中央規(guī)范發(fā)文管理制度

中央規(guī)范發(fā)文管理制度一、總則（一）目的為進一步規(guī)范公司發(fā)文管理工作，提高文件質量和運轉效率，確保公司各項決策部署得到有效貫徹執(zhí)行，結合公司實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各部門、各分支機構的發(fā)文管理工作。（三）基本原則1.準確規(guī)范原則。文件內(nèi)容應符合黨和國家法律法規(guī)、方針政策以及公司相關規(guī)定，表述準確、邏輯嚴謹、格式規(guī)范。2.精簡高效原則。嚴格控制發(fā)文數(shù)量，簡化文件內(nèi)容，提高文件質量，確保文件能夠及時、有效地傳達和執(zhí)行，避免不必要的行文和繁瑣的程序。3.安全保密原則。嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，加強文件管理過程中的保密工作，確保文件信息安全。二、發(fā)文主體與職責（一）發(fā)文主體1.公司黨委、董事會、總經(jīng)理辦公會等決策機構可根據(jù)工作需要發(fā)布涉及公司重大決策、重要工作部署等方面的文件。2.公司各部門、各分支機構在其職責范圍內(nèi)，根據(jù)工作需要可發(fā)布業(yè)務性、專業(yè)性文件。（二）職責分工1.公司辦公室負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司發(fā)文管理工作，制定和完善發(fā)文管理制度，并組織實施。對各部門、各分支機構起草的文件進行審核把關，重點審核文件的必要性、準確性、規(guī)范性和格式等。負責文件的編號、印發(fā)、歸檔、保管和清退等工作。跟蹤文件的執(zhí)行情況，及時向公司領導反饋文件執(zhí)行過程中存在的問題。2.各部門、各分支機構負責本部門、本分支機構文件的起草、審核、會簽等工作。嚴格按照公司發(fā)文管理制度要求，規(guī)范文件起草流程，確保文件質量。及時將起草好的文件提交公司辦公室審核，并根據(jù)審核意見進行修改完善。三、發(fā)文流程（一）起草1.承辦部門或分支機構應根據(jù)工作實際需要，確定文件主題和內(nèi)容框架，明確文件的目的、依據(jù)、范圍、主要內(nèi)容和工作要求等。2.文件起草應做到內(nèi)容詳實、條理清晰、語言簡潔、表述準確，避免空話、套話。涉及多個部門職責的文件，應由主辦部門會同相關部門共同起草，并充分征求意見。3.文件起草過程中，應認真收集和整理相關資料，確保文件內(nèi)容真實可靠、依據(jù)充分。同時，要對文件涉及的政策法規(guī)、業(yè)務知識等進行深入研究，確保文件符合國家法律法規(guī)和公司實際情況。（二）審核1.文件起草完成后，承辦部門或分支機構應進行內(nèi)部審核，重點審核文件內(nèi)容是否符合公司政策方針、是否與其他相關文件協(xié)調(diào)一致、是否具有可操作性等。2.內(nèi)部審核通過后，文件應提交公司辦公室進行審核。公司辦公室主要從文件的必要性、準確性、規(guī)范性、格式等方面進行審核。對于不符合要求的文件，應提出修改意見，退回承辦部門或分支機構重新起草。3.涉及公司重大決策、重要事項、敏感信息等文件，公司辦公室審核后，還應提交公司領導審閱。公司領導應認真審閱文件內(nèi)容，提出修改意見或審批意見。（三）會簽1.對于涉及多個部門職責的文件，承辦部門或分支機構應在文件起草過程中充分征求相關部門意見，并進行會簽。2.會簽部門應認真審閱文件內(nèi)容，提出明確的意見和建議。會簽意見應包括對文件內(nèi)容的認可情況、是否存在分歧及理由、修改建議等。3.承辦部門或分支機構應根據(jù)會簽意見對文件進行修改完善，并將會簽情況及修改后的文件一并提交公司辦公室審核。（四）簽發(fā)1.文件審核通過后，按照公司領導分工，由相應領導進行簽發(fā)。2.一般文件由分管領導簽發(fā)；涉及公司重大決策、重要事項、敏感信息等文件，應由公司主要領導簽發(fā)。3.簽發(fā)領導應認真審閱文件內(nèi)容，對文件的準確性、規(guī)范性、可行性等進行全面把關，并簽署明確的簽發(fā)意見。（五）編號與印發(fā)1.公司辦公室根據(jù)領導簽發(fā)意見，對文件進行編號。文件編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、規(guī)范性原則，便于文件的管理和查詢。2.文件編號確定后，公司辦公室應按照規(guī)定的格式和排版要求進行印發(fā)。印發(fā)文件時，應確保文件內(nèi)容清晰、格式規(guī)范、排版整齊。3.對于需要印發(fā)多份的文件，公司辦公室應根據(jù)文件的發(fā)送范圍和份數(shù)進行準確印制，并做好文件的分發(fā)工作。分發(fā)文件時，應填寫文件分發(fā)登記表，注明文件名稱、文號、印發(fā)日期、分發(fā)部門、份數(shù)等信息。（六）歸檔與保管1.文件印發(fā)后，公司辦公室應及時將文件原稿、領導簽發(fā)件、正式印發(fā)件等進行整理歸檔。歸檔文件應齊全完整、分類準確、排列有序，并按照檔案管理規(guī)定進行妥善保管。2.歸檔文件應建立電子檔案和紙質檔案，電子檔案應按照公司電子文件管理規(guī)定進行存儲和管理，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。3.公司辦公室應定期對歸檔文件進行清查盤點，確保文件的安全保管。對于超過保管期限或已無保存價值的文件，應按照檔案銷毀程序進行銷毀。四、發(fā)文格式（一）文件類型公司發(fā)文主要包括通知、通報、報告、請示、批復、意見、決定、函等。（二）格式要求1.頁面設置一般采用A4紙型，頁邊距上、下、左、右均為2.5厘米。排版方向為縱向。2.字體字號標題：一般用二號宋體字，加粗，居中排列。主送機關：一般用三號仿宋體字，頂格書寫，回行時仍頂格。正文：一般用三號仿宋體字，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。附件說明：一般用三號仿宋體字，在正文下空一行左空2字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。發(fā)文機關署名、成文日期和印章：單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，使發(fā)文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關署名按照發(fā)文機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發(fā)文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。成文日期一般右空四字編排，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。附注：一般用三號仿宋體字，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。附件：附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍萌柡隗w字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。（三）排版規(guī)范1.段落間距正文段落之間一般設置為1.5倍行距，以便于閱讀。標題與正文之間、各層次標題之間的間距應根據(jù)實際情況進行適當調(diào)整，保持頁面整體美觀。2.頁碼編排頁碼一般用四號半角宋體阿拉伯數(shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續(xù)編排。五、發(fā)文時效（一）緊急文件對于涉及公司重大突發(fā)事件、緊急工作部署等需要及時傳達和執(zhí)行的文件，應按照緊急程度進行分類處理。緊急文件應明確標注“特急”“加急”等字樣，并嚴格按照規(guī)定的時限要求進行起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)等工作，確保文件能夠及時傳達和執(zhí)行。（二）一般文件一般文件應根據(jù)工作實際需要，合理安排起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)等時間節(jié)點，確保文件能夠在規(guī)定的時間內(nèi)完成發(fā)布，并及時傳達給相關部門和人員。對于時效性較強的工作，應提前規(guī)劃發(fā)文時間，避免因文件發(fā)布不及時影響工作開展。六、發(fā)文監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司辦公室負責對發(fā)文管理工作進行日常監(jiān)督檢查，定期對各部門、各分支機構的發(fā)文情況進行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)和糾正發(fā)文管理過程中存在的問題。2.建立發(fā)文管理工作反饋機制，各部門、各分支機構在收到文件后，如發(fā)現(xiàn)文件存在問題或需要進一步明確相關要求的，應及時向公司辦公室反饋。公司辦公室應及時協(xié)調(diào)處理，并將處理結果反饋給相關部門和人員。（二）考核辦法1.將發(fā)文管理工作納入公司績效考核體系，對各部門、各分支機構的發(fā)文質量、發(fā)文時效、發(fā)文數(shù)量等進行量化考核。2.考核指標主要包括文件起草的準確性、規(guī)范性、完整性，審核把關的嚴格