人事干部檔案管理制度

人事干部檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司人事干部檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高人事管理工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體人事干部檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司人事干部檔案由人力資源部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和安全性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確、完整，如實反映人事干部的歷史和現(xiàn)實情況。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。4.服務(wù)性原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為公司的人事決策、干部選拔任用、培訓(xùn)等工作提供服務(wù)。二、檔案內(nèi)容（一）履歷材料包括個人基本信息、工作經(jīng)歷、學(xué)歷學(xué)位等方面的材料。（二）自傳材料個人撰寫的關(guān)于自己成長經(jīng)歷、思想演變等方面的材料。（三）鑒定、考核、考察材料1.年度考核登記表、任職期滿考核材料等。2.工作鑒定、考察報告等。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料1.學(xué)歷學(xué)位證書、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書等復(fù)印件。2.專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審表、聘任文件等。（五）政審材料政治歷史審查、入黨入團(tuán)審查等方面的材料。（六）黨團(tuán)材料入黨志愿書、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書、思想?yún)R報等；入團(tuán)志愿書等。（七）獎勵材料各類獎勵表彰的決定、證書等。（八）處分材料受到黨紀(jì)政紀(jì)處分的決定、調(diào)查報告等。（九）工資、任免、出國（境）等材料1.工資變動審批表、工資調(diào)整通知等。2.任免審批表、任職通知等。3.出國（境）審批表、護(hù)照等相關(guān)材料。（十）其他可供組織參考的材料如體檢表、個人總結(jié)、群眾評議材料等。三、檔案收集與歸檔（一）收集要求1.人力資源部門應(yīng)定期收集人事干部檔案材料，確保檔案內(nèi)容及時更新。2.各部門應(yīng)積極配合人力資源部門，及時將涉及人事干部的相關(guān)材料移交至人力資源部門。3.人事干部本人應(yīng)主動向人力資源部門提交應(yīng)歸檔的材料。（二）歸檔程序1.材料收集齊全后，由人力資源部門檔案管理人員進(jìn)行整理。2.對材料進(jìn)行分類、排序、編目，確保材料的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.將整理好的材料裝入檔案袋或檔案盒，并填寫檔案目錄。4.按照檔案編號順序?qū)n案存放于檔案柜中。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)和特點，分為上述十個類別進(jìn)行分類整理。（二）排序方法1.每一類別的材料按照時間順序排列。2.同一材料有多份的，按照重要程度和形成時間依次排列。（三）編目要求1.編制檔案目錄，包括檔案編號、姓名、類別、材料名稱、日期、頁碼等信息。2.目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，便于查找和利用。（四）裝訂規(guī)范1.對紙張規(guī)格不一致、破損的材料進(jìn)行裱糊或修補(bǔ)。2.材料應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件。五、檔案保管（一）保管機(jī)構(gòu)公司設(shè)立專門的檔案庫房，由人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)檔案保管工作。（二）庫房設(shè)施1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等設(shè)施。2.配備必要的檔案柜、空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器等設(shè)備。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫度、濕度，保持庫房清潔衛(wèi)生。3.非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。（四）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，須填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。4.借閱完畢后，應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時報告并追究借閱人員的責(zé)任。（五）檔案查閱1.因工作需要查閱檔案的，須填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案管理人員的陪同下查閱。2.查閱人員只能查閱批準(zhǔn)范圍內(nèi)的檔案內(nèi)容，不得擅自摘抄、復(fù)制檔案材料。3.查閱完畢后，應(yīng)在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（六）檔案轉(zhuǎn)遞1.人事干部因工作調(diào)動、離職等原因需要轉(zhuǎn)遞檔案的，人力資源部門應(yīng)按照規(guī)定及時辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M(jìn)行，嚴(yán)禁個人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。3.檔案轉(zhuǎn)出時，應(yīng)填寫《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，并密封檔案，加蓋密封章。4.檔案接收單位收到檔案后，應(yīng)及時將回執(zhí)寄回人力資源部門。六、檔案信息化管理（一）建立檔案信息系統(tǒng)公司應(yīng)建立人事干部檔案信息系統(tǒng)，將檔案內(nèi)容錄入系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時將新形成的檔案材料錄入信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息查詢與利用1.經(jīng)授權(quán)的人員可以通過檔案信息系統(tǒng)查詢檔案內(nèi)容，提高工作效率。2.利用檔案信息系統(tǒng)生成各類統(tǒng)計報表，為公司的人事決策提供數(shù)據(jù)支持。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對涉及公司機(jī)密和個人隱私的檔案材料，應(yīng)采取特殊的保密措施。3.在檔案整理、保管、利用等過程中，應(yīng)避免無關(guān)人員接觸檔案。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫房的安全防范工作，安裝監(jiān)控設(shè)備，確保庫房安全。2.定期對檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)等突發(fā)事件，應(yīng)及時采取措施，保護(hù)檔案安全。八、檔案審核與鑒定（一）審核制度1.定期對人事干部檔案進(jìn)行審核，確保檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整。2.審核內(nèi)容包括檔案材料的完整性、真實性、規(guī)范性等方面。（二）鑒定工作1.對超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)由人力資源部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成鑒定小組進(jìn)行。3.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。九、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員應(yīng)具備的條件1.政治素質(zhì)高，責(zé)任心強(qiáng)，具有保密意識。2.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備一定的檔案整理、保管、利用等方面的知識和技能。3.經(jīng)過檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，取得相應(yīng)的資格證書。（二）具體職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.維護(hù)檔案庫房的設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。3.對檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行管理和維護(hù)，保證數(shù)據(jù)的正常運(yùn)行。4