廚房原材料采購規(guī)定

廚房原材料采購規(guī)定

廚房原材料采購規(guī)定一、總則1.目的：為加強(qiáng)酒店廚房原材料采購管理，確保所采購的原材料質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、供應(yīng)及時(shí)，滿足酒店餐飲服務(wù)的需求，特制定本規(guī)定。2.適用范圍：本規(guī)定適用于酒店廚房所有原材料的采購活動(dòng)，包括但不限于食材、調(diào)料、飲品原料等。3.職責(zé)分工-采購部門：負(fù)責(zé)依據(jù)廚房需求制定采購計(jì)劃，尋找合格供應(yīng)商，進(jìn)行采購談判，簽訂采購合同，確保原材料按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。-廚房部門：負(fù)責(zé)根據(jù)菜品生產(chǎn)需求，準(zhǔn)確預(yù)估原材料用量，提出采購申請，對采購回來的原材料進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收，反饋使用過程中的問題。-財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算、采購合同及報(bào)銷憑證，監(jiān)督采購資金的使用，協(xié)助進(jìn)行供應(yīng)商的評估與管理。二、采購計(jì)劃管理1.日常采購計(jì)劃-廚房申報(bào)：廚房各崗位廚師根據(jù)每日菜品銷售情況、庫存狀況及次日預(yù)計(jì)營業(yè)量，于每天下班前填寫《原材料采購申請表》，詳細(xì)列出所需原材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等信息，經(jīng)廚房主管審核簽字后提交給采購部門。-采購部門匯總與調(diào)整：采購部門收到廚房提交的《原材料采購申請表》后，結(jié)合庫存記錄和市場供應(yīng)情況進(jìn)行匯總分析。對于庫存充足且市場供應(yīng)穩(wěn)定的原材料，按照既定采購量進(jìn)行采購；對于庫存不足或預(yù)計(jì)需求有較大波動(dòng)的原材料，與廚房主管進(jìn)一步溝通確認(rèn)，必要時(shí)對采購量進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。-制定采購計(jì)劃：采購專員根據(jù)審核后的《原材料采購申請表》，制定詳細(xì)的《每日采購計(jì)劃》，明確采購原材料的種類、數(shù)量、采購時(shí)間、供應(yīng)商等信息，經(jīng)采購經(jīng)理審批后執(zhí)行。2.特殊采購計(jì)劃-臨時(shí)性需求：如遇特殊訂單、宴會(huì)活動(dòng)或菜品臨時(shí)調(diào)整等情況，廚房部門應(yīng)及時(shí)填寫《臨時(shí)原材料采購申請表》，說明采購原因、緊急程度及所需原材料的詳細(xì)信息，經(jīng)廚房總監(jiān)和采購經(jīng)理共同審批后，采購部門優(yōu)先安排采購。-季節(jié)性原材料采購：根據(jù)不同季節(jié)特點(diǎn)和酒店菜品研發(fā)需求，采購部門和廚房部門共同制定季節(jié)性原材料采購計(jì)劃。提前了解市場上季節(jié)性原材料的上市時(shí)間、價(jià)格走勢等信息，合理安排采購時(shí)間和數(shù)量，確保酒店能夠及時(shí)推出特色菜品。-新品研發(fā)采購：當(dāng)廚房進(jìn)行新品研發(fā)時(shí)，廚師長應(yīng)向采購部門提供新品所需原材料的詳細(xì)清單和質(zhì)量要求。采購部門負(fù)責(zé)尋找合適的供應(yīng)商，采購少量樣品供廚房試用。如試用合格，根據(jù)新品推廣計(jì)劃制定相應(yīng)的采購計(jì)劃。三、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)-資質(zhì)要求：供應(yīng)商應(yīng)具備合法的經(jīng)營資格，持有有效的營業(yè)執(zhí)照、食品生產(chǎn)許可證、食品經(jīng)營許可證等相關(guān)證件。對于提供肉類、禽類等特殊原材料的供應(yīng)商，還需具備相應(yīng)的檢驗(yàn)檢疫證明。-質(zhì)量保證：供應(yīng)商提供的原材料應(yīng)符合國家相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和酒店的質(zhì)量要求。具有完善的質(zhì)量管理體系，能夠提供原材料的質(zhì)量檢測報(bào)告或合格證明。-價(jià)格合理：在保證原材料質(zhì)量的前提下，供應(yīng)商的報(bào)價(jià)應(yīng)具有市場競爭力。采購部門應(yīng)定期對市場價(jià)格進(jìn)行調(diào)研，對比不同供應(yīng)商的價(jià)格水平，選擇性價(jià)比高的供應(yīng)商。-供應(yīng)能力：供應(yīng)商應(yīng)具備穩(wěn)定的生產(chǎn)能力和充足的庫存，能夠滿足酒店日常及特殊情況下的原材料供應(yīng)需求。具備良好的物流配送能力，確保原材料能夠按時(shí)、準(zhǔn)確送達(dá)酒店。-信譽(yù)良好：供應(yīng)商應(yīng)具有良好的商業(yè)信譽(yù)，無不良經(jīng)營記錄和法律糾紛。在以往的合作中，能夠嚴(yán)格履行合同條款，按時(shí)交貨，產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定。2.供應(yīng)商開發(fā)流程-信息收集：采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦、參加展會(huì)等。對收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行初步篩選，剔除明顯不符合要求的供應(yīng)商。-實(shí)地考察：對于初步篩選合格的供應(yīng)商，采購部門組織由采購經(jīng)理、廚房主管、質(zhì)量檢驗(yàn)人員等組成的考察小組進(jìn)行實(shí)地考察?？疾靸?nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)環(huán)境、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系、倉儲(chǔ)物流等方面的情況。考察結(jié)束后，考察小組撰寫《供應(yīng)商實(shí)地考察報(bào)告》，對供應(yīng)商的綜合情況進(jìn)行評價(jià)。-樣品評估：對于實(shí)地考察合格的供應(yīng)商，采購部門要求其提供原材料樣品。廚房部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門對樣品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和試用評估，填寫《供應(yīng)商樣品評估表》，評估內(nèi)容包括原材料的外觀、口感、品質(zhì)、穩(wěn)定性等方面。-供應(yīng)商審批：采購部門根據(jù)實(shí)地考察報(bào)告和樣品評估結(jié)果，填寫《供應(yīng)商審批表》，提出是否選擇該供應(yīng)商的建議，報(bào)采購經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理、廚房總監(jiān)和酒店總經(jīng)理審批。經(jīng)審批通過的供應(yīng)商，方可納入酒店合格供應(yīng)商名錄。3.供應(yīng)商考核與淘汰-考核指標(biāo)：建立供應(yīng)商考核體系，從質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、服務(wù)等方面對供應(yīng)商進(jìn)行定期考核?？己酥笜?biāo)包括原材料合格率、交貨準(zhǔn)時(shí)率、價(jià)格波動(dòng)情況、售后服務(wù)響應(yīng)速度等。-考核周期：每月對供應(yīng)商進(jìn)行一次月度考核，每季度進(jìn)行一次綜合考核。采購部門負(fù)責(zé)收集考核數(shù)據(jù)，填寫《供應(yīng)商考核表》，并將考核結(jié)果反饋給供應(yīng)商。-淘汰機(jī)制：對于連續(xù)兩個(gè)月月度考核不合格或季度綜合考核得分低于60分的供應(yīng)商，采購部門向其發(fā)出《供應(yīng)商整改通知書》，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出整改措施并進(jìn)行整改。如整改后仍不符合要求，經(jīng)采購經(jīng)理、廚房總監(jiān)和酒店總經(jīng)理審批后，將該供應(yīng)商從合格供應(yīng)商名錄中淘汰。四、采購流程1.采購訂單下達(dá)-采購專員根據(jù)審批后的《每日采購計(jì)劃》或《臨時(shí)原材料采購申請表》，向選定的供應(yīng)商發(fā)送《采購訂單》?！恫少徲唵巍窇?yīng)明確原材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式等詳細(xì)信息。-采購訂單經(jīng)供應(yīng)商簽字確認(rèn)后，采購專員將訂單副本分別發(fā)送給廚房部門、財(cái)務(wù)部門和倉庫管理部門，以便各部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。2.采購執(zhí)行與跟蹤-采購專員負(fù)責(zé)跟進(jìn)采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通，了解原材料的生產(chǎn)進(jìn)度和發(fā)貨情況。如遇供應(yīng)商無法按時(shí)交貨或出現(xiàn)其他問題，采購專員應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)解決，并將相關(guān)情況反饋給廚房部門和其他相關(guān)部門。-對于緊急采購訂單，采購專員應(yīng)加強(qiáng)跟蹤力度，確保原材料能夠在規(guī)定時(shí)間內(nèi)送達(dá)酒店。同時(shí)，及時(shí)向廚房部門通報(bào)采購進(jìn)度，以便廚房做好相應(yīng)的調(diào)整準(zhǔn)備。3.到貨驗(yàn)收-原材料到貨前，采購專員應(yīng)提前通知倉庫管理部門和廚房部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。倉庫管理部門負(fù)責(zé)核對到貨原材料的數(shù)量、規(guī)格、包裝等外觀情況，廚房部門負(fù)責(zé)對原材料的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。-驗(yàn)收人員按照《原材料驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)》對到貨原材料進(jìn)行檢驗(yàn)，填寫《原材料驗(yàn)收單》。對于符合要求的原材料，驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)后辦理入庫手續(xù)；對于不合格的原材料，驗(yàn)收人員應(yīng)詳細(xì)記錄不合格情況，及時(shí)通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。-如對原材料質(zhì)量存在爭議，采購部門可邀請第三方檢測機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測，以檢測結(jié)果作為處理依據(jù)。檢測費(fèi)用由責(zé)任方承擔(dān)。4.付款結(jié)算-采購部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收情況，整理相關(guān)報(bào)銷憑證，包括采購訂單、發(fā)票、驗(yàn)收單等，提交給財(cái)務(wù)部門審核。-財(cái)務(wù)部門對報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后按照酒店財(cái)務(wù)管理制度辦理付款手續(xù)。付款方式應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同約定執(zhí)行，如支票、電匯、信用證等。-對于定期結(jié)算的供應(yīng)商，財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立供應(yīng)商應(yīng)付賬款臺(tái)賬，準(zhǔn)確記錄每筆采購業(yè)務(wù)的發(fā)生時(shí)間、金額、付款情況等信息，定期與供應(yīng)商進(jìn)行對賬，確保賬目清晰準(zhǔn)確。五、采購質(zhì)量控制1.原材料質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定-廚房部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門共同制定各類原材料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，明確原材料的感官指標(biāo)、理化指標(biāo)、微生物指標(biāo)等具體要求。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合國家相關(guān)法律法規(guī)和食品安全標(biāo)準(zhǔn)。-質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)細(xì)化到每種原材料的不同等級和規(guī)格，例如肉類應(yīng)明確肉質(zhì)的色澤、紋理、脂肪含量等要求；蔬菜應(yīng)規(guī)定新鮮度、農(nóng)藥殘留限量等指標(biāo)；調(diào)料應(yīng)注明成分、含量、香氣、口感等標(biāo)準(zhǔn)。-定期對原材料質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評估和修訂，根據(jù)市場變化、顧客反饋和行業(yè)發(fā)展情況，及時(shí)調(diào)整質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，確保其科學(xué)性和有效性。2.供應(yīng)商質(zhì)量管控-要求供應(yīng)商建立完善的質(zhì)量追溯體系，能夠提供原材料的產(chǎn)地、采購渠道、加工過程等詳細(xì)信息。采購部門定期對供應(yīng)商的質(zhì)量追溯體系進(jìn)行檢查，確保原材料質(zhì)量可追溯。-采購部門與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，明確雙方在原材料質(zhì)量方面的權(quán)利和義務(wù)。協(xié)議中應(yīng)規(guī)定如原材料出現(xiàn)質(zhì)量問題，供應(yīng)商應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任和賠償方式。-定期對供應(yīng)商進(jìn)行質(zhì)量審計(jì)，審查供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系運(yùn)行情況、生產(chǎn)過程控制、檢驗(yàn)檢測記錄等。對于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題，要求供應(yīng)商限期整改，并跟蹤整改效果。3.酒店內(nèi)部質(zhì)量檢驗(yàn)-倉庫管理部門在原材料到貨時(shí)，首先進(jìn)行外觀檢查，核對原材料的品種、規(guī)格、數(shù)量、包裝等是否與采購訂單一致。對于包裝破損、標(biāo)識(shí)不清的原材料，應(yīng)予以拒收。-廚房部門設(shè)立專門的質(zhì)量檢驗(yàn)崗位，對入庫前的原材料進(jìn)行抽檢。抽檢比例根據(jù)原材料的種類和風(fēng)險(xiǎn)程度確定，一般不低于到貨數(shù)量的10%。對于關(guān)鍵原材料或易出現(xiàn)質(zhì)量問題的原材料，應(yīng)加大抽檢力度。-質(zhì)量檢驗(yàn)人員使用專業(yè)的檢測工具和方法對原材料進(jìn)行檢驗(yàn)，如農(nóng)藥殘留速測儀檢測蔬菜農(nóng)藥殘留、肉類水分測定儀檢測肉類水分含量等。對于需要進(jìn)行實(shí)驗(yàn)室檢測的項(xiàng)目，送酒店內(nèi)部實(shí)驗(yàn)室或委托第三方檢測機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測。-建立不合格原材料處理機(jī)制，對于檢驗(yàn)不合格的原材料，應(yīng)立即進(jìn)行隔離存放，防止流入廚房使用。采購部門及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行退換貨處理。對因原材料質(zhì)量問題給酒店造成損失的，按照質(zhì)量保證協(xié)議要求供應(yīng)商進(jìn)行賠償。六、采購價(jià)格管理1.價(jià)格調(diào)研與分析-采購部門設(shè)立專人負(fù)責(zé)市場價(jià)格調(diào)研工作，定期收集各類原材料的市場價(jià)格信息，包括不同供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、批發(fā)市場價(jià)格、超市價(jià)格等。-運(yùn)用數(shù)據(jù)分析工具對收集到的價(jià)格信息進(jìn)行分析，了解原材料價(jià)格的波動(dòng)趨勢、季節(jié)性變化規(guī)律以及不同供應(yīng)商之間的價(jià)格差異。通過價(jià)格分析，為采購決策提供數(shù)據(jù)支持。-每季度對原材料價(jià)格進(jìn)行一次綜合評估，對比采購價(jià)格與市場平均價(jià)格水平，分析價(jià)格差異的原因，評估采購成本控制效果。2.采購價(jià)格談判-采購專員在進(jìn)行采購價(jià)格談判前，充分了解市場價(jià)格行情和供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)，制定合理的談判策略。談判過程中，堅(jiān)持公平、公正、互利的原則，爭取最優(yōu)惠的采購價(jià)格。-對于長期合作的供應(yīng)商，定期進(jìn)行價(jià)格協(xié)商，根據(jù)市場價(jià)格變化和酒店采購量等因素，適時(shí)調(diào)整采購價(jià)格。在價(jià)格協(xié)商過程中，注重與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，共同尋求降低成本的途徑。-對于金額較大或價(jià)格波動(dòng)較大的原材料采購項(xiàng)目，可采用招標(biāo)、競價(jià)等方式選擇供應(yīng)商，通過競爭機(jī)制獲取合理的采購價(jià)格。3.價(jià)格監(jiān)督與控制-財(cái)務(wù)部門對采購價(jià)格進(jìn)行監(jiān)督，定期審查采購合同和報(bào)銷憑證，核實(shí)采購價(jià)格是否符合市場行情和酒店采購預(yù)算。對于價(jià)格異常的采購項(xiàng)目，及時(shí)與采購部門溝通，了解原因并進(jìn)行調(diào)查處理。-建立采購價(jià)格預(yù)警機(jī)制，當(dāng)原材料采購價(jià)格超出設(shè)定的預(yù)警范圍時(shí)，采購部門應(yīng)及時(shí)分析原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行調(diào)整，如尋找新的供應(yīng)商、與現(xiàn)有供應(yīng)商重新談判價(jià)格等。-定期對采購價(jià)格管理工作進(jìn)行總結(jié)和評估，分析價(jià)格管理過程中存在的問題和不足，不斷完善價(jià)格管理措施，提高采購成本控制水平。七、采購合同管理1.合同簽訂-采購部門與供應(yīng)商達(dá)成采購意向后，應(yīng)簽訂正式的采購合同。采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括原材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。-采購合同文本應(yīng)使用規(guī)范的法律術(shù)語和格式，確保合同條款清晰、準(zhǔn)確、完整，避免出現(xiàn)模糊不清或容易引起歧義的表述。合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)酒店法務(wù)部門審核，確保合同符合法律法規(guī)要求。-采購合同由采購經(jīng)理代表酒店與供應(yīng)商簽字蓋章，合同一式多份，酒店采購部門、財(cái)務(wù)部門、廚房部門、倉庫管理部門各留存一份，供應(yīng)商留存一份。合同簽訂后，采購專員將合同副本及時(shí)分發(fā)給相關(guān)部門，以便各部門了解合同內(nèi)容，做好相應(yīng)的工作安排。2.合同執(zhí)行與跟蹤-采購部門負(fù)責(zé)采購合同的執(zhí)行與跟蹤工作，按照合同約定的條款，督促供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。定期與供應(yīng)商溝通，了解合同執(zhí)行情況，及時(shí)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。-建立合同執(zhí)行臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同的簽訂日期、執(zhí)行進(jìn)度、交貨情況、付款情況等信息。采購專員根據(jù)合同執(zhí)行情況，及時(shí)更新臺(tái)賬內(nèi)容，確保合同執(zhí)行信息的準(zhǔn)確性和完整性。-對于合同執(zhí)行過程中的變更事項(xiàng)，如原材料規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間等的變更，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門審核同意后，方可生效執(zhí)行。3.合同歸檔與保管-采購合同執(zhí)行完畢后，采購部門應(yīng)將合同及相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔。歸檔資料包括采購合同原件、合同變更協(xié)議、驗(yàn)收單、發(fā)票、往來函件等與合同執(zhí)行相關(guān)的文件。-設(shè)立專門的合同檔案保管庫，指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的保管工作。合同檔案應(yīng)按照合同類別、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類存放，便于查閱和管理。-合同檔案的保管期限按照酒店檔案管理制度執(zhí)行，一般為合同履行完畢后[X]年。保管期滿后，經(jīng)酒店檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門審核同意后，方可進(jìn)行銷毀處理。八、應(yīng)急采購管理1.應(yīng)急采購預(yù)案制定-采購部門聯(lián)合廚房部門、倉庫管理部門等相關(guān)部門，制定酒店廚房原材料應(yīng)急采購預(yù)案。預(yù)案應(yīng)明確應(yīng)急采購的觸發(fā)條件，如自然災(zāi)害、重大活動(dòng)導(dǎo)致原材料供應(yīng)中斷、食品安全事故等緊急情況。-在預(yù)案中確定應(yīng)急采購的流程和責(zé)任分工，明確各部門在應(yīng)急采購過程中的職責(zé)和工作任務(wù)。同時(shí)，制定應(yīng)急采購的供應(yīng)商清單，確保在緊急情況下能夠迅速聯(lián)系到有能力提供原材料的供應(yīng)商。-定期對應(yīng)急采購預(yù)案進(jìn)行演練和評估，檢驗(yàn)預(yù)案的可行性和有效性。根據(jù)演練結(jié)果和實(shí)際情況的變化，及時(shí)對應(yīng)急采購預(yù)案進(jìn)行修訂和完善。2.應(yīng)急采購實(shí)施-當(dāng)出現(xiàn)緊急情況需要進(jìn)行應(yīng)急采購時(shí)，廚房部門應(yīng)立即向采購部門通報(bào)所需原材料的種類、數(shù)量和緊急程度。采購部門啟動(dòng)應(yīng)急采購預(yù)案，迅速聯(lián)系應(yīng)急采購供應(yīng)商清單中的供應(yīng)商，說明緊急情況，爭取最快時(shí)間獲得原材料供應(yīng)。-在應(yīng)急采購過程中，采購部門可根據(jù)實(shí)際情況簡化采購流程，但必須確保采購的原材料質(zhì)量符合要求。對于緊急采購的原材料，可先進(jìn)行驗(yàn)收使用，后補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。-財(cái)務(wù)部門對應(yīng)急采購資金進(jìn)行優(yōu)先保障，確保采購資金及時(shí)到位。同時(shí)，加強(qiáng)對應(yīng)急采購費(fèi)用的審核和控制，避免出現(xiàn)浪費(fèi)和不合理支出。3.應(yīng)急采購總結(jié)與評估-應(yīng)急采購結(jié)束后，采購部門會(huì)同相關(guān)部門對應(yīng)急采購過程進(jìn)行總結(jié)和評估。分析應(yīng)急采購過程中存在的問題和不足之處，如供應(yīng)商響應(yīng)速度、原材料質(zhì)