酒店商品下架流程規(guī)定

酒店商品下架流程規(guī)定

酒店商品下架流程規(guī)定一、目的為規(guī)范酒店商品下架管理，確保商品庫存準(zhǔn)確、陳列合理，保障酒店運(yùn)營(yíng)秩序，維護(hù)酒店及消費(fèi)者權(quán)益，特制定本規(guī)定。本規(guī)定旨在明確酒店各類商品下架的具體操作流程、責(zé)任分工及相關(guān)要求，使商品下架工作有章可循，提高工作效率，減少因商品下架不當(dāng)導(dǎo)致的損失和問題。二、適用范圍本規(guī)定適用于酒店內(nèi)所有用于銷售的商品，包括但不限于客房迷你吧商品、餐飲部零售商品、酒店禮品店商品等。涉及商品從庫存系統(tǒng)和實(shí)際銷售區(qū)域移除的操作均需遵循本流程規(guī)定。三、職責(zé)分工（一）采購部門1.信息收集與溝通：負(fù)責(zé)收集供應(yīng)商關(guān)于商品停產(chǎn)、召回等可能導(dǎo)致商品下架的信息，并及時(shí)與酒店內(nèi)部相關(guān)部門進(jìn)行溝通。2.審核下架申請(qǐng)：對(duì)各部門提交的商品下架申請(qǐng)進(jìn)行審核，判斷是否符合下架條件，并根據(jù)市場(chǎng)情況和酒店采購策略提出意見。3.供應(yīng)商協(xié)調(diào)：若商品下架涉及與供應(yīng)商的協(xié)商，如退貨、補(bǔ)貨等事宜，采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，確保相關(guān)問題得到妥善解決。（二）銷售部門（包括客房部、餐飲部、禮品店等商品銷售部門）1.提出下架申請(qǐng)：銷售部門在日常工作中，如發(fā)現(xiàn)商品存在質(zhì)量問題、銷售不佳、包裝損壞等情況，認(rèn)為需要下架商品時(shí)，應(yīng)填寫商品下架申請(qǐng)表，并詳細(xì)說明下架原因。2.庫存盤點(diǎn)與清理：在接到商品下架通知后，銷售部門負(fù)責(zé)對(duì)本部門所負(fù)責(zé)區(qū)域內(nèi)的相關(guān)商品進(jìn)行庫存盤點(diǎn)，確保庫存數(shù)量準(zhǔn)確，并將實(shí)際庫存情況反饋給庫存管理部門。3.商品下架執(zhí)行：按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將需下架的商品從銷售區(qū)域移除，并妥善存放至指定地點(diǎn)，等待進(jìn)一步處理。（三）庫存管理部門1.庫存記錄更新：根據(jù)銷售部門反饋的庫存信息和采購部門的審核意見，及時(shí)更新庫存系統(tǒng)中的商品庫存記錄，確保庫存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。2.存放與保管：接收銷售部門下架的商品，按照規(guī)定的存放方式和地點(diǎn)進(jìn)行妥善保管，防止商品損壞、丟失等情況發(fā)生。3.監(jiān)督與檢查：對(duì)商品下架過程中的庫存管理情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保下架商品的數(shù)量、質(zhì)量等與記錄一致，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反饋并協(xié)助解決。（四）財(cái)務(wù)部門1.成本核算與賬務(wù)處理：負(fù)責(zé)對(duì)下架商品的成本進(jìn)行核算，根據(jù)商品的不同處理方式（如退貨、報(bào)廢等）進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和合規(guī)。2.審核與監(jiān)督：對(duì)商品下架過程中的費(fèi)用支出、損失評(píng)估等進(jìn)行審核和監(jiān)督，防止出現(xiàn)不合理的財(cái)務(wù)損失，保障酒店的經(jīng)濟(jì)利益。（五）質(zhì)量管理部門1.質(zhì)量鑒定：對(duì)于因質(zhì)量問題提出下架申請(qǐng)的商品，質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)進(jìn)行質(zhì)量鑒定，確定商品是否確實(shí)存在質(zhì)量問題以及問題的嚴(yán)重程度，為后續(xù)處理提供依據(jù)。2.質(zhì)量問題跟蹤：對(duì)因質(zhì)量問題下架的商品進(jìn)行跟蹤，協(xié)助采購部門與供應(yīng)商溝通，督促供應(yīng)商采取整改措施，防止類似質(zhì)量問題再次發(fā)生。四、商品下架情形（一）質(zhì)量問題1.商品在保質(zhì)期內(nèi)出現(xiàn)變質(zhì)、損壞、異味等影響正常使用或食用的質(zhì)量問題。2.經(jīng)相關(guān)質(zhì)量檢測(cè)機(jī)構(gòu)抽檢不合格的商品。3.收到消費(fèi)者反饋并經(jīng)核實(shí)存在質(zhì)量問題的商品。（二）銷售不佳1.連續(xù)[X]個(gè)月（根據(jù)酒店實(shí)際情況設(shè)定）銷售數(shù)量低于一定標(biāo)準(zhǔn)，且經(jīng)市場(chǎng)分析和促銷手段嘗試后，銷售情況仍無明顯改善的商品。2.因酒店經(jīng)營(yíng)策略調(diào)整，某些商品不再符合酒店的銷售定位或目標(biāo)客戶群體需求，需要進(jìn)行下架處理。（三）包裝問題1.商品包裝出現(xiàn)嚴(yán)重破損、變形、掉色等影響商品外觀和銷售的情況。2.包裝標(biāo)識(shí)存在錯(cuò)誤、缺失重要信息（如生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、成分表等），不符合相關(guān)法規(guī)要求的商品。（四）供應(yīng)商原因1.供應(yīng)商停產(chǎn)、倒閉或因其他原因無法繼續(xù)提供商品。2.供應(yīng)商召回已供應(yīng)的商品，可能存在質(zhì)量隱患或其他問題。（五）其他原因1.因法律法規(guī)、政策調(diào)整，商品不符合新的規(guī)定要求，需要下架處理。2.酒店內(nèi)部裝修、布局調(diào)整等原因，導(dǎo)致商品銷售區(qū)域發(fā)生變化，某些商品不再適合在新區(qū)域銷售。五、商品下架流程（一）下架申請(qǐng)1.銷售部門在發(fā)現(xiàn)商品符合上述下架情形時(shí)，應(yīng)填寫《酒店商品下架申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表應(yīng)包含以下內(nèi)容：-商品基本信息：包括商品名稱、規(guī)格、型號(hào)、條碼、供應(yīng)商等。-下架原因：詳細(xì)說明商品下架的具體原因，如質(zhì)量問題需描述問題表現(xiàn)，銷售不佳需提供銷售數(shù)據(jù)等。-庫存信息：注明本部門所負(fù)責(zé)區(qū)域內(nèi)該商品的現(xiàn)有庫存數(shù)量。-申請(qǐng)部門及申請(qǐng)人信息：填寫申請(qǐng)部門名稱、申請(qǐng)人姓名及申請(qǐng)日期。2.申請(qǐng)表填寫完成后，由銷售部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核簽字。審核內(nèi)容包括申請(qǐng)表填寫是否完整、下架原因是否合理、庫存信息是否準(zhǔn)確等。審核通過后，將申請(qǐng)表提交給采購部門。（二）審核階段1.采購部門審核：采購部門收到銷售部門提交的下架申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。首先，核對(duì)商品信息與采購記錄是否一致，確認(rèn)商品的采購情況和供應(yīng)商信息。然后，根據(jù)市場(chǎng)情況和酒店采購策略，判斷商品下架是否合理。對(duì)于因供應(yīng)商原因?qū)е碌南录苌暾?qǐng)，采購部門需與供應(yīng)商進(jìn)行核實(shí)溝通。如審核通過，采購部門負(fù)責(zé)人在申請(qǐng)表上簽字，并將申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至庫存管理部門；如審核不通過，采購部門應(yīng)注明原因并將申請(qǐng)表退回銷售部門。2.質(zhì)量管理部門審核（針對(duì)質(zhì)量問題下架申請(qǐng)）：若商品下架原因是質(zhì)量問題，采購部門在審核通過后，需將申請(qǐng)表轉(zhuǎn)交給質(zhì)量管理部門。質(zhì)量管理部門對(duì)商品進(jìn)行質(zhì)量鑒定，可采用現(xiàn)場(chǎng)檢查、實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)等方式。根據(jù)鑒定結(jié)果，在申請(qǐng)表上填寫質(zhì)量鑒定意見，如商品是否確實(shí)存在質(zhì)量問題、問題的嚴(yán)重程度等。審核通過后，將申請(qǐng)表返回采購部門，由采購部門繼續(xù)流程流轉(zhuǎn)。（三）庫存處理1.庫存盤點(diǎn)：庫存管理部門收到經(jīng)采購部門審核通過的下架申請(qǐng)表后，通知銷售部門對(duì)所負(fù)責(zé)區(qū)域內(nèi)的相關(guān)商品進(jìn)行庫存盤點(diǎn)。銷售部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成盤點(diǎn)工作，并將實(shí)際庫存數(shù)量反饋給庫存管理部門。庫存管理部門對(duì)銷售部門反饋的庫存數(shù)量進(jìn)行核實(shí)，確保與庫存系統(tǒng)記錄一致。如有差異，需共同查找原因并進(jìn)行調(diào)整。2.庫存記錄更新：庫存管理部門根據(jù)核實(shí)后的庫存數(shù)量，在庫存系統(tǒng)中對(duì)商品庫存記錄進(jìn)行更新，將該商品的庫存狀態(tài)標(biāo)記為“待下架”。同時(shí)，打印庫存清單，清單內(nèi)容包括商品名稱、規(guī)格、庫存數(shù)量、存放位置等信息，作為后續(xù)商品下架和處理的依據(jù)。（四）商品下架執(zhí)行1.下架操作：銷售部門在接到庫存管理部門的通知后，按照庫存清單的信息，將需下架的商品從銷售區(qū)域移除。下架過程中，要注意商品的完整性和包裝情況，避免對(duì)商品造成進(jìn)一步損壞。對(duì)于有特殊存放要求的商品，要按照規(guī)定的方式進(jìn)行搬運(yùn)和存放。2.標(biāo)識(shí)與隔離：將下架商品搬運(yùn)至指定的存放地點(diǎn)后，銷售部門需對(duì)商品進(jìn)行標(biāo)識(shí)，注明“下架商品”字樣，并與正常庫存商品進(jìn)行隔離存放，防止混淆。標(biāo)識(shí)內(nèi)容應(yīng)包括商品名稱、下架原因、下架日期等信息。（五）商品處理1.退貨處理（適用于因供應(yīng)商原因或質(zhì)量問題可退貨的商品）：-采購部門根據(jù)與供應(yīng)商的協(xié)商結(jié)果，確定是否進(jìn)行退貨處理。如決定退貨，采購部門負(fù)責(zé)填寫《酒店商品退貨申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出退貨商品的信息、退貨原因、預(yù)計(jì)退貨時(shí)間等內(nèi)容，并提交給供應(yīng)商。-供應(yīng)商在收到退貨申請(qǐng)表后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)回復(fù)確認(rèn)。采購部門根據(jù)供應(yīng)商的確認(rèn)信息，安排退貨事宜。庫存管理部門按照退貨清單，對(duì)退貨商品進(jìn)行再次核對(duì)，確保退貨商品的數(shù)量、規(guī)格等與清單一致。-退貨商品由采購部門或指定的物流人員負(fù)責(zé)發(fā)運(yùn)給供應(yīng)商。在發(fā)運(yùn)過程中，要保留好發(fā)貨憑證，以便后續(xù)查詢和核對(duì)。供應(yīng)商收到退貨商品后，應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，并將退貨確認(rèn)函反饋給酒店采購部門。采購部門收到確認(rèn)函后，通知庫存管理部門和財(cái)務(wù)部門進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。2.報(bào)廢處理（適用于因質(zhì)量問題無法退貨或銷售不佳且無價(jià)值的商品）：-對(duì)于需要報(bào)廢處理的商品，質(zhì)量管理部門應(yīng)出具報(bào)廢鑒定報(bào)告，明確商品的報(bào)廢原因和處理方式。庫存管理部門根據(jù)報(bào)廢鑒定報(bào)告，填寫《酒店商品報(bào)廢申請(qǐng)表》，包括商品信息、報(bào)廢原因、庫存數(shù)量等內(nèi)容。-《酒店商品報(bào)廢申請(qǐng)表》需經(jīng)采購部門、財(cái)務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)等相關(guān)部門和人員審核簽字。審核通過后，庫存管理部門負(fù)責(zé)組織對(duì)報(bào)廢商品進(jìn)行集中處理。處理方式可根據(jù)商品性質(zhì)選擇焚燒、粉碎、填埋等環(huán)保方式，確保處理過程符合相關(guān)法規(guī)要求。-在報(bào)廢處理過程中，庫存管理部門要做好記錄，包括處理時(shí)間、地點(diǎn)、處理方式、參與人員等信息。處理完成后，將相關(guān)記錄和報(bào)廢申請(qǐng)表一并歸檔保存。財(cái)務(wù)部門根據(jù)報(bào)廢申請(qǐng)表和處理記錄，進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)核銷處理。3.其他處理方式（如內(nèi)部員工購買、促銷處理等）：根據(jù)商品的實(shí)際情況，酒店可選擇其他合適的處理方式。如對(duì)于一些包裝輕微損壞但不影響使用的商品，可在內(nèi)部員工中進(jìn)行優(yōu)惠銷售；對(duì)于部分尚有一定市場(chǎng)需求的商品，可組織促銷活動(dòng)進(jìn)行處理。采用這些處理方式時(shí)，需制定相應(yīng)的操作流程和規(guī)范，確保處理過程公平、公正、透明，符合酒店的利益和相關(guān)規(guī)定。（六）信息反饋與存檔1.信息反饋：商品下架處理完成后，各相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將處理結(jié)果反饋給其他部門。采購部門向銷售部門和庫存管理部門反饋與供應(yīng)商溝通及退貨處理的結(jié)果；庫存管理部門向采購部門、銷售部門和財(cái)務(wù)部門反饋商品庫存處理情況；財(cái)務(wù)部門向其他部門反饋賬務(wù)處理情況。確保各部門對(duì)商品下架處理的全過程信息清晰、準(zhǔn)確。2.文檔存檔：各部門負(fù)責(zé)將商品下架過程中產(chǎn)生的相關(guān)文檔進(jìn)行整理歸檔，包括下架申請(qǐng)表、質(zhì)量鑒定報(bào)告、退貨申請(qǐng)表、報(bào)廢申請(qǐng)表、庫存清單、處理記錄等。存檔文檔應(yīng)按照酒店檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保存，保存期限根據(jù)相關(guān)法規(guī)和酒店要求確定，以便日后查詢和審計(jì)。六、培訓(xùn)與監(jiān)督（一）培訓(xùn)1.酒店定期組織各部門員工進(jìn)行商品下架流程規(guī)定的培訓(xùn)，確保員工熟悉流程內(nèi)容和各自的職責(zé)。培訓(xùn)內(nèi)容包括制度講解、案例分析、實(shí)際操作演示等，以提高員工的理解和執(zhí)行能力。2.新員工入職時(shí)，人力資源部門應(yīng)將商品下架流程規(guī)定納入培訓(xùn)課程，使新員工在入職初期就了解相關(guān)制度要求。采購部門、銷售部門、庫存管理部門等相關(guān)部門在新員工入職后，可根據(jù)實(shí)際工作情況進(jìn)行針對(duì)性的培訓(xùn)和指導(dǎo)。（二）監(jiān)督1.酒店設(shè)立專門的監(jiān)督小組，成員包括行政部門、質(zhì)量管理部門和財(cái)務(wù)部門的人員。監(jiān)督小組定期對(duì)商品下架流程的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查各部門是否按照規(guī)定的流程和要求進(jìn)行操作，相關(guān)文檔記錄是否完整、準(zhǔn)確