tǒng)一由專業(yè)回收公司進(jìn)行處理。出售：對(duì)于仍有一定使用價(jià)值的資產(chǎn)，可通過市場(chǎng)競(jìng)價(jià)等方式進(jìn)行出售，出售收入上繳公司財(cái)務(wù)。捐贈(zèng)：對(duì)于符合公司捐贈(zèng)政策的資產(chǎn)，可進(jìn)行捐贈(zèng)，捐贈(zèng)時(shí)應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并做好記錄。（六）處置賬務(wù)處理資產(chǎn)處置完成后，財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批文件和處置結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理，核銷資產(chǎn)賬面價(jià)值。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司設(shè)立專門的監(jiān)督小組，由公司紀(jì)檢、審計(jì)等部門人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)IT硬件資產(chǎn)管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.資產(chǎn)管理制度的執(zhí)行情況，包括采購(gòu)、使用、維護(hù)、處置等流程是否規(guī)范。2.資產(chǎn)臺(tái)賬的準(zhǔn)確性和完整性，賬實(shí)是否相符。3.資產(chǎn)使用效益情況，是否存在資產(chǎn)閑置或浪費(fèi)現(xiàn)象。4.資產(chǎn)處置的合規(guī)性，是否存在違規(guī)處置資產(chǎn)的行為。（三）檢查頻率監(jiān)督小組定期對(duì)IT硬件資產(chǎn)管理工作進(jìn)行檢查，每年不少于[X]次。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。（四）責(zé)任追究對(duì)違反IT硬件資產(chǎn)管